Literaturverwaltung mit EndNote X7 Kurzanleitung Stand : 6. Januar 2014

1. Literaturverwaltung mit EndNote X7 Kurzanleitung Stand : 6. Januar 2014 LiteraturverwaltungDr. Ina Weiß, Lehrstuhl Bioinformatik,Biol.-Pharm. Fakultät, Wiss. Informationsstelle

2. Inhalt • Zugang zu Endnote • Überblick zu EndNote • Erstellen einer EndNote – Datenbank • Suche in EndNote • Import und Export von Daten in Endnote • EndNote und Erstellung von Publikationen • Manuscript Templates von EndNote • Hilfen • Neuheiten bei Endnote X6

3. 1. Zugang zu EndNote • Derzeit gibt es an der FSU Jena eine Landeslizenz für EndNote X7. • Installation lokal auf dem Computer. • Endnote in Deutschland: http://www.adeptscience.de - 30-Tage-Test-Version • Informationen • Vergleich von Literaturverwaltungsprogrammen

4. Installation und Zugang zu EndNote Web • Man kann nach der Installation von EndNote einen kostenfreien Zugang zu EndNoteWeb einrichten. • Zwischen EndNote und EndNote Web können jetzt bis zu 10.000 Referenzen ausgetauscht werden. • Mit den „Shared EndNote Web Groups“ entfällt lästiges Kopieren der Daten von einem Computer auf den anderen.

5. 2. Überblick zu EndNote • Literaturverwaltungsprogramm für • eigene Publikationen, z. B. für Bewerbungen • Literaturlisten ( z. B. für die Diplomarbeit, Artikel in Fachzeitschriften usw.) • Volltexte… • Verwaltung von Bildern • Direkte Recherche in Online Datenbanken ist möglich.

6. Ihre Datenbank EndNote Library = [Ihre Daten].enl Automatisches Öffnen einer bestimmten EndNote-Datenbank (Library) beim Starten des Programms einstellbar (Preferences). Zu jeder Library gehört ein DATA-Ordner (enthält z.B. pdf-Dateien). Beim Verschieben oder Kopieren von EndNote-Dateien immer den dazugehörigen DATA-Ordner mitnehmen.

7. Wie sieht eine EndNote-Datenbank aus? Schnellzugriffsleiste und Menü Suchleisten Organisation der Referenzen Organisation der Anhänge(Volltextansicht), Editiermöglichkeit und Vorschau des Zitierstiles Referenzübersicht nach Autor, Jahr, Titel, Journal usw. geordnet

8. Output Style Das Auswahlfeld zeigt den eingestellten Zitationsstil (Bibliographic Output Style). Änderung der Auswahl ist jederzeit möglich. Die Auswahlliste der Output Styles kann erweitert werden durch Select Another Style.

9. Daten sammeln (Übersicht) aus pdf-Dateien generieren

10. 3. Erstellen einer EndNote-Datenbank • Manuelle Eingabe • Übernahme von Daten aus Datenbanken • Übernahme von Daten aus anderen Literaturverwaltungsprogrammen

11. Datenbank anlegen • File anklicken / New • Namen für Datenbank angeben

12. Eingabe einer neuen Referenz References >> New Reference Passenden Referenztyp wählen (Journal Article wird standardmäßig als erstes angeboten, Änderung über Preferences möglich). Feldbezeichnung ändern sich je nach gewähltem Referenztyp. Figure, Chart and Table: Referenztypen für die Verwaltung von Abildungen, Dateien und Objekten Jeder Referenenztyp kann bis zu 45 Dateianhänge enthalten. DOI bekannt  Online Search über CrossRef ermittelt die dazugehörigen Titeldaten.

