Otvorena pitanja primene zakona o elektronskom dokumentu i uticaj na elektronske arhive

1. Arhiv Info 2009Zlatibor, 18.09.2008. Otvorena pitanja primene zakona o elektronskom dokumentu i uticaj na elektronske arhive Dr Milan Marković mmarkov@beotel.yu

2. Uvod • Osvrt na određena postojeća zakonska rešenja i njihov uticaj na elektronske arhive • Zakon o elektronskom potpisu • Zakon o elektronskoj trgovini • Zakon o arhivskoj građi • Uredba o elektronskom kancelarijskom poslovanju • Otvorena pitanja primene zakona o elektronskom dokumentu

3. Zakon o elektronskom potpisu • Zakon o elektronskom potpisu u Srbiji je izglasan u Narodnoj Skupštini Republike Srbije dana 14.12.2004. i publikovan u Službenom Glasniku Republike Srbije br. 135 od 21.12.2004. • Osnovna uloga Zakona se svodi na dve najvažnije stvari: • Da propiše uslove pod kojima je elektronski potpis pravno ekvivalentan svojeručnom potpisu, • Da propiše uslove koje moraju da ispune Sertifikaciona tela koja izdaju kvalifikovane sertifikate za verifikaciju kvalifikovanih elektronskih potpisa.

4. Podzakonska akta • Pripremljena su četiri podzakonska akta koja su predviđena u Zakonu, i publikovana u Službenom Glasniku Republike Srbije br. 48 od 7. juna 2005. godine, kao i br. 26 od 14. marta 2008. i to: • Pravilnik o evidenciji sertifikacionih tela, • Pravilnik o registru sertifikacionih tela koja izdaju kvalifikovane elektronske sertifikate u Republici Srbiji, • Pravilnik o tehničko-tehnološkim postupcima za formiranje kvalifikovanog elektronskog potpisa i kriterijumima koje treba da ispune sredstva za formiranje kvalifikovanog elektronskog potpisa, • Pravilnik o bližim uslovima za izdavanje kvalifikovanih elektronskih sertifikata.

5. Definicije – elektronski potpis • “Elektronski potpis” - skup podataka u elektronskom obliku koji su pridruženi ili su logički povezani sa elektronskim dokumentom i koji služe za identifikaciju potpisnika; • “Kvalifikovani elektronski potpis” - elektronski potpis kojim se pouzdano garantuje identitet potpisnika, integritet elektronskih dokumenata, i onemogućava naknadno poricanje odgovornosti za njihov sadržaj, i koji ispunjava uslove utvrđene ovim zakonom;

6. Kvalifikovani elektronski potpis • Kvalifikovani elektronski potpis, mora da zadovolji sledeće uslove: • isključivoje povezan sa potpisnikom; • nedvosmisleno identifikuje potpisnika; • nastaje korišćenjem sredstava kojima potpisnik može samostalno da upravlja i koja su isključivo pod nadzorom potpisnika; • direktno je povezansa podacima na koje se odnosi, i to na način koji nedvosmisleno omogućava uvid u bilo koju izmenu izvornih podataka; • formiran je sredstvima za formiranje kvalifikovanog elektronskog potpisa; • proverava se na osnovu kvalifikovanog elektronskog sertifikata potpisnika.

7. Kvalifikovani elektronski potpis • Kvalifikovani elektronski potpis u odnosu na podatke u elektronskom obliku ima isto pravno dejstvo i dokaznu snagu kao i svojeručni potpis, odnosno svojeručni potpis i pečat, u odnosu na podatke upapirnom obliku.

8. Elektronski dokumenti – zakonski okvir • Članovima od 3. do 5. Zakona o elektronskom potpisu ustanovljava se pravna validnost i punovažnost elektronske dokumentacije. • Iako se primenom elektronskih dokumenata ipak ne mogu realizovati sve vrste poslova i pravnih radnji (izuzeci su navedeni u Članu 3), sva dokumentacija koju treba čuvati može se čuvati i u elektronskom obliku pri čemu elektronski dokumenti moraju biti elektronski potpisani. • Pomenute odredbe predstavljaju osnovne odredbe kojima se prepoznaje elektronski dokument u našem pravnom sistemu i kao takve, svakako mogu predstavljati osnovu za primenu u različitim oblastima.

9. Elektronski dokumenti – zakonski okvir – definicija elektronskog dokumenta • Elektronski dokument – dokument u elektronskom obliku koji se koristi u pravnim poslovima i drugim pravnim radnjama, kao i u upravnom, sudskom i drugom postupku pred državnim organom.

