TINJAUAN UMUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TINJAUAN UMUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI By: Mr. Haloho

Apa yang dimaksud dengan SIA? • Akuntansi: suatu sistem informasi yang memproses transaksi (data) menjadi informasi yang relevan. • Informasi: Data yang telah diproses yang bermanfaat bagi orang yang memerlukannya. • System: Suatu kelompok yang dibentuk dari bagian-bagian yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu. • SIA adalah suatu struktur yang menyatu dalam suatu entitas yang menggunakan sumberdaya-sumberdaya fisik dan komponen lainnya untuk mengolah data menjadi informasi akuntansi dengan maksud memenuhi kebutuhan informasi dari berbagai pengguna.

SIA dan Sistem Akuntansi • Sistem Akuntansi adalah sistem yang memproses transaksi akuntansi maupun non akuntansi menjadi informasi keuangan tanpa melibatkan teknologi informasi dalam pemrosesan transaksi. Dengan perkataan lain, Sistem Akuntansi memproses transaksi akuntansi dengan cara manual/tradisional. • SIA melibatkan atau menggunakan teknologi informasi dan setiap kemajuannya dalam memproses transaksi menjadi informasi keuangan yang diperlukan

Alasan mempelajari SIA • Meningkatkan pemahaman tentang proses bisnis dan proses pengembangan sistem • Memperoleh pengetahuan dan keahlian tentang penggunaan komputer dalam pemrosesan transaksi bisnis. • Mengetahui perkembangan teknologi informasi yang mempengaruhi cara-cara pemrosesan transaksi dan pembuatan laporan.

Tujuan dan pengguna SIA • Mendukung Operasi rutin dari suatu entitas untuk memproses peristiwa-peristiwa bisnis (transaksi). Pemrosesan transaksi dilakukan terhadap transaksi akuntansi maupun terhadap transaksi nonakuntansi. Transaksi non akuntansi merupakan transaksi yang mendukung transaksi akuntansi. Transaksi akuntansi adalah transaksi yang dicatat atau diproses yang menunjukkan pertukaran yang memiliki nilai tambah ekonomis. • Mendukung Pembuatan Keputusan oleh manajemen entitas. • Memenuhi keharusan atau kewajiban untuk melaporkan pertanggungjawaban atas pengurusan entitas (stewardship) kepada stakeholder eksternal dari suatu entitas.

Aktivitas (fungsi) dalam memproses data menjadi informasi • Pengumpulan data (Data Collection), yaitu penangkapan data transaksi, mencatat data ke formulir-formulir, dan memvalidasi dan mengedit data untuk meyakinkan keakurasian dan kelengkapan data. • Memelihara data (Data Maintenance), dilakukan selama tahap proses. • Manajemen data, yaitu menyimpan data, memelihara dan mengambil data (Retrieving data) • Pengendalian data • Penciptaan Informasi

Sistem Informasi dalam suatu entitas • Sistem informasi dalam suatu entitas terdiri dari MIS, ES, DSS, EIS,dll. SIA merupakan bagian dari sistem informasi yang ada dan digunakan dalam suatu entitas. • SIA memberikan informasi yang diperlukan MIS namun SIA juga memberikan informasi kepada pihak eksternal. • Sub sistem dari AIS: Siklus buku besar dan pelaporan keuangan, Siklus Pendapatan, Siklus Pengeluaran, Siklus Konversi, dan siklus Manajemen SDM.

Teknologi informasi dan jaringan dan perkembangan SIA By: Mr. Haloho

Peran teknologi informasi terhadap akuntan • Teknologi informasi mencakup komputer mainframe, minikomputer, mikrokomputer, software, database, jaringan, internet, intranet, bisnis elektronik, dan berbagai teknologi lainnya. • Perkembangan teknologi komputer mendorong perkembangan penanganan informasi. Informasi dianggap sebagai suatu sumberdaya yang harus ditangani (Information resources management) • Konsep Information resources management menunjukkan bahwa komputer dan TI lainnya harus disatukan dengan SIA modern.

Lanjut…. • Untuk menggunakan, mengevaluasi, dan mengembangkan SIA yang moderen, akuntan harus terbiasa dengan TI. • Komputer dapat membantu akuntan untuk: • Melakukan beberapa pekerjaan lebih cepat, lebih akurat, dan lebih konsisten daripada metoda manual. • Menganalisa laporan keuangan dan membuat anggaran.

