La scelta dell’ERM, una prova generale per la scelta del nuovo ILS? Il metodo seguito da CIPE

1. La scelta dell’ERM, una prova generale per la scelta del nuovo ILS? Il metodo seguito da CIPE Guido Badalamenti – Università di Siena Anna Ortigari – Università di Bologna Gestione delle risorse elettroniche: l'offerta del mercato e la situazione italiana: un’analisi sugli ERMs Convegno CRUI – CARE, Roma, 27 Marzo 2009

2. Agenda • Un approccio consortile per la valutazione • Gli ERM sono strettamente legati agli ILS • Acquisto o partnership • Le aspettative degli utenti • La specificità italiana • I prodotti considerati • Qualche conclusione

3. 1.1. Un approccio consortile alla valutazione • La scelta consortile presenta innumerevoli vantaggi dal punto di vista della qualità e della quantità delle risorse coinvolte nel processo valutativo, di implementazione, gestione, e dell’economia complessiva. Si possono mettere insieme risorse e know how che pochi Atenei sarebbero in grado di impiegare o di distogliere dagli impegni abitualiSi possono conseguire dei risparmi economici e migliori risultati • Si tratta di un modello consolidato grazie all’esperienza maturata con: • La valutazione comparativa di WOS e di SCOPUSche ha portato inizialmente a definire una griglia di valutazione molto analitica, sulla base della quale si è realizzata un’attività distribuita di test e di valutazione, con un’analisi incrociata degli output dei diversi Atenei • La valutazione della piattaforma tecnologica, che ha portato alla scelta di SFX Metalib e alla configurazione di un’architettura condivisa con una istanza comune (CIPEX) cooperativa per SFX e la condivisione degli oneri gestionali e di implementazione • L’orizzonte non è solo quello dei membri del Consorzio, ma si tratta di un progetto aperto alla partecipazione di altri, con la prospettiva di offrire servizi anche a soggetti terzi che non siano membri del Consorzio

4. 1.2. Un approccio consortile alla valutazione • Tuttavia la valutazione congiunta da parte dei membri di un Consorzio – fortemente caratterizzato dall’acquisto di risorse elettroniche - rappresenta un livello di complessità maggiore sotto alcuni profili: • l’eterogeneità degli ILS adottati fa crescere esponenzialmente le esigenze rispetto al livello di interoperabilità degli ERM • l’alto livello di soddisfazione per i servizi cui si è abituati, rispetto alla gestione dei contratti e delle licenze, innalza le aspettative rispetto alle prestazioni dell’ERM • la necessità di un ERM si colloca non tanto sotto il profilo della gestione dei titoli, quanto piuttosto nell’ottica dei servizi agli utenti, nell’analisi statistica, nella valutazione dell’impatto dei nuovi acquisti rispetto alle collezioni esistenti (sia cartacee, che elettroniche)

5. 2.1. Gli ERM sono strettamente legati agli ILS • Le risorse elettroniche occupano uno spazio enorme dei nostri budget (dal 2008 hanno superato la spesa per il cartaceo), della nostra organizzazione, del nostro tempo, non possiamo quindi fare buona programmazione senza un alto livello di integrazione tra ERM e ILS • di fatto la nascita degli ERM sancisce l’obsolescenza degli ILS cosiddetti di nuova generazione, che avevano come obiettivo la gestione integrata di tutti i servizi di biblioteca • la complessità delle nuove funzioni e la necessità di interazione con i knowledge base esterni ha fatto si che fosse più semplice ed efficace sviluppare dei nuovi prodotti, completamente esterni • la scelta dell’ERM è/deve essere condizionata dall’ILS che si utilizza? • la scelta dell’ERM può condizionare la scelta dell’ILS futuro?

6. 2.2. Gli ERM sono strettamente legati agli ILS • i problemi di interoperabilità: io sono compatibile con tutti, sono gli altri che non sono compatibili con me • di fatto esiste un basso o nullo livello di controllo sui flusso dei dati, da e verso i prodotti di altre swhouse • spesso il più alto livello di interoperabilità lo si raggiunge grazie alle capacità dello staff di ciascuna struttura, o del Consorzio, nel manipolare ed integrare dati provenienti dai due diversi sw. Conseguentemente rientra in gioco la valutazione dei costi in termini di risorse umane. Qual è, e quanto vale, il lavoro che si sposta dallo staff amministrativo/bibliotecario – che noi vorremmo diminuire - a quello sistemistico? • i problemi di intraoperabilità: non è detto che tutti i moduli parlino subito lo stesso linguaggio, un giorno lo faranno • gli ILS rischiano di rappresentare di fatto i dinosauri del nostro zoo, con cui pochi riescono a parlare • dobbiamo aspettare la nascita di nuovi ILS?

