Outils de la gestion des risques Rencontre ARLIN/ARS/Ecoles Jeudi 13 juin 2013

1. Outils de la gestion des risques Rencontre ARLIN/ARS/Ecoles Jeudi 13 juin 2013 Sabine Lamy, Responsable Qualité Clinique Saint Clotilde

2. Les préalables à une gestion des risques efficiente • Un dispositif Qualité et gestion des risques organisé au niveau institutionnel •  suppose un engagement de la direction et des ressources dédiées • Une culture gestion des risques à instaurer : • Démarche encore assimilée à la sanction, ou à la délation par les professionnels • Mécanique parfois difficile a appréhender, démarche qui leur parait éloignée des réalités terrain • Importance d’une communication soutenue sur le sujet • L’intégration des professionnels de terrain au sein de la démarche est primordiale pour s’orienter vers une gestion globalisée

3. 2 approches complémentaires • L’approche préventive • démarche visant à identifier les risques a priori: • Identifier les situations dangereuses et les vulnérabilités et à évaluer les mesures déjà en place • mise en place d’actions de prévention et suivi de leur efficacité • L’approche réactive • Analyse a posteriori des EI survenus ou avérés • Objectifs : limiter le nombre d’EI ou réduire les conséquences dommageables de ceux-ci par la mise en place d’actions correctives • Complémentarité des 2 démarches

4. Outils a priori • La cartographie des risques • Objectifs : • identifier les défaillances potentielles, • les hiérarchiser • mettre en œuvre des actions ciblées pour les risques jugés « prioritaires »

5. Outils a priori Cartographie des risques • Méthodes employées : L’analyse de processus et l’AMDEC (Analyse des Modes de défaillances, de leurs effets et de leurs criticité) • Réaliser la cartographie des processus • Repérer les processus potentiellement à risques • Lister les risques • Les hiérarchiser selon l’échelle définie par l’établissement. Notion de criticité C = Gravité * Fréquence. En fonction de la criticité (Echelles 3 voire 4 « barreaux) • Déterminer des actions adaptées visant à supprimer les causes ou la gravité

6. Outils a priori • Implication des professionnels de santé dans cette étape : • Méthodologie qui doit être maitrisée par le gestionnaire de risques ou responsable Qualité  guide les professionnels • Inventaires des risques et cotation (gravité et fréquence) a réaliser avec les professionnels en fonction des réalités de terrain • Démarche à bien expliquer aux professionnels afin d’obtenir une adhésion

7. Outils a posteriori Les bases à poser • Se base sur l’analyse des événements indésirables • Préalable : avoir mis en place un outil de déclaration des événements indésirables • Outil : la fiche de déclaration des événements indésirables (qui peut revêtir différents formats) • Clefs du succès: • Organisation de l’analyse qui doit être bien définie • Retour aux professionnels primordial • Mise en œuvre de la FEI qui doit être accompagnée: sensibilisation pour donner du sens

8. Outils et méthodes de gestion des risques a posteriori • Que devient la FEI ? • Les événements indésirables vont être analysés selon une méthode adaptée en y associant dans professionnels reliés à l’événement. • 2 approches: • Analyse des EI dont la fréquence est élevée • Analyse des EI dont la gravité est élevée • Pour ces 2 approches différentes méthodes existent, leur choix se fera en fonction: • De l’événement à traiter, • de la formation des personnes impliquées dans l’analyse et • De la maturité de l’organisation gestion des risques

9. Outils et méthodes de gestion des risques a posteriori • Méthodes d’analyse pour un EI dont la fréquence est élevée • Exemple : chutes • QQOQCP : Qui, Quoi, où, quand, Comment, combien et Pourquoi ? •  Simple à mettre en œuvre, comprise par tous mais peu adaptée aux recherches des causes profondes • Diagramme cause à effet/ Ischikawa / 5M. • Le but de cette méthode est de classer les causes de l’événement indésirable selon 5 axes (voire 6 selon les variantes) : • Malade • Milieu • Materiel • Méthodes • Main d’œuvre

10. Outils et méthodes de gestion des risques a posteriori • Il s’agit d’une analyse plus approfondie qu’il convient donc e préparer minutieusement : • recueillir les faits, • définir le moment propice de l’analyse et • impliquer les personnes concernées • Méthodes d’analyse pour un EI dont la gravité est importante • La méthode ALARM Cette méthode permet de définir les causes immédiates de l’événement, les causes profondes ainsi que les barrières n’ayant pas fonctionné.

11. Outils et méthodes de gestion des risques a posteriori • La méthode ALARM Analyse autour de 7 grands types de facteurs: • Contexte institutionnel • Facteurs liés au management et à l’organisation • Facteurs liés aux conditions de travail • Facteurs liés à l’équipe de travail • Facteurs individuels liés au personnel • Facteurs liés aux tâches à effectuer • Facteurs liés aux patients

12. Outils et méthodes de gestion des risques a posteriori 2. L’arbre des causes Technique qui consiste à rechercher de manière systématique les relations de causes à effets. Les résultats sont présentés sous la forme d’une arborescence effectuée à partir de l’événement indésirable pour prendre en compte toutes les causes, et permettre d’identifier les barrières de sécurité manquantes ou défaillantes.  2 méthodes utilisées dans le cadre des RMM, CREX et REMED

13. Les outils complémentaires • Les outils précédents peuvent être complétés par : • Des audits • Des visites de risques • Le suivi d’indicateurs: notamment les indicateurs sentinelles.