Programa de Contraloría Social Fondos Regionales para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas

1. INSTITUTO NACIONAL INDIGENISTA SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Programa de Contraloría Social Fondos Regionales para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas 2000 ¿CÓMO HACER CONTRALORÍA SOCIAL? CUADERNO DE APOYO DIRIGIDO A CONSEJOS DIRECTIVOS, COMISIONES DE CONTRALORÍA SOCIAL Y VOCALES DE CONTROL Y VIGILANCIA DE LOS FONDOS REGIONALES

2. PRESENTACIÓN En el presente Cuaderno se dan algunas ideas básicas de qué es y cómo hacer Contraloría Social; qué es importante vigilar y cómo hacerlo, como parte del control preventivo, para que se logren alcanzar las metas del Fondo Regional de manera ordenada y con un manejo honesto y transparente de los recursos financieros, de tal forma que se garantice la satisfacción de todos los beneficiados. El Instituto Nacional Indigenista y la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo invitan a todos los beneficiarios de los Fondos Regionales, a los integrantes del Consejo Directivo y sus Comisiones y, muy especialmente, a la Comisión de Contraloría Social, a que participen en el cuidado de estos recursos que pertenecen a las comunidades y también a que expresen sus comentarios y sugerencias para mejorar la calidad de estos programas de gobierno. Este Cuaderno de Apoyo no sustituye al Manual de Operación de los Fondos Regionales para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, sino que lo complementa para guiar las actividades de contraloría social. ¡Esperamos que les sea de utilidad!

3. ¿CÓMO HACER CONTRALORÍA SOCIAL? En todos los Fondos Regionales para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas se nombra una Comisión de Contraloría Socia. Doña Clarita y Don Justo pertenecen a esta Comisión. A nosotros los que integramos la Comisión de Contraloría Social nos eligieron los delegados de la Asamblea General de entre ellos mismos. Don Justo La Asamblea General de Delegados nos da el encargo de cuidar que los Fondos se administren con orden, transparencia y honestidad. Doña Clarita 1

4. Como Delegados de los socios de los Fondos Regionales nos interesa mucho esto del orden y la transparencia, pues el dinero debe estirarse para que beneficie a muchas familias. Delegados de la Asamblea General Controlito 2

5. Don Justo: Si les interesa, entonces pongan atención a las recomendaciones que les vamos a dar, para que ustedes mismos hagan Contraloría Social. Delegados: ¿Nosotros? Don Justo: Pues claro, la Contraloría Social en los Fondos Regionales es la participación de los delegados y beneficiarios del Fondo en el control y vigilancia de los recursos que aporta el gobierno y los propios del Fondo, para que se manejen con orden, transparencia y honestidad. Doña Clarita: También en el caso del dinero de las recuperaciones, que pertenecen a las comunidades, nos conviene participar en la Contraloría Social, para que todo se haga con honestidad, orden y transparencia ¿no es cierto? Delegados: Pues claro, y déjenme decirles que las comunidades indígenas siempre nos hemos preocupado de estos asuntos. ¡Siempre hemos hecho Contraloría Social aunque le llamemos casi siempre vigilancia! Doña Clarita: Nosotros, la Comisión de Contraloría Social, tenemos la función de orientarlos y ... ¡también de darles sus vueltas a ver si es cierto que participen bien! La Asamblea General puede autorizar hasta el 50% de los intereses de cuentas bancarias de recursos o de créditos que no sean proporcionados por el gobierno, para gastos de transporte, alimentación, etc., del Consejo Directivo y también de la Comisión de Contraloría Social. 3

6. Delegados: Entonces, expliquen cómo hacer contraloría social para que después no nos reclamen que no participamos. Don Justo: Bueno, la primera acción de Contraloría Social que les invitamos a realizar es: 1.- VIGILAR QUE TODOS LOS BENEFICIARIOS DE LOS FONDOS REGIONALES ESTÉN INFORMADOS. Doña Clarita: El INI, a través de las radiodifusoras indígenas y otros medios, informará cuánto dinero se le autoriza a cada Fondo Regional en el año, cuáles son los grupos y organizaciones que recibirán como apoyo los recursos y qué cantidad está disponible para la capacitación y asesoría. Esta información se proporciona para que haya transparencia y todos sepamos adónde va el dinero que recibe el INI. Delegados: Hay que estar atentos. También podemos preguntar a la comisión de Contraloría Social y al Consejo Directivo o al CCI. El CCI debe dar a conocer a los delegados, en reuniones de capacitación, el Manual de Operación de los Fondos Regionales, elaborado por el INI, para que conozcan las nuevas reglas para manejar el Fondo. Algunos aspectos de la normatividad que el INI y también las instancias de gobierno del Fondo deben difundir a población abierta, por medio de la radio, asambleas, periódicos murales, etc., son: Los requisitos para recibir apoyo del Fondo, por ejemplo pertenecer a una comunidad, grupo u organización integrante del Fondo, vivir en una región que requiera de atención inmediata, demostrar que se dedica a alguna actividad productiva y que sus ingresos son menores o iguales a dos salarios mínimos y tener arraigo en su comunidad o ejido. 4

