SYLAé SY stème de L ibre A ccès aux E mployeurs Portail Employeurs

1. Présentation des grandes fonctionnalités SYLAéSYstèmede Libre Accèsaux EmployeursPortail Employeurs

2. Déroulement de la présentation • Contexte de l’application SYLAé • Procédure d’inscription • Gestion des utilisateurs • Consultation et saisies dans SYLAé • Dispositif de support aux utilisateurs

3. Contexte de l’application SYLAé Principes de fonctionnement : • L’inscription d’un employeur est réalisée avec son SIRET + une clef d’identification fonctionnelle délivrée par l’ASP (montée en charge) ou Pôle Emploi (lors de la signature d’un CUI) • La gestion des comptes utilisateurs est assurée par un administrateur de l’employeur ; l’ASP/support n’intervient qu’en cas de blocage. • La prise en compte des créations/modifications/suppressions de comptes utilisateurs est immédiate • Les états de présence doivent être déclarés chaque mois dans SYLAé, en début du mois suivant (pas de saisie anticipée) et en s’appuyant sur le bulletins de salaire (qu’il n’est plus nécessaire d’envoyer à l’ASP) • Toute donnée doit être signée par l’employeur pour être transmise à l’ASP • Le flux d’envoi des données employeurs / réception des retours de l’ASP est quotidien • A compter de la date de leur inscription à SYLAé, l’employeur ne reçoit plus de formulaire de déclaration d’états de présence, ni d’avis de paiement « papier » par courrier postal

4. Déroulement de la présentation • Contexte de l’application SYLAé • Procédure d’inscription • Gestion des utilisateurs • Consultation et saisies dans SYLAé • Dispositif de support aux utilisateurs

5. Procédure d’inscription employeur (SIRET) • Inscription sur https://sylae.asp-public.fr avec SIRET + Clef • La clef d'identification fonctionnelle est un identifiant sur 10 caractères alphanumériques fournie soit par Pôle Emploi lors de la signature du premier contrat aidé (CUI), soit par un courrier de l'ASP.

6. Procédure d’inscription employeur (SIRET) • Lors de son inscription, l’employeur : • doit créer le premier compte utilisateur, un "administrateur" SYLAé pour son SIRET/établissement (accès en modification à l'ensemble des fonctionnalités de SYLAé, dont la gestion des comptes) • doit accepter les « CGU » ce qui marque l’employeur comme étant « dématérialisé » dans le système d’information de l’ASP. A partir de ce moment, l’employeur ne reçoit plus de documents (ET et AP) de l’ASP et ne peut plus revenir « en arrière ». • Une fois validé, l’ASP transmet par mail un identifiant et mot de passe.

7. Procédure d’inscription employeur (SIRET) • Première connexion « administrateur / premier utilisateur » : • Confirmation du couple « SIRET / Clef » (demandé uniquement lors de la 1ère connexion) • Définition des informations personnelles

8. Déroulement de la présentation • Contexte de l’application SYLAé • Procédure d’inscription • Gestion des utilisateurs • Consultation et saisies dans SYLAé • Dispositif de support aux utilisateurs

9. Gestion des utilisateurs • Liste des habilitations SYLAé : Habilitation de signature => Certificat de signature électronique personnel nécessaire

10. Gestion des utilisateurs Gérer les comptes délégués • Gestion des comptes délégués d’un employeur => Par l’administrateur employeur (ou le support ASP) • Par mesure de sécurité, un administrateur ne peut pas se retirer • lui-même le profil « administrateur (gestion des comptes) » Modification * Profils et adresse mail * Nom/prénom et question secrète => uniquement par l'utilisateur lui-même Création * Identifiant (nom.prenom) unique, incrémenté en cas d’homonymie * Adresse mail unique et active * Réponse secrète à communiquer à l’utilisateur Suppression / restauration

11. Gestion des utilisateurs Gérer les comptes délégués • Première connexion d’un utilisateur employeur • Mot de passe sur 8 caractères minimum, dont 1 numérique + 1 caractère spécial • Définition de la question/réponse secrète qui permet de réinitialiser le mot de passe en cas d’oubli

12. Gestion des utilisateurs LE CONTRAT DE PRESTATION Le Contrat de Prestation (CdP) « Tiers déclarant » est un document mis en place afin qu’une entité juridique puisse signer les saisies SYLAé en lieu et place de l’employeur. L’entité juridique est le cabinet d’expert comptable, un centre de gestion, etc… auquel l’employeur a délégué son utilisation sur SYLAé Ce Contrat de Prestation doit être complété pour chacun des employeurs qui souhaite l’utiliser. Ce document devra donc être complété entre l’entité représentante de l’employeur et l’employeur. Le document se trouve au format PdF saisissable sur la page de garde de SYLAé L