Peran Teknologi jaringan terhadap akuntan • Jaringan merupakan bagian yang terpadu dari SIA karena jaringan berfungsi memindahkan data dan informasi. Teknologi jaringan membantu akuntan untuk menyiapkan dan memindahkan laporan dengan cepat. • Jaringan memiliki resiko sangat tinggi sehingga memerlukan pengendalian khusus untuk mencegah kehilangan catatan akuntansi yang berguna dan informasi yang disimpan dalam SIA • Jaringan dapat memberikan informasi yang berguna bagi berbagai pengguna informasi. • Akuntan harus diikutsertakan secara aktif dalam menggunakan dan mengevaluasi jaringan komputer.

Pengaruh teknologi informasi terhadap SIA • Pemrosesan transaksi dan data lainnya dapat dilakukan dengan cepat • Akurasi perhitungan dan perbandingan data lebih baik. • Kos pemrosesan transaksi lebih rendah. • Penyiapan laporan dan output lainnya lebih tepat waktu • Penyimpanan data lebih baik dan pengaksesan lebih baik apabila data diperlukan. • Pilihan untuk memasukkan data dan penyiapan output lebih banyak. • Produktifitas pegawai dan manajer lebih tinggi.

Komunikasi Data • Perkembangan dunia usaha membuat suatu entitas memiliki lokasi usaha lebih dari satu dan terpisah jauh antara kantor pusat dan unit usahanya. • Saat ini, perusahaan yang terpisah jauh dapat berkomunikasi melalui sistem komunikasi data dimana memungkinkan manajer dan karyawan yang terpisah jauh memiliki akses yang sama terhadap data layaknya bekerja pada lokasi yang sama. • Sistem komunikasi data dapat berkerja dengan baik didukung oleh perangkat keras (terminal, mikrokomputer, modem, dan unit pengendali komunikasi) serta perangkat lunak program komunikasi.

Lanjut….. • Sistem komunikasi data menghubungkan pengumpulan data, pemrosesan, peyimpanan, dan fasilitas yang terpisah dalam satu jaringan komputer. • Jaringan sangat diperlukan karena: • Beberapa perusahaan secara geografis terpisah dan perlu memindahkan data dalam jumlah yang besar dengan cepat dan andal. • Teknologi komunikasi data semakin canggih, beragam dan semakin baik.

Jenis arsitektur jaringan • Jaringan komputer adalah suatu sistem komunikasi data yang memungkinkan perusahaan membagi informasi dan program dengan menghubungkan komputer dan peralatan lainnya. • Jenis awal dari jaringan adalah ketika perusahaan memakai komputer besar pada lokasi pusat dan menghubungkan komputer itu ke terminal pada berbagai lokasi. Hal ini disebut jaringan komputer tersentralisasi.

Lanjut…. • Jaringan komunikasi data dapat diklasifikasikan berdasarkan: • Wilayah pelayanan • Arsitektur dasar dari hardware/software • Dikaitkan dengan wilayah pelayanan, jaringan dapat dibagi atas Wide area Network (WAN) dan Local Area Network (LAN) • WAN dibentuk diantara komputer dan peralatan lainnya yang saling terhubung dimana peralatan tersebut secara geografis terpisah jauh. • Arsitektur WAN dapat dibagi dua: • WAN tersentralisasi • WAN Terdistribusi

WAN Tersentralisasi • WAN tersentralisasi memusatkan seluruh pemrosesan aplikasi pada satu lokasi geografis. WAN tersentralisasi terdiri dari satu komputer manframe , terminal-terminal yang secara fisik terpisah jauh, dan beberapa alat dan saluran komunikasi yang penting. • Biasanya seluruh perangkat keras, perangkat lunak, dan personil pemrosesan data dilokasikan pada kantor pusat perusahaan yang menggunakan WAN tersentralisasi. • Staf pemrosesan data membantu pengguna pada lokasi yang jauh dengan menganalisa, mendesain dan mengimplementasikan aplikasi yang diperlukan. • Wilayah yang terpisah memelihara peralatan-peralatan komunikasi data seperti terminal, printer, software ataupn hardware.

