Séance d’information pour les conseils scolaires et les vérificateurs externes

1. Séance d’information pour les conseils scolaires et les vérificateurs externes Direction de l’analyse et de la responsabilisation financières Automne 2014

2. Ordre du jour SISOn Transfert de paiement Rapport sur les immobilisations Corporelles Trucs et Astuces SIFE 2.0 Modifications des États Financiers Comptabilisation pour les sites contaminés Rapport de mars 2015 et Erreurs courantes Durée de vie utile restante Allocation Qualifications et Expérience MAPI

3. SIFE 2.0 SISOn

4. Survol du processus Dans la Note de service 2014 : SB17, le Ministère informait les conseils scolaires que le précédent processus d’examen de l’effectif avait été discontinué et que les données sur l’effectif du SISOn seraient téléchargées directement dans le SIFE 2.0. Les conseils doivent vérifier l’exactitude des données sur l’effectif dans le SISOn. Les données du SISOn seront téléchargées dans le SIFE 2.0 tous les soirs, jusqu’au 30 septembre 2014. Tous les changements apportés par les conseils aux données du SISOn à la fin de la journée seront téléchargés dans le SIFE 2.0 avant midi le jour ouvrable suivant. Un dossier supplémentaire « OnSIS Data » (Données du SISOn) pourra être consulté pendant le cycle des États Financiers. Dans le cas des écoles situées à des endroits différents, mais qui offrent les mêmes programmes (et utilisent la même BDICE), les conseils scolaires peuvent allouer de l’effectif à chaque installation.

5. Liste des tâches • La liste des tâches contient un nouveau dossier « Données SISOn ». Il permet de consulter les données sur l’effectif téléchargées à partir de SISOn • Les sous-dossiers sont: • Données d’effectif chargées • Rajustement du Ministère Entrée et Révision • Données d’effectif SISOn - Révision

6. Données d’effectif téléchargées • Le dossier « Données d’effectif chargées » contient deux formulaires, l’un pour les écoles élémentaires, l’autre pour les écoles secondaires. Chaque formulaire contient de multiples onglets correspondant aux types de données.

7. Données d’effectif téléchargées - Élémentaire • Chaque entité a un onglet correspondant: maternelle, jardin d’enfants, 1re à 3e années, 4e à 8e années, Gouvernement du Canada, Visas, Autres, ESL et PANA, FLS et langues autochtones. • Chaque onglet contient les données sur l’effectif de chaque école en octobre et en mars.

8. Données d’effectif téléchargées- Secondaire • Chaque entité a un onglet correspondant : 9e à 12e années, 9e à 12e années (crédits élevés), 9e à 12e années (21 ans et plus), Gouvernement du Canada, Gouvernement du Canada (21 ans et plus), Visas, Visas (21 ans et plus), Autres, Autres (21 ans et plus), ESL et PANA, FLS, Langues autochtones, Études autochtones et RDA. • Chaque onglet contient les données sur l’effectif de chaque école en octobre et en mars.

9. Effectif pour l’école offrant de multiples programmes Lorsqu’une installation offre de multiples programmes (c.-à-d. différente BDICE), le Ministère regroupera l’effectif enregistré sous ces BDICE et l’assignera à cette installation. Le Ministère téléchargera les données des BDICE des programmes offerts par cette installation dans la colonne ONSIS Child BSIDs ,qui est la dernière colonne à droite des formulaires téléchargés.

10. Rajustement du Ministère - Entrée • Seuls les administrateurs et administratrices ainsi que les agent(e)s des finances (AF) du Ministère pourront utiliser cette fonction. Le personnel des conseils scolaires aura un accès « Lecture seule ». • Pendant le cycle, les modifications des administrateurs (y compris des AF) seront appliquées aux versions brouillons et de travail des soumissions. Les valeurs de toutes les versions seront alors recalculées à partir des données modifiées sur l’effectif.