13. Gestion des utilisateurs Gérer les comptes délégués « multi-employeurs » • Compte « multi-employeur » = compte délégué ayant des habilitations sur plusieurs SIRET suite à l’utilisation du CdP. • Habilitations spécifiques à chaque SIRET • Suppression / restauration de compte effective uniquement pour un seul SIRET • Modification de l’adresse électronique uniquement par l'utilisateur lui-même • Réinitialisation du compte/mot de passe uniquement par le support SYLAé • Réinitialisation de la question/réponse secrète pour la 1ère connexion au SIRET ajouté au compte initial => procédure spéciale (cf. aide) / par l’administrateur employeur (ou support SYLAé)

14. Gestion des utilisateurs Réinitialiser un mot de passe / renvoi d’identifiant • Procédure en cas de perte d’identifiant, de mot de passe pour un compte délégué => Par l’utilisateur lui-même • « J’ai perdu mon identifiant » : suite à la saisie de l’adresse électronique, l’identifiant est renvoyé à l’utilisateur • « J’ai perdu mon mot de passe » : suite à la saisie de l’identifiant puis à la réponse correcte à la question secrète, le mot de passe est renvoyé à l’utilisateur • Expiration des mots de passe utilisateurs « compte délégué » • mot de passe à changer tous les 90 jours (sur proposition SYLAé)

15. Déroulement de la présentation • Contexte de l’application SYLAé • Procédure d’inscription • Gestion des utilisateurs  » • Consultation et saisies dans SYLAé • Dispositif de support aux utilisateurs

16. Consultation et saisies dans SYLAé RECHERCHER UN DOSSIER •  EMPLOYEUR La recherche peut être effectuée : • Soit avec le NOM ou Prénom du salarié (tout ou partie), • Soit avec son n° de dossier (tout ou partie), • Soit sans critère (dans ce cas, on rapatrie l’ensemble des dossiers) L’affichage des salariés est effectué : • Par NOM – Prénom, puis par n° de contrat. • Possibilité d’ordonner par salariés, n° de dossiers,... • En cliquant sur la ligne, le détail du dossier s’affiche.

17. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR DES ETATS DE PRESENCE • Dans cet écran, l’employeur peut saisir tous les états de présence au titre d’un dossier. • Cette option est intéressante si l’employeur a peu de dossiers ou • a plusieurs suivis à saisir au titre d’un dossier.

18. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR DES ETATS DE PRESENCE BLOC RECAPITULATIF  • Dossier : Possibilité dans cette liste de choisir le dossier du salarié. • Lien « Consulter le journal des évènements » : Renvoie sur une pop up listant les éléments importants de la vie d’un dossier • Lien « Consulter les cerfas » : Permet d’afficher le pdf du cerfa signé par l’employeur (contrat initial ou renouvellement + avenants de modifications). • État du suivi : État du suivi du dossier • Valide : dossier en cours • Terminé : Tous les suivis sont renseignés et une date de fin réelle a été saisie • Rompu: Tous les suivis sont renseignés et une date de fin réelle a été saisie antérieure à la date de fin prévue du contrat • Suspendu : les paiements sont suspendus • Suspendu : affichage en rouge en cas de DSFC • Coordonnées de paiement : Coordonnée de paiement sur laquelle est payé l’aide au titre du dossier

19. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR DES ETATS DE PRESENCE BLOC DECLARER UNE RUPTURE DE CONTRAT • Date de fin réelle : Antérieure ou égale à la date de fin de PEC prévue, date à renseigner dans tous les cas. • Lors de la saisie du dernier mois de suivi, l’employeur est obligé d’enregistrer une date de fin réelle. • Motif de rupture : A renseigner dès lors que la date de fin réelle est antérieure à la date de fin prévue. • Suspension des paiements : Coche permettant à l’employeur de demander la suspension du versement de son aide au cas où le salarié n’est plus à son poste. La suspension peut être également automatique dès lors que l’employeur ne complète pas ses suivis. Dans ce cas, seule la saisie des états de présence peut lever la suspension. • Mois de suspension : Se renseigne automatiquement.

20. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR DES ETATS DE PRESENCE BLOC SAISIR LES ETATS DE PRESENCE Permet à l’employeur de saisir les suivis au titre d’un dossier. Il doit compléter le nombre d’absences et le salaire brut. • Salaire brut : figurant sur la fiche de paye du salarié. • Nombre d’absences : Le renseignement des absences d'un salarié sur les états de présence doit être réalisé en trentièmes de mois. On considère que tout mois complet correspond à 30/30ème. Chaque absence ne donnant pas lieu au maintien de la rémunération du salarié doit être déclarée en absence. Les absences sont décomptées dès le premier jour. • En cas d'absence du salarié sur tout le mois, l'application calculera le nombre d'absences total du mois suite à un clic sur "Mois entier"

21. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR DES ETATS DE PRESENCE • BLOC SAISIR LES ETATS DE PRESENCE • Si les contrats sont gérés en heures, l’employeur doit convertir les heures d'absences du salarié en trentièmes de mois avec la formule suivante (principe de la règle de trois) : • Nb d'absences à saisir dans SYLAé = (nb d'heures d'absence * 30) / Nb total d'heures mensuelles prévues au contrat • Le résultat doit être arrondi au nombre inférieur : un nombre entier doit être saisi en absence dans SYLAé. • Si le résultat obtenu est 8,30, 8,50 ou 8,80, on arrondit à 8. • L’employeur pourra saisir les suivis du mois M-1 à compter du mois M. • Pour plus de renseignement sur la règle de calcul des jours d’absences, l’employeur peut cliquer sur le symbole « ? » à côté du libellé « Nombre d’absences ».

22. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR DES ETATS DE PRESENCE par MOIS Dans cet écran, l’employeur peut saisir les états de présence d’un mois pour l’ensemble de ses dossiers. Cette option est à privilégier en rythme de croisière (saisie régulière de l’employeur). • Fonctionnalité d’import/export d’États de Présence disponible depuis début septembre 2012.

23. Consultation et saisies dans SYLAé EXPORT DU FICHIER DES ETATS DE PRESENCE

24. Consultation et saisies dans SYLAé EXPORT DU FICHIER DES ETATS DE PRESENCE • Le fichier doit être exporté. • L’utilisateur doit l’enregistrer puis le compléter • Les données à renseigner sont : les absences, le salaire brut et éventuellement la date de fin réelle, le motif de rupture,… • Un 2ème onglet existe indiquant les codes et libellés des motifs de rupture. Dans l’exemple , des lignes d’un fichier ont été complétées : • Dossier 087 23 PPM126 0, données incohérentes (50 jours d’absence) • Dossier 087 23 PPM125 0, motif de rupture non renseigné • La saisie du dossier 087 23 PPM124 0 est correcte

25. Consultation et saisies dans SYLAé IMPORT DU FICHIER DES ETATS DE PRESENCE

26. Consultation et saisies dans SYLAé IMPORT DU FICHIER DES ETATS DE PRESENCE Un système d’onglet permet de savoir le nombre d’enregistrements modifiés et ceux en erreur. Dans l’exemple, il y a eu 3 modifications dont 2 sont en erreurs. En rouge, les zones en erreur. Tant que ces enregistrements ne sont pas rectifiés, l’employeur ne pourra pas les valider.

27. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR DES ETATS DE PRESENCE WORKFLOW des données d’état de présence : Attention : A cette étape, les éléments ne sont pas encore transmis à l’ASP. Pour cela, il faut disposer d’un certificat de signature électronique. Flux (envoi par SYLAé à l'ASP) (réception des retours de l'ASP) Saisi En cours de transmission Transmis ASP Pris en compte ASP Rejeté

28. Consultation et saisies dans SYLAé SIGNER ET TRANSMETTRE à l’ASP Dans cet écran, l’employeur peut signer et transmettre les états de présence d’un ou plusieurs dossiers. Prérequis : disposer d’un certificat de signature électronique payant à son nom (personne physique) qui soit : • valide (non révoqué et avec une date de fin de validité postérieure à la date du jour) • installé sur le poste utilisateur et pour le navigateur utilisé (Internet Explorer ou Firefox)

29. Consultation et saisies dans SYLAé SIGNER ET TRANSMETTRE à l’ASP Page de signature (État de présence, Coordonnée de paiement) : Lors de la signature, les informations spécifiques au certificat utilisé sont encapsulées dans le document « PdF » et ce document complet est stocké au coffre-fort de l’ASP. Il n’est plus consultable dans SYLAé. • Il constitue le justificatif de la déclaration de l’employeur, qui n’a donc plus à envoyer de RIB ou de fiche de paye à l’ASP. Visualisation du document tel qu’il sera stocké au coffre-fort électronique de l’ASP Accès à la liste des certificats installés pour ce navigateur et ce poste utilisateur

30. Consultation et saisies dans SYLAé • Consulter l’historique des SAISIES Dans les écrans de gestion des états de présence et des coordonnées de paiement, l’icône permet d’accéder à l’historique de la donnée. Cet icône est affiché en rouge en cas de rejet non traité :