7. El listado de organizaciones que se benefician con el Fondo. Los requisitos para ser representantes como ser productores indígenas acreditados por sus autoridades y que no sean asesores de organizaciones, integrantes del Consejo Directivo, servidores públicos federales o estatales, ni tampoco integrantes del módulo de apoyo. El tipo de proyectos que se pueden apoyar. Requisitos para ser apoyados, como presentar solicitud y expediente técnico. Compromisos que deben cumplir los beneficiarios, como recuperar el recurso en 12 meses o de acuerdo al reglamento interno y aportar el 25% del costo del proyecto. De este modo ¡todos los beneficiarios pueden hacer Contraloría Social ya que revisan que nos se beneficie a los que no lo necesitan Don Justo: De manera muy especial, los socios del Fondo deben estar informados del contenido del Reglamento Interno que elabore la Asamblea General de Delegados, después de discutirse en cada organización o comunidad. En el reglamento interno se deben establecer: El número de delegados que tendrán representación en organizaciones de 2do. Y 3er. Nivel. Las funciones de la Asamblea General y la Comisión de Contraloría Social, así como las del Consejo Directivo y sus comisiones. Las tasas de interés para el pago del crédito (considerando la reposición del valor del capital inicial del Fondo, la inflación y el tipo de proyecto: comercial o de autoconsumo). Los requisitos para autorizar proyectos productivos con las recuperaciones (para autorizar recursos con recuperaciones, pueden , si así lo deciden, apoyarse en los procedimientos del Manual de Operación para autorizar los recursos del gobierno). 5

8. El monto de recursos para gastos de operación, de acuerdo a la normatividad. Las motivos por los que los socios pueden ser sancionados. Reglamento Interno De preferencia, las organizaciones asociadas al Fondo deben tener una copia del Reglamento Interno, para estar bien informadas. ¡ No se puede ser buen socio de un Fondo que no se conoce su reglamento! Delegados: Yo creo que todos los que tenemos responsabilidades en el Fondo, por ejemplo que formemos parte de las comisiones financiera, técnica, de evaluación, etc. debemos ganarnos la confianza de los beneficiarios presentándoles cuentas claras, para que contemos con la colaboración de todos y evitemos problemas. En el Manual de Operación dice que debemos informar mensualmente a la Asamblea de Delegados. Sí, todos los delegados debemos dar a conocer y explicar en nuestras asambleas de organización o de comunidad, los acuerdos tomados en la Asamblea General, para darles cumplimiento, porque luego pasa que en las comunidades no están enterados de nada y los únicos que saben son los representantes. Otra cosa importante para la contraloría social es que nos informen dónde ante quién y cómo dar a conocer nuestras ideas, hacer peticiones y presentar quejas y denuncias. Doña Clarita: Por supuesto, el Sistema de Atención a la Ciudadanía se debe conocer por todos. 6

9. Don Justo: El Secretario Técnico, el Consejo Directivo y la Comisión de la Contraloría Social deben coordinarse para decidir qué y cómo debe informarse. Resultan útiles periódicos murales o carteles colocados en lugares concurridos, pero lo más importantes que se utilice el radio. Si combinamos todos estos medios no se les va a olvidar nada a los delegados, ni a los beneficiarios. De esta manera ¡todos contentos! y no hay de que ¿dónde quedó la bolita? Doña Clarita: Ahora, veamos cuál es la segunda acción de Contraloría Social. 2.- SUPERVISAR QUE LA ASAMBLEA GENERAL DEDELEGADOS, EL CONSEJO DIRECTIVO Y LA COMISIÓN DE CONTRALORÍA SOCIAL DEL FONDO REGIONAL SE CONSTITUYAN CORRECTAMENTE Y CUMPLAN CON SUS FUNCIONES. En primer lugar, todas las organizaciones y comunidades deben estar informadas de que se va a formar, ratificar o reestructurar el Fondo Regional y manifestar su acuerdo de pertenecer a este Fondo mediante un acta de asamblea, para que haya transparencia. 7 10

