SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze

1. SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke

2. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo • Die Lösung: Umsetzung der Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

3. Die MindBusiness GmbH • IT-Dienstleister für Microsoft Trainings & Projektberatung (Kommunikation, Controlling) • Portfolio: gesamtes Spektrum an SharePoint- und Office-Know-how • Effiziente Software-Werkzeuge • Praxisnahe Portal-Lösungen • Unternehmensweite SharePoint- & Office-Rollouts • Auf den Arbeitsablauf bezogene Wissensvermittlung in Workshops oder Events • Microsoft Gold Partner (InformationWorker- & Software Solutions)

4. Über mich • 1949 im Saarland geboren • Studierter Betriebswirt, staatlich anerkannter Organisationsprogrammierer • Fokus liegt auf der Verbindung zwischen Betriebswirtschaft und EDV • Steckenpferde: • Projekt- & Prozessmanagement in SharePoint • Rollout EDV-gestützter Lösungen • Management-Informations-Cockpits • Veröffentlichung zahlreicher Publikationen

5. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo • Die Lösung: Umsetzung der Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

6. Info-Lego: Baukasten für Informationslösungen Was ist SharePoint – Ein Überblick Genial einfach und nützlich SharePoint ist auf dem Server, was Office auf dem Client istBill Gates Nischenprodukt Teufelswerk Intranet Portal SharePoint is the Glue Jeff Teper Teamarbeitsbereich DMS System von Microsoft

7. Was bietet SharePoint? • Einfache und intuitive Benutzeroberfläche • Office-Integration • Optimale Besprechungsarbeitsbereiche • Effizienteres Arbeiten • Integration des Systems und Zusammenarbeit mit Servern • Arbeitsabläufe werden prozessorientiert über Programmgrenzen hinweg abgebildet • Teams arbeiten ortsunabhängig gemeinsam an Dokumenten • Integrierte Lösungen für Zusammenarbeit und Kommunikation

8. Dokumentenmanagement vor & mit 2007 Früher • Inhaltsgenehmigung • Einstufige Versionierung • Ein-/Auschecken • Metadaten über Spalteneigenschaften • Berechtigung auf Bibliotheksebene • Heute • Versionierung • Keine Versionskontrolle • Hauptversionen • Haupt- und Nebenversionen • Grenzwert für die Anzahl von Versionen • Entwurfselementsicherheit • Erzwungenes Auschecken • Papierkorb • Zweistufige Wiederherstellung von Dokumenten • Workflow

9. Archivie-ren BearbeitenPrüfen SignierenFreigeben Veröffent-lichen Erstellen Metadaten Einheitliches Schlagwortsystem Tracking Gesetzliche Anforderungen Workflow Abbildung & Arbeitsabläufe Archivierung Lebenszyklus der Dokumente Kreislauf & Kernpunkte Kernpunkte/Möglichkeiten im SharePoint für ein effizientes Dokumenten-Management?

10. Effizient: Die Metadaten in SharePoint • Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments • Sie werden in der Dokumentbibliothek als Spalten definiert • Es gibt eine Reihe von Metadaten-Typen (Text, numerisch, Datum, Auswahlliste, Verweise…) • Sie können Pflicht- oder optionale Eigenschaften besitzen • Metadatenmanagement über: • Websitespalten • Websiteinhaltstypen • Dateieigenschaften • Dokumentvorlagen • Workflows • Eingebaute Workflows • Eigene Workflows mit SharePoint Designer

11. Rechte in SharePoint 2007 • Rechte auf 4 Ebenen • Websitesammlung • Website • Liste/Bibliothek • Dokumente/Elemente • Vererbung von Websitesammlung auf Website und tiefer • Prozess dauert an bis Vererbung deaktiviert wird • In 2007 werden eigene Gruppen bei der Erstellung der Seite angelegt • Personen hinzufügen durch »People-Picker« • Websiteübergreifende Gruppen (2003) gibt es nicht mehr!

