BÜRO YÖNETİMİ VE İLETİŞİM TEKNİKLERİ

1. BÜRO YÖNETİMİ VE İLETİŞİM TEKNİKLERİ

2. 1.1. BÜRO KAVRAMI Büro, faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli insan ve ekipmanlarla donatılmış çalışma yeridir. Bir başka ifadeyle büro, işletmenin idare işlerinin yürütüldüğü yerdir.

3. Örgütlerin gelişimine bakıldığında, başlangıçta bürolarda sadece yazışma yapılırken zamanla işlevlerinin arttığı gözlemlenmektedir.Çünkü içinde bulunduğumuz bilgi ve teknoloji çağını düşündüğümüzde bürolarda kullanılan araç ve gerecin değiştiğini ve çeşitlendiğini görmekteyiz.

4. Gelişen teknoloji “büro otomasyonu” kavramını beraberinde getirmiştir. Büro otomasyonu en basit tanımıyla; Bürolarda yapılan işlerin otomatik hale getirilmesi amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasıdır.

5. Artık bürolarda daktilo yerine bilgisayarlar ve yazıcılar kullanılmaktadır. Bu gelişmelere bağlı olarak bürolarda yapılan işler çeşitlenmekte ve yapılan işlerin önemi artmaktadır.

6. Günümüzde bürolar, bilginin öneminin artmasıyla bilgi ve iletişim teknolojilerinin bürolarda kullanılmasıyla, bilgi toplayan, işleyen ve dağıtan ortamlar olarak görülmeye başlanmıştır.

7. 1.2. Büroların Tarihsel Gelişimi 18. yy da, sanayi devriminin temeli sayılan buhar makinesinin icadı ve sonrasında kurulan birçok sanayi tesisi büroların gelişiminde bir dönüm noktası olmuştur.

8. Bu tarihten sonra gerek özel, gerekse kamu sektöründe birçok örgüt kurulmuş ve bürolar oluşturulmuştur.

9. Büro yönetiminin son dönemdeki gelişimine baktığımızda gelişen teknolojiyle birlikte bürolarda kullanılan araçlarında değiştiğini görmekteyiz. Artık, içi ve dışı iletişiminde internet, telefon ve yazışmalar kadar önem kazanmıştır.

10. 1.3. Büroların İşlevleri Büroların hizmet alanlarını kapsayan işlevleri aşağıda sıralanmaktadır: • Yazılı ve sözlü iletişimin sağlanması, • Bürolarda faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli bilginin sağlanması,

11. Büro çalışanların seçimi, işe alınması, eğitilmesi, sağlık ve güvenliğinin sağlanması vb. • Üretim faaliyetlerinin yürütüldüğü bürolarda bu işlerin planlanması, üretimin kontrol edilmesi vb.

12. Üretilen mamullerin depolama ve sevk etme işlemlerinin yapılması, • Örgütün varlık ve kaynaklarının incelenmesi, kar ve zararın hesaplanması,

13. Söz konusu işlevlerin yerine getirilmesi bürolarda bazı koşulların sağlanmasıyla mümkündür. Bürolarda işlerin sorunsuz yürütülebilmesi için yapılması gereken faaliyetler şunlardır:

14. Bürolarda işlerin planlaması ve programlanması. • Bürolarda etkin bir organizasyon yapısının kurulması. • Örgüt şemalarının oluşturulması. • Bürolarda verimlilik ve iş basitleştirme metotlarının uygulanması.

15. 5. İş bölümüne önem verilmesi. 6. Bürolarda iş akış şemalarının belirlenmesi. 7. Hareket ekonomisi tekniğinden faydalanılması 8. Bürolarda yerleşme ve çalışma koşullarının geliştirilmesi.

16. 9. Bürolarda forma kullanım ve kontrolüne önem verilmesi. 10. Büro araç – gereç ve makinelerini, seçim ve kullanım esaslarının belirlenmesi. 11. Dosyalama ve arşivleme sisteminin belirlenmesi.

