ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS LINF. ABEL ALBERTO PINTOR ESTRADA UNIDAD 1, INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2. Plan del Proyecto • Documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto. • Para fines prácticos el documento está constituido por los documentos siguientes de la línea base (aquellos documentos aprobados antes de la ejecución del proyecto):

3. Plan del Proyecto • Enunciado del trabajo a realizar. • Acta (o carta) constitutiva del proyecto. • Estrategia metodológica. • Enunciado del alcance. • Estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto. • Cronograma

4. Plan del Proyecto • Presupuesto y flujo de efectivo (o flujo de caja). • Recurso humano requerido y su costo. • Plan de riesgos. • Planes subsidiarios: de calidad, comunicaciones, contrataciones y adquisiciones.

5. Interesados en el Proyecto • Personas y organizaciones, como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa.

6. Otros conceptos útiles • Metodología. Sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y normas utilizado por quines trabajan en una disciplina. • Método. Forma de trabajo que implica un arreglo ordenado de manera lógica, generalmente con pasos a seguir. • Técnica. Procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar una actividad con el fin de generar un producto o un resultado. • Tecnologías. Conjunto de métodos, procedimientos, herramientas, maquinaria o equipo y saberes prácticos que se usan en la fabricación o mejora de un producto o servicio.

7. Otros conceptos útiles (paquete tecnológico) • Tecnología de producto. Normas, especificaciones y requisitos de calidad y presentación que debe cumplir un bien o un servicio. • Tecnología de Proceso. Condiciones, procedimientos a seguir y formas de organización necesarios para producir un bien o un servicio. • Tecnología de Maquinaria y Equipo. Incluye las características que deben cumplir los bienes de capital para producir un bien o un servicio. • Tecnología de Operaciones. Normas y procedimientos necesarios para asegurar la calidad, confiabilidad, seguridad, inocuidad y durabilidad de la planta productiva y de sus productos.

8. Ejercicio 1 -1 • En el entendido de que un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”, mencione dos proyectos, uno relacionado con su vida personal y otro con su vida estudiantil o profesional, y llene para cada uno la siguiente tabla:

9. Ejercicio 1 -2 • ¿Las salidas fueron congruentes con los objetivos? • Mencione tres lecciones aprendidas de estos proyectos que le ayudarían a realizar de mejor manera proyectos similares.

10. Ejercicio 2 -1 • Regularmente realizamos el mismo proceso desde que nos levantamos hasta que salimos de casa para realizar nuestras actividades. Suponiendo que los pasos de este son los enunciados más adelante, complete el siguiente formato con la especificación del proceso:

12. Ejercicio 2 -3 • ¿Por qué lo anterior no es un proyecto? • ¿Qué valor añade cada paso al proceso?

13. Ejercicio 3 -1 • A continuación se describe un proceso de análisis de requisitos para el desarrollo de un producto. Identifique: • Entradas • Técnicas • Herramientas • Personas que ejecutan el proceso y otros agentes involucrados o interesados.

14. Ejercicio 3 -2 • e) Salidas • f) Indicadores

15. Ejercicio 3 -3Descripción De Proceso De Análisis De Requisitos • El proceso se ejecuta para descubrir, analizar y describir funciones y capacidades del producto a desarrollar, respetando los objetivos del negocio y las restricciones organizacionales, de usuarios, legales, de seguridad , ergonómicas, de procesos y operaciones, de mantenimiento, de diseño y de calidad.

16. Ejercicio 3 -4 • Se debe tener en cuenta un estudio de mercado reciente para el producto, así como el plan estratégico y los planes de mercadotecnia y financieros • No pueden ser obviados los estándares y normas nacionales (no es un producto de exportación que requiera normas o certificaciones internacionales) • La especificación de requerimientos deberá documentarse según una plantilla ya aprobada, que es un activo organizacional.

17. Ejercicio 3 -5 • Cada requerimiento debe identificarse según el esquema de clasificación aprobado por la compañía. • La especificación de requisitos deberá someterse a control de versiones y control de cambios. • Esta especificación es elaborada por el analista y debe ser revisada por los departamentos de Mercadotecnia y de Procesos Industriales, y aprobada por el administrador del proyecto.

18. Ejercicio 3 -6 • A partir de la “solicitud de propuesta” del Depto. de Mercadotecnia se debe elaborar la “propuesta de solución”, incluyendo en su sección técnica la visión y alcance del proyecto. Si las expectativas del mercado no aparecen en el documento de solución de propuesta, se debe definir en el documento de solución. • Si se aprueba la propuesta de solución, será necesario seleccionar los métodos, técnicas y herramientas para el Análisis de requisitos.

