L’Ordre des architectes de l’Ontario :

1. Modèles de documents d’approvisionnement pour l’achat de services architecturauxConseil canadien des marchés publicsForum annuel, ville de Québecle 7 novembre 2011

2. L’Ordre des architectes de l’Ontario : 3 100 architectes et 1 300 cabinets; Rôles : réglementation, représentation, soutien et promotion de la profession; Chef de file dans la conception et la construction des formes bâties; Les membres de l’OAO sont autorisés à pratiquer aux termes de la Loi sur les architectes.

3. Achat de services architecturaux Concurrentiel Transparent Uniforme Axé sur le meilleur rapport qualité-prix Ayez les bons outils! www.oaa.on.ca

4. Le défi de l’exécution de projets RESPECT DES DÉLAIS RESPONSABILITÉ FINANCIÈRE Le triangle magique BESOINS SOCIÉTAUX QUALITÉ ET INNOVATION

5. Comment obtenir : Les experts-conseils qui conviennent à la tâche? Des économies durables grâce à la réduction des coûts du cycle de vie? Une exécution de projet qui respecte les délais? Qualité et durabilité? Innovation et valeur ajoutée? Une meilleure qualité de vie sur les plans économique, social et environnemental? La confiance des contribuables?

6. Possibilité d’améliorer les résultats 100 % Niveau d’influence Conception 50 % Construction Fonctionnement et entretien 0 % Temps

7. Coûts liés à la possibilité d’améliorer les résultats Conception Coût des changements Construction Fonctionnement et entretien Temps

8. Les documents d’approvisionnement de l’OAO – une source de pratiques exemplaires Énoncé des qualifications Demande de propositions (DP) Guide de sélection d’une société d’experts-conseils en fonction de la qualité Guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services d’un architecte Document 600 de l’OAO, 2008 – Standard Form of Contract for Architect’s Services (Contrat type pour les services d’un architecte)

9. Étape 1: Énoncé des qualifications Contenu de l’énoncé des qualifications • Détails préliminaires du projet • Conditions du marché • Précisions sur les exigences relatives à la présentation de l’énoncé • Critères relatifs à l’énoncé et à son évaluation • Précisions sur le processus d’évaluation Faire un appel de déclaration d’intérêt auprès de cabinets compétents; Évaluer et préqualifier les architectes-conseils; Établir la liste restreinte des cabinets qui passeront à l’étape de la DP.

10. Étape 2 : Demande de propositions (DP) Il s’agit d’un document d’appel d’offres de services d’experts-conseils en architecture. Les détails de la DP varient d’un projet à l’autre. Le contenu et la structure de la DP dépendent entièrement du type de services demandés. L’OAO a créé des modèles de documents simples d’utilisation à l’intention des agents d’approvisionnement.

11. Contenu d’une demande de propositions Détails du projet Conditions associées à l’étape de la DP Précisions sur les exigences relatives à la présentation de la DP Critères relatifs à la DP et à son évaluation Précisions sur le processus d’évaluation

12. L’étendue des services – Visez juste dès le début

13. Le processus de sélection en fonction de la qualité • Les proposants se font concurrence sur la base de leurs qualifications et de leur compréhension des besoins du client; • Le client évalue et classe les propositions : choix du meilleur service permettant de réaliser les objectifs du projet; • Le client rédige avec le proposant choisi un énoncé détaillé de la portée des travaux (y compris les biens livrables) qui couvre les objectifs du client; • Des honoraires appropriés ainsi qu’un calendrier sont établis conformément aux objectifs du client.

14. Choisir une société d’experts-conseils • Guide faisant partie de la série des « Meilleures pratiques » d’InfraGuide (juin 2006); • Guide conçu par le secteur public, pour le secteur public; • S’appuie sur des entrevues et des recherches poussées; • « La pratique recommandée relativement à la sélection d’une société d’experts-conseils est un processus concurrentiel basé sur les compétences ».

15. Un guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services d’un architecte Document reconnu à l’échelle nationale, produit par l’Institut royal d’architecture du Canada (IRAC); A été mis au point afin d’aider les clients et les architectes à fixer des honoraires appropriés; Les projets d’architecture varient considérablement et la prestation de services a beaucoup évolué; les honoraires varient.

16. Les services d’architecture et d’ingénierie représentent un bon investissement Architecture

17. Les inconvénients du choix de l’offre la plus faible Leurre le client en ce qui concerne les ressources – prestation de services minimaux; Pénalise les sociétés qui comprennent mieux les besoins des clients; Pénalise les sociétés qui anticipent avec justesse des complications ou qui proposent des innovations; Augmente les coûts du client (heures de travail du personnel et ressources).

18. Document 600 de l’OAO, 2008 – Contrat type pour les services d’un architecte Équitable et équilibré; Conditions reconnues par l’industrie – efficience; Document convivial accessible sur le site Web de l’OAO; Calendriers permettant de repérer et de comprendre rapidement les services fournis; Document à jour, qui s’harmonise aux autres documents en usage.

19. Les pratiques exemplaires et leurs avantages pour le client Le client peut compter sur : • Une équipe qui convient à la tâche; • Des calendriers et des budgets plus réalistes parce qu’ils reposent sur une description plus claire de l’étendue des services; • Moins d’ordres de modification et moins de différends; • De meilleures relations d’affaires entre le client, les experts-conseils, les entrepreneurs et les organismes externes; • Un meilleur service, une qualité supérieure et une utilisation plus efficiente de l’argent des contribuables.

20. Documents d’approvisionnement de l’OAO Énoncé des qualifications Demande de propositions Guide de sélection d’une société d’experts-conseils en fonction de la qualité Guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services d’un architecte Document 600 de l’OAO, 2008 : Standard Form of Contract for Architect’s Services(Contrat type pour les services d’un architecte) L’Association des ingénieurs-conseils du Canada a également créé une série de documents applicables à un éventail de projets de génie.

21. Intégrez cette trousse à votre stratégie d’approvisionnement… Il est important d’avoir un plan qui repose sur les meilleures pratiques de l’industrie, et l’OAO peut vous aider! Ordre des architectes de l’Ontario 111, Moatfield Drive Toronto, ON M3B 3L6 Tél. : 416-449-6898 oaamail@oaa.on.ca www.oaa.on.ca