11. Rajustement de l’effectif- Élémentaire et Secondaire La disposition de ces deux formulaires téléchargés est identique à celle des précédents. Ces formulaires montrent les modifications apportées par le Ministère aux données téléchargées dans SISOn avant que celles-ci ne soient inscrites dans la soumission du conseil. Toutes modifications résultant d’une vérification des effectifs figureront dans ces formulaires.

12. Rajustement du Ministère - Révision Ce formulaire ne contient que les écoles dont les données ont été modifiées à l’aide des formulaires de Rajustements du Ministère - Entrée. Il contient deux onglets, chacun correspondant à un palier.

13. Données d’effectif SISOn - Révision • Ce formulaire contient les données finales sur l’effectif des installations tirées de SISon, après les modifications du Ministère. Ces données sont celles inscrites dans les formulaires applicables de toutes les versions des soumissions des Conseils Scolaires : les données en provenance des écoles, les tableaux 12 et 13 ainsi que les sections 3 et 18.

14. Formulaire - Répartition de l’effectif par installation Un formulaire supplémentaire « Répartition de l’effectif par installation » est le premier élément qui s’affiche dans le dossier Entrée. Ce formulaire permet aux conseils de répartir l’effectif entre les installations qui utilisent la même BDICE, c.-à-d. qui offrent les mêmes programmes que leurs écoles mères et affiliées. Les données sur l’effectif téléchargées à partir de SISOn sont attribuées à l’école dont le numéro SIIS est le moins élevé. Contrairement aux autres formulaires SISOn, celui-ci ne modifie la répartition de l’effectif que dans la version sélectionnée dans la partie supérieure du formulaire. Seules les installations qui utilisent la même BDICE y figurent.

15. Formulaire - Répartition de l’effectif par installation Pour chaque installation, le Conseil doit s’assurer qu’il y ait une somme nulle d’ajustement; sinon une règle de validation s’affichera (c.-à-d. un message d’erreur)

16. Formulaire - Répartition de l’effectif par installation

17. QUESTIONS ?

18. SIFE 2.0 Transfert de paiement

19. SIFE 2.0 Système des paiements de transfert • Les conseils doivent continuer à utiliser SIFE 1.0 pour accéder au Système des paiements de transfert • SIFE 1.0 continuera à être accessible aux Conseils Scolaires jusqu’à fin mars 2015 • SIFE 2.0 sera éventuellement utilisé pour accéder au Système des paiements de transfert.

20. QUESTIONS ?

21. SIFE 2.0 Rapport sur les immobilisations corporelles

22. Rapport sur les immobilisations corporelles – Survol Le tableau 3C est maintenant séparé en trois formulaires dans le SIFE 2.0 (États financiers 2013-2014) • Tableau 3C – Immobilisations corporelles – Données détaillées – Entrée • Tableau 3C – Immobilisations corporelles – Données détaillées – Validation • Tableau 3C – Tableau de continuité portant sur les immobilisations – Entrée

23. Immobilisations corporelles – Données détaillées - Entrée Tableau 3C – Immobilisations corporelles – Données détaillées – Entrée • Les terrains, immeubles et améliorations aux terrains (y compris CeC et coûts antérieurs à l’acquisition) doivent être inscrits par immobilisation à l’aide du Tableau 3C – données détaillées – entrée • Ce processus remplace l’ancien système de téléchargement des données sur les immobilisations qui utilisait un fichier avec des champs délimités par une barre verticale • Les informations inscrites au tableau des Données détaillées-Entrée seront résumées au Tableau 3C – Tableau de Continuité portant sur les immobilisations - Entrée