10. Don Justo: Otra importante acción de contraloría social es cuidar que en la asamblea de constitución del Fondo, que convoca el CCI, se decidan por consenso las siguientes acciones: La formación, ratificación o reestructuración del Fondo. La instalación de la Asamblea General de Delegados. La elección del Consejo Directivo. Para llevar el control y tener una evidencia de la transparencia de esta reunión, se debe levantar una acta. El acta de la Asamblea Constitutiva debe tener la relación de firmas de los delegados asistentes, las firmas de la elección del Consejo Directivo, los acuerdos generales, y anexar las actas de aceptación de las organizaciones o comunidades para pertenecer al Fondo. Delegados: Y la Comisión de Contraloría Social debe revisar que existan todos estos papeles en el archivo, ¿verdad? Don Justo y Doña Clarita: Para eso estamos y también para cuidar que las comisiones que se elijan cumplan con las funciones que les correspondan, que por cierto deben estar escritas en el reglamento interno, y si no... Pues hay que actualizarlo. Delegados: Para tener un buen control de los integrantes del Fondo, el CCI elabora y mantiene actualizado el directorio de organizaciones y grupos productores integrados por asamblea. 8

11. Estos datos sirven para informar por radio o periódicos murales a la población sobre quiénes son los beneficiarios,. Don Justo: El Fondo debe contar con un Programa de Trabajo, para que las actividades se realicen con orden y en el momento oportuno. La comisión de Contraloría Social debe promover y revisar que existan estos programas de trabajo, que pueden ser como este: 9

12. Doña Clarita: Y por último, recuerden que las actas son el respaldo de todas las decisiones que tomen las organizaciones, la Asamblea General de Delegados, el Consejo Directivo o la Comisión de Contraloría Social, y nos permiten llevar el control de las reuniones y los compromisos. Todas las actas deberán decir: Todas las hojas deben llevar un encabezado con la fecha y motivo de la reunión y deben estar numeradas. Debido a su importancia, la Comisión de Contraloría Social verificará que se hagan las actas y podrá revisar si se han cumplido los acuerdos. 10

13. Don Justo: La tercera actividad de Contraloría Social es: 3.- CUIDAR QUE LOS RECURSOS DEL FONDO SE DESTINEN A PROYECTOS VIABLES Y DE BENEFICIO PARA LA COMUNIDAD. La comisión de Contraloría Social, junto con los Delegados, debemos cuidar la transparencia de los procedimientos de propuesta, validación y aprobación de los proyectos y que se cumpla la normatividad del Fondo Regional. Delegados: Para solicitar el apoyo para sus proyectos, las organizaciones o comunidades, elaboran una propuesta o solicitud. Posteriormente hacen el expediente técnico de su proyecto con el auxilio del módulo de apoyo. Don Justo: La Contraloría Social sirve para vigilarque la propuesta sea conocida por toda la organización o comunidad y que se avale con un acta en la que acuerdan que sus representantes gestionen la autorización ante el Consejo Directivo. La Comisión de Contraloría Social puede revisar estas actas y cuidar que se archiven. Doña Clarita: También es una acción de Contraloría Social estar pendientes de que el módulo de apoyo y el Secretariado Técnico cumplan con su responsabilidad de dar asesoría para determinar cuándo un proyecto es viable, elaborar los expedientes y realizar las reuniones para llegar a acuerdos sobre qué es lo más necesario en una comunidad. Los servidores públicos del INI cobran un salario que les paga la federación, y las personas que integran el Módulo de Apoyo reciben un salario pagado con recursos del Fondo, por lo tanto no deben cobrar por asesorías a las organizaciones aparte de sus sueldos ni sustituir a la Asamblea General como órgano de decisión. Si se presentan casos irregulares pueden avisar a través del Sistema de Atención Ciudadana, que se explica más adelante. 11

14. Don Justo: Más adelante hablaremos de los formatos para llevar el control (fichas de proyecto, perfil y expediente técnico), que se deben explicar a las organizaciones. Delegados: Ahora, para que la validación se haga en forma transparente ¿qué haremos?. Doña Clarita: Ah, pues a partir de este año, la comisión de Contraloría Social acompañará a las comisiones técnicas y financieras a una validación en campo de las propuestas que recibe el Consejo Directivo y el Secretariado técnico. Delegados: ¡Qué bien! También, dice la normatividad que todas las instancias que dijo Doña Clarita deben hacer un dictamen por escrito e informar a los solicitantes por escrito para que no haya duda sobre la forma en que se tomaron las decisiones. Don Justo: Así es, pero la última palabra la debe tomar la Asamblea General de Delegados, que es la única que puede aprobar los proyectos, con base en los dictámenes. Doña Clarita: Aparte de los dictámenes de viabilidad hay otras razones para elegir los proyectos, que están en el Manual de Operación y que la Contraloría Social debe cuidar que se respeten y son: Ningún proyecto podrá recibir más de 10% del presupuesto anual del Fondo, ni del 5% si la organización solicitante cuenta con otros proyectos apoyados con recursos del Fondo. Tendrán preferencia las organizaciones, comunidades o grupos que soliciten y reciban por primera vez el apoyo del Fondo (70% de recursos gubernamentales). El 30% restante se determinará a proyectos que hayan demostrado resultados positivos. Entre las organizaciones nuevas y las que ya están trabajando, se debe buscar apoyar a grupos de mujeres organizadas en actividades productivas, con un mínimo del 30% del presupuesto; o más si lo decide la Asamblea General de Delegados. 12