13. Manuelle Eingabe • References anklicken und Referenztyp auswählen

14. Regeln für die Eingabe von Autorennamen EIN Autorenname pro Zeile Vorname Nachname oder Nachname, Vorname EndNote erkennt Vor- und Nachnamen und fügt neue Namen einer Term List hinzu Juristische Person Komma nach dem Namen erforderlich (World Bank,) Zwei Kommata, wenn der Name einen Zusatz enthält (University of California,, Berkeley)

15. Term Lists Menü Tools Voreingestellt werden aus Autorennamen, Zeitschriftentiteln und Schlagwörtern Listen erstellt Bearbeitung der Listeneinträgeüber Open Term Lists >> Terms Weitere Listen können definiert werden

16. Journals Lists importieren Zeitschriftentitel und die gebräuchlichen Abkürzungen aus einigen Fächern können importiert werden (EndNote-Programmordner "Terms Lists")

17. 4. Volltexte anfügen 1.Manuelles Anfügen • References/File Attachements/Attach File… auswählen • Datei mit dem Volltext auswählen (z.B. PDF-Datei) und Öffnen • Die Büroklammer neben der Referenz zeigt an, dass ein Volltext in der Datenbank vorhanden ist

18. 2. Selbstständiges Suchen und Anfügen des Volltextes durch EndNote (1) • Edit/Preferences auswählen • Bei „Find Full Text“ alle Häkchen setzen • URL-Link zur Zugriffs-Autorisierung einfügen • WICHTIG! Man muss sich im IP- Bereich der Universität befinden oder über VPN mit dem Uni-Netz verbunden sein URL:yq5uk2ps4v.search.serialssolution.com

19. 2. Selbstständiges Suchen und Anfügen des Volltextes durch EndNote (2) • Klicken der rechten Maustaste und zweimal „Find Full Text“ auswählen • EndNote sucht selbstständig • Durch eine Büroklammer neben der Referenz wird angezeigt, dass ein Volltext gefunden wurde

20. 4. Suche in EndNote - • Tools / Search Library

21. Mit EndNote online suchen Menü Tools >> Online Searchoder Online Search im Gruppenfenster Voraussetzungen: bei lizenzpflichtigen Datenbanken muss die Universität eine Lizenz besitzen (Zugriff nur aus dem Uni-Netz oder über VPN-Client) EndNote-Suchmaske wird der gewählten Datenbank angepasst, bietet jedoch nicht alle Möglichkeiten der Suche in der Datenbank direkt!  Alternative: Suche in der Originaldatenbank und Import der Ergebnisse in EndNote!

22. 5. Import und Export von Daten in EndNote Aus welchen Datenbanken kann man Daten importieren? u.a. : • BIOSIS • CAB Abstracts • SciFinder Scholar • Web of Science • Zoological Records Weitere Importfilter kann man hier herunterladen: http://www.endnote.com/support/enfilters.asp?

23. Import von Daten aus SciFinder • Treffer in SciFinder im Tagged-Format speichern (siehe SciFinder-Anleitung: http://pinguin.biologie.uni-jena.de/pub2/SciFinderAnleitung.ppt • In EndNoteFile/Import/File anklicken

24. Import aus SciFinder (2) • Bei Other Filters wählt man Scifinder aus und bei Import Data File die Datei mit den Ergebnissen aus SciFinder

25. Export aus WOS • EndNote-Datenbank auswählen in die die Treffer importiert werden sollen, dann im Web of Science die Treffer markieren und EndNote-Button anklicken.

26. EndNote / WOS • Im Feld URL ist ein Link zum Web of Science – Eintrag angegeben. • Ausgehend von diesem Eintrag kann man weiter im Web of Science recherchieren, Volltexte ansehen ….