7. 3.1. Acquisto o partnership • Qual è il salto di qualità che riesco a compiere all’interno della mia organizzazione, grazie agli ERMS, qual è il loro livello di maturità? • Dal punto di vista dell’economia gestionale, l’aspettativa per gli ERM ha due profili: • la drammatica necessità di informazione • tra gli operatori che operano su fronti diversi ma sempre collegati agli ERM: contrattazione, gestione piattaforme, gestione biblioteca • verso gli utenti • la riduzione della quantità di lavoro che grava intorno alla gestione delle risorse elettroniche • se il punto precedente viene semplicemente rimpiazzato o complicato dall’attività necessaria all’implementazione di un ERM, il modello va in crisi • Gli strumenti attualmente in circolazione riescono ad aggiungere valore in modo significativo all’attuale gestione, senza tradursi in un’attività aggiuntiva particolarmente complessa? Ed a quali costi? • Riescono ad integrarsi in maniera soft nel mio ciclo produttivo e con le mie piattaforme di ricerca, OPAC e linkresolver? • Qual è il valore aggiunto rispetto all’uso di database locali e tabelle di calcolo • Mi consentono la gestione di tutto il mio patrimonio di risorse elettroniche, inclusi gli e-books?

8. 3.2. Acquisto o partnership • l’utilità di incontri e dibattiti con i fornitori • In questa fase di forte sviluppo di molto prodotti, vi sono ampie possibilità di collaborazione e partnership con i produttori, per influire sulla qualità dello sviluppo • il ruolo che possono avere gli utenti • l’approccio consortile all’acquisto dovrebbe consentire più agevolmente la pianificazione di una partnership di sviluppo con il produttore, per giungere ad uno sviluppo e ad un mantenimento del prodotto più confacente alle esigenze degli utenti • tra i criteri di valutazione sarebbe utile prevedere anche lo spazio che viene riconosciuto dal fornitore per le richieste e le proposte avanzate dagli utenti

9. 4.1. Le aspettative degli utenti • Perché è importante partire dai nostri bisogni? • a) Per fare scelte più consapevoli rispetto agli investimenti di risorse economiche e umane • Qual è il valore aggiunto e quali gli output di cui abbiamo bisogno? • a) Semplificare • l’intero il flusso di lavoro delle RE per le varie tipologie di licenze: modello di workflow e modello organizzativo • b) Integrare • con altri strumenti di gestione delle licenze: es. moduli acq. ILS, • con altri strumenti di analisi e gestione dei costi (budget, reportistica controllo di gestione) • con strumenti di implementazione e gestione degli accessi : es. link resolver, cataloghi • strumenti di monitoraggio e valutazione delle performance del servizio e analisi dei costi/benefici delle RE: es. statistiche, costi di processo • c) Supportare • nei processi selezione delle collezioni e dei modelli di licenza, es. analisi sovrapposizioni con bdati testo pieno,: p+ol, e-only , holdings • d) Migliorare • Il flusso di comunicazione con le biblioteche e con gli utenti, es. opzioni sulle collezioni, vincoli e opportunità dei contratti su modelli di licenze, clausole sui diritti degli utenti

10. 4.2. Le aspettative degli utenti • L’utilità del confronto con la letteratura e con altre esperienze in corso: • La metodologia di valutazione adottata ha tratto beneficio da: • letteratura professionale (straniera): iniziative, buone pratiche, problematiche, griglie di analisi comparativa e soluzioni adottate • valutazioni condotte da Jisc e Sconul, dal Consorzio francese Couperin e dal Consorzio portoghese B-On (Biblioteca do Conhecimento Online). • di particolare utilità: schema della DLF ERM Initiative • confrontato con una rappresentazione schematica di workflow di risorse consortili Cipe: dal processo decisionale a quello di gestione e manutenzione *

