COPIL PESI Comité de Pilotage du PESI 11 octobre 2013

1. Ministère de l’Economie et des Finances République du Bénin COPIL Portail WEB : http://www.finances.bj/pesi (espace privé : login PESI, mot de passe BENIN) COPIL PESI Comité de Pilotage du PESI11 octobre 2013 DOIP / AT PESI Cotonou, Octobre 2013

2. Sommaire • Rappel du contexte et objectifs du COPIL • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Questions diverses

3. Sommaire • Rappel du contexte et objectif du COPIL • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Questions diverses

4. Rappel du contexte • Origine du PESI : étude réalisée à partir d’avril 2011, validée le 23 août 2011 • Le COPIL décide et gouverne le SI • Le CMOSPI suit les projets et propose les décisions au COPIL (portefeuille, choix stratégiques, …) • Les Chefs de Projets (CdP) pilotent leurs projets

5. Objectifs du présent COPIL • Partager l’information : • Informer les Directions de l’avancement de tous les projets pour une meilleure appropriation et faciliter le changement • Préparer la communication institutionnelle envers les PTF pour maintenir la confiance • Gouverner le SI : • Décider les orientations générales sur les sujets transversaux qui ne sont pas propres à un projet ou une Direction • Instruire le CMOSPI et les chefs de projets pour poursuivre le management de leur projet • Valider la liste des projets, des chefs de projets • S’assurer du financement des projets

6. Sommaire • Rappel du contexte et objectif • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Questions diverses

7. Rappel des projets validés (1/5) PROJETS TRANSVERSAUX A1 Elaboration du dossier de conception générale du SI de GFP A7 Création d’une base de données unique des agents de l’Etat (ICAE) A8 Mise en œuvre d’un EAI puis d’un entrepôt de données (DW) A11 Adaptation des logiciels de GFP à la nouvelle nomenclature budgétaire A19 Mise en œuvre d’une gestion électronique des documents (GED) E1 Audit électrique et réhabilitation du réseau électrique du MEF I4 Réseau informatique du MEF : audit et mise en œuvre des recommandations P1 Création d’une salle informatique centralisée aux normes internationales (DATA CENTER) W1 Refonte globale du site WEB institutionnel du MEF

8. Rappel des projets validés (2/5) PROJETS DE LA DGID A9 Conception d’un système intégré de gestion des contribuables en prenant en compte les réformes IRPP et IS avec une base de données centralisée sous Oracle A10 Mise à jour du logiciel IFU et assainissement de sa base de données A20 Appui à la DGID : mise en place opérationnelle du SIGTAS A25 Mise en exploitation du système informatisé et d’interconnexion de la Direction des Domaines de l’Enregistrement et des Timbres A26 Réécriture du logiciel de gestion des exonérations (Gesexo) PROJETS DE LA DGB et CAA A13 Développement d’une base de données exhaustive des dons et prêts et de leur exécution

9. Rappel des projets validés (3/5) PROJETS DE LA DGTCP A4 Déployer Aster à la DGTCP-DCCE, dans les Recette-Perception, à la DGDDI et DGID P3 Acquisition d'équipements informatiques pour la DGTCP (Services centraux et postes comptables) PROJETS DE LA DGML et DGAE A27 Gestion informatisée du parc automobile, des assurances et de l'indemnisation des accidents PROJETS DE LA DNCMP A6 Réalisation d'un système informatique mécanisant les procédures de passation des marchés publics (SIGMAP) PROJETS DE LA DRH A21 Doter la DRH du MEF d'un SIGRH

10. Rappel des projets validés (4/5) PROJETS DE LA DOIP O1 Réforme de la fonction informatique du MEF O2 Formation des informaticiens du MEF  S1 Politique de gestion et norme techniques du SI (dont PSSI) PROJETS DE LA CELLULE FED et DPP A18 Acquisition d’un progiciel de gestion de projets PROJETS DE LA DPP A22 Informatisation des activités de la DPP PROJETS DU CONTRÔLE FINANCIER P2 Acquisition d'équipements informatiques au profit de l'administration centrale du Contrôle Financier

