Programa

1. La implantación de programas de gestión de calidad en la digitalización de fondos documentales patrimoniales

2. Programa • El problema de la calidad en la digitalización de patrimonio documental. • Aproximación al concepto de calidad en proyectos de digitalización. • La necesidad de un concepto amplio de control de calidad: programas de gestión de calidad. • Propuesta metodológica para la implantación de un programa de calidad en un proyecto de digitalización. • Bibliografía.

3. I. El problema de la calidad en digitalización de patrimonio documental.

4. El problema de la calidad… Unos pocos casos para empezar: • Primer caso: Año 2003. Proyecto de digitalización de documentos actuales: “Uno de los objetivos de nuestro proyecto era conseguir un alto rendimiento en el OCR. Lo que obtenemos es penoso. No podemos obtener texto digital. La inversión realizada es muy alta y no hemos conseguido el principal objetivo. ¿Tiene solución sin tener que volver a digitalizar?”

5. El problema de la calidad… Unos pocos casos para empezar: • Segundo caso: Año 2003. Proyecto de digitalización de fondos fotográficos: “las imágenes obtenidas carecen de mucha información tonal de las fotografías originales. Los usuarios se quejan. Hemos invertido muchísimo dinero. ¿Tiene solución sin tener que volver a digitalizar?”

6. El problema de la calidad… Unos pocos casos para empezar: • Tercer caso: Año 2004. Proyecto de digitalización de fondo fotográfico: “los resultados han sido penosos, las fotografías han sufrido mucho, se han deteriorado, la calidad es muy mala. El gasto ha sido enorme. Estamos pensando en olvidarnos de la digitalización y hacer un copiado químico de todo el fondo ¿ Qué nos aconsejas?”.

7. El problema de la calidad… Unos pocos casos para empezar: • Cuarto caso: Año 2005. Se ha descartado el proyecto de digitalización: “- Pues en mi institución ya no tenemos ningún problema con la digitalización. - ¡ Que bien! ¿Pero, cómo lo habéis resuelto? - Sencillamente, no digitalizamos. - Pero, entonces, ¿ Para qué te has apuntado a este curso?”

8. El problema de la calidad… Otro caso visto con más detenimiento: Captura de unos documentos valiosos de la época medieval. • No se incluyó un sistema de control de calidad que evaluara dispositivos de captura y sus rendimientos. Se entendió que lo haría la empresa de servicios de digitalización contratada. • Problemas ocasionados: 1) El escáner no daba la resolución espacial que prometía. Escaneado a 600ppp = 300ppp. 2) A 600ppp se aprecian defectos de desacople de canales que no son evidentes a 300ppp.

9. El problema de la calidad… Otro caso visto con más detenimiento (cont.): el escáner no daba la resolución espacial que prometía + desacople de canales. 600 ppp = 276 MB 300 ppp = 69 MB

10. El problema de la calidad… Otro caso visto con más detenimiento (cont.): • Consecuencias relativas a la eficacia del proyecto: • No se obtuvo la captación del detalle visual esperada. • Cuando se reproducen las imágenes a 600ppp se aprecian el defecto visual del desacople de canales que es molesto para el usuario.

11. El problema de la calidad… Otro caso visto con más detenimiento (cont.): • Consecuencias relativas a la eficiencia del proyecto (pérdida innecesaria de eficiencia): • El tiempo de escaneado se multiplicó x 2. • La necesidad de soportes de almacenamiento x 4 • El tiempo de transferencia de ficheros x 4. • El coste final en tiempo y dinero fue mayor de lo esperado.

12. Sistematicemos el problema de la calidad… • Podemos señalar dos núcleos de problemas por falta de calidad: A) Ineficacia en los resultados. • Ineficacia = Falta de cumplimiento de objetivos. • Cuando digitalizamos, Ineficacia = a Y/O b • a = imágenes que no satisfacen los criterios de calidad predeterminados por el proyecto. Ej.: Ausencia de atributos visuales importantes para el uso de la imagen digital del documento. • b = pérdida de la capacidad de reproducción de las imágenes. Ej.: soportes de almacenamiento masivo o ficheros en mal estado.