31. Consultation et saisies dans SYLAé GERER LES COORDONNEES BANCAIRES • Il faut sélectionner une coordonnée de paiement puis cliquer sur Modifier ou Supprimer • Une coordonnée de paiement ne peut être supprimée que si elle n’a pas encore été transmise à l’ASP (cf. paiements en cours). • Remplacer un RIB via la modification d’une CP. • Il est possible de définir (et modifier) une coordonnée de paiement par défaut (associée à tous les dossiers sans RIB et nouveaux dossiers)

32. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR/MODIFIER DES COORDONNEES BANCAIRES Tous les champs à saisir sont obligatoires ( ) et contrôlés, excepté le titulaire du compte en texte libre. En cas de pluralité de coordonnées de paiement, il faut associer les dossiers à une coordonnée de paiement afin que l’aide soit versée :

33. Consultation et saisies dans SYLAé SAISIR/MODIFIER DES COORDONNEES BANCAIRES WORKFLOW des coordonnées de paiement : Attention : impossible de saisir/modifier une coordonnée de paiement sans certificat pour la signature. Flux (envoi par SYLAé à l'ASP) (réception des retours de l'ASP) * Rejet technique (format de la coordonnée de paiement) ou rejet Banque de France En cours de transmission Transmis ASP Pris en compte ASP Rejeté *

34. Consultation et saisies dans SYLAé • Délais lies aux contrôles de signature Afin de s'assurer de la validité d’un certificat de signature électronique (non révocation) : • les états de présence seront transmis et pris en compte par l'ASP dans un délai de 48 heures => J+2 (le flux étant lancé chaque soir) • Rétention par SYLAé des états de présence modifiés pendant 48h • les coordonnées de paiement seront prises en compte par l'ASP dans un délai de 96 heures => J+4 • Transmission immédiate des modifications à l’ASP • Prise en compte des modifications avec une date de début d’effet à J+4

35. Consultation et saisies dans SYLAé • Consulter l’historique des paiements : export du tableau de synthèse des paiements affichés à l’écran : consultation de l’avis de paiement A compter de la date de son inscription à SYLAé, l’employeur : • ne reçoit plus d’avis de paiement « papier » par courrier postal • dispose de l’historique de ses paiements (aucune reprise du stock antérieur des informations de paiements)

36. Consultation et saisies dans SYLAé • Gérer le panier d’activités • La page « Mes activités » synthétise l'ensemble des actions à mener dans SYLAé. • Un compteur d'activités près du menu « Mes actions »permet de revenir sur la page du panier d’activités en un clic. • Chaque activité est cliquable afin d’accéder directement à l’écran permettant de la traiter (si on en a les droits).

37. Consultation et saisies dans SYLAé • Gérer le panier d’activités • Liste des activités possibles : • États de présenceà saisir => liste des dossiers pour lesquels le mois indiqué n'est pas renseigné.  • États de présenceà transmettre => liste des états de présence en attente de signature. • Coordonnée de paiement à saisir => affichée si aucune coordonnée bancaire n’est enregistrée pour ce SIRET. • Dossiers sans coordonnée de paiement => liste des dossiers pour lesquels aucune coordonnée n'a été définie.  • États de présence rejetés => liste des états de présence rejetés suite aux contrôles de cohérences NOE / SYLAé.  • Coordonnées de paiement rejetées => liste des coordonnées de paiement rejetées suite aux contrôles automatisés réalisés par l'ASP.  • Paiements rejetés => accès à la coordonnée de paiement qui a été refusée par la Banque de France • La couleur de l’activité affiche sa criticité (nature / ancienneté). • Le compteur d'activités est décrémenté à chaque traitement d'activité.

38. Déroulement de la présentation • Contexte de l’application SYLAé • Procédure d’inscription • Gestion des utilisateurs d’employeur » • Consultation et saisies dans SYLAé • Dispositif de support aux utilisateurs

39. Dispositif de support aux utilisateurs Différents supports sont proposés en ligne : • Aide en ligne • Contextuelle et détaillant chaque écran • Camille • Agent virtuel / DoYouDreamUp • Base de connaissances alimentée par la DIREPS • FAQ • Extrait de la base de connaissances de Camille Les informations liées au support* / plate-forme d’assistance sont affichées dans l’application : • Sur la page « Contact » • Dans l’aide en ligne, FAQ et connaissances de Camille. • * N° indigo : 0820 825 825 (coût d'un appel local) et courriel : contact-sylae@asp-public.fr