27. 6. EndNote und Erstellung von Publikationen • Automatisches Erstellen der Literaturliste • Einfügen von Literaturstelle in der Publikation • Formatieren der Literaturliste nach Bedarf

28. Erstellen einer Literaturliste in Word mit Hilfe von EndNote • Suche aus WORD heraus (Find Citations) und einfügen von Literaturstellen in die WORD-Datei ( Text der eigenen Publikation z.B. ) • Zuerst die Endnote-Datei öffnen • Dann aus Word heraus in Endnote suchen (nach Autoren, Stichworten etc.) • Gewünschte Literaturzitate eintragen

29. Erstellen einer Literaturliste in Word… (2) • markieren • Einfügen (Insert) • Mit Endnote kann man die Zitierungen ganz einfach an die Vorgaben der verschiedenen Zeitschriften anpassen.

30. Ausschnitt aus der Referenzliste in Word für Trends in Biotechnology und einer Publikation in dieser Zeitschrift Publikationsliste in Word für Trends in Biotechnology Zeitschrift Trends in Biotechnology

31. Output Styles / Style Manager • Edit / Output Styles / Open Style Manager • Man markiert die gewünschte Zeitschrift ( hier : Bioinformatics ) und klickt auf Edit • Mit Style Info/ Preview sieht man die Formatierung der entsprechenden Zeitschrift

32. Edit „ Science „ • Dann auwählen Edit / Output Styles / Edit „ Science „ oder Doppelklick auf die Zeitschrift

33. Beispiel: Science • Übereinstimmende Formatierung in Word mit EndNote und in einem Artikel aus Science

34. 7. Manuscript Templates von EndNote • Bei Tools auswählen : Manuscript Templates • Die gewünschte Zeitschrift auswählen und man bekommt dafür die Vorgaben für das Manuskript

35. Manuscript Templates (2) • Man bekommt eine Vorlage in Word für eine Publikation in der gewünschten Zeitschrift, z.B. Bioinformatics:

36. Manuscript Templates (3)

37. 8. Hilfen EndNote Broschüren zum Download: http://www.adeptscience.de/download/dldcat/2/0/All/EndNote.html#8

38. 9. Neuheiten bei EndNote X7 • Automatische Umbenennung von PDF-Dateien beim Import • PDF Auto Import Ordner • PDF Import mit Übernahme der Ordnerstruktur • Die Ordnerstrukturen können beim Import von PDF-Dateien für • bis zu zwei Ebenen als „Group Set“ mit Gruppen in EndNote • abgebildet werden. Die Dateien werden den entsprechenden • Gruppen hinzugefügt. „Group Set“

39. Nach Kategorein unterteilte Literaturverzeichnisse z.B. Primärliteratur

40. Verbesserte Synchronisation mit EndNote Online Die Synchronisation mit EndNote Web läuft automatisch ab. Dadurch sind die Daten immer gesichert und sowohl online als auch Auf dem iPad verfügbar. Die freigegebenen Gruppen sind jetzt in EndNote mit einem Icon gekennzeichnet. • EndNote-Befehle in Microsoft PowerPoint für Windows

41. Verbesserte Funktion „Quick Search“

42. Neue Einstellmöglichkeiten zu Read/Unread und zur Bewertung

43. …und noch mehr! • Einfache Anpassung des Spaltenlayouts: über das Kontextmenü mit der echten Maustaste oder per Drag&Drop die Reihenfolge der Spalten im Datenfenster ändern • Übernahme der RecordNumber: durch Change/Move/Copy Fields in ein anderes Datenbankfeld übernehmen • Automatisches Update: wird beim Start überprüft • Neue Referenztypen: Interview, Podcast und Press Release • EndNoteProduct Key für Windows- und Macintosh-Versionen (EndNote X7 für Macintosh für Juli 2013 angekündigt)

44. Danksagung Ich bedanke mich recht herzlich bei Dr. Christiane Holtzvon der Uni Bonn für die Überlassung ihrer Präsentation „ Literatur verwalten mit EndNote X4“. Einige Folien von Frau Dr. Holtz habe ich für die vorliegende Anleitung verwendet. Christiane Kohler(Masterstudentin an der Uni Göttingen) danke ich für die Aktualisierung der Anleitung bezüglich der Version EndNote X7.