13. Sistematicemos el problema de la calidad… • Podemos señalar dos núcleos de problemas por falta de calidad (cont.): B) Ineficiencia en el desarrollo del proyecto. • Desviaciones importantes en los plazos de ejecución del proyecto = exceso de tiempo. • Presupuesto superior a lo programado = pérdidas económicas. • Ficheros de imagen digital con un tamaño desproporcionado para la calidad que dan = ralentización de procesos y de uso. • Necesidad de volver a digitalizar lo mismo = pérdida de tiempo, dinero y prestigio.

14. Sistematicemos el problema de la calidad… • Algunos aprendizajes de aquellos que hemos tenido problemas de calidad en digitalización: 1) El riesgo de sufrir problemas de calidad es alto. Hay múltiples factores que pueden provocar ineficacia e ineficiencia en el proyecto. 2) La imprevisión está detrás de la activación de esos factores Nos olvidamos de la calidad durante las fases de preparación del proyecto y toma de decisiones, cuando los factores de la calidad están presentes en todas las fases del desarrollo del proyecto.

15. Sistematicemos el problema de la calidad… • Algunos aprendizajes… (cont.) 3) Mejor prevenir que curar y/o lamentar. • “Prevenir” = Detectar los problemas antes de que se produzcan, muchos problemas no se pueden corregir. • “Curar” = Re-digitalizar un lote con otros equipos o parámetros o procedimientos = doblar presupuesto y tiempo = volver a manipular los documentos originales = riesgo de deterioro. • “Lamentar” = quejas de usuarios = merma de imagen institucional y profesional = curar a medio o largo plazo.

16. Sistematicemos el problema de la calidad… • Algunos aprendizajes...(cont.) 4) Necesidad de control periódico a lo largo de la ejecución del proyecto, especialmente al inicio. El control permite: • Si no se han previsto los problemas, al menos detertarlos en los primeros ficheros obtenidos. • Parar la captura, analizar la causa, habilitar soluciones, “curar” lo ya mal digitalizado y evitar los mismos problemas en lo que queda por digitalizar.

17. Sistematicemos el problema de la calidad… • Algunos aprendizajes... (cont.) 5) Conclusión principal: El control de calidad debería ser una operación más del proyecto de digitalización y debe ser de amplio alcance. • Debe contemplar todos los factores que pueden ocasionar problemas en todas las fases de desarrollo del proyecto. • ¿ Deberíamos ir hacia la implantación de sistemas de gestión de calidad en grandes proyectos de digitalización de documentos institucionales ?

18. II. Aproximación al concepto de calidad en proyectos de digitalización

19. Aproximación al concepto de calidad • Calidad: Norma ISO 9000:2000. “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”. • Requisito. Una o un conjunto de condiciones o de valores que debe cumplir una característica. • Defecto, problema o deficiencia. Incumplimiento de una característica de calidad respecto de un requisito o requisitos preestablecidos.

20. Aproximación al concepto de calidad • La calidad aplicada a un producto implica que el producto resultante cumple 2 condiciones: • Ausencia de defectos. El producto presenta de forma correcta las características que han sido predeterminadas . • Idoneidad. Aptitud para el uso. El producto es apto para satisfacer las necesidades para las que fue ideado.

21. Aproximación al concepto de calidad • Calidad en proyectos de digitalización de docs.: • Conseguir las dos condiciones de calidad en los productos resultantes: ficheros de imágenes digitales y sus sistemas de almacenamiento. • Los productos de la digitalización deben presentar una serie de características ajustadas a unos requisitos que son necesarios para que las imágenes puedan ser empleadas para los propósitos de utilización previstos en el proyecto.

22. Aproximación al concepto de calidad • Calidad en proyectos de digitalización de docs.: • Un ejemplo: Evaluación de la calidad en la reproducción tonal de los documentos. • Característica 1: distribución tonal del histograma. • Requisitos de característica 1: • La distribución tonal del histograma de la imagen debe ser uniforme. Por lo que no debe presentar: posterización, recorte tonal en luces, recorte tonal en sombras. • …

23. Aproximación al concepto de calidad • Un ejemplo(cont.): Evaluación de la calidad de la característica 1, requisito a) en 4 imágenes: Correcta: Distribución Uniforme Incorrectas: presencia de defectos = Distribuciones Tonales no Uniformes (hay posterización, hay recortes tonales, hay ambos.)

24. Aproximación al concepto de calidad • La base de la calidad en digitalización es un establecimiento de requisitos que deben cumplir las imágenes acorde con las necesidades y expectativas de los usuarios. • La definición incompleta o errónea de requisitos no garantiza la calidad, pese a que se cumplan. Ejemplo: • Defecto de resolución. Se puede haber previsto sólo el cumplimiento de la resolución necesaria para visualización en pantalla, pero no para imprenta. Ese uso no se podrá satisfacer con calidad.