12. Darum ist MOSS die richtige Technologie • Einfache, übersichtliche Dokumentenverwaltung • Schnelle Erfassung von Formularen • Webbasiert und zukunftssicher durch ständige Weiterentwicklungen von Microsoft • Passt sich an Office Client-Software • Höchste Flexibilität • Ortsunabhängig • XML und Web-Services • Voll erweiterbare Benutzeroberfläche • Umfangreiche Schnittstellen (API’s = ApplicationProgramming Interfaces)

13. Vorteile im Überblick

14. Enterprise Abteilung Teams Individual Die Idee von SharePoint: Collaboration • InselnderProduktivität • KonsistenteZusammenarbeit, Administration, Entwicklung

15. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo • Die Lösung: Umsetzung der Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

16. Technologie hinter SharePoint: Eine integrierte Lösungsplattform • Integrierte, rollenbasierte Workflows • Manuelle und automatisierteWorkflows mit Statusberichte,Formular Management • Teamübergreifende ZusammenarbeitDiskussionen, Wiki, Blogs, Umfragen, Projekte, Besprechungen, Aufgaben,Portale und Arbeitsbereiche(Mitarbeiter, Kunden, Partner, …) • Proaktive Analysen und effizientes Berichtswesen • Dashboards, Cockpits,Scorecards, KPI-Analysen • Integriertes Enterprise Content Management • Reguliertes Dokumenten • Management mit Versionierung, Audits und Historienverlauf • Records Management • Compliance Management • Unternehmensweite Suche • Web Content Management Unternehmens-weite Suche Federierte SucheIndexsuche Personensuche &Expert FinderLOB-Daten-Suche (ERP, CRM, SCM)Suche im Intranet, Extranet und InternetCrawling, Ranking, Security Trimming

17. Technologie hinter SharePoint:Erweiterte integrierte Lösungsplattform • Integrierte, rollenbasierte Geschäftsabläufe • Collaboration • Business Intelligence Unternehmens-weite Suche • Enterprise Content Management • Unified Communication • Projekt & Portfolio Management • Performance Management

18. Integrations- & Optimierungsmöglichkeiten Mobile Endgeräte Collaboration und Präsentation Geschäftsprozesse und Orchestrierung Geschäftsprozessmodellierung, Architekturentwurf, Entwicklung, Test und Projekmanagement Sicherheitsaspekte, Betrieb, Überwachung der Infrastruktur J2EE-Anbindung Legacy-Anbindung Applikationen und Dienste IBM SAP Basisdienste IBM

19. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo • Die Lösung: Umsetzung der Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

20. InfoPath: Was ist das? • InfoPath ist eine digitale Formular-Software • Vereinfachung der Arbeit mit Formularen • Erstellung flexibler und dynamischer Formulare • Teams bzw. alle Mitarbeitern im Unternehmen haben jederzeit Zugriff darauf • InfoPath basiert auf XML, so kann mit den vorhandenen Daten weitergearbeitet werden • Relevante Informationen können einfach zusammengeführt werden • Vorteile: Vermeidung von Fehlern, einfach Anwendung, flexibel, Integration in SharePoint, gemeinsame Sprache, Verfügbarkeit!

21. Allgemein: Zusammenspiel Office 2007 • Bessere Ergebnisse schneller erzielen durch: • Effizientes Zeit-, Prozess- und Informationsmanagement • Einfache Verarbeitung und Visualisierung von Informationen • Präzise Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen • Einfache Adaption neuer Lösungen • Intuitives Arbeiten mit weniger Anwendungen • Kommunikation in Echtzeit • Transparente Organisation & verbesserte Teamarbeit

22. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo • Die Lösung: Umsetzung der Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

23. SharePoint-Workflows – Was ist das?

24. Einfacher SharePoint Workflows aus der Praxis: Der Urlaubsantrag

25. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo • Die Lösung: Umsetzung der Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