24. Immobilisations corporelles – Données détaillées – Entrée (suite) • Chaque actif sera inscrit sur une ligne distincte sur la feuille des données détaillées. • 50 lignes vides sont prévues pour l’ajout de nouveaux actifs acquis au cours de la période. • Chaque ligne contient 52 colonnes qui sont divisées en sections. Ces sections sont les suivantes : • Informations sur les immobilisations (Nom de l’actif, Numéro de l’actif, Type, Statut, Numéro SIIS et adresse) • Durée de vie utile restante • Information sur les Coûts (Détails sur la valeur comptable brute) • Détails sur l’amortissement cumulé • Calculs de la Valeur Comptable Nette à l’ouverture et à la fermeture • Information sur les Ventes et les Produits d’aliénation • Construction en cours • Coûts antérieurs à l’acquisition • Renseignements sur les transferts d’actifs

25. Immobilisations corporelles – Données détaillées - Entrée (suite) Les renseignements sur les actifs sont pré chargés, mais peuvent être modifiés. Les conseils scolaires doivent vérifier l’information et effectuer les changements nécessaires le cas échéant. Les soldes d’ouverture sont pré chargés et ne peuvent être modifiés. *** Les conseils scolaires doivent vérifier les soldes préinscrits dans leurs formulaires respectifs afin de s’assurer que le bon solde de fermeture de l’année précédente a été reporté.*** Le personnel du Ministère doit être avisé de toute erreur. Les soldes de clôture sont calculés. Note : le calcul de chaque solde de clôture est la somme de toutes les colonnes précédentes. Par conséquent, les champs prévus pour réduire les soldes doivent être entrés sous forme de nombres négatifs. Deux colonnes ont été supprimées – année scolaire et numéro du document. L’ordre de certaines colonnes a changé.

26. Données détaillées- Entrée – Nouvelles colonnes • Numéro d’actif du Ministère – Au Ministère, chaque immobilisation est doté d’un numéro d’identification unique. Ce numéro comprend le numéro du conseil scolaire et le numéro de série de l’actif. • Soldes de clôture – calculés à partir des actifs, une fois les données saisies et sauvegardées/soumises. • Transfert entre catégories d’actifs • Les conseils scolaires doivent créer un nouvel actif avec un nouveau numérod’actif et inscrire le transfert par actif dans le formulaire Données détaillées-Entrée. • Transfert aux actifs financiers • Les conseils doivent créer un nouvel actif destiné à la vente avec un nouveau numéro d’actif et inscrire le transfert par actif dans le formulaire Données détaillées-Entrée.

27. Données détaillées- Entrée – Nouvelles colonnes (suite) Valeur comptable nette à l’ouverture et à la fermeture Gains et pertes sont séparés en deux colonnes. Pour tout gain ou perte, un montant sera indiqué dans la colonne correspondante par actif. Lien de l’actif transféré – Nouveau champ visant à préciser où sont dirigés les actifs transférés. Les conseils scolaires doivent inscrire le nouveau numéro d’actif dans la colonne du lien pour l’ancien actif transféré, et le numéro de l’ancien actif dans la colonne du lien pour le nouvel actif. Indicateur d’actif « entièrement transféré » – Nouveau champ visant à identifier les actifs vendus ou transférés, p. ex. aux Actifs Financiers. Les actifs portant l’indicateur « Y» dans cette colonne, avec valeur comptable nette de zéro à la fermeture, ne seront pas pré chargés dans le formulaire de Données détaillées-Entrée pour les immobilisations corporelles de l’an prochain.

28. Données détaillées-Entrée – Lancer l’application • Les utilisateurs du SIFE se serviront de « Soumission – entrée et requête – É/F» sous liste des tâches pour inscrire les données sur les Immobilisations Corporelles  Aller au Tableau 3C – Immobilisations corporelles – Données détaillées  Fichier entrée  Lancer le formulaire Web d’entrée de données détaillées sur les immobilisations corporelles : • Note – Le formulaire de saisie des données détaillées sur les actifs comporte un grand nombre de données qui y sont associées. Il mettra un peu de temps à télécharger, pour les calculs et la sauvegarde, surtout pour les conseils scolaires de plus grande taille. Pour un conseil scolaire de moyenne envergure, le formulaire sera téléchargé en environ 45 secondes; ce sera un peu plus long pour les conseils scolaires de plus grande taille.