15. Don Justo: • Y ahora...la cuarta actividad de Control Social: • 4.- CONTROLAR Y VIGILAR QUE LOS RECURSOS SE MANEJEN CON • ORDEN Y TRANSPARENCIA • Doña Clarita: • El control del Fondo se lleva con formatos, registros, etc., que nos ayudan a tener orden. • Don Justo: • El Consejo Directivo y el Secretariado Técnico integrarán un expediente unitario con la documentación que ampara a quiénes se benefició y los gastos efectuados. Los Centros Coordinadores, conjuntamente con los Consejos Directivos llevarán los registros contables y de avances físicos y financieros, ¡ es aquí donde se lleva el control! • Delegados: • El Módulo de Apoyo debe asesorar al Consejo Directivo y a las organizaciones para que lleven su contabilidad y los formatos del Sistema de Información del Fondo (SIF) y elaboren reportes mensuales para el INI y para la Asamblea General de Delegados. Debemos vigilar que se nos informe. • Doña Clarita: • Les vamos a hablar de los principales controles, para que todos los conozcamos y la Comisión de Contraloría pueda ver que estén en orden las cosas : • Convenio de Concertación de Recursos. Lo firma el Consejo Directivo del Fondo y el INI. En este convenio se dice cuánto dinero tiene el Fondo para operar en el año y los compromisos del INI y de las organizaciones. • Convenio de Específico de Concertación. Lo firman el Consejo Directivo y los representantes de las organizaciones o comunidades, para recibir los recursos de cada proyecto y formalizar los compromisos del INI, el Fondo Regional y los Beneficiarios. CONVENIOS 13

16. La Comisión de Contraloría Social debe vigilar que se firmen debidamente estos documentos. El dinero no debe estar ocioso, por eso hay que estar al pendiente de que el Convenio de Concertación se firme cinco días después de recibido el dinero en el Centro Coordinador Indigenista y de que el Consejo Directivo entregue el dinero a las organizaciones en no más de quince días después de que lo recibió. RECIBO PROVISIONAL DE ENTREGA DE RECURSOS El CCI traspasa los recursos al Fondo Regional en una Asamblea General de los socios de las organizaciones, comunidades o grupos beneficiarios. Se firmará una cuenta bancaria por cada proyecto con firmas mancomunadas del Secretariado Técnico y de la Comisión Financiera. Se entregará un recibo provisional, el cual debe cancelarse al momento de firmarse las actas de entrega-recepción de los proyectos y se sustituirá por la documentación comprobatoria. 14

17. INSTITUTO NACIONAL INDIGENISTA DIRECCION DE OPERACION Y DESARROLLO SUBDIRECCION DE OPERACION FONDOS REGIONALES FICHA DE PROYECTO TRIMESTRE: ________________ FECHA ELAB.: ______________ 1 ESTADO: 2 UNIDAD OPERATIVA 3 F.R. 11 AÑO DE FINANCIAMIENTO FISCAL: 4 PROYECTO 12 CALENDARIO DE MINISTRACIONES: 5 SECTOR 6 SUBSECTOR: FECHA: IMPORTE: 7 ORGANIZACION EJECUTORA: 8 FECHA DE FIRMA CONVENIO ESPECÍFICO: 13 INTERESES MONTO: _____________ TASA DE INTERES: __________ 9 DESCRIPCION DEL PROYECTO: 14 CALENDARIO DE RECUPERACIONES: FECHA: CAPITAL: INTERES: TOTAL: 10 CONCEPTO DE INVERSIÓN 15 NOMBRE DEL VOCAL Y CONTROL Y VIGILANCIA PRECIO CONCEPTOS ESPECIFICACIÓN UNIDAD CANTIDAD TOTAL UNITARIO 16 OBSERVACIONES: FICHAS DE PROYECTO Para que el Consejo Directivo y el Centro Coordinador lleven un buen control de las acciones, se llenan las fichas de proyecto. CHEQUERAS BANCARIAS La chequera que entregan en los bancos también nos ayuda a llevar el control de todas las organizaciones a las que se entregó dinero y en qué fecha. La comisión financiera del Consejo Directivo es la responsable de llevar este control. 15