11. Rappel des projets validés (5/5) PROJETS DE LA DRFM A23 Déploiement du logiciel SISFOM (comptabilité matière) dans toutes les structures du MEF A24 Développer un système de gestion de la comptabilité financière (auxiliaire) pour la DRFM PROJETS DE LA DGDDI, PALAIS DES CONGRES, IGF, UGR, CSSFD, LNB, CENAFOC Pas de projets dans le portefeuille en cours

12. Questions / demandes d’éclaircissements ?

13. Sommaire • Rappel du contexte et objectif • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Conclusion

14. Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL A2 Déploiement de l'application de gestion de la paie SunKWE A3 Amélioration de l'interface SIGFiP – ASTER A12 Intégration de la nomenclature des pièces justificatives dans SIGFiP

15. Sommaire • Rappel du contexte et objectif • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Conclusion

16. Validation des 14 nouveaux projets PROJETS DE LA DGTCP X30 Mise en place du SysComWeb SCW-DGTCP système comptable léger WEB pour la gestion des opérations comptables de la DGTCP X31 Informatisation des recettes de la DGTCP X32 Déploiement de MATKOSS dans les recettes des finances X33 Mise en place d’un système de contrôle de paiement automatique des agents de l’Etat x35 Migration de MATKOSS et FLEURETTE vers une base de données Oracle PROJETS DE LA DGID X23 Aménagement et sécurisation de la salle serveur de la DGID X26 Conception d’une base de données de recoupement et de recherche PROJETS DE LA DGDDI x36 Logistique SYDONIA World

17. Validation des 14 nouveaux projets PROJETS DE LA DGB X6 Migrer SIGFIP en technologies WEB X11 Help Desk SI DGB PROJETS DE L’IGF X19 Déployer GMISSION PROJETS TRANSVERSAUX (mise en œuvre par DOIP) X12 Intranet du MEF X13 Allo service MEF (serveur vocal d'information) PROJETS DU PALAIS DES CONGRES X1 Informatisation réservation et vente des salles UGR, CSSFD, LNB, CENAFOC, CAA, CELLULE FED, DPP, CONTRÔLE FINANCIER, DRFM, DNCMP, DRH, DGML , DGAE Pas de nouveaux projets

18. Sommaire • Rappel du contexte et objectif • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Conclusion

19. Financement des projets Projets financés pour les activités identifiées (18) A1Elaboration du dossier de conception générale du SI de GFP A4 Déployer Aster à la DGTCP-DCCE, dans les Recette-Perception, à la DGDDI A6 SIGMAP A7 Création d’une base de données unique des agents de l’Etat (ICAE) A8 Mise en œuvre d’un EAI puis d’un entrepôt de données (DW) A13 Base de données exhaustive des dons et prêts et de leur exécution A19 Mise en œuvre d’une gestion électronique des documents (GED) A20 Appui à la DGID : mise en place opérationnelle du SIGTAS A25 Mise en exploitation du SI de la DDET A26 Réécriture du logiciel de gestion des exonérations (Gesexo) E1 Audit électrique et réhabilitation du réseau électrique du MEF O1 Réforme de la fonction informatique du MEF O2 Formation des informaticiens du MEF  P1 Création d’une salle informatique centralisée aux normes internationales P2 Acquisition d'équipements informatiques au profit du Contrôle Financier P3 Acquisition d'équipements informatiques pour la DGTCP S1 Politique de gestion et norme techniques du SI (dont PSSI) W1 Refonte globale du site WEB institutionnel du MEF

20. Financement des projets Projets partiellement financés (8) A9 Conception d’un système intégré de gestion des contribuables en prenant en compte les réformes IRPP et IS avec une base de données centralisée sous Oracle A10 Mise à jour du logiciel IFU et assainissement de sa base de données A11 Adaptation des logiciels de GFP à la nouvelle nomenclature budgétaire A21 Doter la DRH du MEF d'un SIGRH I4 Réseau informatique du MEF : audit et mise en œuvre des recommandations A22 Informatisation des activités de la DPP X12 Intranet du MEF X13 Allo service MEF (serveur vocal d'information)