29. Données détaillées-Entrée – Saisie des données • Les conseils scolaires peuvent entrer directement les données dans le formulaire Web, mais il sera plus long à mettre à jour et à sauvegarder. Il n’est pas recommandé aux conseils d’utiliser le formulaire Web pour la saisie de données. • On peut utiliser Smart View pour ouvrir les détails, mais il faudra alors mettre à jour les paramètres du registre – Veuillez consulter le Guide de dépannage, à la page 9. • Recommandation : il est plus facile de travailler dans Excel jusqu’à ce que les données soient prêtes à soumettre. • Exportez le fichier sous forme de feuille de calcul au lieu de SmartView; les colonnes supplémentaires à droite sont utilisées pour la validation – on peut les masquer ou les supprimer. • Utilisez un ordre croissant des numéros de série afin que les données soient dans le bon ordre l’an prochain • Les codes sources pour une aliénation ou un ajout doivent être correctement reflétées si la transaction a eu lieu entre PCG. • Le fichier final à copier dans Smartview DOIT être trié en ordre croissant pour la colonne des numéros d’actifs du Ministère (p. ex. B66176-A000000000007), soit le numéro du conseil + l’ancien numéro de série de l’actif.

30. Données détaillées – Validation Le formulaire de Données détaillées – Validation peut être ouvert en même temps dans SmartView, en utilisant un autre onglet. Les conseils scolaires ne peuvent entrer des données directement dans le formulaire de Données détaillées – Validation. Une validation et une vérification d’erreurs des données saisies sur les actifs ont lieu lors de la sauvegarde des données. Certaines colonnes exigent que les données aient un format spécifique. Si le format n’est pas respectée, ceci produira une erreur. Les cellules comportant des erreurs seront affichées en rouge. Les messages de Validation des données sont affichées dans le coin supérieur droit de l’écran. Les corrections peuvent être faites en retournant dans le formulaire des Données détaillées-Entrée pour y apporter les modifications et faire la sauvegarde à nouveau. Pour une liste des exigences relatives à la forme des données, consultez les directives sur les États Financiers.

31. Tableau de continuité portant sur les immobilisations Les renseignements sur l’entrée de données détaillées sont résumés dans le Tableau de Continuité portant sur les Immobilisations Corporelles, selon les diverses catégories d’actifs. Les renseignements qui ne sont pas saisis dans le formulaire de Données détaillées-Entrée doivent être inscrits directement dans le Tableau de Continuité. Les modifications au solde d’ouverture sont des ajustements matériels qui concernent uniquement des redressements pour une période précédente. Les ajustements non matériels doivent être saisis en tant que transactions pour l’année en cours. Les transferts entre diverses catégories d’actifs seront résumés dans le tableau de la continuité. Les données détaillées sur les actifs seront pré chargées dans le Tableau de Continuité. Entrez les transferts vers ou à partir d’autres actifs directement dans ce tableau. La colonne total du transfert entre catégories d’actifs doit être à zéro, même si la colonne correspondante du formulaire de Données détaillées-Entrée n’a pas un impact nul. Tout gain ou perte nets pour les actifs mis en commun doit être inscrit. Pour les actifs non mis en commun, les conseils calculent le gain/la perte par actif. Un message d’erreur apparaîtra si la différence entre la somme du produit d’aliénations moins la valeur comptable nette des actifs aliénés n’est pas égale au gain ou à la perte.