17. Bürolarda gerçekleştirilen faaliyetler birbirinden farklı olduğundan bürolarda sunulan hizmetlerde farklılık gösterir. Ancak büro hizmetlerinin bazı ortak özellikleri vardır. Bu özellikler şunlardır:

18. Büro hizmetlerinin kolaylaştırıcı bir fonksiyonu vardır. • Büro hizmetleri bir hizmet çalışmasıdır. • Büro hizmetlerinin miktarını değişik faktörler belirler. • Büro hizmetlerinin işletme karına katkısı dolaylıdır.

19. Büro hizmetlerinin içinde en yoğunu bilgi ve hizmet üretmek ve iletişimi sağlamaktır. • Büro hizmetleri örgütün tüm bölümlerinde uygulanmaktadır. • Büro hizmetlerini yerine getiren kadın çalışan oranı artarak devam atemektedir.

20. 1.4. Büro Türleri Bürolar, klasik ve çağdaş bürolar olmak üzere ikiye ayrılırlar.

21. 1.4.1. Klasik Bürolar Klasik bürolar, işlemlerin fiziki bir ortamda gerçekleştirildiği bürolardır ve aşağıdaki başlıklara göre sınıflandırılabilirler

22. 1.4.1.1. Uzmanlık Alanlarına Göre Bürolar Bürolar bir veya iki kişi tarafından kurulan, çeşitli mesleki uzmanlık bilgilerinin sağlandığı bürolardır. Bu bürolar özel büro kapsamına girmektedir.

23. 1.4.1.2. Ait Oldukları Kurumlara Göre Bürolar Bürolar, kamu kuruluşlarına veya özel kuruluşlara ait olabilir.

24. Özel bürolar genellikle üretim, ticaret ve hizmet işleriyle ilgili faaliyetlerin gerçekleştirildiği bürolardır. Üretim işletmelerindeki bürolara fabrika büroları örnek verilebilir.

25. Ticari işletmelerdeki bürolar, alım-satım faaliyetlerinin yerine getirildiği bürolardır. Hizmet işletmelerindeki bürolar ise, bankacılık ve sigortacılık gibi hizmetlerin verildiği bürolardır.

26. Kamu kuruluşlarındaki bürolar ise, devlet işlerinin yürütüldüğü, bürolardır. Kamu bürolarına örnek olarak, vergi daireleri örnek gösterilebilir.

27. 1.4.1.3. Kuruluş Amaçlarına Göre Bürolar Bürolar; kar sağlamak, hizmet üretmek ya da toplum yararına faaliyette bulunmak amacıyla kurulabilir.

28. 1.4.1.4. Yerleşim Yerine Göre Bürolar Bürolar, yerleşim yerine göre açık büro ve kapalı büro olmak üzere ikiye ayrılırlar.

29. Açık Bürolar;çalışanlarda büyük salonlarda bir arada bulundukları bürolardır. Bu tür bürolarda bölümler birbirinden dolaplar, çiçeklikler, paravanları vb. sayesinde ayrılır.

30. Kapalı Bürolar;Genellikle 1 ile 4 çalıştığı bürolardır. İşletmelerde yöneticiler kapalı tür büroları tercih ederler. Ayrıca yoğun konsantrasyon ve gizlilik gerektiren işlerde çalışanların kapalı bürolarda çalışması uygundur.

31. 1.4.2. Çağdaş Bürolar Çağdaş bürolar; gezici bürolar, geçici, ev bürolar, sanal bürolar ve yaratıcı bürolar olmak üzere beş grupta değerlendirilir.

32. 1.4.2.1. Gezici (Mobil) Bürolar Mobil büro uygulaması, özellikle pazarlama, reklam, piyasa araştırması, kamuoyu yoklamaları gibi, bir işyerine bağlı olmadan yürütülebilecek faaliyetlerin, dizüstü bilgisayarlarla gerçekleştirilmesidir.

33. 1.4.2.2. Geçici Bürolar Belli bir iş için kurulan, işin tamamlanmasıyla da dağılan bürolardır. Bu ortamda ortaya çıkan belli amaçlar yerine getirmek için, işin tipine göre alanında uzman kişiler bir araya gelir, işlerini tamamlar ve dağılırlar.