18. 15 de mayo 1996. Fecha: BANCO Sergio Hernández A favor de: Apoyo a proyecto agrícola Concepto: PÁGUESE POR Saldo Anterior: $ 31,769.00 FONDO REGIONAL DE 14563278-9 Este cheque: $ 1,250.00 :01:0112005068012 Saldo: $ 30,519.00 902581 Estado de cuenta 1 DETALLE DE MOVIMIENTOS 2 3 4 5 6 7 FECHA REF. CONCEPTO CARGOS ABONOS SALDO FEB 17 25 35,820.00 7,850.00 CHEQUE 125633 27,970.00 DEPOSITO Datos que tenemos que poner en el talón Datos del estado de cuenta 16

19. Control de la cuenta bancaria para financiamiento MES NÚMERO DE CHEQUE O DEPÓSITO FECHA RAZÓN O MOTIVO DINERO DISPONIBLE AL EMPEZAR EL MES COMISIÓN CHEQUES PAGADOS INTERESES MES EN CURSO TOTALES HOJAS DE CONTROL MENSUAL DE OPERACIONES BANCARIAS Recomendamos que la Comisión Financiera elabore en un cuaderno este tipo de controles: CONTROLES CONTABLES 17

20. INSTITUTO NACIONAL INDIGENISTA DIRECCION DE OPERACION Y DESARROLLO SUBDIRECCION DE OPERACION FONDOS REGIONALES AVANCES FISICOS Y FINANCIEROS TRIMESTRE: ___________________ FORMATO 6 FECHA ELAB.: _______________ ESTADO: UNIDAD OPERATIVA F.R. ORGANIZACION 1 PROYECTO 2 METAS 3 PRESUPUESTO 4 5 RECUPERACIONES 6 RECUPERACIONES CV NOMBRE CV NOMBRE PROG. ALCANZADAS % AUTORIZADO EJERCIDO % DEL CAPITAL DE INTERES TOTAL EL PROGRAMA DE RECUPERACIONES Una acción de vigilancia importante es verificar que todas las recuperaciones de las organizaciones se anoten en la contabilidad, y no se “desaparezcan. AVANCES FÍSICOS Y FINANCIEROS El Consejo Directivo y sus comisiones llevarán un buen control del Fondo si registran todos los avances físicos y financieros, de acuerdo al siguiente sistema: 18

21. Doña Clarita: Para contratar adquisiciones, arrendamientos, obras o servicios, el INI es responsable, conjuntamente con las organizaciones o comunidades ejecutoras de participar en los procedimientos de contratación y también en las demandas y otros asuntos legales en caso de incumplimiento de proveedores de bienes o servicios. Para que quede clara esta responsabilidad del INI, en los Convenios Específicos se debe precisar su participación y también el procedimiento para contratar. Es importante, para la Comisión de Contraloría Social cuidar este aspecto. Don Justo: Para evitar los problemas de incumplimiento de proveedores, ahora el Manual de Operación del Fondo, nos indica que se cumpla con el procedimiento de invitación restringida a cuando menos tres proveedores, como dice la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. Delegados: El Consejo Directivo y el Secretariado Técnico envían invitaciones a los proveedores. Les proporcionan un documento que contiene los requisitos que se establecen en el artículo 33 de la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas y las fechas de: la junta de aclaraciones, la apertura de sobres con los presupuestos y características y del fallo o decisión sobre la mejor propuesta. Don Justo: Para que sea transparente la elección o fallo del proveedor se toman las siguientes medidas de control y vigilancia: En todas las reuniones de adquisiciones, el Secretariado técnico levantará un acta detallada sobre los acuerdos . El fallo de adjudicación deberá respaldarse con: 1. Un cuadro comparativo de proveedores; 19

22. 2. Un dictamen técnico elaborado por el responsable técnico del proyecto; 3. Un escrito de la Comisión de Contraloría Social del Fondo, aprobando el procedimiento de adjudicación. Si se hacen dos convocatorias y no se presenten más de dos proveedores, entonces se puede hacer una adjudicación directa, siempre y cuando se tengan tres cotizaciones como mínimo. Cuando adquiere productos una sola organización o comunidad, la decisión la toma la Asamblea General, con la validación del INI, quien es corresponsable en los procedimientos. Cuando se hagan compras consolidadas, cada organización o comunidad nombrará a un representante para que participe en el procedimiento de adquisición. Doña Clarita: Para adquirir productos agropecuarios se debe tomar otra medida de control antes del fallo: que el Consejo Directivo, el Técnico responsable del proyecto y la Comisión de Contraloría social realicemos visitas de campo para revisar la calidad de los productos, acompañados por personal del INI, y alguna otra dependencia según el tipo de proyecto (SAGAR, SEMARNAP, etc.). Don Justo: Y para que no se nos pase nada, también debemos estar pendientes de que el Secretariado Técnico y el Consejo Directivo firmen los contratos de compraventa en un plazo de cinco días después de la selección de los proveedores y escriban las responsabilidades de las partes y las condiciones de pago. El proveedor también tendrá cinco días para firmar. Si existe anticipo, éste se deberá garantizar mediante una fianza al 100%, que se entregará al pago, así como el 10% de garantía de cumplimiento de contrato 20