32. Questions?

33. SIFE 2.0 Rapport sur les Actifs Destinés à la Vente (ADV)

34. Rapport sur les ADV – Tableau 3D • Ce formulaire comporte deux onglets : • Onglet sur les actifs destinés à la vente (ADV) • Actifs destinés à la vente – l’onglet « Détails » • Le premier onglet est un résumé de l’onglet « détails », lequel exige l’entrée de données par actif. • Les actifs sont classés en cinq catégories : • Terrains et améliorations aux terrains ayant une durée de vie illimitée • Améliorations aux terrains • Bâtiments – 40 ans • Autres bâtiments • Mis hors service de façon permanente – Bâtiments – 40 ans • Le total de la colonne des ajouts en cours d’année doit être égal à la valeur comptable nette transférée des formulaires IC Données détaillées – Entrée / Tableau de Continuité.

35. Tableau 3D – ADV - Onglet « Détails • L’onglet « Détails » sur les actifs destinés à la vente contient 13 colonnes. • Nouvelles colonnes • Numéro de l’actif – Les conseils doivent attribuer un numérod’actif à chaque actif destiné à la vente, qu’il s’agisse d’un actif existant ou nouveau; cette information sera utilisée ultérieurement pour créer le numéro d’actif du Ministère. • Lien de l’actif transféré – Comme pour le tableau 3C, cette colonne sert à voir d’où ou vers où le transfert est effectué. Pour tout nouvel actif transféré aux actifs financiers, les conseils scolaires doivent entrer le numéro initial de l’actif dans la colonne « Lien de l’actif transféré» dans le Tableau 3D et entrer le numéro de l’actif financier dans la colonne « Lien de l’actif transféré » dans le formulaire IC Données Détaillée – Entrée. • Actif destiné à la vente – types d’aliénation : C = aliénation complète, P = aliénation partielle et N = non aliéné. Les actifs complètement aliénés dont la valeur nette à la fermeture est de zéro ne seront pas pré chargés dans le prochain cycle. • Gain/perte est séparé en deux colonnes – Gain/perte sur l’aliénation • Les conseils scolaires doivent calculer le gain/la perte par actif et le reporter dans la colonne correspondante. • Dépenses supplémentaires sur les ADV • Toute dépense relative à l’actif transféré avant qu’il devienne un actif financier doit être inscrite au tableau 3C et traitée comme une transaction touchant les immobilisations corporelles. • Les dépenses relatives à des actifs financiers existants sont généralement une charge. S’il s’agit de dépenses matérielles, les conseils doivent consulter leurs vérificateurs afin de voir si ces dépenses sont admissibles à s’ajouter aux actifs financiers.

36. Questions?

37. SIFE 2.0 Trucs et astuces

38. SIFE 2.0 Trucs et astuces • Confirmer l'exécution des règles administratives • Deux messages doivent s'afficher après l'enregistrement du formulaire Web. • S'il manque la deuxième règle, quittez le formulaire, sélectionnez n'importe quel formulaire d’entrée et cliquez sur le bouton  Enregistrer pour déclencher la règle. Confirmez que les calculs ont bien été effectués.

39. SIFE 2.0 Trucs et astuces • Erreur d'enregistrement sur les longs formulaires Web • Dans le cas des longs formulaires Web, il arrive parfois que le bouton Enregistrez semble ne pas répondre. • Vous devez alors descendre jusqu'au bas du formulaire, remonter au début puis cliquer sur le bouton Enregistrer. • Par exemple: Tableau 9, Formulaire B, Formulaire C • Erreur de dépassement du délai d'attente dans Smart View à l'ouverture ou l'enregistrement de formulaires contenant un grand volume de données (p. ex. formulaire d’entrée de données détaillées sur les immobilisations corporelles) • Consultez le Guide de dépannage du SIFE 2.0 (page 9) pour modifier le registre de votre ordinateur et augmenter le délai d'attente.

40. SIFE 2.0 Trucs et astuces • Erreur de rapport et d'impression • Consultez le guide d’utilisation SIFE 2.0 (page 8), pour établir vos préférences « Financial Reporting » dans la nouvelle application. Ceci doit être fait à chaque nouvelle application, c’est-à-dire pour chaque cycle (états financiers, prévisions budgétaires révisées etc.)

41. SIFE 2.0 Trucs et astuces • Erreur d'impression du carnet de rapports • Assurez-vous d’avoir bien sélectionné le conseil et la version pour les cubes Principal et Détail (Main and Detail),puis sélectionnez Tout (All) pour exécuter le carnet de rapports. La sélection du cube Détail (Detail) est souvent omise.

42. SIFE 2.0 Trucs et astuces • Excel • Si vous souhaitez utiliser un formulaire dans Excel, sans être connecté à la base de données par Smart View, sélectionnez « Outils - Exporter sous forme de feuille de calcul » dans le formulaire de planification (Planning) – puis « ouvrir dans Excel» (Tools Export as Spreadsheet – Open with Microsoft Excel). • Vous obtiendrez un document Excel du même format que ceux des formulaires de planification et de Smart View. • Vous pourrez alors travailler dans ce document Excel et le copier dans Smart View lorsque vous serez satisfait des données. • Lorsque vous exportez des formulaires d’entrée, il se peut que plusieurs colonnes inutiles apparaissent. Toute colonne qui commence avec « Cue » peut être ignorée.

43. SIFE 2.0 Trucs et astuces • Smart View • Le bouton Ouvrir dans Smart View ne fonctionne pas • Consultez le Guide de dépannage SIFE 2.0 page 11

44. SIFE 2.0 Trucs et astuces • Smart View • Copier-coller plus facile dans une feuille Smart View : • Sélectionnez le presse-papiers (Clipboard) dans Excel et choisissez soit « Afficher le Presse-papiers Office automatiquement » (Show Clipboard Automatically) soit « Copier sans afficher le Presse-papiers Office » (Collect without showing Clipboard). • Cela permet de sauvegarder vos données copiées dans votre presse-papiers si vous devez retirer la protection de votre feuille Smart View avant de coller vos données.

45. SIFE 2.0 Trucs et astuces Utilisation de deux écrans : • Pour chacune des options, si vous entrez des données sur un écran, vous devrez rafraîchir les données de l'autre écran pour voir le résultat. • Option 1 – Si vous avez deux navigateurs distincts (p. ex., Firefox, Internet Explorer 9), ouvrez une session dans chacun des navigateurs.

46. SIFE 2.0 Trucs et astuces Utilisation de deux écrans : • Option 2 – Si vous avez un seul navigateur, ouvrez une autre session dans celui-ci : • Dans Internet Explorer, sélectionnez Fichier > Nouvelle session à partir du menu, rendez-vous sur le site Web du SIFE et ouvrez une séance. • Dans Firefox, recherche d’une solution en cours. • Option 3 – Utilisez Smart View pour entrer les données et le navigateur Web pour consulter les résultats et les rapports.

47. SIFE 2.0 Trucs et astuces Les documents suivants sont tous accessibles sur site Web de FAAB : • SIFE 2.0 Guide d’utilisation • SIFE 2.0 Guide de dépannage • SIFE 2.0 Instructions de configuration du système Directives détaillées • SIFE 2.0 Instructions pour l’enregistrement de l’utilisateur http://faab.edu.gov.on.ca/Financial_StatementsFR.htm

48. Questions?

49. Modifications des états financiers de 2013-14

50. Résumé des modifications • Tableau 5.5 • Transfert d’excédent accumulé aux intérêts gagnés du fonds d’amortissement engagés • Tableau 5.1 • Ajout d’une ligne pour les APE • Ajout d’une colonne pour l’ajustement des revenus reportés • Actifs destinés à la vente – ouverture d’une cellule pour les transferts aux revenus • Tableau 9 • Inclusion de toutes les subventions d’APE à la ligne « Autres subventions du ministère de l’Éducation » • Tableau 12 • Données de RDA maintenant téléchargées de SISOn • Section 17 • Reconnaissance de l’assiduité