Effektivisering og besparelser i Borgerservice

1. Effektivisering og besparelser i Borgerservice 18. januar 2007

2. Dagens menu • Lidt om budgetarbejdet i Borgerservice • Eksempler på spareforslag • Forudsætninger for udregninger • Businesscases • Eksempler på IT og arbejdsgange • Spørgsmål • Dette er ikke et oplæg, men et udgangspunkt for en dialog...

3. Baggrund for arbejdet • GK skal spare, BS skal spare • 2 mio. kroner på lønsummen inden udgangen af 2009 • Afledte besparelser • Forskellen på en besparelse og en effektivisering

4. Processen – fokus på inddragelse • 25/6: Orientering til medarbejderne • 25/6-5/8: Idétavlen... • 1/8: Idéer blev samlet til en bruttoliste • 1/8-6/8: Idékatalog blev udarbejdet • 7/8: Idékatalog på L-team møde • LU, aflyst igen og igen • Notatet er herefter et løbende arbejdspapir

5. Hvorfor inddragelse? • Ledelsesfilosofi i Borgerservice / GK • Bedre forudsætninger end Hillerød • Ingen vil fjerne egen taburet • De gode idéer kommer nedefra • Effektiviseringer kræver opbakning • ”God stemning” og ingen snak i krogene

6. Idékatalog, ikke sparekatalog! • Forudsætninger • Borgerservice holder åbent 245 dage per år (plus minus 1 dag afhængig af, hvordan helligdage falder). • Et årsværk udgør 1.924 timer, men den effektive arbejdstid er 1.338 timer. Med en timepris på 189,70 kroner bliver den reelle timepris 273,17 kroner. • Besparelserne (eller effektiviseringerne) er udregnet i forhold til lønsummen. Afledte besparelser er ikke medregnet. • De udregnede besparelse skal tages med et gran salt, da der er svært at omsætte tidsmæssige besparelser i driften forskellige steder direkte til et årsværk. • Hvordan gør man det???

7. Nogle eksempler fra kataloget • Tilgængelighed til Borgerservice • Team Front varetager omstillingsfunktionen kl. 15-17 • Svartider på ESDH-systemerne • Mødekultur (intern)‏

8. Tilgængelighed til Borgerservice

9. Interessante procesbetragtninger, to lokationer • Scanning og papirdokumenter • Fællesskab • Kørsel Nyt rådhus: • Indretning af arbejdsplads • Nærhed • Effektivitet

10. Omstillingsfunktionen til fronten

11. Svartider på ESDH-systemerne • 60 medarbejder, dagligt 50 klik (lavt sat)‏ • Svartid 5 sekunder -----> 2 sekunder • 150 sekunder per dag * 60 medarbejdere = 9000 sekunder • 183 arbejdsdage per medarbejder • 1.647.000 --->27.450 ---> 457,5 timer = 125.000 kroner For hele administrationen (400): 833.168,50 kroner

12. De øvrige idéer • Kampagne e-Sygesikring • Kampagne Flytteanmeldelse • Pensionsrådgivning, centre • Tast-selv omstilling (+div)‏ • 4S-systemer effektivitet • Ledelsesinformation, ressourcer • Gebyr vielser udenfor rådhus • Vagtplan software, front • Digitalisering refusioner • Medarbejderpleje, sygefravær og fastholdelse • Bruttoliste: Print, porto, sluk lyset, selvbærende teams, sponsor, E-boks, fredninger, adm fælleskaber, velkomstpakke væk, FÆRRE KONSULENTER!!! osv, osv...

13. www.modernisering.dk Samme businescase digitale løsninger Tidsforbrug arb.gang nu Tidsforbrug arb.gang efter Antal henvendelser/sager per år Anskaffelsesomkostninger, inkl. kompetenceudvikling, kampagner, fejl, IT-assistance, osv. Er der kun bundlinjen, der tæller? (service, trivsel, osv)‏

14. Formularer/selvbetjening ESDH BorgerSag Borger Virksomhed Formular (Web, blanket, etc)‏ Medarbejder Fagsystem KMD, CSC, etc

15. Succes eksempler på IT og arbejdsgange • ”Betty” forhindrer arbejdsgange hos Frederiksberg Kommune www.frederiksberg.dk DSB har elimineret ¾ telefoniske henvendelser tlf.: 70131415 • Blå sygesikringskort, www.gribskov.dk/selvbetjening

16. Spørgsmål til diskussion • Hvordan udregner man en besparelse, når effektiviteten er små bider mange steder? • Hvor nuanceret skal en beregning være i de eksempelvis de viste businesscases? • Hvordan kan man medtage de afledte besparelser? • Hvordan kan indtænke svartider på IT-systemer i procestegninger? • Andre spørgsmål?