Direzione Risorse Finanziarie Servizio Centrale Acquisti Sistemi di E-Procurement

1. Direzione Risorse Finanziarie Servizio Centrale Acquisti Sistemi di E-Procurement

2. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementDefinizione del Mercato Elettronico e principali riferimenti normativi È un mercato digitale nel quale i Fornitori Abilitati offrono i propri beni e servizi Le Unità Ordinanti possono acquistare o alle condizioni presenti sul Mercato oppure successivamente a richieste migliorative sulle stesse. • Principali riferimenti normativi: • Leggi finanziarie 2000, 2001, 2002, 2003. • DPR 101 del 04/04/2002.

3. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementCome nasce e funziona il Mercato Elettronico del Comune di Firenze • Il Mercato Elettronico del Comune di Firenze, nasce nel 2003, dalla necessità per l’Ente, di dotarsi di uno strumento che permettesse di operare fruttuosamente negli acquisti, pur restando nei limiti previsti dall’art. 24 della Finanziaria 2003. • Da un esame del software esistente sulla piazza, risultò chiaro come le principale Case Produttrici sul mercato italiano di strumenti di e-procurement, non dispones- sero di un prodotto che, a un tempo, ricalcasse la disciplina del DPR 101/2002 e che non obbligasse il Servizio, per essere adottato, a rivedere profondamente la propria organizzazione interna.

4. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementCome nasce e funziona il Mercato Elettronico del Comune di Firenze • Da ciò la decisione, e la sfida, di creare sulla struttura operativa esistente, un autonomo sistema costruito secondo le disposizioni del citato DPR 101/2002 e basato sul CPV (Common Procurement Vocabulary), in pratica un Mercato Elettronico a catalogo e a schede. • Per la struttura informatica, attraverso i Sistemi Operativi dell’Ente, ci si rivolse ad una ditta esterna la quale opera per il Comune, senza assumere la titolarità dei prodotti realizzati. • Per l’analisi, come per l’indagine di cui sopra, si decise di agire, (e tuttora si opera), con forze interne al Servizio, senza ricorrere al supporto di altre strutture dell’Ente o esterne a questo, neanche informatiche.

5. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementPeculiarità del Mercato Elettronico del Comune di Firenze La caratteristica che meglio contraddistingue il Mercato Elettronico in oggetto, è che esso si basa, per ogni prodotto, sull’identificazione in un medesimo soggetto, delle figure dell’Analista (del bisogno), del Merceologo, (per la creazione della scheda descrittiva del prodotto da acquisire), dell’Esperto (nell’esame dei prodotti proposti al Mercato dalle Ditte) e dell’Acquirente Consapevole e Responsabile al momento della negoziazione e dell’acquisto. In pratica, l’Utente Finale ha assunto i diversi ruoli-chiave necessari a portare un prodotto sul Mercato ed è quindi nelle migliori condizioni per procedere all’acquisto.

6. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementDisposizioni specifiche e Attivazione del Mercato Elettronico del Comune di Firenze Disposizioni Comune di Firenze: • Regolamento Generale Attività Contrattuale del Comune di Firenze (Del. Cons. Com. n. 557/03) • Attivazione da parte dell’Amministrazione Comunale con DD n. 2003/4220 del 09/05/2003 Il Mercato Elettronico è stato realizzato su una piattaforma Internet che permette alle Unità preposte agli acquisti ed agli Operatori economici di interagire tra loro. Il Servizio CentraleAcquisti, (in collaborazione con la Direzione Sistemi Informativi, la quale si avvale del supporto tecnico della Ditta Mathema di Firenze), ne cura continuamente lo sviluppo e la implementazione delle funzionalità, sia in base agli aggiornamenti normativi, sia alle esigenze rilevate autonomamente o segnalate dai Servizi. .

7. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementCPV La classificazione dei prodotti del Catalogo del Mercato Elettronico del Comune di Firenze è basata sul Common Procurement Vocabulary (CPV) (approvato con Regolamento (CE) n. 2195/2002 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 5//02 e aggiornato con Regolamento n. 2151/2003 del 16 dicembre 2003) per tener conto delle specificità degli appalti pubblici e quindi favorire una maggior interconnessione sia sotto il profilo informativo che di un utilizzo del Mercato all’interno della P.A.. Questa classificazione è suddivisa in 5 livelli:Divisione – Gruppo – Classe – Categoria – Dettaglio. Legati a questo ultimo livello sono stati inseriti, da parte del Servizio Centrale Acquisti, gli ARTICOLI che hanno costituito il Catalogo del Mercato Elettronico della prima fase di apertura e per i quali i fornitori hanno presentato le offerte per i loro PRODOTTI.

8. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementEstratto da Condizioni e Regole del Mercato, allegate al Bando CondizioniArt. 6 Durata del bando della abilitazione. Il bando ha durata biennale decorrente dalla data di invio alla Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea. L’abilitazione rilasciata sarà valida sino alla scadenza del bando. Articolo 8 Controlli e sanzioni: …omissis… il Comune di Firenze si riserva la facoltà di richiedere chiarimenti, effettuare controlli e/o verifiche anche a campione – anche successivamente al rilascio dell’abilitazione - in merito all’effettiva sussistenza dei requisiti dichiarati dai fornitori all’atto della domanda di abilitazione ed in merito alla rispondenza dei prodotti offerti per l’abilitazione alle specifiche tecniche indicate nel bando …omissis…

9. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementEstratto da Condizioni e Regole del Mercato, allegate al Bando – segue - Regole Articolo 6Acquisto di beni e servizi 1. I contratti sono conclusi tra i fornitori e le unità ordinanti, a ciò autorizzate, mediante ordine diretto o mediante proposta del fornitore e relativa accettazione dell’unità ordinante a seguito di un procedimento di richiesta di offerta nell’ambito del Marketplace. 2. In sede di ordinativo saranno stabilite le condizioni contrattuali, ivi comprese eventuali penali. Articolo 7 Condizioni della fornitura …omissis…Con l’accettazione dell’ordinativo il fornitore conferma il possesso dei requisiti richiesti per l’abilitazione al Marketplace e si impegna a mantenerli fino alla completa e perfetta esecuzione dello stesso; in caso contrario, il fornitore si impegna a darne immediata comunicazione all’unità ordinante e a provvedere all’adempimento di quanto previsto dalle regole …omissis…

10. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementEstratto da Condizioni e Regole del Mercato, allegate al Bando – segue - Regole Articolo 9 Corrispettivo … omissis …Il prezzo degli articoli oggetto del contratto è quello indicato nel catalogo del fornitore; nel caso di acquisto tramite richiesta di offerta il prezzo sarà quello risultante dalla negoziazione tra unità ordinante e fornitore …omissis… … omissis…I prezzi degli articoli sono stati determinati a proprio rischio dal fornitore in base ai propri calcoli, alle proprie indagini, alle proprie stime, e sono, pertanto fissi ed invariabili indipendentemente da qualsiasi imprevisto o eventualità, facendosi carico il fornitore di ogni relativo rischio e/o alea….omissis… .

11. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementDifferenze con i Mercati tradizionali Mezzi per lo scambio d’informazioni e per le contrattazioni fra Acquirenti e Venditori. • Mercati Tradizionali: • - Voce • - Telefono • - Fax • - Posta • Mercati Elettronici: • - Internet • - Posta Elettronica

12. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementVantaggi del Mercato Elettronico per le P.A. • Riduzione tempi e costi d’acquisto • Estensione della base dei Fornitori potenziali • Facilitazione delle indagini di mercato, monitoraggio e confronto di prodotti, prezzi e servizi • Negoziazione con i fornitori • Strumento di monitoraggio della spesa anche per diversi Servizi • Dinamicità • Trasparenza e semplificazione delle procedure

13. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementVantaggi del Mercato Elettronico per le Aziende • Trasparenza e semplificazione delle contrattazioni • Possibilità anche per le Aziende locali di ampia visibilità senza particolari oneri • Riduzione dei costi nell’intero processo • Possibilità da parte dell’Azienda di confronto in tempo reale del prezzo dei propri prodotti e delle condizioni di fornitura con le Imprese presenti sul Mercato • Possibilità di aggiornamento periodico di prodotti e prezzi • Informazioni attraverso Newsletter sugli sviluppi del Mercato

14. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-Procurementsegue Vantaggi per le Aziende • Allargamento del mercato di riferimento. • Contatto diretto ed immediato con i propri clienti • Attuale fase espansiva del Mercato Elettronico • Utilizzazione sempre più intensa del M.E. da parte della P.A. per i propri approvvigionamenti.

15. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementEvoluzione del Mercato Elettronico del Comune di Firenze, verso altre Realtà • Il Comune di Firenze, con deliberazione di Giunta Municipale n. 184/96 del 23/3/04, ha esteso l’uso del Mercato Elettronico ai seguenti Comuni limitrofi: • Campi Bisenzio • Empoli • Greve in Chianti • San Casciano in Val di Pesa • Scandicci • Sesto Fiorentino • Signa • Tavarnelle Val di Pesa

16. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSegue Evoluzione: Nuovi Enti aderenti e interessati Hanno già formalmente aderito al Mercato: • La Camera di Commercio, Industria, Artigianato ed Agricoltura di Firenze • L’Azienda Partecipata Firenze Parcheggi SpA • Si sonorecentemente interessati al Mercato i Comuni dell’Empolese e della Valdelsa, dei quali, hanno già richiesto di aderire al Mercato i Comuni di: • Certaldo • Fucecchio Inoltre hanno manifestato concretamente interesse le seguenti Aziende Partecipate del Comune di Firenze: • Quadrifoglio SpA • Casa SpA • Centrale del Latte di Firenze, Pistoia e Livorno SpA • Mercafir SCPA • Ed ancora, il • Consorzio delle ASL “Area Vasta Centro”

17. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementDomanda di abilitazione • Alla ditta fornitrice vengono richiesti, in base al Bando pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea: • Dati dell’azienda • Dati del rappresentante legale • Oggetto attività dell’azienda e categorie merceologiche di appartenenza • Fatturato ultimi 3 anni • Principali servizi e/o forniture per enti pubblici o privati nell’ultimo triennio • Dati di un referente per gli acquisti • Indirizzi e-mail dell’azienda e del referente • Autocertificazioni previste dal Bando

18. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-Procurementsegue Domanda di abilitazione Una volta compilata la domanda di abilitazione in ogni sua parte, i fornitori procedono con la scelta del NOME UTENTE e PASSWORD che serviranno per l’accesso al Mercato Elettronico Successivamente i fornitori passeranno all’inserimento dei prodotti relativi agli articoli presenti nel Catalogo.

19. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementPagina inserimento prodotti

20. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementProcedura di abilitazione Ammissione di una ditta: affinchè una ditta fornitrice sia ammessa al Mercato Elettronico deve possedere i requisiti richiesti nel Bando di abilitazione Abilitazione dei prodotti:i prodotti e/o servizi presentati devono possedere le specifiche tecniche descritte per ogni articolo inserito all’interno del Catalogo del Mercato Elettronico. Una ditta viene abilitata al Mercato Elettronico se è stata ammesssa e se ha almeno un prodotto abilitato

21. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementConsultazione del Mercato Elettronico Dopo che la Commissione ha terminato la procedura di abilitazione delle aziende e dei prodotti, le Aziende Abilitate e i Servizi posso accedere al Mercato Elettronico, attraverso nome utente e password, per la consultazione. I Fornitori si confrontano con le altre Ditte che hanno offerto prodotti analoghi I Servizi possono facilmente confrontare le offerte per descrizione e prezzo.

22. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementConsultazione M.E.: ricerca per articolo

23. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementConsultazione M.E.: ricerca azienda per cat. merceologica

24. Consultazione M.E.: Complessivo Il Servizio trova i prodotti (fig. 1), sceglie quello di interesse (fig. 2) e trova una scheda prodotto completa di dati anagrafici dell’azienda (fig. 3) Il Servizio può contattare l’azienda via e-mail

25. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementConsultazione M.E.: scheda prodotto

26. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementStato attuale La prima fase di presentazione, da parte delle Ditte Fornitrici, delle domande di abilitazione delle Ditte stesse e dei prodotti, si era conclusa il 21/07/2003. La Commissione aveva esaminato le domande di abilitazione e i prodotti presentati in base ai requisiti previsti nel Bando e alle condizioni di abilitazione (DD 2003/06290 del 12/07/2003) ed erano stati abilitati circa il 90% dei 1.900 prodotti presentati. Con DD 8823 del 01/10/2003 veniva reso esecutivo per la prima volta il Mercato Elettronico.

27. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSegueStato Attuale • Alla data dell’11 ottobre 2004, oltre alle 55 abilitate nella prima fase, risultavano aver effettivamente presentato domanda d’abilitazione n. 154 nuove Ditte, per un totale di 209 Ditte. Le une e le altre insieme, avevano proposto complessivamente n. 6.192 prodotti presentati • Alla data del 18 aprile 2005, il Mercato viene riaperto ai Compratori con DD 3507/2005, con 179 Ditte ammesse e 5.951 prodotti abilitati

28. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSegueStato Attuale • Su invito della soc. CONSIP SPA, il Comune di Firenze, insieme ai Comuni di Livorno e di Treviso, partecipa alla Commissione di lavoro delle Regioni, che ha lo scopo di definire le regole e gli standards nazionali per l’e-procurement. Questi saranno poi sottoposti al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) per la definizione di regole nazionali, le quali dovrebbero permettere a ciascun Soggetto Pubblico di utilizzare Fornitori abilitati da ogni altro Soggetto Pubblico sul territorio nazionale.

29. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSegueStato Attuale • Dal Gruppo di Lavoro, in tema di abilitazione del Fornitore è emersa l’ipotesi di stabilire diversi livelli di abilitazione, ad esempio: uno locale, uno nazionale (probabilmente riferito unicamente al Mercato Elettronico della PA), uno europeo, nel rispetto dalla Direttiva Comunitaria 2004/18 (per l’accesso ad un futuro Sistema Dinamico di Acquisizione). • Il fornitore, in tal modo, potrebbe scegliere a quale livello abilitarsi alla rete di mercati elettronici. • In funzione del livello i requisiti di accesso saranno più o meno stringenti in termini di vincoli (es. numero di anni di iscrizione alla camera di commercio, ruolo del legale rappresentante), informazioni da produrre (ad es. catalogo con requisiti tecnici e commerciali uniformi per tutti i fornitori) e sistemi di sicurezza (ed es. utilizzo della firma digitale “pesante”).

30. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSegueStato Attuale • Quindi, a livello locale, la piccola e media impresa avrebbe una maggiore facilità di accesso al mercato elettronico provinciale/ regionale. • Saranno stabiliti meccanismi di integrazione dei requisiti così che un Fornitore iscritto a livello più basso, potrà “trascinare” i propri dati, senza reiterarli, presso Mercati a livello superiore. • Il Comune, inoltre, partecipa continuativamente anche ai diversi laboratori promossi e organizzati da Formez, sulle nuove dinamiche dell’E-Procurement. In particolare è stato selezionato per l’innovatività delle sue procedure d’acquisto, al laboratorio per l’individuazione delle nuove figure professionali nel campo degli acquisti della Pubblica Amministrazione.

31. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSviluppi • Cooperazione con la soc. CONSIP Spa e il Comune di Livorno diretta a favorire la massima interazione tra i reciproci Mercati Elettronici, soprattutto in tema di abilitazione dei Fornitori; in tal senso si vedano gli allegati operativi. • A seguito di un Protocollo d’intesa con CONSIP, in avanzata fase di stipula, sarà possibile estendere la procedura ad un maggior numero di categorie merceologiche per giungere anche ad una reciproca abilitazione dei prodotti, con evidenti vantaggi anche per le Imprese • Ulteriore incremento della base-dati di schede articoli (Beni e Servizi) così da renderla capace di coprire le necessità di ogni Ente Pubblico che utilizzi il Mercato Elettronico. • La sperimentazione nel programma, dell’uso della firma elettronica e della posta elettronica certificata

32. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSviluppi • Continuazione degli incontri con le Associazioni di Categoria diretti ad illustrare il Progetto di E-procurement e Mercato Elettronico al fine di una fattiva cooperazione e collaborazione con il Mondo Economico regionale, anche per tramite della Camera di Commercio • Azione formativa in collaborazione con la Direzione Organizzazione per fornire gli elementi giuridici, amministrativi e tecnici-strategici al personale destinato all’uso del Mercato Elettronico • Attivazione di percorsi comuni con la Regione Toscana per un confronto di esperienze sull’intera tematica E-Procurement

33. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSviluppi E-Procurement e Acquisti Sostenibili Il Comune di Firenze è da alcuni mesi impegnato nella analisi e nello studio di tematiche, nell’ambito della finanza e degli acquisti di beni e di servizi classificabili di tipo etico. Nello specifico, per quanto concerne gli acquisti, si intende indirizzare la scelta sia verso prodotti eco compatibili sia verso prodotti socialmente etici nonché equi, ritenendo così di sensibilizzare ed indurre il Mondo Economico a produrre e commercializzare tali tipi di prodotti

34. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSviluppi E-Procurement e Acquisti Sostenibili L’Amministrazione, ha promosso l’elaborazione di norme contrattuali entro le quali attuare detti principi. E’stato anche costituito un Gruppo di lavoro che coordini in primo luogo un’ azione ricognitoria da parte di tutti gli uffici comunali per l’individua-zione delle aree di rispettiva competenza verso cui indirizzare l’acquisizione di beni e servizi ed opere eticied elaborare un progetto regolamentare per promuovere l’azione degli uffici verso il medesimo obiettivo.

35. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSviluppi E-Procurement e Acquisti Sostenibili Elaborazione di un meccanismo d’integra zione del Mercato Elettronico per gli Acquisti Sostenibili S’intende introdurre un meccanismo che permetta di gestire gli acquisti sostenibili attraverso il Mercato Elettronico.Premesso che esistono certificazioni (etico-ambientali e qualitatitve), sia relative alla Ditta, (c. d. sistemi di gestione), sia relativamente al Prodotto, (marchi), si prevede:a) la possibilità, per la Ditta, in fase di iscrizione al Mercato, di qualificarsiattraverso l’inserimento nella domanda, di certificazioni riconosciute, (o equi-valenti), mediante un collegamento in linea con gli Enti Certificatori;

36. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSviluppi E-Procurement e Acquisti Sostenibili b) la possibilità diqualificare il Prodottoattraverso l’inserimento nel tracciato dello stesso, ugualmente di certificazioni riconosciute,(o equivalenti), ugualmente mediante un collegamento in linea con gli Enti Certificatori.Ditte e prodotti “sostenibili”, non saranno quindi “ghettizzate” in apposite categorie, ma inserite con quelle/i non qualificati. A monte dell’attuale Motore di ricerca, sarà invece inserito un apposito meccanismo di filtro, che permetterà all’Operatore di intercettare,

37. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementSviluppi E-Procurement e Acquisti Sostenibili • Ditte e Prodotti qualificati, di volta in volta secondo la necessità. • Sul novero delle Ditte/Prodotti così selezionati, (es. Ditta qualif. SA8000 o e equiv., prodotto carta da fotocopie Ecolabel o equiv.), si agirà con l’attuale Motore di Ricerca e le ordinarie tecniche di acquisto. • Ugualmente, l’Operatore potrà non applicare alcun filtro e, sul novero globale di tutte le ditte e i prodotti, avrà la possibilità di individuare quelle/i qualificati.Si ritiene, con questo meccanismo di poter utilizzare utilmente il Mercato Elettronico del Comune di Firenze per i c.d. “Acquisti Sostenibili”.

38. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementEsempio di effettivo utilizzo del Mercato Elettronico da parte di un Punto Ordinante La presente tabella indica il risparmio ottenuto acquistando il materiale indicato attraverso il Mercato Elettronicoa fine 2003-inizio 2004 rispetto ad acquisti, degli stessi articoli, avvenuti mediante procedure tradizionali nel 2002-inizio 2003. Economia ottenuta: 23,44%

39. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementAltro esempio di effettivo utilizzo del Mercato Elettronico da parte di un Punto Ordinante(Dispositivi Prot. Ind.)

40. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementAltro esempio di effettivo utilizzo del Mercato Elettronico da parte di un Punto Ordinante(Carta per fotocopie)

41. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementUlteriore esempio di effettivo utilizzo del Mercato Elettronico da parte di un Punto Ordinante(Carta per fotocopie)

42. Servizio Centrale Acquisti - Sistemi di E-ProcurementIl progetto è una realizzazione delServizio Centrale Acquisti-Sistemi di E-Procurement della Direzione Risorse Finanziarie, a cura di:Giuseppe Torelli - Dirigente Servizio Centrale Acquisti 055/276 8768 - g.torelli@comune.fi.itOsvaldo Rossi –Responsabile P.O. Economato Contabilità e Inventari055/276 8733 – o.rossi@comune.fi.itFabio Casini – Coord.Staff Progetto Mercato Elettronico055/276 8769 – f.casini@comune.fi.itManuela Fedi - Referente Progetto Mercato Elettronico055/276 8734 – manuela.fedi@comune.fi.itLo sviluppo software è stato realizzato, tramite la Direzione Sistemi Informativi, in collaborazione con la ditta Mathemadi Firenze, a cura diAlessandro Bellini e Laura Piazzini055/707404 laura@mathema.com