21. Financement des projets Financement à trouver pour les projets (ou financement non connu par le CMOSPI) (16) A18 Acquisition d’un progiciel de gestion de projets A27 Gestion informatisée du parc automobile, des assurances et de l'indemnisation des accidents A23 Déploiement du logiciel SISFOM (comptabilité matière) dans toutes les structures du MEF A24 Développer un système de gestion de la comptabilité financière (auxiliaire) pour la DRFM X1 Informatisation réservation et vente des salles X6 Migrer SIGFIP en technologies WEB X11 Help Desk SI DGB X19 Déployer GMISSION X23 Aménagement et sécurisation de la salle serveur de la DGID X26 Conception d’une base de données de recoupement et de recherche X30 Mise en place du SysComWeb SCW-DGTCP système comptable léger WEB pour la gestion des opérations comptables de la DGTCP X31 Informatisation des recettes de la DGTCP X32 Déploiement de MATKOSS dans les recettes des finances X33 Mise en place d’un système de contrôle de paiement automatique des agents de l’Etat x35 Migration de MATKOSS et FLEURETTE vers une base de données Oracle x36 Logistique SYDONIA World

22. Sommaire • Rappel du contexte et objectif • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Conclusion

23. Validation des chefs de projets Document de support : ANNUAIRE DES CHEFS DE PROJETS DU PESI

27. Sommaire • Rappel du contexte et objectif • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Conclusion

28. Liste des décisions générales 1 Le COPIL demande aux chefs de projet de mettre à jour leurs fiches projet sur le portail PESI et d’y déposer les documents relatifs à leurs projets. 2 Le COPIL demande au CMOSPI de proposer un système de suivi-évaluation des projets sur lequel sera basé le régime indemnitaire du PESI. 3 Le COPIL demande au CMOSPI d’élaborer pour tous les projets un plan d’action chiffré (selon un format standard) qui sera examiné au prochain COPIL

29. Liste des décisions générales 4 L’UGR et les Directions doivent s’assurer que les projets PESI suivants sont financés par leurs PTA : • UGR : A11, A23, I4, X11, X13 • DGID : A9, A10, X23, X26 • DGTCP : X30, X31, X32, X33, X35 (prévu sur PAGE) • DGDDI : X36 • DOIP : X12 • DRH : A21 • DPP : A22 • DRFM : A24 • IGF : X19 • Clarifier les objectifs des projets suivants avant de décider de leur financement : A18, A27, X6

30. Liste des décisions générales 5 Organiser le lancement des projets jugés stratégiques conformément aux dispositions de l’arrêté de création du PESI

31. Liste des décisions stratégiques par projet A1, A11, X6 : Le COPIL recommande qu’il y ait concertation entre ces 3 projets pour leur harmonisation, et que le résultat soit présenté au prochain CMOSPI. A7 Le délai du 30 septembre ne peut plus être tenu. Le COPIL autorise le report de cette échéance d’un mois. A18 Le COPIL décide de supprimer ce projet si le périmètre n’est pas défini et présenté au prochain CMOSPI. P1 A terme toutes les applications de GFP seront hébergées dans le Data Center.

32. Liste des instructions par projet • A1 : Les chefs de projets, et/ou responsable du Ministère doivent s'informer auprès de la DUE du niveau de validation du PAGE, de la préparation de la convention de financement, et du DAO pour le recrutement de l'Assistance Technique. • A4 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'organiser une réunion de lancement des travaux de l'interface Impôts - Trésor pour la comptabilisation automatique et journalière des recettes fiscales dans ASTER. • A4 : Le COPIL félicite les chefs de projets pour la réalisation du programme d'interface Douanes - trésor et incite les acteurs à mettre rapidement en production cette interface. • A6 : Le COPIL demande aux chefs de projet de maintenir les efforts pour finaliser ce projet début 2014, et impliquer toutes les Directions sans délai afin de réussir le volet d'intégration du SIGMAP. • A8 : Le COPIL demande aux chefs de projets de prendre toutes les dispositions nécessaires pour que le projet PESI A8 soit parfaitement coordonné avec le projet de la GIZ sur l’élaboration du TOFE base BGCT. Si les calendriers des missions des experts sont trop difficiles à coordonner, le COPIL demande que le pilote du Data Warehouse porte sur un autre sujet que le TOFE base BGCT. • A8 : Le COPIL demande qu'un groupe de travail constitué d'informaticiens de la DOIP, DGB, DGTCP, DGID et DGDDI travaille ensemble sous la responsabilité des chefs de projet à la réalisation d'un EAI pilote avec l'appui d'un consultant spécialisé. • A8 : Le COPIL demande aux chefs de projets de constituer le groupe de travail mixte (métier / informaticiens) pour réaliser le DataWarehouse pilote • A9 : Le COPIL demande aux chefs de projet de proposer la création d'un cadre de concertation entre les utilisateurs et les informaticiens. • A9 : Le COPIL demande aux chefs de projets d’actualiser la contrainte sur la date limite de réalisation du projet.