Manfaat WAN tersentralisasi • Dapat memproses transaksi dalam jumlah yang besar sehingga kos pemrosesan setiap transaksi menjadi lebih kecil. • Dapat menggunakan pendekatan basisdata (database) • Keamanan data lebih baik. • Aktivitas berkaitan dengan informasi dapat distandarkan dan perencanaan serta pengendalian aktivitas itu dapat dilakukan lebih baik. • WAN tersentralisasi cocok bagi perusahaan yang memiliki struktur organisasi tersentralisasi, operasi yang homogen, dan aktivitas pemrosesan transaksi rendah pada berbagai lokasi yang berjauhan. Cocok bagi perusahaan perbankan yang memiliki ATM

Keterbatasan WAN tersentralisasi • Jaringan menjadi tidak fleksibel • Diperlukan software sistem yang mahal dan rumit untuk memindahkan program aplikasi dari dan ke perpustakaan online, membuat pesan yang prioritas, dan memindahkan data melalui jaringan • Jaringan sangat rentan terhadap bencana. • Jaringan tersentralisasi mungkin tidak respnsif terhadap kebutuhan pengguna pada berbagai lokasi yang terpisah jauh.

WAN terdistribusi • WAN terdistribusi menghubungkan komputer yang memiliki fungsi penuh pada berbagai lokasi yang berbeda. • Masing-masing lokasi memproses aplikasinya sendiri, sehingga akan mengurangi beban kerja komputer pusat • Komputer pada masing-masing lokasi dapat dihubungkan dengan hardware dan software ke lokasi lainnya yang berjauhan dan ke komputer pusat sehingga membentuk jaringan komputer perusahaan. • Seluruh komputer di lokasi dapat berbagi file, printer dan data dengan komputer di lokasi lainnya. Jaringan juga dapat dibentuk antar komputer yang secara geografis tidak tersebar.

Lanjut….. • Database bisa ditempatkan pada berbagai lokasi jaringan. • Database yang terdistribusi bermanfaat ketika: • Volume data yang besar perlu diproses pada lokasi-lokasi yang jauh • Manajer dan para karyawan perlu akses yang cepat setiap saat terhadap data • Database bisa didistribusikan dengan cara di replikasi dan dipartisi. Dengan cara di replikasi, copy dari file database utama disimpan pada lokasi-lokasi yang terhubung jaringan. Dalam pendekatan partisi, segmen atau file dialokasikan pada berbagai lokasi dalam jaringan.

Manfaat WAN terdistribusi • Sangat tanggap terhadap berbagai kebutuhan pengguna • Efisien dalam Penggunaan fasilitas jaringan • Jaringan menjadi fleksible dan beradaptasi terhadap perubahan, karena sistem komputer baru dapat dengan mudah ditambahkan tanpa menghapus sistem yang ada saat ini.

Jaringan terdistribusi cocok bagi perusahaan yang memiliki struktur organisasi terdesentralisasi, operasi dan kelompok pengguna yang tersebar di berbagai lokasi • Beberapa perusahaan dengan aktivitas dan pelayanan yang tersebar bisa juga memakai jaringan terpusat atau terdesentralisasi, atau kombinasi, tergantung kebutuhannya.

Kekurangan WAN terdistribusi • Sulit melakukan pengendalian dan menjamin keamanan yang memadai • Sulit mengkordinasi sistem komputer yang berbeda dan kadang-kadang tidak saling cocok (incompatible) • Membutuhkan tambahan kos agar sistem komputer yang beragam, komponen sistem yang berbeda dan jasa komunikasi bisa saling berkomunikasi.

Local Area Network (LAN) • LAN merupakan jenis jaringan terdistribusi, dibuat ketika satu atau lebih komputer yangberhubungan dikelompokkan dalam wilayah geografis yang terbatas. Area lokal ini bisa sebuah gedung, sekelompok gedung atau departemen dalam suatu perusahaan. • Manajer dan karyawan menggunakan mikrokomputer dan terminal untuk melaksanakan tugasnya sehari-hari. • LAN dapat dihubungkan dengan LAN yang lain atau dengan WAN melalui peralatan hardware yang dikenal sebagai Gateway atau Bridge.