25. Aproximación al concepto de calidad • Conceptos relacionados con los medios para conseguir calidad: • Control de Calidad: • Inspección que comprueba el ajuste de herramientas, procedimientos de trabajo, y productos o servicios resultante con las especificaciones de calidad establecidas previamente. • No crea calidad, sólo comprueba y garantiza adecuación a requisitos de calidad.

26. Aproximación al concepto de calidad • Conceptos relacionados con los medios para conseguir calidad: • Un sistema de calidad: • Estructura organizativa, responsabilidades, procedimientos, procesos y recursos necesarios para llevar a cabo la gestión de calidad. • No es sólo inspeccionar el producto para comprobar su ajuste a unas especificaciones o la ausencia de defectos. Es un sistema de prevención de esos defectos e inadecuaciónes.

27. Aproximación al concepto de calidad • Conceptos relacionados con los medios para conseguir calidad: • Programa o sistema de gestión de calidad • Política de calidad. Marca los objetivos y requisitos de calidad. + • Sistema de calidad.

28. III. El programa de calidad en proyectos de digitalización de documentos.

29. Programa de calidad • Un programa de control de calidad tiene dos misiones fundamentales: • Conseguir eficacia. Se alcanzan los resultados esperados. Las imágenes digitales tienen un nivel de calidad suficiente para los objetivos del proyecto. • Conseguir eficiencia. El proyecto se desarrolla con los recursos y tiempo programados. Se trata de optimizar recursos, operaciones y tiempo de ejecución del proyecto.

30. Programa de calidad • Para ello se plantea dos objetivos: • Definir una política de calidad que guíe los requisitos de calidad establecidos para el proyecto. • Establecer sistemas de calidad que garanticen la eficacia y la eficiencia en el proyecto de digitalización.

31. Programa de calidad • Tareas del programa en la fase previa de definición de las especificaciones del proyecto. 1) Definición correcta de los objetivos del proyecto. • Identificar los objetivos del proyecto. • Asegurarse de que los objetivos reflejan y cubren las necesidades de los usuarios y del propio fondo: en cuanto a conservación, difusión, utilización…

32. Programa de calidad • Tareas del programa en la fase previa de definición de las especificaciones del proyecto (cont.) 2) Definir un estándar de calidad del proyecto. • Especificar las características que deben cumplir las imágenes, ficheros y soportes de almacenamiento resultantes para poder adecuarse a los objetivos. • Comprobar que los parámetros, equipos y procesos de captura digital permitirán conseguir imágenes con esas características.

33. Programa de calidad • Tareas del programa en la fase de desarrollo de los trabajos de digitalización. 1) Establecimiento de sistemas de control sobre los medios. • Identificar los elementos materiales, humanos, procedimentales y organizativos objeto de control en las diferentes fases del proyecto. • Comprobar que aquellos se ajustan a unos requisitos necesarios para conseguir el nivel de calidad marcado y la máxima eficiencia del proyecto. • Describir los métodos de control de calidad a aplicar a cada uno estos elementos.

34. Programa de calidad • Tareas del programa en la fase de desarrollo de los trabajos de digitalización (cont.) 2) Comprobación periódica de la adecuación de los resultados a los requisitos de calidad. • Identificación de problemas susceptibles de aparecer en las imágenes digitales y soportes. • Identificación de sus posibles causas. • Descripción de controles continuos para comprobar que las imágenes y soportes se están ajustando a los requisitos.

35. Programa de calidad • Tareas del programa en la fase de desarrollo de los trabajos de digitalización (cont.) 3) Rechazo de resultados defectuosos para su corrección (si se producen). 4) Rediseño de procesos y reajuste de parámetros de captura (si necesarios).

36. Programa de calidad • Tareas del programa en la fase de mantenimiento del fondo digitalizado. 1) Comprobación de la adecuación de las operaciones y condiciones de mantenimiento para la preservación del fondo digital en el tiempo.

37. Programa de calidad • Problemas para la implantación del programa: • Problema metodológico: • No hay estándares para evaluar muchos de los aspectos de la digitalización de patrimonio documental. • Ejemplo de campos donde si los hay: digitalización de radiografías. UNE-EN 14096-1:2003 Ensayos no destructivos. Cualificación de los sistemas de digitalización de película radiográfica.

