Step 2: Organisation - samarbejde og ledelse i projektet

1. Step 2: Organisation - samarbejde og ledelse i projektet

2. Samarbejde i projektet Indhold: • Etablering af projektorganisationen • Roller i projektorganisationen • Eksempler på organisationstyper • Projektlederen: Ledelse og roller • Projektgruppens samarbejde Litteratur: • Riis og Mikkelsen,Grundbog i Projektledelse, Prodevo 2003 • Lindegaard og Olsson, Power i Projekter og Porteføljer, DJØF 2005 • Projektledelsens Grundbegreber, PMI 2002 • Andersen og Ahrengot: Fit for Fight, Børsen 2003 • Kjell A. Nordström & Jonas Ridderstråle: Funky Business, Børsen 1999 • Steven Covey: 7 good habits of highly effective people, Franklin Covey • Andreas Munk-Madsen: Strategisk Projektledelse, MARKO 1996 • Michael A. West: Teamwork - metoder til effektivt samarbejde, Psykologisk Forlag 2002 • R. Meredith Belbin: Ledelsesgrupper -betingelser for succes eller fiasko, Potential • www.prodevo.dk

3. Projektorganisationen • Det ydre • Struktur, opbygning og relationer til interessenter, synlighed • Det indre • Arbejdsformen, arbejdsfordeling og tildeling af roller • Personificeringen • Projektmedarbejderen, projektlederen, opgaver og ledelsesstil Banen skal være kridtet op, men det er spillerne, der skaber kampen.

4. ProjektorganisationenHusk - projekter har en verden omkring sig Hv-? Projekt synsvinkel Organisatorisk synsvinkel Input Proces Output Den midlertidige projektorganisation Den permanente basis organisation

5. Projektets succes er en sum Opgaven • “Missionen lykkedes” • Resultat • Timing • Accept • Implementering • Involvering • Tilpasning Ressourcer Tid Basisorganisationen + Projektet

6. Projektorganisation- i en foranderlig verden Problemstilling: • Hurtigere teknologisk udvikling stiller krav om tempo og effektivitet • Optimal udvikling kræver kendskab til alle funktioner i virksomheden • Mængden af fornyelsesopgaver øges, hvilket kræver fleksibilitet • Projektet kræver at personer med forskellig viden deltager • Projektgruppen dannes ofte på tværs af basisorganisationen En god projektorganisation kræver • forankring i basisorganisationen • samarbejde omkring opgaven • inddragelse af interessenter • projektleders kompetence

7. ProjektorganisationHusk at “hejse flaget” når projektet startes - informér i hele organisationen • Planlægning • Formulering af principper og arbejdsform • Tilrettelægge beslutnings- og indflydelsesdel • Tilrettelægge ledelsesdel • Tilrettelægge arbejdsdelen • Etablering • Organisationens tilpasning til projektets • forskellige faser • Sikre kontinuitet i projektet Afvikling • Planlæg afvikling, så uvished og projekttræthed undgås • Formel overdragelse til driftsorganisationen

8. ProjektorganisationMange får opgaven som projektleder i fremtidens virksomhed

9. Projektorganisation-Projektleder skaber respekt/autoritet ved at gennemføre opgaven hurtigere og bedre end det forventes • Den projektansvarlige chef er projektets opdragsgiver • Opdragsgiver kan f.eks. være virksomhedens ejer eller direktør • Styregruppen har det overordnede ansvar, fastlægger mål og ressourcer • Styregruppen består af chefer fra involverede afdelinger • Styregruppen er i stand til at træffe bindende beslutninger • Projektlederen leder og styrer det daglige arbejde i projektgruppen • Projektleder fremlægger løsningsmuligheder for styregruppen • Projektleder er med til styregruppens møder som sekretær • Projektmedarbejderne har faglig ekspertise inden for produktet • Medbringer kompetence fra sit funktionsområde, og har ofte to chefer • Kan arbejde heltid, deltid eller være ansat på projektet • Skal være loyal over for resultat, snarere end over for funktion

10. Projektorganisation- Undgå konflikter igennem etablering af referencegrupper • Referencegrupper giver råd, udtalelser og kommentarer – informeres • Referencegrupperne etableres med baggrund i interessentanalysen • interessent kan bidrage fagligt til løsning af problemer • interessent kan være fortaler for projektets gennemførelse • interessent kan have politisk ønske om at deltage i projekt • interessent kan have krav på at blive hørt • interessent kan have negativ indflydelse på projektet (modstander) • Interessenter i referencegrupper høres, informeres gennem: • Formaliserede møder • Ad hoc møder • Uformelle kontakter