Komponen dari LAN • LAN terdiri dari beberapa workstation. Workstation merupakan komputer yang dihubungkan dengan jaringan LAN. Workstation biasanya terdiri dari prosesor dan monitor komputer. • Terdapat tiga tingkatan dari workstation: Workstation tradisional, workstation mikrokomputer dan workstation super. • Masing-masing workstation dihubungan dengan pencetak/printer, layar video telekonferensi, unit aoudio dan server.

Jenis-jenis LAN • Jaringan peer-to—peer: • Setiap workstation berfungsi sebagai client (workstation yang meminta jasa dari sebuah server) dan sebuah server (yaitu workstation yang memberi jasa kepada client). • Seluruh pengguna dapat berbagi data dan file pada seluruh workstation dalam LAN. • Jaringan server • Dapat menghubungkan beratus-ratus workstation • Lebih sulit diterapkan dan dikelola daripada jaringan peer—to—peer namun memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi.Ada juga jaringan memerlukan minimal satu workstation yang melakukan pekerjaan server. • Jaringan server yang besar biasanya memiliki beberapa server untuk menjalankan jaringan secara efisien. • Server hanya bisa menjalankan tugas-tugas khusus dan tidak bisa bertindak sebagai workstation client. • Workstation client bisa meminta jasa atau pelayanan dari beberapa server.

Network Operating System (NOS) • NOS merupakan perangkat lunak yang digunakan di server jaringan. • Dalam jaringan peer-to-peer, perangkat lunak NOS diinstal pada masing-masing workstation user. • Dalam jaringan server, NOS hanya diinstal di server file dan sebagian dari NOS dapat juga ditempatkan pada workstation pengguna (user).

Manfaat LAN • LAN merupakan cara yang efektif bagi berbagai pengguna (user) untuk berkomunikasi atau berbagi sumberdaya teknologi informasi ataupun informasi. • Lebih murah daripada komputer yang tidak terhubung dalam jaringan (bekerja sendiri-sendiri/standalone computer). • LAN yang didesain dengan baik biasanya akan mampu meningkatkan produktifitas pegawai karena memungkinkan karyawan dan manajer berkomunikasi dengan mudah. • LAN sangat fleksible karena workstation dapat dengan mudah ditambah atau dikurangi.

Kekurangan LAN • Karena LAN sifatnya sama dengan jaringan terdistribusi, kendali dan keamanan yang memadai sulit untuk dilakukan, terutama dalam jaringan peer-to-peer. • Beberapa software aplikasi untuk workstation tidak ada dan tidak memadai • Protokol dan peralatan belum terstandarisasi.

Jaringan Client/Server (C/S) • Model pemrosesan C/S adalah suatu model logika dari pemrosesan yang memproses aplikasi dalam suatu jaringan LAN atau WAN atau keduanya. • Dalam model pemrosesan C/S, pemrosesan dipisahkan antara workstation pengguna /user (dikatakan juga client) dan satu atau lebih server, • Client meminta jasa/pelayanan dari server dan server menaati permintaan itu dengan memberikan hasil pemrosesan kepada client. • Kebanyakan server berfungsi menjadi server database yang memungkinkan client berbagi data dan file, melakukan pencarian database dan memutakhirkan database. • Aplikasi C/S yang populer adalah pemrosesan transaksi, DSS, dan analisa data.

Topologi Jaringan • Topologi merupakan cara menghubungkan komputer dalam suatu jaringan. • Terdapat tiga topologi jaringan: • Konfigurasi bintang (Star configuration) • Konfigurasi cincin (Ring Configuration) • Konfigurasi Bus • Konfigurasi bintang dan cincin bisa digunakan untuk jaringan LAN dan WAN, sedangkan topologi bus hanya untuk jaringan LAN. • Ketiga topologi dapat digabungkan membentuk topologi hibrid

Konfigurasi bintang • Dalam konfigurasi bintang seluruh workstation dihubungkan dengan server jaringan tersentralisasi, biasanya sebuah mini komputer atau mikrokomputer, yang hanya bertugas sebagai server. • Masing-masing workstation membentuk jaringan dan mengalirkan pesan dan informasi melalui server. • Konfigurasi ini sederhana dan fleksibel walaupun tidak memungkinkan komunikasi langsung terjadi diantara masing-masing mikrokomputer.

Konfigurasi Cincin • Konfigurasi cincin terdiri dari workstation yang membentuk kurva tertutup. • Konfigurasi cincin merupakan jaringan peer—to--peer sehingga tidak menggunakan server jaringan. • Dalam konfigurasi Cincin, masing-masing workstation hanya terhubung dengan dua workstation lainnya sehingga tidak mudah berkomunikasi dengan workstation lainnya dalam LAN. • Apabila satu workstation tidak bisa beroperasi, maka akan mengganggu workstation lainnya.

Konfigurasi Bus • Konfigurasi Bus adalah jaringan peer-to-peer dimana masing-masing workstation tidak membentuk kurva tertutup. • Seluruh workstation jaringan terhubung ke kabel telepon atau kabel penghubung lainnya (kabel ini seperti jalur bus) • Masing-masing workstation itu independen sehingga kegagalan dari satu mikrokomputer tunggal tidak mengganggu workstation lainnya.

Sistem atau jaringan antar organisasi • Berbagai jaringan dan sistem komputer khusus antar organisasi telah digunakan. • Termasuk dalam sistem ini adalah: • Internet commerce dan Electronic commerce • Jaringan atau sistem Point of Sale (POS) • Sistem transfer dana elektronik (Electronic fund transfer system) • Jaringan atau sistem pertukaran data secara elekronik (Electronic data Interchange/EDI)

Perdagangan internet atau perdagangan elektronik • Internet Commerce (i-commerce) secara sederhana didefenisikan sebagai penggunaan internet untuk melakukan pertukaran data elektronik antara partner dagang. • Electronic commerce (e-commerce) memiliki arti lebih luas, berkaitan dengan penggunaan seluruh jenis jaringan, termasuk internet utnuk membantu perusahaan melakukan operasinya. • Karena melibatkanseluruh aspek dari interaksi elektronik perusahaan dengan stakeholdernya, e-commerce dapat merevolusi cara perusahaan melakukan bisnis.

Sistem/jaringan Point of Sale (POS) • Jaringan/sistem POS yang berbasis komputer telah merevolusi sistem informasi perusahaan eceran/ritel, terutama yang memiliki beberapa outlet eceran. • Sistem POS dapat ditemui dihampir seluruh toko grosir, pasar swalayan, toko diskon, maupun ditoko buku. • Register kas manual ataupun magnetik telah digantikan oleh register kas elektronik yang merupakan terminal yang memiliki prosesor mikro. • Dalam sistem POS, transaksi ditangkap diterminal POS, yang memiliki sistem pemrosesan transaksi real-time dan data transaksi dapat langsung dikirim melalui jaringan kepada manajemen atau dikirim ke prosesor pusat melalui jaringan.

Sistem transfer dana elektronik (EFT) • EFT digunakan oleh perusahaan keuangan atau perbankan untuk mentransmisi dan meproses transaksi konsumen berkaitan dengan dana. • Sistem EFT berbeda dengan sistem perbankan tradisional dimana transfer dana dilakukan dengan cara elektronik, bukan melalui cek kertas. • Transaksi EFT dapat dilakukan melalui terminal yang berlokasi pada teller bank atau melalui ATM.

Electronic data interchange • Sistem atau jaringan EDI memungkinkan pertukaran informasi bisnis dari satu komputer sistem perusahaan dengan sistem komputer perusahaan lainnya. • Pihak yang terlibat dalam pertukaran disebut dengan rekan dagang dan termasuk distributor, pabrik, dan pemasok.

Internet • Internet merupakan jenis jaringan C/S yang terbesar, merupakan suatu kumpulan global dari beribu jaringan bisnis, militer, pendidikan yang saling berkomunikasi satu dengan yang lain. • Setiap komputer dalam jaringan internet dapat berkomunikasi dengan protokol atau bahasa yang sama, disebut Transmision Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP). • Suatu website dikembangkan dengan menggunakan Hypertext Markup Language (HTML).

Intranet • Intranet merupakan jaringan komputer internal yang beroperasi hanya pada satu perusahaan. • Berbagai protokol dan teknologi di internet juga diadopsi oleh perusahaan yang menggunakan intranet untuk berkomunikasi menggunakan LAN. • Intranet juga disebut sebagai mini internet ataupun internet pribadi. • Pengaksesan yang dilakukan karyawan perusahaan terhadap data perusahaan sama dengan cara mengakses internet. • Intranet tidak bisa diakses pihak luar kecuali kalau memiliki pasword atau otentifikasinya sesuai.

Extranet • Extranet merupakan variasi dari intranet. • Extranet merupakan jaringan antar bisnis (Business to Business/B to B atau B2B) yang mengoperasikan beberapa bagian dari intranet perusahaan. • Extranet memungkinkan pemasok, pelanggan atau siapapun yang diijinkan perusahaan, untuk mengakses bagian database perusahaan. • EDI merupakan salah satu contoh Extranet. • Extranet mengurangi kos transaksi.

Tugas (The answer must be sent by email to: Fersih@Yahoo.com) • Tingkat pemahaman apa yang harus diperoleh akuntan berkaitan dengan teknologi informasi? • Berikan pendapat anda atas keadaan berikut: Seorang pemilik perusahaan kecil berargumen bahwa suatu sistem komputer tidak akan berguna bagi perusahaannya dan ia akan kehilangan kendali atas operasi perusahaannya karena komputer. • Bagaimana konfigurasi jaringan bisa mempengaruhi pembuatan keputusan? • Sebutkan kesulitan dalam mengimplementasikan model pemrosesan C/S • Implementasi perangkat lunak C/S berbasis LAN akan mengurangi dokum,en dan laporan akuntansi yang menggunakan kertas. Laporan akan dikirim disekitar jaringan dan akan tampak dilayar. Bagaimana penghilangan kertas untuk dokumen dan laporan akan mempengaruhi kerja akuntan?

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM By: Mr. Haloho

Pengguna-penggunatekniksistem • Teknik-tekniksistemmerupakanalat yang digunakandalammenganalisis, mendesain, danmendokumentasikansistemdanhubungan-hubungan sub sistem • Tekniksistemberupagambar-gambarataugrafik yang menggambarkansuatusistem. Diagram inipentingbagi auditor internal daneksternaldanbagipersonelpengembangansistem. • Tekniksistemdigunakandalampengauditan, evaluasiatas internal kontroldandalamproyekpengembangansisteminformasi.

Flowchart • Baganalir (Flowchart) merupakan diagram yang menunjukkanaliran data, dokumenatautahapanoperasipadasuatusistem. • Baganalirbiasanyaterdiridari: • Baganalirsistemdan program • BaganAlirAnalitis • BaganAlirdokumen • Baganalirdistribusiformulir • BaganAlirsistemmerupakanbaganalir yang menggambarkankeseluruhanaliroperasidisuatusistem. • Baganalirsistemmenggambarkandimana input timbul, tahapandan model pemrosesan, dan output yang dihasilkan.

BaganAlir Program • Bagan Alir Program biasanya digunakan oleh personel pengembangan sistem. • Bagan alir program lebih rinci menggambarkan fungsi pemrosesan dalam suatu sub sistem daripada bagan alir sistem. • Setiap fungsi pemrosesan digambarkan secara rinci dalam bagan alir program.

BaganAlirAnalitis, baganalirdokumendanbaganalirdistribusiformulir • Jenis bagan alir ini digunakan oleh auditor dan personil sistem. • Auditor biasanya tertarik dengan alir dan distribusi dokumen dalam suatu sistem aplikasi daripada mode pemrosesan. • Biasanya auditor memerlukan alir dan distribusi dokumen ketika mengevaluasi Struktur Pengendalian Intern. • Untuk menggambarkan ketiga bagan alir ini, biasanya dibagi atas kolom-kolom berdasarkan fungsi operasi dalam suatu entitas.

Diagram Alir Data logis (Data Flow Diagram) • DFD biasanya digunakan dalam proses pengembangan sistem pada tahap analisis sistem. • DFD digunakan oleh analis sistem untuk menggambarkan kebutuhan-kebutuhan pengguna (user) sistem dan owners (manajemen) atas suatu sistem pemrosesan transaksi. • DFD digambar untuk menjembatani kebutuhan Uers dan Owners agar dapat dimengerti desainer dan progammer sistem.

TINJAUAN UMUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI