Management-Informationssysteme

1. Management-Informationssysteme 29 April 2009 Informationsverarbeitung 2 Daniela Pinter Reinhard Schwiegk

2. Übersicht • Was sind MIS? • Wozu werden MIS benötigt? • Bedeutung von Information,Wissen • Bestandteile von MIS • BSP eines MIS • Dimensionen/Funktionen • Abgrenzung zu DSS/EIS • DATA WAREHOUSE- OLTP-OLAP • Einführung/Implementierung von MIS

3. Was sind MIS? • EDV gestützte Systeme, • erlauben Managern verschiedener Hierarchie- ebenen, • detaillierte und verdichtete Informationen, • aus einer operativen Datenbasis zu extrahieren! • Die Informationsverarbeitung erfolgt ohne Modellbildung bzw. ohne Anwendung von aufwendigen Methoden ! (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

4. Was sind MIS? • Daher: • Beschränkung auf reine Datenzusammenstellung • Weitestgehend unselektierte/unsortierte Berichtsdaten • Weitere Aufbereitungsschritte vom Management selbst • Dennoch: • MIS fester Bestandteil der betrieblichen Systempyramide, • greifen auf Daten der operativen Basissysteme verdichtend zu, • bilden ein DV-gestütztes Standardberichtswesen mit einfachen Auswertungen! (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

5. Was sind MIS? Erklärung operative Basissysteme: • Administrationssysteme: • Verarbeitung von anfallenden Massendaten • Verwaltung von Beständen • Bsp: Kunden-Lieferanten-Produktstammdaten • Dispositionssysteme: • Vorbereitung kurzfristiger Entscheidungen, • in klar strukturierten Entscheidungssituationen (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

6. MIS in der Anwendungspyramide (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence ) Was sind MIS?

7. Was sind MIS? Wie läuft Extrahierung der Daten ab? • Vorformulierte Datenbankabfragen periodisch an die operativen Systeme gerichtet • Abfrageergebnisse als Berichte formuliert • Inhalt der Berichte: bereichsspezifische Mengen/Wertgrößen, • da sich Abfragen auf betriebliche Funktionalbereiche beziehen • Conclusio: MIS sind operative Kontrollinstrumente mit kurz-mittelfristigem Entscheidungshorizont • Schulbuchhandel: z.B periodische Berichte über Veränderung des Lagerbestands von stark nachgefragten Büchern (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

8. Was sind MIS? Weitere Unterscheidung: • MIS im engeren Sinne: • Aufbauend auf operativen Systemen zur Basisdatenverwaltung • Versorgung des mittleren Managements mit Informationen, • mit Hilfe vordefinierter Abfragen > Berichte! • MIS im weiteren Sinne: • Auf Basis operativer Informationssystemen aufbauend, • die vielfältige Planungs –, Kontroll- und Steuerungsprozesse • auf allen Ebenen der Unternehmenshierarchie unterstützen! Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

9. MIS im weiteren Sinne: Oberbegriff für alle computergestützten Informationssysteme, zur Unterstützung des Managements, in allen Phasen des Führungsprozesses! Was sind MIS? Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

10. Informationssysteme • Definition • (…) ein aufeinander abgestimmtes Arrangement von personellen, organisatorischen und technischen Elementen zur Gewinnung, Verarbeitung, Bereitstellung, Verwaltung und Übermittlung von Informationen. Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

11. Informationsbedarf I • Notwendige Informationen, die für die Erreichung bestimmter Ziele bzw. zur Lösung von Problemen benötigt werden • Objektiver Informationsbedarf: • Jene Infos, die objektiv gesehen für die zu bearbeitende Aufgabe benötigt werden • Subjektiver Informationsbedarf: • Abhängig von den individuellen Präferenzen Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

12. Die Schnittmenge aus Informationsbedarf, -nachfrage und -angebot ergibt den jeweiligen Informationsstand Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen Informationsbedarf II

13. Nutzen und Vorteile von Informationssystemen Derzeitige Situation in Unternehmen: • Datenflut bei gleichzeitigem Informationsmangel • Unüberschaubarkeit an Infos • Verlängerte Analysezeiten • Schnelles Handeln vom Management

14. Nutzen und Vorteile von Informationssystemen • Hilfsmittel bei der Ausübung von Planungs- und Entscheidungsprozessen • Unterstützung bei der Bewältigung von Managementaufgaben mit Hilfe entscheidungsrelevanter Informationen • Nur bei sinnvollem Einsatz!