11. 2.1. Ansvarsmatrix Hvis ansvaret for en opgave skal deles mellem to personer- bliver der højst 10 % af ansvaret til hver Symboler for aktivitet i opgavefordelingsskema:I: Tage initiativ til G: Godkende M: Medvirker vedA: Ansvarlig U: Udfører H: Høres

12. Projektlederen

13. ProjektlederenProjektlederens roller • Projektstyring • Arbejdsleder • Overvåger • Kriseløser • Ressourceledelse • Opgavefordeler • Kompetencetilførsel • Lede opgaven • Skabe projektresultatet • Opgaveleder • Indadvendt ledelse • Anfører • Informationsfordeler • Udadvendt ledelse • Topfigur • Forbindelsesled • Talsmand • Forhandler

15. ProjektlederenProjektlederens kompetence Projekt- erfaring Metode- kompetence Adfærds- kompetence International Competence Baseline, IPMA Videreudviklet af Foreningen for Dansk Projektledelse www.projektforeningen.dk

16. Projektets mål og succeskriterier Bilag: Projektleders bud på en projektbeskrivelse jvf. skabelon Projektleders personlige udvikling: Styrker og udviklingspunkter i forhold til projektet. Er der behov for sparring eller efteruddannelse for at løfte projektet?   Projektlederens øvrige opgaver Prioritering i forhold til evt. andre opgaver som projektlederen har pt. Projektorganisation Hvem er projektansvarlig? Hvordan bemandes projektet?  Samspil omkring projektet Forslag til hvordan projektejer og projektleder arbejder bedst sammen på opgaven Forslag til hvordan projektleder og ressourcepersoner kan samarbejde  Rammer og beføjelser Defineret indenfor hvilke rammer projektlederen kan træffe beslutninger i forhold til budget, tidsplan,indhold Dato Dato ----------------------------------------------- ----------------------------------------------- Projektejer Projektleder Projektlederen Projektlederens interne kontrakt – kender du spillereglerne?

17. Projektlederen Metoder til ledelse • Management by walking around • Small talk er sjældent spildt • Tag lederrollen på – vis respekt og bliv respekteret! • Hav overblik over interessenterne • Vidsyn istedet for snæversyn • Agér istedet for at reagere • Coveys 7 gode vaner • Vær proaktiv • Begynd med slutningen • Gør det første først • Tænk vind/vind • Søg først at forstå • – dernæst at blive forstået • Skab synergi • Slib saven

18. Summe-opgave – at bygge et skib........ ” Hvis du vil have bygget et skib, skal du ikke kalde folk sammen, for at tilvejebringe tømmer eller tilvirke redskaber. Du skal ikke uddelegere opgaver til dem eller fordele arbejdet. Men du skal vække deres længsel efter oplevelser på det store åbne hav” • Hvordan vil i gøre det i jeres projekter? • 10 minutters summen....

19. Projektledelse – Metoder og Værktøjer Del II – forår 2006

21. Projektgruppens samarbejde

22. Projektgruppen Organisering af det indadvendte samvirke • Bevidsthed om roller • Synlig ledelse • Tydelige spilleregler • Projektmøder - Arbejdsmøder - Styringsmøder - Sociale arrangementer • Mødedagsordner og • -referater • Direkte personkontakter • Start- og planlægnings- workshops • Projekthåndbog/procesdagbog • Projektets info- og kommunikations- web site • Projektrum/-værested • Visualisering, modeller og plancher • Evaluering af præstation og proces

23. Teamarbejdets 2 dimensioner Høj Opgaverefleksivitet Lav Høj Social refleksivitet Lav Model:Michael A. West, Teamwork - metoder til effektivt samarbejde

24. Opnå Samarbejde Resultat Undgå Leveregler • Gruppens leveregler • … • … • … • …

25. Teamorientering og teamrolle adfærd Stabil OR KO FM AN KS Introvert Ekstrovert IM OP SP AF Rastløs

26. Samarbejdet Adjourning • Kulturen er bestemt af personerne • Tiden betyder også noget..... Faser i en gruppes udvikling: Lenneer-Axeldon 1995 Performing Norming Storming Forming

27. ProjektgruppenPlan for udvikling / checkliste

28. Læring i projektgruppen