23. Don Justo y Doña Clarita: • Es conveniente archivar o guardar y conservar, los papeles bajo un orden o clasificación que ayude a consultar fácilmente la información para elaborar los reportes. El orden puede ser, por ejemplo: • Convenio de Concertación y Transferencia de Recursos. • Reglamento Interior y Manual de Operación de los Fondos Regionales. • Documentación por organización o proyecto. • Expedientes técnicos de los proyectos financiados. • Actas de asambleas • Comprobación de gasto de los recursos (facturas, listas de raya, etc.) • Documentación contable. • Programas de trabajo y reportes de las actividades de cada comisión. • Varios. Otras acciones de vigilancia del Fondo que debe realizar la Comisión de Contraloría Social en coordinación con los delegados, el Consejo Directivo y sus comisiones son: • Vigilar que los integrantes de las comisiones del Consejo Directivo, del Módulo de Apoyo o los servidores públicos del INI no utilicen para beneficio personal bienes propiedad del Fondo Regional, como vehículos, computadoras, etc., ni manejen a su nombre cuentas bancarias, valores o activos del Fondo Regional ni decidan sobre el destino de los mismos. • Vigilar que no se paguen viáticos o pasajes de viajes no realizados ni se den ayudas para alimentos que no se hayan consumido. La Asamblea decidirá qué comprobantes pedir para comprobar estos gastos. • Supervisar que no se paguen sueldos excesivos a asesores o personal de los Módulos de Apoyo o de las organizaciones, para lo cual es conveniente preguntar cuánto se paga en otras comunidades, para comparar y pagar lo justo. También hay que vigilar que no se pague a personal que en realidad no esté laborando (“aviadores”). 21

24. Don Justo: La quinta actividad de Contraloría Social para el Consejo Directivo, los Delegados y la Comisión de Contraloría Social es: 5.- RECOMENDAR A TODAS LAS ORGANIZACIONES QUE LLEVEN HERRAMIENTAS DE CONTROL, PARA QUE TRABAJEN CON ORDEN Y SAQUEN EL MAYOR PROVECHO DE SUS RECURSOS. Les recomendamos que hagan reuniones con los vocales de control y vigilancia y otras personas de las organizaciones o comunidades para darles asesoría sobre las acciones de control y vigilancia. En los Centros Coordinadores Indigenistas les pueden dar apoyo para dar estas pláticas. Las herramientas de control y acciones de vigilancia que les debemos recomendar a los responsables de los proyectos para llevar un buen control son: • Conservar copia de la propuesta de proyecto • Las propuestas deben incluir: Objetivos Presupuesto de aportación (federal, estatal y comunitaria) Metas Calendario de requerimientos de recursos Beneficiarios Fechas y monto de la recuperación del crédito Programa de trabajo Responsables de la ejecución 22

25. Calendario de asesorías • Conservar copia del expediente técnico • Un expediente debe tener: Nombre del proyecto Cobertura geográfica y demográfica Justificación Estructura financiera Calendarios de requerimientos de recursos y de recuperaciones Objetivos y metas Beneficiarios Volúmenes de producción Monto Estudio de mercado y determinación de viabilidad técnica ambiental y social Fechas de inicio y término El Módulo de Apoyo auxiliará a las organizaciones a elaborar el expediente • Conservar copia del Convenio Específico de Concertación y del recibo provisional de entrega del recurso • Cuando se termina el proyecto se entrega la documentación comprobatoria al Consejo Directivo, la cual sustituye al recibo. 23

26. FACTURA DATOS DEL COMPRADOR Nombre o razón social No. de FOLIO: Domicilio FECHA CANTIDAD CONCEPTO PRECIO IMPORTE UNITARIO SUBTOTAL IVA TOTAL R.F.C (Cédula de identificación fiscal) • Tener controles de la documentación comprobatoria • Para que las organizaciones contraten productos o servicios profesionales deben convocar o invitar a tres proveedores (ver páginas 19 y 20). • Para hacer compras pequeñas que no ameritan concursos se deben pedir facturas con los siguientes requisitos: 1 Cédula de identificación fiscal impresa. Nombre, domicilio y firma del proveedor. Fecha de expedición y folio. Nombre de los artículos, su precio unitario y el costo total. IVA desglosado. 2 3 4 5 2 3 La factura llevará, en lugar visible, la validación del administrador del CCI, de que las adquisiciones no forman parte del patrimonio del Instituto. 4 Las facturas deberán ser presentadas por localidad u obra a nombre del Instituto Nacional Indigenista. 5 1 24