11. 4.3. Le aspettative degli utenti • Il work flow come punto di riferimento per l’implementazione, la gestione e la manutenzione • Ci ha permesso di predisporre • rappresentare il flusso di lavoro e di comunicazione delle tipologie di licenze consortili e di risorse prese in esame • rappresentare una sintesi delle esigenze e aspettative sottoposte ad alcuni soggetti commerciali • avere uno strumento di analisi e di valutazione comparativa per i prodotti esaminati • adottare una metodologia valutativa oggettiva e condivisa da più sedi Cipe (simile a quella adottata per scopus/wos) Griglia esigenze e di valutazione Cipe

12. 4.4. Le aspettative degli utenti Griglia sintetica esigenze di valutazione di Cipe *

13. 4.4.bis Griglia di valutazione: Esplosione dei requisiti di negoziazione

14. 5.1. La specificità italiana • Altri requisiti: grado flessibilità, granularità, completezza • Alla complessità che deriva da un mercato in continua evoluzione, dalla riduzione delle risorse disponibili e dalla contestuale crescita di esigenze di ricerca, si aggiunge quella che deriva dalla frammentazione dei Centri di ricerca, del Sistema bibliotecario italiano, dei Centri decisionali, dei Centri si spesa • Un ERM deve essere sufficientemente flessibilee granulare per implementare e gestire: • Tutte le tipologie delle licenze: acquisti e licenze d’uso, licenze negoziate e licenze standard, nuovi modelli (es open access) • Tutte le tipologie di risorse: periodici elettronici, basi dati, libri elettronici • La sovrapposizione tra licenze consortili (e/o provenienti da consorzi diversi) e gli acquisti autonomi, a prescindere dal livello di acquisizione e dal numero di soggetti coinvolti: licenze locali, di consorzio/i, nazionale, gruppi di interesse disciplinare

15. 5.2. La specificità italiana • Inoltre • 4) gestire tutte le modalità di adesione e le opzioni fra Consorzi e all’interno dello stesso Consorzio • Per le Biblioteche, opzioni su • collezioni: es. big deal, subj coll, backfile, contenuti su licenze e piattaforme diverse (jstor+editore per corrente, editori+bdati)) • modelli economici, es. p+ol, e-only • modalità di accesso, es. locale, remoto • Per gli Utenti: necessità di informare in modo capillare e rapidamente sui diritti, servizi e comportamenti derivanti dalle diverse clausole • Diversi fra editori: utenti autorizzati, usi consentiti, es. ill, dd, course package • Diritti che cambiano con la mobilità dei titoli …

16. 6.1. I prodotti considerati • Prodotti commerciali: incontri, trattative, analisi, valutazioni • a) Verde (Ex Libris) • b) Serials Solutions 360 Resource Manager • 2) Prodotti Open Source: analisi • Gold Rush (CARL, Colorado Alliance of Research Libraries)

17. 6.2. I prodotti consideratiPunti di forza e di debolezza (analisi al 10.11.2008) * • 3) Dove si è fermata la nostra analisi

18. 7. Qualche conclusione • a) Rispetto al momento storico dell’analisi • Prodotti immaturi rispetto a esigenze iniziali individuate da Cipe • Rapidi processi di reingegnerizzazione di prodotti nati come appendici ai link resolver • Necessità di ulteriori approfondimenti e valutazione anche di soluzioni alternative b) Rispetto al contesto di Cipe e alla prospettiva di dotarci di unico ERM/Cipe • Tutti i prodotti presi in esame hanno problemi di interoperabilità con prodotti terzi: ILS o link resolver • Esigenza comune di ottimizzare e recuperare investimenti in termini di risorse economiche e umane e … di seguire con attenzione la rapida evoluzione in vista di una soluzione comune

19. Il gruppo di lavoro ERM di CIPE • Studio di fattibilità: marzo-novembre 2008 • Analisi esigenze utenti, studio della documentazione, presentazioni, incontri trattative e colloqui con i fornitori oggetto dello studio di fattibilità sono state condotte da: • Le Università • Bologna, Firenze, Genova, Modena, Parma, Sassari, Siena Le Persone (bibliotecari e informatici) G. Badalamenti (coordinatore) I.Davoli, S.De Lucchi, D.Doro, M.Gorreri, R.Ingrosso, A. Lippi, F.Mamoli, G.Maraviglia, A.Melis, M.Nardelli, E.Nenci, A.Ortigari, D.Parrini, V.Pea, E.Pilia, M. Putti, M.Tagliabue, L.Vannucci