15. Abgrenzung Information <-> Wissen • „Information ist zweckorientiertes Wissen“ (Wittmann) • Informationen werden aus Daten generiert • Die Umsetzung von Daten in Informationen setzt Wissen voraus • Infos können schnell übertragen werden, Wissen nicht! • Wissen resultiert aus der Verbindung von Informationen Haberstock (2000): Executive Information Systems und Groupware im Controlling

16. Für den Bereich der Datenverarbeitung sind operative Systeme verantwortlich, für die Informationsverarbeitung die MIS (dienen als Grundlage für Generierung von Wissen) Haberstock (2000): Executive Information Systems und Groupware im Controlling Abgrenzung Information <-> Wissen

17. Anforderungen an die Informationsversorgung Nutzen von Informationen durch vier Kriterien als Basis für Managemententscheidungen Hichert/Moritz (1995): Management-Informationssysteme. Praktische Anwendungen

18. Bestandteile von MIS • Durch direkten Zugriff auf operative Systeme (Massendaten abgelegt) • Benötigen MIS keine eigenständige Datenhaltung • Operative Systeme – sequentielle Datenhaltung • d.h: Daten von Dateianfang bis Dateiende gelesen • sehr einseitige starre Sicht auf internes Datenmaterial • Somit Flexibilität der Auswertungen eingeschränkt • MIS führen deshalb nur Datenverdichtungen durch (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

19. Bestandteile von MIS • Vordefinierte Abfragen werden in den MIS Programmen gespeichert > Reportbasis! • Von Operatoren/Anwendern gestartet, kann der Datenoutput in Berichtsform an das Management weitergeleitet werden • Passive Berichtserstattung (Aktionen selbst ausgelöst) • Nachteil: objektive AD-HOC Informationsbedürfnisse (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

20. Bestandteile von MIS • Daher Rolle der MIS als DATA SUPPORT • Versorgung des Managements mit Datenmaterial • Unabhängig von Unternehmensproblemen • Zugetragene Datenmaterial – problemorientierte Nutzung • Analytische Funktionalität (Problemlösungen) • Entscheidungsorientierte Systeme (DSS) • Werden später erwähnt (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

21. BSP eines MIS • Vertriebsinformationssystem als MIS aufgebaut • Steuerung/Kontrolle von Vertriebsaktivitäten • Relevanten Daten aus operativen System extrahiert • Einbezug aller Einflussgrößen (Produkt/Märkte Regionen) • Ziel: Möglichst hohe Flexibilität • Unterschiedliche Berichte aus Datenbestand generierbar (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

22. BSP eines MIS 1.Bericht: kurzfristige Absatzmengenbetrachtungen 2.Bericht: Produktmanagement 3.Bericht: Regionalmanagement (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

23. Dimensionen von MIS • Dienen der Analyse bzw. zum Beschreiben von Managementinformationssystemen • Einteilung in zwei Haupt-Dimensionen: • EDV-orientierte Dimension • BWL-orientierte Dimension Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

24. Dimensionen von MIS Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

25. Dimensionen von MIS 1) Phasen der Softwareentwicklung • Entwicklungs-Einführungsphase • Anwendungsphase: • Modelle zur Lösung konkreter Probleme eingesetzt 2) Computertechnische Dimension • Notwendige Soft-Hardware, Kopplung von Softwaresystemen, die zur technischen Realisierung nötig sind! 3) Datentechnische Dimension • Fragen der Speicherung/Sortierung/Transport von Daten • Selektieren/Aggregieren gespeicherter Daten Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

26. Dimensionen von MIS 4) Funktionale Gliederung • Informationssystem nach Bezugsobjekt gegliedert • Bsp.: Beschaffung/Produktion/Absatz/Finanzen 5) Anwendungsorientierte Dimension • Unterschiedlichen Anwender werden nach deren hierarchischen Stellung im Unternehmen geordnet 6) Tätigkeitsorientierte Sichtweise • Welche Tätigkeiten unterstützen MIS im Managementprozess? z.B.: im Rahmen der Planung, Steuerung, Kontrolle Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

27. Dimensionen von MIS Kombination der Sichtweisen: • EDV-orientierten Dimension: • Rückschluss auf DV-orientierten Gestaltungsrahmen des MIS • BWL-orientierte Dimension: • Anforderungen der MIS aus betriebswirtschaftlicher Sicht festgelegt Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

28. Funktionen von MIS Sammlung/Verarbeitung/Bereitstellung –wesentliche Aufgabe! 3 Hauptfunktionsbereiche: 1) Informationsorientierte Funktionen • Dienen zur Vorbereitung, Initiierung, Überwachung von Entscheidungsprozessen • Ziel: Versorgung mit erfolgskritischen Informationen • Vordergrund: Informationsfilterung/Aggregation/Präsentation von Infos Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

29. Funktionen von MIS 2) Entscheidungsorientierte Funktionen • Ziel: Unterstützung der Entscheidungsträger bei der Lösung schlecht strukturierter Probleme • Interaktiven/rechnergestützten Systeme verwenden Modelle und Analysetechniken (Bsp.: Regressions- Analyse) • Entscheidungs- Unterstützungssystem – trifft auch selbständige Entscheidungen (Bewertung von Handlungsalternativen) 3) Allgemeine Funktionen • Nicht zur Info-Entscheidungsunterstützung • Bsp.: Benutzerschnittstelle (Benutzereingabe/Systemausgabe) • Kommunikation zwischen Anwender und MIS Björn,(1998) :Künstliche neuronale Netze in Management Informationssystemen

30. Abgrenzung zu DSS/EIS DSS (Decision Support Systems): • Effektive Unterstützung des Managements im Planungs-Entscheidungsprozess • Anstatt: zeitgerechte/sachgerechte Informationsversorgung • Unterstützung mit Hilfe von Modellen/Methoden/ problem- bezogenen Daten • Einsatz von DSS zur Problemstrukturierung, Alternativengenerierung und -bewertung • Systempyramide: Einordnung oberhalb der MIS (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

31. Abgrenzung zu DSS/EIS (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

32. Abgrenzung zu DSS/EIS Beispiel eines DSS: • Vertriebsinformationssystem um ein spezifisches DSS erweitert • Lineare Regression (als einfaches Prognoseverfahren) verwendet • Somit soll vom historischen Datenmaterial auf zukünftige Marktvolumina geschlossen werden • Datenschnittstelle (operativer DB und DSS-DB hergestellt) • Durch Modelluntersützung (lineare Regression) • Berechnung verschiedener Szenarien (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

33. Abgrenzung zu DSS/EIS Ergebnis ist ein Absatzplan der später die Basis für Beschaffung-Produktionsprogrammplanung darstellt (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

34. Abgrenzung zu DSS/EIS EIS (Executive Information Systems): • Dialog- datenorientierte Informationssysteme mit ausgeprägten Kommunikationselementen, • die dem Management, • entscheidungsrelevante interne/externe Infos, • mittels intuitiv bedienbarer/individuell anpassbarer Benutzeroberflächen zur Verfügung stellen • Im Gegensatz zu DSS: EIS methodenarm • Initiierung/Überwachung von Entscheidungsprozessen (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

35. Abgrenzung zu DSS/EIS EIS (Executive Information Systems): • EIS auf frühzeitige Erkennung bedeutender Entwicklungen ausgerichtet • Einsatzgebiet: • frühe Phase des Planungs-Entscheidungsprozesses • Auch im Rahmen der Kontrollphase (Maßnahmenüberprüfung) • Äußerst flexibel bei der Darstellung von Daten (Drill Down) • Auf Grund der übergreifenden Ausrichtung- Spitze der betrieblichen Anwendungspyramide (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

36. Abgrenzung zu DSS/EIS (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

37. Abgrenzung zu DSS/EIS Beispiel eines EIS: • Vertriebsinformationssystem um geforderte Funktionen erweitert (Exception Reporting/E-Mail/ Navigationsmögl.) • Vor der Implementierung eines Vertriebsinformationssystems > Auswahl kritischer Bereiche/Schlüsselfaktoren (Auftragseingang) (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

38. Abgrenzung zu DSS/EIS Beispiel eines EIS: • Einstieg: leicht bedienbare Benutzeroberfläche • Wichtige Nachrichten auf Startbildschirm • Per Mausklick: Anwender kann in Kennzahlen verschiedener Vertriebsstandorte einsehen • Auf einem Blick SOLL-IST Mengen angezeigt • Bzw. deren Abweichungen ermittelt • Anzeige durch Warnfarben z.B bei Auftragseinbrüchen in Bayern • Jederzeit ein Drill-Down auf niedrig aggegrierte Daten möglich (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

39. Abgrenzung zu DSS/EIS http://www.youtube.com/watch?v=WWhrh-8PBlI Drill Down BSP. (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )

40. Data Warehouse und MIS • MIS kann nur sinnvolle und zuverlässige Ergebnisse liefern, wenn eine vollständige und konsistente Datenbasis vorhanden ist! • Data Warehouse ist als Basis leistungsstarker MIS zu verstehen • => Informationsversorgung von MIS Hanning (1996): Data Warehouse und Management Informations Systeme

41. Data Warehouse • Definition: • „Ein Data Warehouse hat die Aufgabe, inhaltsorientiert, integriert und dauerhaft Informationen zur Unterstützung von Entscheidungsträgern zu sammeln, zu transformieren und zu verteilen.“ Wall 1999: Planungs- und Kontrollsysteme

42. Forderungen von Data Warehouse Konzepten • Unternehmensweite Datenintegration • Einbindung von auch unternehmensexternen Daten • Verarbeitung und Zusammenführung von verschiedenen Datenmaterial Wall 1999: Planungs- und Kontrollsysteme

43. Idealtypische Merkmale von Data Warehouse • Themenorientierung • Vereinheitlichung • Zeitorientierung • Beständigkeit Wall 1999: Planungs- und Kontrollsysteme

44. Anwendungsfelder von Data Warehouse • Data support: • Reine Informationsversorgung von Fach- und Führungskräften • Decision support: • Berechnung im Rahmen von Marktprognosen, Investitionsentscheidungen • Ursachen, Wirkungen, Trends Hanning (1996): Data Warehouse und Management Informations Systeme

45. OLAP- Online Analytical Processing • Mehrdimensionalität • Hyperwürfel, Dimensionen, Elemente Weber/Grothe/Schäffer (1999): Business Intelligence

46. OLAP- On-Line Analytical Processing • SLICING Weber/Grothe/Schäffer (1999): Business Intelligence

47. OLAP- On-Line Analytical Processing • DICING (Video) Weber/Grothe/Schäffer (1999): Business Intelligence

48. Voraussetzung für die Implementierung von MIS • Zwei wesentliche Erfolgsfaktoren: • Klares Ziel-Verständnis: Was soll das MIS leisten können? • Exzellentes Umsetzungsvermögen: Wie soll das MIS verwirklicht, genutzt und weiterentwickelt werden? Hichert/Moritz (1995): Management-Informationssysteme. Praktische Anwendungen

49. Voraussetzung für die Implementierung von MIS • Einbindung in die Unternehmensführung • Humanfaktoren • Personifizierung von Verantwortung • Konsequente Projektbesetzung • Breite Akzeptanz • Qualifizierung und Betreuung • Benutzerfreundlichkeit • Funktionalität und grafische Darstellungsmöglichkeiten der Infos Hichert/Moritz (1995): Management-Informationssysteme. Praktische Anwendungen

50. Voraussetzung für die Implementierung von MIS • WICHTIG! Ganzheitliche Abstimmung der technischen Bestandteile mit den betriebswirtschaftlichen Aufgaben und Prozessen unter Einbeziehung des Menschen (Gluchowski et al.2008: Management Support Systeme und Business Intelligence )