19. Ejercicio 3 -7 Se sugiere uno o más de los siguientes : • Revisión documental (estudios de mercados, planes, etc.) • Entrevistas • Observación o grupo de enfoque. • Definir las métricas que serán utilizadas. Se sugieren: • Cantidad de requisitos por categoría (seguridad, ergonomía, materiales, fabricación, mercado, funcionales, legales, mantenimiento, calidad u otro que demande el proyecto)

20. Ejercicio 3 -8 • Esfuerzo total dedicado al proceso horas-hombre. • Costo total del proceso. • Identificar a clases de usuarios, caracterizarlos y seleccionar a representantes y posteriores pruebas del producto. • Identificar a quienes toman las decisiones de requisitos y sus procesos de toma de decisiones (mercadotecnia, producción, comercialización, gerencia u otro). • Planear la búsqueda y recolección. El plan de búsqueda de recolección deberá contener como mínimo las siguientes especificaciones:

21. Ejercicio 3 -9 • Definir las restricciones externas que impacten en las soluciones de diseño o de implementación (por ejemplo, leyes y estándares internacionales). • Definir los escenarios de operación del producto y sus ambientes de utilización (interacciones esperadas con el entorno, tareas humanas, interconexiones físicas con otros productos, etc) • Definir métricas de efectividad (que reflejen expectativas y satisfacción del usuario relacionadas con requerimientos de desempeño, seguridad, facilidad de uso y mantenimiento, tiempo, costo, carga de trabajo, desempeño humano, etc.) • Redactar requerimientos

22. Ejercicio 3 -10 • Recolectar requisitos según las tareas colocadas en el Plan de búsqueda y recolección, y aplicando los métodos, las técnicas y herramientas seleccionadas en el paso 2 y que fueron especificados en dicho plan. • Definir criterios de éxito para cada requisito. • Llenar la plantilla de Especificación de requisitos. • Realizar las inspecciones informales y revisar documentos de requisitos que se hayan producido. • Elaborar el modelo o prototipo (opcional; si el proyecto lo demanda).

23. Ejercicio 3 -11 • Priorizar requisitos. • Revisar la Especificación de requisitos según los criterios de calidad. • Establecer Requisitos de línea base en una junta con los involucrados y firmar la aprobación. • Pasar los Requisitos de línea base al proceso de Administración de la configuración, cambios y versiones. Todos los documentos, modelos y prototipos deben quedar documentados física y electrónicamente.

24. Ejercicio 3 -12 En el caso de los documentos electrónicos, podrán consistir en fotografías, video, audio, texto o combinaciones de los anteriores. La Especificación de requisitos es el documento resultante más importante, y debe incluir: • Información de especificación genérica (fecha, estado, alcance, contexto, glosario, etc.) • Identificación del producto y vista general.

25. Ejercicio 3 -13 • Requisitos para las funciones y desempeño del producto. • Requisitos del negocio, de la organización y del usuario. • Requisitos de seguridad y/o protección. • Requisitos de ingeniería de factores humanos (ergonomía) • Requisitos de operaciones y mantenimiento. • Requisitos ambientales del producto. • Restricciones de diseño. • Características de calidad.

26. Ejercicio 3 -14 • Requerimientos físicos. • Requerimientos de personal y de entrenamiento, y logística. • Requerimientos de empaque. • Prioridad de requisitos. • Razón de requisitos.

27. Ejercicio 4 -1 • En la siguiente lista, identifique con una P cuál es proyecto, y con una O cuál es proceso.

29. Caso de Estudio Antecedentes

30. Antecedentes -1 • La compañía plásticos decorativos no ha obtenido los resultados que se esperaban de las fuentes inversiones en equipo que realizó en planta en los últimos meses. A pesar de las fuertes inversiones en bienes de capital, descuidó las tecnologías de producto, de proceso y de operaciones. • En el corto plazo la empresa necesita definir, integrar y documentar sus procesos de trabajo porque actualmente cada departamento se comporta como un feudo, lo que da como resultado la segmentación y la disfuncionalidad consecuente de los flujos de trabajo, de materiales y de información.

31. Antecedentes -2 Nos referimos en concreto a los procesos siguientes: • Compras-recepción-inventario de materia prima-cuentas por pagar • Ventas-entrega-cuentas por cobrar • Producción-inventarios de producto terminado • Mantenimiento • Contabilidad y bancos

32. Antecedentes -3 • Además, la compañía requiere un sistema de información integral que le proporcione datos confiables y oportunos para la toma de decisiones y para realizar las operaciones de la empresa en sus diferentes niveles. • Líneas estratégicas de la empresa. En el plan estratégico y tecnológico de Plásticos decorativos se especifican líneas de trabajo en relación con los procesos administrativos, comerciales y de producción, la rendición de cuentas, la cultura de la organización y la automatización de procesos. Lo anterior da pie a la definición de una cartera de los proyectos que se mencionan a continuación:

33. Antecedentes -4 • Mejorar los procesos de la empresa: administrativos, comerciales y de producción, en particular buscando su mejora e integración entre sí. • Dotar a la compañía de un sistema de rendición de cuentas por medio de indicadores de medición de desempeño. • Automatizar el proceso de producción. • Desarrollar la cultura organizacional de la compañía.

34. Caso 1 Mejora de Procesos Administrativos

35. Paquete Tecnológico del Proyecto El proyecto trata sobre la integración de los procesos administrativos de Plásticos decorativos, empresa industrial que produce globos para fiestas. Los tres procesos considerados son los siguientes: • Compras-recepción-inventario de materia prima-cuentas por pagar • Ventas-entrega-cuentas por cobrar • Contabilidad y banco La empresa ha contratado un despacho de consultores para que realice el trabajo en colaboración con su personal. Las tecnologías que se aplicarán durante el proyecto son principalmente las siguientes:

36. Tecnología de Producto • Modelado de los procesos por medio de técnicas IDEF (Integrationdefinitionforactivitymodeling).

37. Tecnología de Proceso • Método de consultoría y de mejora de procesos • Método de administración de proyectos: PMI • Enfoque por procesos para modelar y entender la empresa. • Técnica de GQM1 (Goal-question-metrics) para determinar los indicadores de medición del desempeño de cada proceso. 1 Gladys M. Mercier, Carnegie MellonUniversity, 2000

38. Tecnología de Maquinaria y Equipo • Computadora de escritorio. • Software aplicativo: para administrar el proyecto, MS Project, WBS Chart Pro, Pert ChartExpert; para modelar los procesos, MS Visio, MS Word.

39. Tecnología de Operaciones • Norma CONOCER de consultoría general.

40. Caso 2 Mejora de Procesos de Producción

41. Paquete Tecnológico del Proyecto El proyecto trata sobre la mejora de los procesos de producción de plásticos decorativos, empresa industrial que produce globos para fiestas. El proyecto considera la producción en su contexto, relacionada con compras y ventas, pero el énfasis se pone en: • Producción-inventario de producto terminado • Mantenimiento preventivo y correctivo La empresa ha contratado un despacho de consultores para que realice el trabajo en colaboración con su personal. Las tecnologías relativas al proceso de consultoría que se aplicarán durante el proyecto son principalmente las siguientes:

42. Tecnología de Producto • Modelado de los procesos por medio de técnicas IDEF (Integrationdefinitionforactivitymodeling)

43. Tecnología de Proceso • Método de consultoría y de mejora de procesos • Método de administración de proyectos: PMI • Enfoque por procesos para modelar y entender la empresa. • Técnica de GQM1 (Goal-question-metrics) para determinar los indicadores de medición del desempeño de cada proceso. 1 Gladys M. Mercier, Carnegie MellonUniversity, 2000

44. Tecnología de Maquinaria y Equipo • Computadora de escritorio. • Software aplicativo: para administrar el proyecto, MS Project, WBS Chart Pro, Pert ChartExpert; para modelar los procesos, MS Visio, MS Word.

45. Tecnología de Operaciones • Norma CONOCER de consultoría general.

46. Caso 3 Selección e Implementación de Software

47. Paquete Tecnológico del Proyecto -1 • El proyecto trata sobre la selección e implantación de un software integral para Plásticos decorativos. Éste considera la automatización de los siguientes procesos: • Compras-recepción-inventario de materia prima- cuentas por pagar • Ventas-facturación- entrega-cuentas por cobrar • Contabilidad y bancos • Producción-inventario de producto terminado

48. Paquete Tecnológico del Proyecto -2 La empresa ha contratado un despacho de consultores para que realice el trabajo en colaboración con su personal. Las tecnologías relativas al proceso de consultoría que se aplicarán durante el proyecto son principalmente las siguientes:

49. Tecnología de Producto • Estándar IEEE 830 de redacción de requisitos

50. Tecnología de Proceso • Método de consultoría de Kubr • Método de administración de proyectos: PMI • Método de levantamiento de requisitos de IEEE • Método de implantación de software de Shelly • Método de administración del cambio