26. Anforderungen am Richterarbeitsplatz • Erfassung aller relevanter (rechtlicher) Informationen • Elektronische Darstellung der Sachverhalte (= Aktenauszug) • Möglichkeit zur Beurteilung komplexer Sachverhalte • Kopplung von Informationen zur Darstellung von Abhängigkeiten • Logische, dynamische Bearbeitung der Akten und Prozessschritte • Schnelle Entscheidungsfindung und -Begründung • Optimales Wissensmanagement (Rechtssprechung/Literatur online)

27. Allgemeine Anforderungen • Bereitstellung eines umfassenden Werkzeugs, dass Geschäftsprozesse unterstützt • Ergonomische und selbsterklärende Benutzeroberfläche • Elektronische Aktenführung • Integration des elektronischen Rechtsverkehrs • Ablage und Archivierung des Schriftverkehrs • Intelligente Suchmechanismen

28. Herausforderungen am Richterarbeitsplatz • Produktivitätssteigerung der Wissensarbeiter • Nahtlose Integration externer erledigter Arbeiten • Innovationsfähigkeit beschleunigen • Zusammenarbeit fördern (intern/extern) • Standard-Prozesse beschleunigen • Richtlinien einhalten • Publizieren von Inhalten

29. Hindernisse & Lösungen • Mögliche Probleme • Jahrelang gewachsene und eingeschliffene Arbeitsabläufe • Unternehmenskultur mit geringer Veränderungsbereitschaft • Viele Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Anforderungen • Mangelnde Kenntnisse der SharePoint-Plattform • Lösung: Realen Nutzen aufzeigen • Referenzprojekt erstellen und zeigen • Jedem Mitarbeiter einen persönlichen Vorteil verschaffen • Projekt dem Veränderungstempo der Organisation anpassen • Widersacher gewinnen, die konkret mitarbeiten • Klare Linie der Geschäftsführung • Weniger ist mehr!

30. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo am Bsp. des LAG Hamm • Die Lösung: Umsetzung der Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

31. Demo - Startseite • Unterschiedliche Illustrationen im Einsatz • Farbraum Grün (=Akten grün, Bücher):Etage 1: Richter, Rechtspfleger, Service • Farbraum Orange (=Vorgang Orange, Globus):EG: Verwaltung, Personal, IT

32. Demo – Mein Arbeitsplatz

33. Demo – Mein Arbeitsplatz

34. Demo – Mein Arbeitsplatz

35. Demo – Mein Arbeitsplatz

36. Demo • Die Suche in der Praxis

37. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo • Die Lösung: Umsetzung Ihrer Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

38. Fazit – Umsetzung Musterakte • Mit MOSS und einer ergonomischen Darstellung können Ihre Prozesse umgesetzt werden • Bsp. „Erstes elektr. Musterverfahren“ • Antragsaufnahme (Erbschein) durch den Rechtspfleger (RPfl) per Formular  InfoPath • Die weiterverwertbaren Daten werden für weitere Arbeitsschritte gespeichert  XML-Daten • RPfl veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter und eine Wiedervorlagefrist  per automatischem Workflow

39. Fazit: Umsetzung Musterakte • Gewährung rechtlichen Gehörs • Richter verfügt ein Anschreiben zur Gewährung rechtlichen Gehörs  per InfoPath-Formular • Adressdaten & Akteninformationen werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank) • Richter veranlasst die Vorlage der Akte und eine Wiedervorlagefrist  per automatischem Workflow

40. Fazit: Umsetzung Musterakte • Postaus- und Eingang • Servicekraft fertigt das von Richter verfügte Anschreiben aus und verwaltet den Postaus- und eingang • Persönliche Schreiben sind einzuscannen und in die elektronische Akte mit aufzunehmen • Servicekraft veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter  automatische Weiterleitung per Workflow

41. Fazit: Umsetzung Musterakte • Erbschein • Richter erlässt einen Erbschein. Hierfür stellt das System ein Formular zur Verfügung  InfoPath • Daten werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank) • Richter veranlasst die Vorlage der Akte auf der Geschäftsstelle  automatische Weiterleitung per Workflow

42. Umsetzung der Musterakte in der Praxis Antrag auf Prozesskostenhilfe E-Mail mit Hinweis, dass ein neuer Antrag gestellt wurde, der genehmigt werden muss.

