1 / 14

Manajemen Rapat

Manajemen Rapat. Lembaga Manajemen Terapan TRUSTCO. Tujuan Instruksional. Dapat mengelola rapat dengan efektif Memahami fungsi rapat Mengetahui rapat yang tidak efektif Mengetahui persiapan rapat Mengetahui lankangkah pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Mengetahui model rapat.

ishana
Download Presentation

Manajemen Rapat

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Manajemen Rapat Lembaga Manajemen Terapan TRUSTCO

  2. Tujuan Instruksional • Dapat mengelola rapat dengan efektif • Memahami fungsi rapat • Mengetahui rapat yang tidak efektif • Mengetahui persiapan rapat • Mengetahui lankangkah pemecahan masalah dan pengambilan keputusan • Mengetahui model rapat

  3. Pokok-pokok materi • Urgensi rapat • Rapat efektif • Persiapan rapat • Langkah pemecahan masalah • Langkah DM • Model dan pertimbangan DM • Model rapat

  4. Kenapa harus rapat…... • Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat • Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk mengerjakan fungsi organisasinya • Informasi semua orang sama • Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming dari persoalan • Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi • Mencari komitmen bersama

  5. Rapat tidak efektif, jika…... • Rapat rutin tanpa agenda (goal) • Tidak ada yang spesifik (objectif) • NATO, TATO, tidak ada Keputusan • Pihak ketiga yang mengaburkan • Tidak ada mekanisme rapat • Manajemen konflik yang lemah • Dinamika kelompok yang kurang • Individu yang mendominasi

  6. PERSIAPAN RAPAT • URGENSI RAPAT: kenapa harus rapat • TUJUAN RAPAT: spesifik, SIM, PS, DM • PESERTA: Jumlah peserta VS jenis masalah, Kontribusi peserta, Undangan. • WAKTU RAPAT: kehadiran, jadwal (mulai dan akhir), alokasi waktu • AGENDA RAPAT: rutin dan non rutin, tertulis, jelas spesifik, kendali rapat • PERSIAPAN PESERTA: Siapkan bahan, Konsep 80-20 %, Lokasi rapat. • PERSIAPAN SARANA: OHP, ATK, bahan lain • KEHADIRAN: pemimpin awal waktu

  7. Langkah DM Langkah PS • Indentifikasi masalah • Pengumpulan data dan analisa informasi • Penyusunan alternatif pemecahan • Evaluasi alternatif pemecahan • Pemilihan alternatif terbaik • Analisa kemungkinan dan konsekuensi • Implementasi • Menemukan/ mencari masalah • Mencari penyebab • Cari penyebab utama • Menentukan/ merencanakan tindakan • Pelaksanaan rencana • Periksa hasil • Mencegah problem kedua • Selesaikan sisa problem lainnya

  8. Peralatan Pemecahan Masalah • Diagram Sebab Akibat (fish-bone) • Analisa SWOT • Benchmarking • NA Training • NA Program • dll • Bagan Kontrol • Lembar Periksa (Check list) • Diagram Pencar • Stratifikasi • Histogram • Diagram Pareto

  9. Pertimbangan DM dalamPS DM: Siapa…? A. Kriteria khusus dalam DM B. Kecukupan Informasi C. Masalah Struktural D. Diperlukan usulan bawahan E. Keputusan akan diterima bawahan F. Bawahan ikut dalam proses DM G. Perbedaan pendapat bawahan akan terjadi 1. Seseorang atau Pemimpin mengambil keputusan sendiri 2. DM diambil sendiri, tapi minta informasi bawahan 3. Pemimpin membahas masalahnya dengan bawahan secara individu, tapi DM diambil sendiri 4. Pemimpin membahas masalahnya dengan bawahan secara kelompok, tapi DM diambil sendiri 5. Diskusi dan DM diambil secara kelompok

  10. Model rapat, sebuah alternatif Tahap 1. Pembukaan Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu Tahap 3. Pembahasan agenda rapat Tahap 4. Penutupan.

  11. Tahap 1. Pembukaan • PJ pembukaan/ MC, diputar, sebaiknya telah ditunjuk pekan lalu • Pembukaa. Kapan boleh dimulai, urutan pemimpin, bila mulai terlambat. • Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah. • Taujih khofifah. Giliran, bahan, pembicara , mekanisme, alokasi waktu. • Pengajuan agenda, fromat 80-20 • Pengantar umum rapat.

  12. Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu • PJ sekretaris • Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report. • Mengecek hasil pekerjaan • Apa yang perlu diagendakan kembali. • Konsep penting dan mendesak

  13. Tahap 3. Pembahasan agenda rapat • PJ pemimpin • Penetapan agenda rapat: permanen dan nonpermanen • Alokasi waktu per agenda • DM yang jelas • Notulensi rapat (sekretaris) • Manfaatkan teknik pemecahan masalah • Laksanakan konsep 80-20

  14. Tahap 4. Penutupan. • PJ. Sekretaris • Hasil Keputusan dibaca ulang • Person yang terkait mencatat • Receck buat yang penting • Apa yang akan dikerjakan pekan depan • Berkas penting tercecer • perjanjian khusus, kontak • hamdalah.

More Related