Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

1. Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Informasjon på brukermøte 11. desember 2008 Prosjektleder: Kjell-Arne Besseberg

2. Formål med brukermøte 11. desember • Gi en forståelse for hvorfor det nå gjennomføres et forprosjekt på nytt HR-system i Oslo kommune • Hvordan sikre bred involvering fra Oslo kommune på de ulike leveransene fra forprosjektet • Informere om fremdriftsplanen • Identifiserte HR-prosesser som gjennomføres i Oslo kommune i dag Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

3. Agenda • Hva er HR? • Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? • Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk • Fremdriftsplanen • Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser • Oppsummering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

4. Agenda • Hva er HR? • Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? • Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk • Fremdriftsplanen • Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser • Oppsummering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

5. HR står for ”Human Resource” og betyr menneskelige ressurser HR er en forkortelse som brukes mer og mer av virksomheter, både i privat og offentlig sektor Mye brukt definisjon på HR-aktiviteter er hentet fra Bård Kuvaas som er meget anerkjent forsker innenfor HR området: Alle aktiviteter som omhandler planlegging, anskaffelse, utvikling og ”avvikling” av menneskelige ressurser i organisasjoner (Bård Kuvaas, 2008). HR består av blant annet lønn- og personal Hva er HR? HR Lønn Personal Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

6. Agenda • Hva er HR? • Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? • Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk • Fremdriftsplanen • Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser • Oppsummering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

7. Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? • Oslo kommune benytter i dag EDB Business Partner sitt lønnssystem, NLP. • EDB vil avslutte drift og vedlikehold av systemet i mars 2012. • I Byrådets forslag til budsjett for 2009 ble det besluttet følgende (kapittel 122): Forprosjekt for innføring av nytt lønns- og personalsystem i Oslo kommune. Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

8. Prosjektets mål • Forprosjektet skal utarbeide et beslutningsgrunnlag innen 15. juni med anbefaling om anskaffelse av nytt HR-system i Oslo kommune Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

9. Agenda • Hva er HR? • Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? • Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk • Fremdriftsplanen • Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser • Oppsummering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

10. Prosjektgruppen skal sikre god faglig kvalitet, bred involvering og fremdrift i prosjektet Workshop benyttes for å sikre bred involvering på det arbeidet som gjøres av prosjektgruppen Deltakere til workshop blir identifisert gjennom involvering av kommunaldirektørene FIU Styringsgruppe Kvalitetssikring Prosjektgruppe Workshop 1 Workshop 2 Workshop N Prosjektorganisering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

11. Deltakere i styringsgruppen Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

12. Deltakere i prosjektgruppen Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

13. Prosjektgruppen utarbeider forslag på hvordan HR-prosesser gjennomføres i Oslo kommune Deretter involveres utvalgte personer fra hele Oslo kommune til å videreutvikle innspillene fra prosjektgruppen Prosjektet skal utarbeide følgende leveranser: En god beskrivelse av dagens HR-prosesser (des-jan) En god beskrivelse av fremtidig HR-prosesser (feb) Innenfor hver hovedprosess skal vi se på følgende: hvordan prosessene gjennomføres hvilken form for teknologisk støtte som benyttes hvordan man er organisert for å utføre prosessen Hver prosess tegnes opp slik at det skal bli enkelt å se hvilke roller som utfører hvilke aktiviteter Arbeidsmetodikk Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

14. Hva er en prosess? • En prosess er: • En serie av sammenhengende steg eller handlinger (input) som må utføres for å oppnå et ønsket resultat (Six Sigma) • Et sett med oppgaver strukturert på en måte som skaper et resultat med høy verdi for sine kunder (Michael Hammer) Dette innebærer at en prosess eksisterer fordi man skal oppnå et ønsket formål eller resultat. En enkel prosess kan beskrives ved hjelp av følgende komponenter: Prosess Output er et produkt eller en tjeneste. (varer, tjenester, beslutninger, dokumenter) OUPUT INPUT Aktiviteter • Aktivitet: • En enhet med arbeid (kan være automatisert) i en arbeidsfunksjon definert ved et tidspunkt eller tidsintervall, en leveranse til neste prosessteg og hva arbeidet består i. Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

15. Hoved-prosess 1 Hoved-prosess 2 Hoved-prosess 3 De ulike prosessene utgjøre byggesteinene i etprosesshierarki Logikk Eksempel HR-prosess Nivå 0: Overordnet beskrivelse av verdikjede, kjerne- og støtteprosesser Megaprosess Nivå 1: Beskrivelse og prioritering av kritiske prosesser i verdikjeden Gjennomføre rekruttering Nivå 2: Hver av prosessene brytes videre ned i 5-7 delprosesser som representerer en prosessgruppe eller en gruppe med nært sammenhengende aktiviteter Analysere og konkretisere behov Gjennomføre intern rekruttering Gjennomføre ekstern rekruttering Nivå 3: Hver av delprosesser beskrives på et detaljert aktivitetsnivå Motta bestilling Samle inn data • Grunnlag for detaljert design. • Roller defineres. • Utlede kompetansekrav. • Viser understøttelse av applikasjoner og integrasjonsteknologi. Analysere data Utarbeide en behovsplan Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

