MISE EN PLACE D’UNE DEMARCHE QUALITE AU LTDS Thierry LE MOGNE, Matthieu GUIBERT

1. 16 juin 2005 - Démarche qualité en recherche : améliorer la traçabilité et la capitalisation des connaissances dans les laboratoires - CNRS - Délégation Aquitaine Limousin - Session 2004 Contexte Le Laboratoire de Tribologie et Dynamique des Systèmes (LTDS) est une UMR de 150 personnes environ. Il associe l’Ecole Centrale de Lyon, l’Ecole Nationale d’Ingénieur de Saint Etienne et le CNRS. Son domaine d’activité scientifique est large, ses moyens d’actions importants. Il entretient de nombreuses collaborations contractuelles avec le milieu industriel et institutionnel (>1.5M€). Les dernières évaluations du Comité National ont jugées son fonctionnement satisfaisant. Le LTDS est dans une phase de croissance, ses partenaires sont de plus en plus nombreux avec des exigences de plus en plus fortes (certains sont déjà engagés dans une démarche qualité depuis plusieurs années). Pour répondre au mieux à ces exigences, le laboratoire doit faire preuve d’une rigueur accrue dans ses modes de fonctionnement comme la gestion des contrats, la fiabilité de ses mesures, la gestion de sa communication, la capitalisation de ses connaissances, etc. Cette évolution peut être considérée sous l’angle de l’amélioration continue. Suite à la formation de deux personnes du laboratoire, Il a été décidé d’initier une démarche qualité. Une antenne de management de la qualité autour de la direction du laboratoire, est crée. MISE EN PLACE D’UNE DEMARCHE QUALITE AU LTDSThierry LE MOGNE, Matthieu GUIBERT janvier 2005 Création d’une Antenne Management de la Qualité (AMQ): Constitution: Philippe KAPSA (directeur du LTDS) Denis MAZUYER (professeur, élu CN section 9) Matthieu GUIBERT Thierry LE MOGNE L’ANTENNE QUALITE DU LTDS Avril 2005 VALEURS : Favoriser la création et l’innovation chez les acteurs du Laboratoire A l’aide des outils de planification dynamique stratégique, l’antenne a initié une réflexion sur la mise en place d’une démarche qualité au sein du LTDS. L’antenne a commencé par définir ses propres missions déclinés en objectifs chiffrés. Ceux-ci sont traduits en actions à mener. Cette démarche est illustrée à l’aide du schéma ci contre. • MISSIONS • Construire et définir une démarche Qualité • Diffuser la démarche Qualité aux différents acteurs • Maintenir une documentation qualité • Se situer par rapport aux autres labos sur les questions de qualité • Organiser une méthode de conduite de l’action. • S’appliquer à soi même une démarche qualité. • Accompagner les démarches qualité issues du Labo. • OBJECTIFS : • Recenser et analyser les actions proches d’une démarche qualité. • Engager 3 actions intégrant la démarche qualité (à 1 an) • Officialiser la démarche qualité au labo (d’ici l’été) • Identifier les compétences et les volontés internes au labo en démarche qualité (à 6 mois) • ACTIONS : 1. Définir la cartographie des processus du laboratoire. 2. Identifier les processus clef du fonctionnement du labo 3. Définir et prioriser les actions à entreprendre. 4. Communiquer sur la démarche qualité:existence d’un document descriptif de notre système qualité, avalisé par le conseil de labo, présentation en séminaire interne. Mise en place de la démarche qualité au LTDS : Mai 2005 LA DEMARCHE QUALITE DU LTDS A partir d’un état des lieux de la situation du laboratoire, les différents partenaires et leurs attentes respectives ont été identifiés. Une cartographie de la démarche qualité a été réalisée selon le graphe directeur de l’approche processus. Cette réflexion a conduit à décrire l’ensemble des activités du laboratoire sous forme de processus. Les processus identifiés font actuellement l’objet d’une définition approfondie (pilote, caractéristiques, vitalité…). La connaissance de ces processus, de leurs interactions, permettra de définir des indicateurs pertinents d’évaluation et les ressources nécessaires au bon fonctionnement de la démarche. La méthode de mise en application de cette démarche se fera par la création de groupes de travail par action ou processus. Un ou plusieurs membres de l’AMQ font partis de ces groupes de travail pour diffuser la démarche et ses outils. Partenaires Direction du laboratoire Antenne management de la qualité MESURES, ANALYSES ET AMELIORATIONS RESSOURCES DU LABORATOIRE DEROULEMENT DES PROCESSUS Processus de direction Processus de réalisation Processus support • Définition de la stratégie du labo • Conseil de labo • Communication (interne et externe) • Capitalisation des connaissances (séminaires internes, cahier de laboratoire) • Rédaction du bilan et des perspectives : Comité national Plan quadriennal • Activité de recherche • Formation (Thèse, formation initiale, formation permanente) • Collaborations Académiques, Contractuelles: Valorisation Suivi Rapport • Vie de « manip » Conception, développement Mesures Recyclage Archivage des données • Diffusion de la connaissance : publications et congrès • AMQ • Gestion Financier Personnels (RH, PFU) Locaux • Administration, règles, contrats • Sécurité • Assistance technique • Ressource bibliographique Exemple de Conduite d’une action: Réalisation du site WEB. La réalisation d’un nouveau site Web était programmée. Nous avons décidé de conduire ce projet selon l’approche qualité. Un pilote a été désigné et des ressources (humaines et financières) ont été allouées. Le pilote du processus a pu constituer un groupe de travail, incluant deux personnes de l’AMQ. L’approche PDCA a été initiée dès le départ au sein du groupe de travail, permettant de définir les clients et leurs attentes. Cette définition a servi de support à la rédaction du cahier des charges. Un calendrier avec des jalons précis a été fixé avant le départ de la phase de réalisation. Tout au long de cette phase, il a été régulièrement fait des contrôles pour s’assurer que l’avancement du projet ne remettait pas en cause le cahier des charges. Cette action est, à l’heure actuelle, encore en phase de réalisation. Régulièrement, un compte rendu sur l’évolution de la réalisation a été fait au sein de l’AMQ. Cette démarche, bien que n’ayant pas été annoncée initialement comme une démarche qualité au sein du groupe de travail, a bien fonctionné. Après quelques semaines de fonctionnement, une rapide présentation de ce que pouvait être une démarche qualité a alors été faite auprès des membres du groupe de travail. Les différents acteurs ont pu mesurer les avantages apportés par ce formalisme. Mars-Juillet 2005 Septembre 2005 Communication: La démarche doit être officialisée au sein du laboratoire (septembre). Une communication du directeur de labo est prévue au conseil de laboratoire. Une explication de la démarche se fera en séminaire interne. La communication externe pourra être faite au travers du site Internet dans un premier temps et sera décrite dans le prochain rapport d’activité. Un document décrivant la démarche qualité au LTDS est en cours de rédaction et sera diffusée lors de l’officialisation de la démarche. Déploiement de la démarche: D’autres actions doivent être entreprises pour satisfaire nos besoins qualité (capitalisation des connaissances, gestion de la production scientifique, vie de « manip », gestion des locaux, assistance technique, etc). L’objectif chiffré initial est de trois actions en 2005. Perspectives Ecole Centrale de Lyon - Laboratoire de Tribologie et Dynamique des Système – UMR 5513 - 36 Avenue Guy de Collongue – 69134 Ecully – France - ltds.ec-lyon.fr