38. Programa de calidad • Problemas para la implantación del programa (cont.): • Problema metodológico (cont.): • Pero junto a estos estándares que podemos adaptar y la bibliografía técnica especializada en el campo de la evaluación de digitalización, estamos en disposición de crear un estándar para patrimonio documental. • Problema económico: coste asociado a la implantación y ejecución del programa: en tiempo y recursos.

39. IV. Propuesta metodológica para la implantación de un programa de calidad en un proyecto de digitalización.

40. IV.1. Algunas ideas para el planteamiento del programa

41. Planteamiento • Subdividir en proyecto de digitalización en fases. • Identificar por cada fase: herramientas, personas, procedimientos y resultados esperados. • Identificar aspectos de calidad a evaluar en cada fase. Indicando para cada aspecto: • Parámetros. • Indicadores. • Procedimientos de evaluación de calidad. • Herramientas de evaluación de calidad. • Defectos previstos. • Umbrales de calidad. • Acciones correctoras previstas.

42. Planteamiento • Ejemplo de identificación de aspectos de calidad: Fase 10: selección de equipos de captura. • Parámetro 1: Rendimiento en la captura tonal. • Indicador 1: Rango dinámico del escáner. • Procedimientos: Cálculo del rango dinámico del escáner: prueba de escaneado de cuña de pasos de gris, comprobación de los parches diferenciados por el escáner. • Herramientas: Tarjeta normalizada Kodak Q13. Adobe Photoshop. • Umbral de calidad: el rango dinámico del escáner debe ser mayor o igual al margen de densidades de los documentos fotográficos a escanear.

43. Planteamiento • Imbricar el programa de calidad con el proyecto de digitalización. • Programar las tareas del programa de calidad como parte del programa de actividades del proyecto. • Asignar responsabilidades. • Asignar recursos: humanos, técnicos, instalaciones... • Asignar tiempo.

44. IV.2. Orientaciones para el diseño de un sistema de control de calidad en las fases previas a la captura digital.

45. Control en fases previas • A) Evaluación de la Definición de los objetivos del proyecto. • Indicadores (selección): • Se han estudiado correctamente y de forma exhaustiva las necesidades del fondo documental y de todo el colectivo de usuarios con respecto a la digitalización. • Se han descrito suficientemente las necesidades de calidad visual: es decir, los aspectos de los documentos que deben quedar bien representados en las imágenes.

46. Control en fases previas • A) Evaluación de la Definición de los objetivos del proyecto (cont). • Indicadores (selección): • Se ha realizado una digitalización piloto de acuerdo a las especificaciones técnicas y se han evaluado los resultados comprobando que permite satisfacer las expectativas predefinidas. • Se han identificado y evaluado las expectativas de usuario no cubiertas con el proyecto. • Se ha conseguido el consenso a nivel institucional en cuanto a los parámetros de captura y las calidades que permiten conseguir éstos.

47. Control en fases previas • B) Especificaciones del proyecto de digitalización. • Indicadores (selección): • Se define el alcance del proyecto: • El volumen y la identificación de los materiales a digitalizar en las diferentes fases contempladas en el proyecto. • Los plazos de ejecución de las distintas fases y sus resultados. • El presupuesto. • Los recursos materiales y humanos a emplear.

48. Control en fases previas • B) Especificaciones del proyecto de digitalización (cont.) • Indicadores (selección): • Se detallan los elementos necesarios para la preparación y ejecución del proyecto: • Parámetros de captura. • Herramientas y flujos de trabajo y captura. • Configuración de herramientas: calibración, caracterización… • Sistemas de metadatos. • Sistema de nomenclatura de ficheros.

49. Control en fases previas • C) Cumplimiento de valores mínimos en las especificaciones. • Indicador: cumplen o sobrepasan los valores recomendados por instituciones de reconocido prestigio a nivel internacional.

50. Control en fases previas • D) Selección de empresa de servicios de digitalización. • Indicadores (selección): • En el contrato figuran los datos necesarios. • Se ha evaluado la capacidad logística, económica y técnica para hacer frente a los requisitos y exigencia de los trabajos. • Se ha evaluado la situación financiera de la empresa. • Supervisión de idoneidad e inocuidad de los equipos y pautas de captura empleados por la empresa.