Hoofdstuk 13 Informatie in organisaties

1. Hoofdstuk 13 Informatie in organisaties organisatie:een samenwerkingsverband tussen mensen die een aantal activiteiten uitvoeren om vooraf vastgestelde doelen te bereiken. • Twee soorten: • onderneming:  primair gericht op het realiseren van bedrijfseconomische doelen (winst) • instelling:  accent ligt op het realiseren van niet-economische doelen (non-profit organisaties) LauwersCollege Buitenpost Informatica

2. Rechtsvormen De rechtsvorm is van belang voor de aansprakelijkheiden de belastingverplichtingen. Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zijn wettelijk verplicht zich in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Kenmerkend voor rechtsvormen zonder rechts-persoonlijkheid is dat je met je hele privé-vermogen aansprakelijk bent als de onderneming failliet gaat. En als je in gemeenschap van goederen bent getrouwd is je echtgeno(o)t(e) ook volledig aansprakelijk. LauwersCollege Buitenpost Informatica

3. Rechtsvormen LauwersCollege Buitenpost Informatica

4. Verticale en horizontale informatiestromen Verticale communicatie De communicatiestructuur van een reclamebureau weergegeven in een graaf Horizontale communicatie Directeur Hoofd inkoop Hoofdverkoop Hoofdadministratie Hoofdfabricage Diagonale communicatie Productiemedewerkers Verkopers Administratievemedewerkers contact passerelle LauwersCollege Buitenpost Informatica

5. Verticale en horizontale informatiestromen • Verticale lijnen overheersen als • het opleidingsniveau van de werknemers sterk uiteenloopt • het werk is opgedeeld in onafhankelijke deeltaken • Horizontale lijnen overheersen als • het opleidingsniveau van de werknemers gelijkwaardig is • Voorbeeld: een school LauwersCollege Buitenpost Informatica

6. Organigram, graaf en matrix Voor het in kaart brengen van de structuur van een organisatie en de communicatie binnen zo’n organisatie maken we gebruik van:  • organigram:  • weergave van de (hiërarchische) structuur van de organisatie, geen communicatiepijlen maar lijnen.  • communicatiegraaf:  • grafische weergave van de communicatielijnen (één- of tweerichtingsverkeer) m.b.v. pijlen.  • communicatiematrix:  • geeft dezelfde informatie als de communicatiegraaf • weergave van de communicatielijnen op de volgende manier: •     1 = wel communicatie •     0 = geen communicatie LauwersCollege Buitenpost Informatica

7. Organisatiestructuren De organisatiestructuur van een bedrijf staat in principe los van de juridische structuur, die bepaald wordt door de rechtsvorm van het bedrijf. Als iemand een bedrijf helemaal alleen begint dan wordt hij of zij een ZZP'er genoemd, dat is de afkorting van Zelfstandige Zonder Personeel. Als een aantal gelijkgestemden samen een bedrijf opzetten, en als het dan zo is dat geen van de vijf de baas is, maar dat ze alle vijf evenveel te vertellen hebben, dan heeft die organisatie een ententestructuur Bij een groot bedrijf is meestal sprake van een lijnorganisatie LauwersCollege Buitenpost Informatica

8. Organisatiestructuren • Lijnorganisatie • Lijn en staforganisatie • Lijn en staforganisatie met functionele relaties • Project en matrixorganisatie • Ententestructuur span-of-control: het aantal mensen dat een manager rechtstreeks aanstuurt depth-of-control:het aantal lagen met leidinggevenden tussen de directeur en de mensen die het eigenlijke werk doen. zes-man-regel: een manager stuurt niet meer dan zes man aan, maar bij routinewerk kun je tot circa tien mensen gaan LauwersCollege Buitenpost Informatica

9. De klassieke lijnorganisatie Kenmerken: Nadelen: • Hiërarchie / top-down • Communicatielijnen erg lang • Piramide-achtige opbouw • Topmanagement snel overbelast Voordelen: • Weinig flexibiliteit • Eenvoudige structuur Voorbeeld: het leger • Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden Directeur Chefinkoop Chefverkoop Chefadministratie Chefproductie Chefpersoneelszaken Ploegbaas1 Ploegbaas 2 Filiaalhoofden Medewerkersadministratie Hoofdverkoop Medewerkersproductie Medewerkersproductie Vertegen-woordigers Medewerkersfilialen LauwersCollege Buitenpost Informatica

10. De moderne lijnorganisatie Bij een klassieke lijnorganisatie is alleen sprake van top-downlijnen. Bij een moderne lijnorganisatie krijgen de werknemers ook gelegenheid hun ervaringen en ideeën aan hun leidinggevenden door te geven, we spreken dan van goals down/plans up. En er wordt vrijwel altijd ook horizontale communicatie ingebouwd. Dit noemen we een contact passerelle. LauwersCollege Buitenpost Informatica

11. De staf- en lijnorganisatie Directeur Chefproductie Chefverkoop Stafafdelingwerkvoorber. Stafafdelingcalculatie Stafafdelingreclame Stafafdelingwinkelinrichting Staf ondersteunt leiding Hoofdverkoop Filiaal-hoofden Ploegbaas 1 Ploegbaas 2 Medewerkersproductie Medewerkersproductie Vertegen-woordigers Medewerkersfilialen LauwersCollege Buitenpost Informatica

12. De staf- en lijnorganisatie Stafleden ondersteunen de leidinggevenden • Voordelen: • Door ondersteuning met stafleden kunnen de afdelingen groter zijn. • Eenvoudige structuur • Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden • Nadelen: • Stafleden hebben weinig kennis van zaken van het echte werk • Bijna uitsluitend verticale communicatie • Lange communicatiekanalen • Weinig flexibiliteit LauwersCollege Buitenpost Informatica