27. Siempre es conveniente hacer cotizaciones Para comprar a productores y/o grupos marginados -de acuerdo al capítulo sobre comprobación del gasto del Manual de Operación de los Fondos Regionales- se podrán presentar facturas sin registro fiscal impreso, validadas por la autoridad local, con las firmas o huellas de los representantes de los comités locales del proyecto y la certificación de la compraventa por parte de la asociación ganadera local más cercana a donde se haga la compra. El Consejo Directivo debe conservar los originales de esta documentación y entregará copia al Instituto Nacional Indigenista. La documentación comprobatoria para el caso de los productores agrícolas que reciben dinero en efectivo son: recibos y lista de beneficiarios con los datos de superficie a cultivar, tipo de cultivo, en qué se utilizará el dinero, por ejemplo en fertilizantes, semilla, etc. municipio y localidad donde se encuentra el terreno y registro de lo que se va a recuperar y en qué fechas. Para el caso de utilización de mano de obra especializada, la documentación se compone de listas de raya o recibos de los trabajadores, con los nombres, firma o huella, el dinero que recibe cada uno, el número de días laborados y el trabajo realizado. 25

28. Llevar un registro contable: Cada organización es responsable de administrar su proyecto, para lo cual es indispensable que lleve un registro de cómo se maneja el dinero, es decir, cuánto se recibe, en qué se gasta, cuánto queda (saldo) y las ganancias obtenidas. Para evitar problemas es importante vigilar con mucho cuidado que no se hagan “préstamos” a dependencias federales o locales, ni “préstamos” personales a servidores públicos, miembros del Fondo Regional o del Consejo Directivo, ni a los beneficiarios. La Comisión de Contraloría Social deberá estar muy pendiente de que no sucedan estas irregularidades. Llevar listas y recibos para control de recuperaciones Se anotarán los beneficiarios que deben pagar o recuperar el crédito, para llevar el control de cuándo y qué cantidad abonan, de acuerdo a las condiciones y plazos establecidos en el Calendario de Recuperaciones que está en la ficha de cada proyecto. También es recomendable que les entreguen recibos a las personas por la cantidad pagada, ya que así los beneficiarios cuentan con un comprobante y la Comisión Financiera puede llevar un buen control con los datos de los talonarios. 26

29. Listado de beneficiarios Recupera- ciones Folio: 00024 Fecha: 14/julio/97 Folio: 00024 Fecha: 14/7/97 Nombre: Sergio Escudero Nombre: Cantidad: $50.00 (cincuenta pesos M/N) Sergio Escudero Cantidad: $50.00 Concepto: Recuperaciones Concepto: Sergio Escudero Recuperaciones Nombre Firma ACTA DE TERMINACIÓN DE OBRA Ejemplo de recibo para el beneficiario y talón para control Firmar y conservar copia de terminación de obra Los grupos, organizaciones o comunidades beneficiadas siempre deben participar en el evento en que se levanta el acta de terminación de obra. En el acta la comunidad se debe comprometer a dar mantenimiento, conservar y vigilar la adecuada operación de los proyectos. Esta acta se puede firmar de conformidad o en forma condicionada, cuando existen inconformidades, señalando una fecha para solventar las fallas. 27

30. Tener un archivo ordenado Recomendemos a las organizaciones clasificar los papeles de este modo: Copia del Convenio Específico de Consertación. Copia del Reglamento Interno de los Fondos Regionales. Actas de todas las asambleas, ordinarias y extraordinarias. Listas y recibos de recuperaciones. Copias de la documentación comprobatoria. Registro Contable. Otros comprobantes que sirvan para entregar cuentas claras a quién lo solicita. • Don Justo: • Otras acciones de Contraloría Social que pueden llevar a cabo los beneficiarios de las obras son: Revisar los padrones o listados de organizaciones beneficiarias Asistir a las reuniones y estar siempre bien informados de las acciones que realizan los órganos de gobierno del Fondo y los servidores públicos. Supervisar las compras, la construcción de obras o cualquier actividad relacionada con el proyecto. Presentar sugerencias para mejorar los Fondos y reportar cualquier anomalía o irregularidad, a través del Sistema de Atención a la Ciudadanía del que hablaremos más adelante. 28

31. Doña Clarita: La sexta actividad de Contraloría Social es: 6.- VERIFICAR QUE SE EVALÚEN LOS RESULTADOS OBTENIDOS CON EL FONDO REGIONAL. La Asamblea General de Delegados y su Comisión de Contraloría Social, el Consejo Directivo y sus Comisiones fueron elegidos para representar los intereses de los beneficiarios de los Fondos Regionales. Por eso, para estar seguros de que se haga lo que todos necesitan y ver si están de acuerdo en la forma de trabajo, los delegados deben CONSULTAR a los beneficiarios. La consulta se puede hacer en las asambleas periódicas o a través de sencillos cuestionarios a los beneficiarios. Ejemplo: ¿El proyecto en el que participa es el más importante para esta organización? Sí No ¿Le parece que funciona bien? Sí No ¿Tiene alguna propuesta? Sí No ¿Cuál? ¡ Las cabezas de todos los beneficiarios piensan mejor que una! 29

32. Como representantes comunitarios recogemos las sugerencias y mejoramos las cosas. ¡La idea es enriquecer los programas de gobierno con las ideas de todos! Para recoger las sugerencias de mejora, el Instituto Nacional Indigenista y la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo les apoyamos con el Sistema de Atención a la Ciudadanía, en donde también pueden presentar quejas o denuncias. 30

33. Delegados: Los apoyos que prestan los Centros Coordinadores Indigenistas para que el Fondo funcione bien y podamos llevar el control, la vigilancia y la evaluación son: • Asesorar y capacitar a los integrantes el Fondo sobre los objetivos y las reglas de funcionamiento. • Auxiliar en la correcta conducción de la administración del Fondo, cuidando que los proyectos operen correctamente. • Atender las sugerencias, peticiones o quejas que les reporten las comunidades. • Participar, conjuntamente con las organizaciones, en la evaluación y seguimiento de los proyectos autorizados. • Asesorar al Consejo Directivo del Fondo, a la Asamblea General de Delegados y a las organizaciones sobre cómo hacer Contraloría Social y apoyar en las acciones de información, control, supervisión y vigilancia. INFORMES ¡Lo más importante es que nunca se pierda la comunicación entre los ciudadanos y el gobierno! 31

34. Don Justo: Si se presentan dudas, problemas o irregularidades, también contamos con el apoyo del gobierno estatal y federal. Doña Clarita: Y esa es precisamente la séptima acción de Control Social, muy especialmente para la Comisión de Contraloría Social y los vocales de Control y Vigilancia de las organizaciones: 7. CONOCER EL SISTEMA DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA Y COLABORAR EN LA ATENCIÓN DE TODAS LAS CONSULTAS, PETICIONES, SUGERENCIAS, QUEJAS O DENUNCIAS QUE TENGAN LOS BENEFICIARIOS DEL FONDO. Don Justo: ¡Se pueden presentar quejas o denuncias contra servidores públicos cuando estos desvíen recursos, o participen en actos de soborno, extorsión, abuso de autoridad, o utilización de recursos en provecho personal! Delegados: También podemos denunciar la falta de cumplimiento de contratos de los despachos de asesoría o la mala calidad de los servicios prestados por empresas constructoras o proveedores. 32

35. Don Justo: • Cualquier persona puede dar sugerencias sobre cómo mejorar los Fondos o explicarle sus quejas a los vocales de control y vigilancia de las organizaciones o a la Comisión de Contraloría Social, para que se comenten los problemas en el Consejo Directivo y con el Secretariado Técnico y se busque la solución. Además, existen las siguientes puertas adonde tocar para que se atiendan las quejas o denuncias: • Delegación Estatal del Instituto Nacional Indigenista • Los domicilios y Teléfonos de la sdelegaciones se anexan. • Contraloría Interna del Instituto Nacional Indigenista. • Boulevard Adolfo López Mateos No. 101 • Colonia Tizapán, San Ángel. México, D.F. C.P. 01090. Teléfono: 5-95-56-98, extensiones 2709, 2710 y 2712. Fax: 5-95-90-33. Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo (SECODAM). Insurgentes Sur No. 1735. Colonia Guadalupe Inn, Delegación Álvaro Obregón México, D.F. C.P. 01020 Pueden utilizar un formato de quejas y denuncias como el que se muestra en la página 34. Para atender tus quejas por teléfono, llama al SACTEL, que es un servicio gratuito de SECODAM para la atención ciudadana: 01 800 00 148 00 en el Interior de la República y (5) 480-20-00 en la Ciudad de México. Si llaman al SACTEL les recomendamos tener a la mano la siguiente información: Estado, Municipio, localidad; día, hora y lugar del hecho que denuncian; datos del servidor público o contratista que denuncian: nombre, cargo y lugar donde trabaja y sus características físicas; narración de los hechos; existencia o no de pruebas o testigos; datos del quejoso: nombre, domicilio, teléfono, lugar de donde llama. 33

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37. Don Justo y Doña Clarita: En conclusión y para terminar, podemos decir que la Contraloría Social la hacemos las organizaciones, sus órganos de gobierno y la Comisión de Contraloría Social en coordinación con la comunidad, siempre que participamos en el Control, Vigilancia y Evaluación de los recursos y acciones que nos benefician. ¡La Contraloría Social está compuesta de pequeñas acciones y cada uno de nosotros puede colaborar en ellas! ¡Contraloría Social, una acción que da confianza! 35