10. Elektronski dokumenti – zakonski okvir – Član 3 • Elektronskom dokumentu se ne može osporiti punovažnost ili dokazna snaga samo zbog toga što je u elektronskom obliku. • Izuzeci su navedeni u drugom stavu ovog Člana.

11. Elektronski dokumenti – zakonski okvir – Član 4 • Ako je zakonom ili drugim propisom predviđeno da određeni dokument treba čuvati, to se može učiniti i u elektronskom obliku, pod uslovom da je elektronski dokument: • Dostupan i da je na raspolaganju za kasniju upotrebu, • Sačuvan u obliku u kome je formiran ili primljen, • Sačuvan na način koji omogućava identifikaciju vremena i mesta nastanka ili prijema, i lica koje ga je formiralo, • Formiran primenom tehnologije i postupaka koji omogućavaju da se na pouzdan način može utvrditi bilo kakva izmena u elektronskom dokumentu. • Obaveza čuvanja elektronskog dokumenta se ne odnosi na podatke čiji je jedini cilj da omoguće prijem ili slanje elektronskog dokumenta (komunikacioni podaci).

12. Elektronski dokumenti – zakonski okvir – Član 5 • Lica koja čuvaju elektronske dokumente koji su elektronski potpisani, dužna su da čuvaju podatke i sredstva za proveru elektronskog potpisa onoliko vremena koliko se čuvaju sami dokumenti.

13. Druga zakonska rešenja koja se delimično ili u potpunosti odnose na isti domen • Zakon o elektronskoj trgovini (“Sl. Glasnik RS”, br. 41/2009) • Zakon o arhivskoj građi • Uredba o elektronskom kancelarijskom poslovanju

14. Zakon o elektronskom dokumentu • Zakon o elektronskom dokumentu je publikovan u Službenom Glasniku Republike Srbije br. 51 od 14.07.2009. godine. • U pripremi su podzakonska akta

15. Zakon o elektronskom dokumentu • Izrada elektronskih dokumenata • Čuvanje elektronskih dokumenata • Dostavljanje elektronskih dokumenata • Vremenski žig

16. Otvorena pitanja • Član 3 – informacioni posrednik i čuvanje elektronskih dokumenata? Pravno ili fizičko lice? • Član 5 – “Електронски документ који представља архивску грађу израђује се у стандардизованим форматима који задовољавају потребе трајног архивирања, у складу са законом којим се уређује архивска грађа. “ • Član 5 – kopija papirnog dokumenta u elektronskoj formi. • Član 7 – kopija elektronskog dokumenta u papirnoj formi. • Član 10 – dostavljanje elektronskih dokumenata organima vlasti putem elektronske pošte? • Član 11 – dostavljanje elektronskih dokumenata između organa vlasti?

17. Otvorena pitanja • Član 12 – “Правна и физичка лица и органи власти дужни су да чувају и архивирају електронска документа у информационом систему или на медијима који омогућавају трајност електронског записа за утврђено време чувања, у складу са законом којим се уређује архивска грађа, законом којим се уређује електронски потпис и прописима о канцеларијском пословању.” • Član 12 – “Правна и физичка лица могу послове текућег чувања електронских докумената поверити другом правном лицу које је дужно да ове послове врши у складу са овим законом, својим актима и закљученим правним послом.” • Član 13 – “У обављању послова са електронским документима примењују се одговарајући технолошки поступци и опрема који обезбеђују заштиту тих докумената, у складу са законом којим се уређује архивска грађа, прописима о канцеларијском пословању и међународним стандардима из области управљања документима.”

18. Otvorena pitanja • Član 14 – “Електронске сертификате за потписивање временског жига издаје сертификационо тело уписано у евиденцију, односно регистар код надлежног органа, у складу са законом којим се уређује електронски потпис.” • Član 23 – Prekršaji se odnose samo na odredbe o vremenskom žigu. A ostale odredbe zakona? • Pitanje – kako propisati long-term archiving i ko to treba da uradi? • Pitanje – kako usaglasiti sva postojeća zakonska rešenja u domenu elektronskog poslovanja i elektronskih dokumenata? • Pitanje – koji sve propisi treba da budu doneti ili izmenjeni da bi se oblast uredila na prihvatljiv način (Propisi o kancelarijskom poslovanju, Zakon o opštem upravnom postupku, Zakon o PDV? • Pitanje – šta očekivati od podzakonskih akata a šta od Uredbe o elektronskom kancelarijskom poslovanju? • Pitanje – koji formati elektronskog dokumenta treba da budu izabrani za long-term archiving (PAdES, CAdES i XAdES)?

19. HVALA NA PAŽNJI