13. De staf- en lijnorganisatie met functionele relaties Toevoegen van een functionele stafafdeling. Voert vooral coördinerende taken uit. • Voordelen: • Verlichting van de werktaak van de leidinggevenden • Meer uniformiteit in de organisatie binnen het bedrijf door de coördinatie door de stafafdelingen • Nadelen: • Verantwoordelijkheden worden onduidelijker • Bevordert het ontstaan van conflicten LauwersCollege Buitenpost Informatica

14. De projectorganisatie Directeur Chef verkoop Chefinkoop Chefadministratie Chefproductie projectgroep Medewerkerproductie Medewerker verkoop Medewerkerinkoop Medewerkeradministratie Projectleidernieuw product Medewerker verkoop Medewerkerinkoop Medewerkeradministratie Medewerkerproductie LauwersCollege Buitenpost Informatica

15. De projectorganisatie Bij activiteiten die het hele bedrijf raken. Bijvoorbeeld de introductie van een nieuw product. • Kenmerken: • Hiërarchie wordt doorbroken • Projectgroep is tijdelijk • Leden van de groep zijn gelijkwaardig • Leden worden gekozen op basis van kennis LauwersCollege Buitenpost Informatica

16. De matrixorganisatie Directie Chefafdeling A Chefafdeling B Chefafdeling AC Projectleiderproject 1 Werknemer 1 Werknemer 2 Werknemer 3 Projectleiderproject 2 Werknemer 4 Werknemer 5 Werknemer 6 LauwersCollege Buitenpost Informatica

17. De matrixorganisatie • Voor organisaties met continue problemen • Permanente projectgroepen • Werknemer heeft meerdere chefs • Voordelen: • Geschikt voor de oplossing van complexe problemen • Kleine kans op fouten (dubbele controle) • Nadelen: • Waar ligt de verantwoordelijkheid • Mensen moeten erg goed kunnen samenwerken • Loyaliteitsproblemen LauwersCollege Buitenpost Informatica

18. De Ententeorganisatie Lid 1 Lid 2 Lid 6 Voorzitter Lid 3 Lid 5 Lid 4 LauwersCollege Buitenpost Informatica

19. De Ententeorganisatie • Kenmerken: • Ieder lid heeft dezelfde rechten en plichten • Voorzitter leidt technisch de vergadering • Voordelen: • Maakt optimaal gebruik van aanwezige deskundigheid • Betrokkenheid van medewerkers is groot • Nadelen: • Groepen niet groter dan 15 personen • Leden met hetzelfde kennisniveau LauwersCollege Buitenpost Informatica

20. Informatielijnen binnen de organisatie Directie Top-down Extern Extern Bottom-up Goals-down Bottom-up Werknemers Werknemers Werknemers LauwersCollege Buitenpost Informatica

21. Informatie m.b.t. de basisonderdelen van een bedrijf De strategische top heeft behoefte aan informatie over alle belangrijke zaken die zich in het bedrijf afspelen. De informatie is globaal, en heeft vaak betrekking op detoekomst.Naast interne informatie speelt ook externe informatie een belangrijke rol. De uitvoerende kern heeft vooral interne informatie nodig. Die informatie is gedetailleerd en actueel LauwersCollege Buitenpost Informatica

22. Informatiestromen Om de informatiestromen zo goed mogelijk te benutten,zal aan bepaalde voorwaarden moeten worden voldaan: • Er wordt met een netwerk gewerkt • Er is een mailserver, dat is een speciale computer waar de emailberichten van en voor alle werknemers worden opgeslagen bijvoorbeeld m.b.v. Microsoft Exchange Server • Vaak zijn er nog andere dedicated servers, bijv. een webserver • Er is vooraf goed nagedacht over de inrichting van het netwerk m.b.v. gebruikersgroepen: • - Iedere werknemer krijgt de juist informatie • - Iedere werknemer heeft de juiste rechten om berichten te kunnen lezen, wijzigen of verwijderen (=autorisatie) LauwersCollege Buitenpost Informatica

23. Voordelen ICT Voor informatiestromen binnen organisatie gebruikt mensteeds meer de mogelijkheden van ICT. • Voordelen: • Ondersteuning bij communicatie • Verbetering kwaliteit werk • Procesversnelling, dus kostprijsverlaging • Minder werknemers nodig, efficiëntie neemt toe • Verkorting van de lijnen LauwersCollege Buitenpost Informatica

24. Toepassingsgebieden ICT in bedrijven Workflow Management Systemen (WMF): zorgen voor het op een gestructureerde manier verdelen van werk en het stroomlijnen van werkprocessen. Enterprise Resource Planning(ERP): software dat gebruikt wordt ter ondersteuning van alle processen binnen een bedrijf. In principe kunnen alle bedrijfsfuncties ermee worden bestuurd.Voorbeelden: SAP en Exact Computer Aided Design / Computer Aided Manufacturing (CAD/CAM): Een CAD/CAM-systeem is een programma waarmee je kunt ontwerpen, maar ook fabriceren. Er kan een CNC draai- of freesmachine aangestuurd worden waarmee het ontwerp wordt gefabriceerd. LauwersCollege Buitenpost Informatica

25. Toepassingsgebieden ICT in bedrijven • Electronic Data Interchange (EDI): • electronische uitwisseling van gegevens tussenverschillendeorganisaties • bijvoorbeeld: bestellingen plaatsen, rekeningen versturen • Als de gegevens worden verstuurd wordt de administratie van de ontvanger automatisch bijgewerkt, en wordt er een verwerkingsproces in werking gezet • De programma’s van zender en ontvanger moeten dan wel naadloos op elkaar aansluiten; meestal wordt daarbij gebruik gemaakt van de EDIFACT-standaard. EINDE LauwersCollege Buitenpost Informatica