16. Avvikle arbeidsforhold Avvikle arbeidsforhold Viktigste for fremtidens løsning Ulikheter – vesentlig ulik praksis? Styrker – hva bør videreføres? Håndtere overtallighet Håndtere overtallighet Eksisterende dokumentasjon av prosesser (RIPS, Effekt) Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Utfordringer – hva bør forbedres? Håndtere pensjonering Håndtere pensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere dødsfall Håndtere dødsfall Hvordan få en god forståelse av dagens situasjon og dens styrker og utfordringer? DESEMBER JANUAR Forberedelse Prosjektmøter Workshops HR Lønn Personal Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Oppsummering & delrapport ”Dagens situasjon” Leveranser: Dokumenterte prosesser til nivå 3 – forslag fra prosjektgruppen Omforente prosesser nivå 3 og innspill på fremtiden Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

17. Agenda • Hva er HR? • Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? • Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk • Fremdriftsplanen • Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser • Gruppeoppgave • Oppsummering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

18. Fremdriftsplan med milepæler 24. nov 29. jan 3. mar 5. mai 15. jun Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

19. Agenda • Hva er HR? • Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? • Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk • Fremdriftsplanen • Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser innenfor dagens HR område • Oppsummering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

20. Forslag til overordnet modell for dagens HR-prosesser i Oslo kommune Dagen situasjon • Modellen nedenfor viser HR-prosesser i Oslo kommune, satt i system ved bruk av Human Performance Diagnostic metodikken som brukes av Ernst & Young. • Modellen benyttes for å systematisere de aktiviteter som i dag foregår i Oslo kommune innen HR-området, både på individ- og organisasjonsnivå Gjennomføre ressursplanlegging og -utnyttelse Gjennomføre rekruttering Gjennomføre mottak av nye medarbeidere Utvikle og beholde medarbeidere Avvikle arbeidsforhold Opprettholde kontakt med tidligere medarbeidere Individ Under arbeid Gjennomføre tarifforhandlinger Organisasjon Gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon Gjennomføre lovpålagt HMS Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

21. Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre ressursplanlegging og –utnyttelse” Dagen situasjon Gjennomføre ressursplanlegging og -utnyttelse Kartlegge kompetanse- behov lang sikt Gjennomføre omstilling/utvikling Under arbeid Kartlegge kompetanse- behov kort sikt Avdekke kritiske kompetanse Kartlegge dagens kompetanse beholdning Analysere avgang Gjennomføre tiltak Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

22. Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre rekruttering” Dagen situasjon Gjennomføre rekruttering Analysere og konkretisere behov Under arbeid Gjennomføre intern rekruttering Gjennomføre ekstern rekruttering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

23. Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre mottak av nye medarbeidere” Dagen situasjon Gjennomføre mottak av nye medarbeidere Forberede mottak av ny medarbeider Under arbeid Introduksjon av ny medarbeider Gjennomføre opplæring og oppfølging Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

24. Delprosesser innenfor hovedprosessen ”utvikle og beholde medarbeidere” Dagen situasjon Utvikle og beholde medarbeidere Gjennomføre ledersamtale Gjennomføre personellmessig reaksjon Gjennomføre tidsregistrering Under arbeid Gjennomføre medarbeidersamtale Gjennomføre livsfasetiltak Følge opp langtidsfravær (IA oppfølging) Gjennomføre Kompetanseutvikling Gjennomføre velferdstiltak Gjennomføre medarbeider undersøkelse Gjennomføre lønnsvurdering Gjennomføre belønning Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

25. Delprosesser innenfor hovedprosessen ”avvikle arbeidsforhold” Dagen situasjon Avvikle arbeidsforhold Håndtere overtallighet Under arbeid Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Håndtere pensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere dødsfall Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

26. Delprosesser innenfor hovedprosessen ”opprettholde kontakt med tidligere medarbeidere” Dagen situasjon Opprettholde kontakt med tidligere medarbeidere Gjennomføre personal administrasjon tidligere medarbeidere Under arbeid Vedlikeholde nettverk tidligere medarbeidere Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

27. Delprosesser innenfor hovedprosessene ”gjennomføre tarifforhandlinger” Dagen situasjon Gjennomføre tarifforhandlinger Under arbeid Utarbeide rammer og føringer for forhandlinger Gjennomføre hovedforhandlinger Gjennomføre iverksetting Gjennomføre sentrale forhandlinger Gjennomføre lokale forhandlinger Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

28. Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon” Dagen situasjon Gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon Registrere lønnsbilag Søke/varsle om fravær Registrere trekk Under arbeid Registrere sykefravær Registrere reiseregning/reiseforskudd Håndtere refusjon av lønn Registrere endringer – faste lønns- og personalopplysninger Forberede og bestille lønnskjøring Kontrollere lønnskjøring Kontrollere og korrigere utbetaling av lønn Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

29. Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre lovpålagt HMS” Dagen situasjon Gjennomføre lovpålagt HMS Gjennomføre vernerunde Overvåke arbeidsmiljø Under arbeid Gjennomføre arbeidsmiljøtiltak Registrere skade Gjennomføre skaderapportering Gjennomføre arbeidssikkerhets tiltak Gjennomføre tilsynsrapportering Følge opp sykefravær og attføring Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

30. Agenda • Hva er HR? • Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? • Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk • Fremdriftsplanen • Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser innenfor dagens HR område • Oppsummering Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

31. Formål med møte var: Gi en forståelse for hvorfor det nå gjennomføres et forprosjekt på nytt HR-system i Oslo kommune Hvordan sikre bred involvering fra Oslo kommune på de ulike leveransene fra forprosjektet Informere om fremdriftsplanen Identifiserte HR-prosesser som gjennomføres i Oslo kommune i dag Oppsummering SPØRSMÅL? Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

32. HA EN FORTSATT FIN DAG!! Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune