L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX

SEMINAIRED’ECHANGED’INFORMATIONS ET D’EXPERIENCES ORGANISE PAR LE RCPPAU PROFIT DES FONCTIONNAIRES PARLEMENTAIRES DE LA REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX PAR Jean-Claude KALALA MAYI-MALE Chef de Division Planificationstratégique et Statistiquesàl’Assembléenationale MATADI / BAS-CONGO AOÛT 2014

PLAN 0. INTRODUCTION LA MISE EN PLACE D’UN GROUPE DE TRAVAIL CHARGE DE LA PREPARATION DE L’ACCUEIL LES OPERATIONS PREPARATOIRES A L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX 2.1. Les relations avec l’organisme chargé du suivi des résultats électoraux 2.2. Informer dès que possible les élus de l’existence d’une procédure d’accueil 2.3. La diffusion des résultats électoraux et l’utilisation de la liste des élus ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL 3.1. Le personnel nécessaire à l’accueil 3.2. L’organisation du Centre d’accueil et le parcours du parlementaire

PLAN Studio photographique Poste de fiche individuelle du parlementaire Poste de la Direction administrative Poste des affaires financières Poste des transports Poste d’hébergement Poste de la documentation MATERIELS POUR L’ACCUEIL LETTRE D’INFORMATION DESTINEE A L’ENSEMBLE DES PARLEMENTAIRES NOUVELLEMENT ELUS FEUILLE DE ROUTE POUR L’ACCUEIL

0. INTRODUCTION Dès que tous les moyens seront réunis, il va être organisé des élections en vue du renouvellement des Assemblées provinciales et du Sénat. C’est pourquoi cet échange me paraît nécessaire dans la mesure où il va procurer aux autorités tant politiques qu’administratives quelques connaissances susceptibles de leur permettre de bien organiser l’accueil des députés provinciaux nouvellement élus. Notre exposé va comprendre six (6) points, à savoir:

0. INTRODUCTION • Mise en place d’un groupe chargé de la préparation de l’accueil ; • Opérations préparatoires à l’accueil ; • Organisation du Centre d’accueil ; • Matériels pour l’accueil ; • Lettre d’information destinée à l’ensemble des députés provinciaux nouvellement élus ; • Feuille de route pour l’accueil.

LA MISE EN PLACE D’UN GROUPE DE TRAVAIL CHARGE DE LA PREPARATION DE L’ACCUEIL La conception et l’organisation de l’accueil sont préparées par un groupe de travail restreint, constitué de fonctionnaires appartenant aux Services les plus concernés par cette opération. Ce groupe, placé sous l’autorité du Directeur administratif, commence à se réunir de façon régulière bien avant le début de la nouvelle législature. Sur la base du retour de l’expérience du précédent accueil, le groupe de travail valide, au fur et à mesure de ses réunions, les principales modalités d’organisation de l’accueil, à savoir :

LA MISE EN PLACE D’UN GROUPE DE TRAVAIL CHARGE DE LA PREPARATION DE L’ACCUEIL • Les relations avec l’organisme (Ministère de l’Intérieur, Commission électorale, …) chargé officiellement du suivi des résultats électoraux et de la saisie informatique des listes de députés ; • L’estimation des effectifs de fonctionnaires de l’Assemblée nécessaires pour informer et recueillir les renseignements indispensables les concernant ; • La détermination de la Salle et des matériels utiles au bon déroulement des opérations ; • La documentation à remettre aux parlementaires.

LES OPERATIONS PREPARATOIRES A L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX 2.1. Les relations avec l’organisme chargé du suivi des résultats électoraux Les relations avec l’organisme chargé officiellement du suivi des résultats électoraux sont primordiales. Les échanges de courriers ainsi que les réunions préparatoires permettront de définir les conditions de transmission des résultats , notamment les délais et de coordonner les informations entre les deux institutions, tout particulièrement dans le domaine informatique : • Matériel utilisable (Flash disque ou CD-Rom) compatible avec le matériel de l’Assemblée provinciale, format, nombre de supports fournis ;

LES OPERATIONS PREPARATOIRES A L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX • Présentation de la liste, contenu des informations relatives au député provincial ( état-civil, profession, adresse…) • Possibilités d’utilisation de la liste en vue de la compléter par des informations propres à l’Assemblée provinciale.