43. Umsetzung der Musterakte in der Praxis Genehmigung oder Ablehnung des Antrags E-Mail mit Hinweis, dass ein neuer Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde & Hinweis auf Erstellung des nun folgenden Anschreiben

44. Umsetzung der Musterakte in der Praxis Erstellung des Anschreibens zum Antrag Prozesskostenhilfe E-Mail mit Hinweis, dass das Anschreiben verschickt wurde und nun auf Wiedervorlage liegt Erinnerungsmail am Tag der Wiedervorlage

45. Nutzen unser Lösung • Zeitersparnis durch einfach Abläufe • Ablösung des papiergebundenen Schriftverkehrs • Einfache Verarbeitung der Daten • Besseres und schnelleres Arbeiten / SUCHE! • Zusammenfassung von Arbeitsprozessen unter einer Benutzeroberfläche • Selbstredende Begleitung der User durch eine selbsterklärende Benutzeroberfläche • Transparenz, Übersicht und Struktur durch Ergonomie und Visualisierung • Unterstützung bei komplexen Geschäftsprozessen durch im Hintergrund laufenden Workflows • Allgemein: Erhöhung der Produktivität durch automatisierte Geschäftsprozesse • Treffen von qualitativ besseren und rascheren Entscheidungen

46. Agenda • Die MindBusiness GmbH / Über mich • SharePoint – Ein Überblick • Die Technologie hinter SharePoint • InfoPath & Office 2007 • Einstieg in die Welt der Workflows • Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz • Demo • Die Lösung: Umsetzung der Musterakte • Die Technik hinter der Lösung: XML • Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 • Diskussion

47. Was ist XML? • Universelles Datenformat, um Informationen wieder zu verwenden und zusammenzuführen • Kerntechnologie der Microsoft .NET Strategie • Plattform-übergreifend, Applikations-übergreifend, Client-unabhängig, Prozess-übergreifend

48. Die XML-Familie • XPath – Lokalisieren von Knoten in einem XML-Dokument über eine Pfadabfragenotation (gib alle Knoten zurück, die ein Kriterium erfüllen) • XSLT – Transformation eines XML-Dokument in ein anderes "Format" (also eine Übersetzung der Knoten in andere Textelemente) anhand von auf Xpath-Ausdrücken basierenden Regeln) • XSD – Schemadefinition – legt die Anordnung und die Details zu einzelnen XML-Knoten fest (XML-Dokumente werden damit validiert)

49. Hinter den Kulissen: der technische Ablauf I • Beschlüsse, Urteile, Vorladungen,Anträge, Erbscheine usw. werden in InfoPath erfasst • Beispiel: Antrag auf Prozesskostenhilfe • InfoPath gibt reines XML aus • XSLT wandelt in einem Transfor-mationsprozess XML-Daten in ein beliebiges Format um

50. Hinter den Kulissen: der technische Ablauf II • Daten können so als PDF, in Word, OneNote usw. zur Verfügung gestellt werden • So könnte eine Akte entstehen bspw. eine Klägerschrift. • Demo – Lieferung einer Akte Durch die Transformation wird zunächst ein Teilbaum aller XML-Elemente gebildet, die ausgegeben werden sollen. Dabei werden auch bestimmte Forma-tierungselemente ergänzt. Im zweiten Schritt wird beispielsweise ein PDF-Dokument erzeugt.