33. Liste des instructions par projet • A10 : Le COPIL demande aux chefs de projets de faire un point précis d'avancement de leur projet et de communiquer leur planning de travail ou leur plan d'action. • A13 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer une note synthétique à l'attention du COPIL des décisions à prendre une fois que le travail d'étude par les consultants aura été réalisé, de façon à atteindre pleinement les objectifs fixés. • A19 : Le COPIL demande aux chefs de projet de réaliser une GED prototype dans les plus brefs délais et avec les moyens actuels, sans attendre l'arrivée du matériel nécessaire à la mise en production de la GED à plus grande échelle, de façon à sensibiliser les acteurs à l'intérêt de la GED et à favoriser l'implication des bénéficiaires. • A20 : Le COPIL demande aux chefs de projet de s'assurer que toutes les conditions soient réunies pour que le projet puisse démarrer immédiatement une fois le financement approuvé et le cabinet recruté. • A21 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer rapidement le planning du projet (ou plan d'action) et d'indiquer si le budget prévu est nécessaire ou s'il peut être libéré. • A22 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain COPIL. • A23 : Le COPIL demande que l'équipe projet à la Douane soit constituée et que le déploiement soit réalisé avant la fin de l'année 2013. • A24 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain COPIL. • A24 : Le COPIL demande à la Maitrise d’Ouvrage (DRFM) d’accélérer la rédaction du Cahier des Charges

34. Liste des instructions par projet • A24 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain COPIL. • A24 : Le COPIL demande à la Maitrise d’Ouvrage (DRFM) d’accélérer la rédaction du Cahier des Charges • A25 : Le COPIL demande aux chefs de projet de poursuivre leurs efforts afin de réaliser le plan d'action. • A26 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'établir le budget nécessaire à la réalisation des strictes activités du projet • A27 : Le COPIL demande au CMOSPI de définir les chefs de projet, et de présenter le cadrage du projet d'ici la prochaine réunion du CMOSPI. • E1 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer les TdR en tenant compte du budget disponible • I4 : Le COPIL demande aux chefs de projet de proposer un plan d'actions pour prioriser les volets et déterminer le budget nécessaire par volet. • I4 : Discussion COPIL : financement à trouver pour le volet 2a (env. 12 MFCFA). • O1 : Le COPIL demande aux chefs de projet de cadrer clairement ce projet et d'organiser l'atelier d'ici le prochain COPIL afin de soumettre les propositions de réforme informatique • O2 : Le COPIL demande aux chefs de projet de finaliser au plus vite le plan de formation. • P1 : Le COPIL décide qu’à terme, toutes les applications de Gestion des Finances Publiques seront hébergées dans le Data Center. • P2 : Le COPIL demande aux chefs de projet de commencer à préparer un plan d'action pour réaliser le volet "logiciel" du projet. • P3 : Le COPIL demande aux chefs de projet de préparer la liste des affectations du matériel. • S1 : Le COPIL demande aux chefs de projet de poursuivre les travaux en cours et préparer une sensibilisation de tous les acteurs à la sécurité informatique. • W1 : Le COPIL demande que le portail pilote de la DGID soit officiellement lancé dans les plus brefs délais.

35. Sommaire • Rappel du contexte et objectif • Revue du portefeuille des projets du PESI • Revue des projets en cours • Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL • Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI • Liste des projets déjà financés / financement à rechercher • Validation de la proposition des chefs de projets • Décisions à prendre par le COPIL • Questions diverses

36. Fin de la présentation