LES OPERATIONS PREPARATOIRES A L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX 2.2. Informer dès que possible les élus de l’existence d’une procédure d’accueil Le Président de l’Assemblée provinciale sortant ou le Directeur administratif informe les nouveaux élus, par le biais du Ministère de l’Intérieur, de la mise en place à l’Assemblée provinciale, d’un centre d’accueil, de ses fonctions, de sa localisation et de ses horaires d’ouverture. A cette lettre sont joints les formulaires à remplir indispensables à la constitution du dossier de validation, à savoir : • La fiche individuelle du député provincial ; • Le curriculum vitae.

LES OPERATIONS PREPARATOIRES A L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX Une telle démarche permet un gain de temps appréciable lors de l’accueil proprement dit à l’Assemblée provinciale, puisque pour cette phase de renseignements , les parlementaires n’auraient plus qu’à déposer les documents évoqués ci-dessus mais déjà remplis. L’information relative à l’existence de la procédure d’accueil pourra également être diffusée par voie de presse, écrite ou audiovisuelle.

LES OPERATIONS PREPARATOIRES A L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX 2.2. La diffusion des résultats électoraux et l’utilisation de la liste des élus Grâce aux résultats transmis par l’organisme chargé de les collecter officiellement, l’administration parlementaire disposera de la liste des élus établie sur le support informatique qui aura été défini à l’avance (Cfr. Ci-dessus). La liste devra comprendre les indications essentielles (état civil, profession, adresse, etc.) concernant ces élus. Il est à noter que l’emploi des moyens de communication modernes (informatique en particulier) devrait se traduire par une forte réduction de la production, duplication et circulation de documents imprimés et générer peut-être quelques économies sur ce plan.

LES OPERATIONS PREPARATOIRES A L’ACCUEIL DES DEPUTES PROVINCIAUX Enfin, le service informatique de l’Assemblée provinciale établira dans les plus brefs délais plusieurs listes : liste exhaustive de tous les élus, liste des nouveaux députés provinciaux, liste des anciens députés réélus, liste des membres du Gouvernement provincial concernés, liste d’âge. Ces listes sont destinées à servir pour de multiples usages : trombinoscope, identification des incompatibilités, détermination du doyen d’âge et des membres les plus jeunes en vue des séances et réunions constitutives, ordre protocolaire provisoire, etc.

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL 3.1. Le personnel nécessaire à l’accueil À la lumière de l’expérience acquise, plusieurs profils de postes ont été identifiés dans la phase d’accueil proprement dite, ces tâches étant exercées par des personnels différents : • Personnel de « premier contact » (hôtesses ou agents du protocole) : ils ont pour mission de s’informer, selon le cas, du nom du parlementaire qui vient d’arriver ou de le reconnaître, puis de l’orienter vers les dialogueurs ; • « Dialogueurs » (cadres) : ils sont chargés d’accompagner les parlementaires tout au long des opérations d’accueil et de les conduire vers les postes de saisie ;

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL • « Secrétaires » (opérateurs de saisie) : ils saisissent par voie informatique les renseignements nominatifs demandés aux parlementaires ; • « Spécialistes » (cadres appartenant à divers services) : ils sont chargés de recueillir des informations complémentaires et d’apporter des informations aux élus (statuts, incompatibilité, régime de sécurité sociale, paiement des indemnités, etc.). N.B. : Lors du dernier accueil, une centaine de fonctionnaires ont été mobilisés à l’Assemblée nationale et une soixantaine au Sénat pour une période de cinq jours.