34. Farklı projeleri gerçekleştirmek için bu süreç devam eder. İşte bu süreç içerisinde geçici bürolar oluşturulur. Bu büroların sürekli ve sabit biçimde kurulan bürolara göre bazı avantajları vardır. Bu avantajlar:

35. Bürokrasi ortadan kalkar, • Karmaşıklık, merkezilik, ve resmilik yerine, örgütsel esneklik sağlanır, • Esnek iş çalışma saatleri oluşturulur, • Verimlilik artar, • Maliyetleri azalır.

36. 1.4.2.3. Ev Büroları Ev büroları esnek çalışma için kullanılan büro çeşitlerindendir. Bu bürolarda çalışanlar, kendi evlerinde, bilgisayar, telefon, faks, internet gibi teknolojik iletişim araçlarını kullanarak, iş yeri ile interaktif iletişim sağlar.

37. 1.4.2.4. Sanal Bürolar Gelişen teknoloji sayesinde bilgi ve iletişimin sağlandığı belli bir fiziksel mekana bağlı olmadan işlerin gerçekleştirdiği bürolardır. Sanal bürolarda, sanal çalışanlar bulunur.

38. Çalışan grubu, internette bir web sitesi üzerinden işlerini yürütürler. Bu bürolarda, karmaşık işler sanal ortamda düşük maliyetle hızlı bir biçimde gerçekleştirilir.

39. 1.4.2.5. Yaratıcı Bürolar Çalışma ortamının planlanmasıyla ilgili yeni yaklaşımların uygulandığı, hiyerarşik bir ortam yerine, daha esnek ve alışılmışın dışında tasarımların kullanıldığı bürolardır.

40. Yaratıcı büroların bir diğer özelliği de teknolojinin etkin bir biçimde kullanılmasına olanak sağlamasıdır. Tüm makine ve malzemeler çalışanların her an ve her yerde kullanmasını mümkün kılacak biçimde yerleştirilmesidir.

41. 1.5. Büro Çalışanları Büro çalışanlarını temel olarak beş grupta değerlendirmek mümkündür. Bunlar; yöneticiler, sekreterler, memurlar, ve diğer çalışanlardır.

42. 1.5.1. Yöneticiler Bu kişiler görev yaptıktan örgütlerde, planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme görevlerini üstlenir.

43. 1.5.2. Uzmanlar Belirli alanlarda planlama ve uygulama konusunda uzmanlığa sahip olmaları nedeniyle bürolarda istihdam edilir.

44. 1.5.3. Sekreterler Bürolarda yönetici sekreteri ve sekreter olmak üzere iki faklı grup görev yapar. Yönetici sekreteri, her türlü faaliyette yöneticilere yardımcı olan kimselerdir.

45. Sekreter ise, bürolarda işlerin yürütülmesiyle görevli kimselerdir.

46. 1.5.4. Memurlar Büroların kuruluş amaçlarına göre yerine getirilmesi gereken faaliyeti gerçekleştirmekle görevli olan personeldir.

47. 1.5.5. Diğer Çalışanlar Özellikle büyük bürolarda santral memurları, temizlik görevlileri, güvenlik görevlileri gibi diğer yardımcı personel istihdam edilmektedir.

48. 2.1. Bürolarda İş Yönetimi İş yönetimi, hızla gelişen yönetim alanlarından biridir. İş yönetimin gelişmesi, yönetimin birçok alanının gelişmesini etkilemektedir. Örgüt yönetimi ve büro yönetimi bu alanlardan bazılarıdır.

49. Burada iş yönetimi, özel anlamda büro faaliyetlerinin koordinasyonu ve yönlendirilmesi anlamında kullanılmaktadır.

50. 2.1.1. Büro İşlerinin Analizi İş analizi, bir işin en önemli yönlerini ortaya çıkaracak, işi tanımlama ve çözümleme sürecidir.