2º Intercâmbio de experiência em gestão de processos organizacionais

1. 2º Intercâmbio de experiência em gestão de processos organizacionais Instrumentos de mercado – Case 1: A evolução da gestão de processo na Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro Renata Borges Nunes dos Santos – Engenheira de Processos

2. PROGRAMAÇÃO • Como estamos estruturados hoje; • Como foi a evolução da “gestão de processos”; • Metodologia e Ferramenta(s) para modelagem de processos; • Resultados alcançados; • Desafios futuros.

3. CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RJ O Rio de Janeiro foi o primeiro município brasileiro a ter um órgão dedicado exclusivamente ao controle interno. A Controladoria Geral do Município, criada em dezembro de 1993 pela Lei nº 2.068, tem como funções principais exercer o controle contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial das entidades da Administração Direta, Indireta e Fundacional quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, razoabilidade, aplicação das subvenções e renúncias de receitas.

4. DEFINIÇÃO DE CONTROLE INTERNO “O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pelos órgãos ou entidades municipais na proteção do patrimônio público e ainda a promoção da confiabilidade e tempestividade dos registros e informações e daeficácia e eficiência operacionais. O controle interno proporciona uma garantia razoável de que sejam atingidos os objetivos da organização, no que se refere a: - eficiência e efetividade operacional, relacionada com os objetivos básicos da organização ...; - confiabilidade nos registros contábeis e financeiros...; e - conformidade com leis e normativos aplicáveis à organização.”

5. ESTRUTURA CGM

6. ESTRUTURA CG/SIC

7. Missão CG/SIC/CIP “Estimular a introdução de procedimentos de controle interno nos processos das organizações e nas soluções de Tecnologia da Informação desenvolvidas

8. PROGRAMAÇÃO • Como estamos estruturados hoje; • Como foi a evolução do tema “processos”; • Ferramenta(s) de modelagem de processos; • Resultados alcançados; • Desafios futuros.

9. HISTÓRICO Antes de 2001 - Iniciativas isoladas de modelagem de processos com contratação de consultorias externas (SMU, SMF); 2001 – Iniciativas internas de modelagem de processos; 2005 - Criação da Coordenadoria de Modelagem de Processos - Modelagem de processos das áreas de RH e Infra-estrutura e Logística com metodologia desenvolvida internamente (SMA); 2006 - Transformação na Coordenadoria de Integração de Processos - Reestruturação para atuação com foco estratégico e com atuação mais próxima com as áreas de TI e Controle Interno (CGM); 2007 - Realização de Concurso Público para Técnico de Controle Interno. 2008 - Alocação e Ambientação dos novos Técnicos, treinamento de AGIs, gestores e facilitadores (89 horas e 75 participantes)

10. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO • CONCURSO PARA TÉCNICO DE CONTROLE INTERNO: • Contabilidade Geral • Contabilidade Governamental e Orçamento Público • Direito Administrativo • Língua Portuguesa • Gestão da Tecnologia da Informação • Administração e Gestão por processos • Controles internos e gestão de riscos

11. A EVOLUÇÃO DA IMPORTÂNCIA DOS PROCESSOS • Processos cada vez mais interfuncionais • Ciclos de Inovação cada vez menores • Ampliação da importância dos “clientes” e crescente customização • Ampliação do uso e variedade de Tecnologia de Informação • Aumento da valorização de profissionais do conhecimento • Maior Necessidade de Agilidade, Flexibilidade e Integração • Redesenho/Desenho de Processos realizado de forma dinâmica e incorporada ao dia a dia de todos os profissionais

12. PROGRAMAÇÃO • Como estamos estruturados hoje; • Como foi a evolução do tema “processos”; • Metodologia e Ferramenta(s) para modelagem de processos; • Resultados alcançados; • Desafios futuros.

13. O que é a Metodologia de Gestão de processos? A Metodologia de gestão de processos pode ser entendida como uma arquitetura (framework) para entendimento, análise e melhoria dos processos dentro e entre organizações com os seguintes objetivos: • uniformização do entendimento da forma de trabalho, gerando integração (cultura); • análise e melhoria do fluxo de informações; • explicitação do conhecimento sobre os processos, armazenando, assim, o know how organizacional; • realização de análises organizacionais e de indicadores; • realização de simulações, apoiando a tomada de decisões e; • Gestão..

14. IMPORTÂNCIA DE UMA METODOLOGIA “O objetivo principal a alcançar é criar uma base comum e um efeito sinérgico entre todos que participarem da execução desta metodologia. Segundo a definição do dicionário Aurélio, sinergia é a “associação simultânea de vários fatores que contribuem para uma ação coordenada”. Acreditamos que ao apresentar uma metodologia que aglutina iniciativas já em andamento na Prefeitura e que está aberta para melhorias propostas por seus executantes, teremos resultados cada vez mais significativos conforme experiências de sucesso forem sendo colhidas na implementação desta metodologia.”

15. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Modelo de referências (PMBOK, COBIT, ITIL, etc) Qualidade Total, Reengenharia e BPM Metodologia de Gestão de Processos Princípios da modelagem BPMN – Business Process Management Notation

16. ETAPAS DA METODOLOGIA DE GESTÃO POR PROCESSOS FASE 1 Planejamento do projeto FASE 2 Entendimento do negócio FASE 4 Levantamento do Processo Atual N FASE 3 Identificação dos processos Críticos • Proposta de trabalho assinada; • Planejamento do projeto; • Documentação; • Apresentação realizada. • Plano de ação e cronograma ajustados; • Cadeia de Valor; • Lista de Processo. • Relação dos processos críticos selecionados; • Proposta de Trabalho, Plano de Ação e cronograma do processo selecionado; • Plano de Ação e cronogramas ajustados. • Documentação resgatada; • Mapa do processo validado e aprovado; • Indicadores de desempenho identificados e documentados. FASE 5 Análise do Processo N FASE 6 Remodelagem do Processo N FASE 7 Implantação do Processo N FASE 8 Gerenciamento do Processo N • Agenda de reuniões; • Planilha de consolidação da análise; • Indicadores do processo identificados e medidos. • Pauta e Ata de reunião. • Relatório de “Benchmarking”. • Mapa do Novo Processo definido e validado. • Manuais de Normas e Procedimentos, caso esteja no objeto do Projeto. • Cadeia de Valor da área foco do projeto atualizado. • Sistema de Medição definido. • Planos de Ação das melhorias. • Cronograma de implantação. • Plano de ação executados; • Manuais de Normas e Procedimentos implementados; • Plano de treinamento global executado; • Novo processo implantado. • Divulgação realizada. • Pasta de Gestão.

17. FERRAMENTAS 10 licenças do software Microsoft Visio 4 licenças do software Provision

18. CARACTERÍSTICAS DO PROVISION • Ferramenta orientada a objetos (reutilização de objetos) • Utiliza banco de dados • Multi-usuário • Customizável a empresa • Possui modelos de estratégia, negócios e sistemas

19. PROVISION EXPLORER

20. Framework page

21. CADEIA DE VALOR

22. MACROPROCESSO – process modeler

23. PROCESSO – workflow modeler

24. CONFIGURAÇÃO DO INTERPRETADOR

26. PUBLICAÇÃO NA WEB

27. VISUALIZAÇÃO NA WEB

28. INTERFACE COM VISIO

29. MODELO DE IMPACTO

30. MODELO DE REGRAS

31. PROGRAMAÇÃO • Como estamos estruturados hoje; • Como foi a evolução do tema “processos”; • Metodologia e Ferramenta(s) para modelagem de processos; • Resultados alcançados; • Desafios futuros.

32. RESULTADOS Identificação de Macroprocessos da PCRJ Concluída: • IPLANRIO – Empresa Municipal de Tecnologia • SMU – Secretaria Municipal de Urbanismo • CET-RIO – Companhia de Engenharia de Tráfego • SMTR – Secretaria Municipal de Transportes Em andamento: • SMF: Secretaria Municipal de Fazenda

33. RESULTADOS Mapeamento/Modelagem dos processos-chave da PCRJ Realizada nos seguintes órgãos/entidades: • IPLANRIO: Planejamento Estratégico de TIC, Prover Integração de sistemas, Tratar demandas, Gerenciar Projetos, Prover Infra-Estrutura e Logística – Compras, e Gerenciar Recursos Humanos; • SMU: Licenciamento de obras; • SMTR: Aplicação de multas de Trânsito.

34. RESULTADOS Formação da Cultura de Gestão de Processos • Aumento da atuação na disseminação da cultura de processos por meio de treinamentos de agentes de gestão institucional e gestores de processos.

35. PROGRAMAÇÃO • Como estamos estruturados hoje; • Como foi a evolução do tema “processos”; • Metodologia e Ferramenta(s) para modelagem de processos; • Resultados alcançados; • Desafios futuros.

36. DESAFIOS • Aprimorar os processos de trabalho da CG/SIC/CIP e oferecer mais serviços aos gestores; • Criar a cadeia de valor da PCRJ; • Atuar mais ativamente na melhoria da integração dos processos-chave da PCRJ; • Realizar o monitoramento dos processos melhorados; e • Alcançar sinergia com outras iniciativas de gestão.

37. INTEGRAÇÃO DE PROCESSOS COM O NEGÓCIO Treinamento de funcionários Gestão do conhecimento Análise de Custos Gestão de Pessoas por competência Riscos Definição de funcionalidades para sistemas de TI Mapear/modelar Processos de Negócio para fazer Gestão de Processos Benchmarking Análise estrutura organizacional Análise e otimização de processos BSC Gestão de Documentação Workflow Compliance

38. REFLEXÃO “Pense grande, comece pequeno, evolua rápido.” “A simplicidade é o último grau de sofisticação.” Leonardo Da Vinci

39. CONTATO Renata Borges Nunes dos Santos Coordenadora de Integração de Processos (21) 2503-3344 rbnsantos.cgm@pcrj.rj.gov.br