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL 3.2. L’organisation du Centre d’accueil et le parcours du parlementaire Le Centre d’accueil pourrait être ouvert, dès que les résultats du scrutin auront été officiellement annoncés et que ceux-ci seront techniquement exploitables, sur une période de cinq (5) jours avec des horaires à définir, et bien entendu, avant l’ouverture de la session inaugurale de la nouvelle législature. L’accueil se déroulera dans une grande Salle du Parlement (mais hors Salle des séances : pour des raisons symboliques et fonctionnelles).

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL Le nombre de postes d’accueil à prévoir dépend de l’effectif des élus de la nouvelle Assemblée. Pour une Assemblée de 120 membres, 5 ou 6 postes d’accueil (dédiés à la saisie des données nominatives) constituerait un nombre suffisant. Pour une Assemblée de 500 membres, 15 postes seraient au moins nécessaires. A l’image de ce qui se pratique dans d’autres parlements, on pourrait distinguer , pour le parcours du député, entre les opérations obligatoires (formulaires à remplir) et celles consistant à lui délivrer des informations.

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL • Studio photographique A son arrivée, le député est conduit au studio photographique pour la prise de photo. Celui-ci sera situé de préférence à l’entrée de la Salle d’accueil (Deux ou trois studios photos seraient préférables, car on a souvent constaté par le passé des engorgements pour cette opération. La prise de vue est une formalité importante et obligatoire en raison des différentes usages qui seront faits du ou des clichés qui pourraient être, à cette occasion, numérisés. En effet, par voie informatique, cette photo sera immédiatement transférée dans le dossier du député et servirait dans quelques minutes suivantes à la confection de la carte d’identité du parlementaire ( et du badge).

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL Au même titre que tous les postes d’accueil, le studio photographique détient obligatoirement une copie de la liste informatisée des noms et prénoms des députés. • Poste de fiche individuelle du parlementaire Après le studio photo, le député sera reçu au poste d’accueil dédié à la saisie des données nominatives où il remettra ou remplira sa fiche individuelle de renseignement. • Poste de la Direction administrative A ce poste, on fournira au député les informations liées à son statut (incompatibilité et régime de sécurité sociale).

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL • Poste des affaires financières Au poste des affaires financières, on va lui fournir les informations relatives au paiement des indemnités. • Poste des transports A ce poste d’accueil, on fournira au député les informations liées à son transport (de la circonscription au Chef-lieu de province ou de l’hôtel au siège de l’Assemblée provinciale. • Poste d’hébergement A ce poste d’hébergement, on fournira au député les informations concernant l’hébergement et la restauration.

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL • Poste de la documentation Au dernier poste d’accueil, situé à la fin du parcours, une mallette ou sacoche avec les documents préparés à son intention sera remise au député contre émargement attestant de la réception des dits documents, et comprenant : • Une carte de député ( grâce au cliché numérisé) ; • La Constitution du pays ; • Le Règlement intérieur ; • Un Vade Mecum du député, fournissant les éléments liés à son statut et donnant des indications pratiques sur l’Assemblée ; • Un schéma explicatif de la procédure parlementaire, si possible.

III. ORGANISATION DU CENTRE D’ACCUEIL A l’issue de la procédure d’accueil, une visite « guidée » des locaux du Parlement pourrait être proposée aux parlementaires nouvellement élus.

IV. MATERIELS POUR L’ACCUEIL Liste compète des parlementaires (provenant de la Commission électorale), en nombre d’exemplaires suffisants. Panneaux signalétiques, Bureaux, Chaises, Fauteuils, Tables et tréteaux ; Fournitures de bureau (stylos, crayons, gommes, cartons, règles) Câbles électriques et prises multiples (compatibles avec les matériels à utiliser) Ordinateurs, Imprimantes, Papiers pour imprimantes, Cartouches pour imprimantes ; Photocopieuses, Cartouches pour photocopieuses, Lampes ;

IV. MATERIELS POUR L’ACCUEIL Fiches cartonnées pré-imprimées (fiches de renseignements individuels, de cumul des mandats, de transports, feuille de route, etc.) Classeurs différenciés pour les fiches, afin de les collationner et les conserver (notamment en cas d’absence complète ou de panne informatique) Studio-photo : nombre d’appareils, papiers pour tirage photo, chaises, fond d’écran blanc, bureau, cartes d’identité parlementaire à remplir, liste des parlementaires. Mallettes Documents à remettre aux parlementaires : Constitution, Règlement, Vade Mecum, insignes, cartes du député.

V. LETTRE D’INFORMATION DESTINEE A L’ENSEMBLE DES PARLEMENTAIRES NOUVELLEMENT ELUS Honorable Député provincial, Au moment où vous allez être appelé à exercer le mandat que le suffrage universel vient de vous confier, il nous paraît utile de vous confier sans tarder les modalités d’accueil organisé à votre intention à l’Assemblée provinciale. Vous êtes invité à vous présenter, dès que vous le pouvez à l’Assemblée provinciale, située sur l’avenue FUTIMUEKONO, n°32, Quartier Ville Haute, Commune de MATADI.

V. LETTRE D’INFORMATION DESTINEE A L’ENSEMBLE DES PARLEMENTAIRES NOUVELLEMENT ELUS Pour des raisons de sécurité, une carte d’identité vous sera demandée à l’entrée de l’Assemblée provinciale où des fonctionnaires vous guideront jusqu’au Centre d’accueil. Des fonctionnaires représentant les services de la Direction administrative et de la Questure vous accueilleront aux jours et heures suivants : du lundi …… au vendredi …… octobre 2015 de 9h00’ à 17h00’. Nous vous prions de bien vouloir trouver, annexés à cette lettre, les formulaires suivants : fiche du député et déclaration de mandats, que nous vous demandons de remplir et de présenter au centre d’accueil, en vue de l’élaboration du dossier de validation et de création de la base de données de l’Assemblée provinciale.

V. LETTRE D’INFORMATION DESTINEE A L’ENSEMBLE DES PARLEMENTAIRES NOUVELLEMENT ELUS Il vous est également demandé de vous munir d’un relevé d’identité bancaire qui sera destiné au versement de votre indemnité parlementaire. Les services de l’Administration de l’Assemblée provinciale chargés de l’accueil seront également à votre disposition pour répondre à vos questions et vous informer sur l’aide que vous êtes en droit d’attendre des services de l’Administration de l’Assemblée provinciale. Veuillez agréer, Honorable député provincial, l’expression de nos sentiments patriotiques. Le Directeur Administratif

VI. FEUILLE DE ROUTE POUR L’ACCUEIL Passage effectué : (Mettre une croix ci-dessous) Nom et prénom du parlementaire : Date : • Studio photo • Poste de renseignement : Fiche individuelle du parlementaire • Poste de la Direction administrative • Poste des affaires financières • Poste des transports • Poste des renseignements /hébergement • Poste de la documentation Signature du parlementaire

VII. CONCLUSION L’identification des députés nouvellement élus est faite au niveau du Centre d’accueil dont l’organisation a été détaillée au point III de notre module, qui constitue l’accueil proprement dit. Mais, cet accueil proprement dit est précédé de deux grandes phases qui sont : • La mise en place d’un groupe de travail chargé de la préparation de l’accueil ; • Les opérations préparatoires à l’accueil, à savoir : • Les relations avec l’organisme chargé du suivi des résultats électoraux ; • L’information des élus de l’existence d’une procédure d’accueil ;

VII. CONCLUSION • La différence des résultats électoraux et l’utilisation de la liste des élus. Notre exposé ne s’est pas arrêté là. Il vous a également parlé des matériels à utiliser pour l’accueil, d’une lettre-modèle d’information aux nouveaux élus et de la feuille de route pour l’accueil. Je vous remercie de votre attention .

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