Nemzetközi Protokoll

1. Nemzetközi Protokoll Ülés/Ültetési rend

2. Mi az ültetési rend? • Az ülés/ültetési rend jelenti azt az elhelyezést, ahol több résztvevő esetén, - tanácskozás, diplomáciai tárgyalás, vendéglátás - az ültetés/ek/nek megszabott, illetve megállapított rendje kerül kialakításra. • A diplomáciában és a hivatalos nemzetközi kapcsolatokban az ültetési rend nagyon fontos szerephez jut, hiszen a felek rangsorolása fejeződik ki benne.

3. Szigorúan protokolláris rendezvényeken csak a téglalap, a négyzet alakú vagy a kerek asztalt alkalmazzák.

4. Különleges alakú asztalok • Vannak különleges alakú asztalok is ilyen például a patkó (U) alakú, a „T” alakú, a fésűfog alakú és az „L” alakú asztalok. • Az asztal formája néha a politikai, diplomáciai életben is fontos szerephez jut.

5. Ültetéses események • Tárgyalás: Amikor ültetéses tárgyalásra kerül sor, akkor a tárgyalófelek elhelyezésénél ügyelni kell arra, hogy milyen alakú asztalt készítünk elő. Az elfogadott és ajánlott típusok közül mindig a legcélszerűbbet kell tudni kiválasztani, a tárgyalás időtartamától függően, a tárgyalás előtt kell elhelyezni az üdítő italokat, - lehetőleg a tárgyalópartnerek megérkezése előtt – a poharakat, írómappákat, íróeszközt.

6. A téglalap alakú asztal: • Ez az asztalforma többféle lehetőséget kínál. Rendszerint az asztal hossza mentén, egymással szemben ülnek a delegációk, a vezetők az asztal közepénél, a delegáció tagjai rangsoruk szerint (jobbra-balra váltakozva) a további helyeken. Ez főleg nagyobb létszámú részvételnél nyújt kedvező elhelyezkedést. A legfontosabb partnerek egymással szemben ülnek, jó a beszédlehetőség. m6 m4 m2 M1 m3 m5 m7 v7 v5 v3 V1 v2 v4 v6 • V1: A vendég delegáció vezetője • v2,3,4,5,6,7: A vendég delegáció tagjai • M1: A magyar (házigazda) delegáció vezetője • m2,3,4,5,6,7: A magyar delegáció tagjai

7. A négyzet alakú asztalnál egyszerre több delegáció elhelyezését kell megtervezni és szervezni. Ennél az elhelyezésnél az elnökséggel szemben állva, jobb kéz felől kezdik a delegációk (ábécé szerinti) elhelyezését, e sorrendben az utolsó delegáció kerül ismét az elnökséghez legközelebb eső helyre: • Elnökség • F A • Delegáció Delegáció • E B • Delegáció Delegáció • D C • Delegáció Delegáció • Ezzel az ültetési renddel minden delegáció helye azonos értékű. A delegációvezető mellett gyakran csak egy-két vezető beosztású delegációs tag ( és szükség esetén a tolmács) ül, a többiek mögöttük foglalnak helyet.

8. A patkó (U) alakú asztal ugyancsak nagyobb számú résztvevő esetén célszerű. Nem ajánlatos két delegáció részvételénél, mert a delegációvezetők az összekötő ágon egymás mellé kerülnek és egyúttal tulajdonképpen saját delegációjuk szélére. Egyébként ugyanazok a szabályok érvényesülnek, mint a négyzet alakú asztalnál.

9. A fésű alakú asztal tulajdonképpen a patkó alakú asztal bővített változata. Hátránya, hogy az ültetés során elkerülhetetlen, hogy bizonyos helyeken ülők kénytelenek hátat fordítani.

10. A kör alakú asztal, ha kisebb méretű, szolgálhat néhány fős megbeszélésekre, de nagyobb tárgyalásokon speciális, ovális, de kör alakban elhelyezett asztalokat is lehet használni. Ilyenkor is a négyzet alakú asztalhoz kapcsolódó szabályok érvényesülnek. • A kisebb kerek asztal használata, akkor célszerű, ha a rangsorolás gondot okoz. Például csekélyek a rangbéli különbségek. Az ilyen alkalom meghittebb.

11. Díszétkezés: • A vendéglátó meghívása magasabb szintű találkozón, ahol kötelező a protokolláris előírás az ültetés ültető-tablóval, a terítékhez kitett névkártyával és a menükártyával. Az ünnepélyes alkalmak során szigorú protokolláris szabályok érvényesülnek, viszont ezek az alapszabályok a gyakorlatban nem mindig valósulhatnak meg, ezért előfordulhat másodlagos szempontok érvényesítése. Ilyenek például: a partneri kapcsolat, ismeretség, nyelvi megértés, hasonló egyéni érdeklődés, szimpátia, kapcsolatteremtési szükségletek, ellentétek feloldása. A megoldás mindig a főnökön, a protokollfőnökön és a résztvevőkön múlik.

13. Téglalap alakú asztal esetében a mai európai gyakorlatban kétféle ültetési rend használatos: • 1.) A francia rendszer: A két delegáció vezetője, vagy a vendéglátó és a fővendég egymással szemben ül az asztal közepénél, a többiek jobbra-balra, csökkenő rangsor szerint. Ennek az ültetési rendformának az előnye, hogy a fontosabb személyiségek közel ülnek egymáshoz, így jó társalgási lehetőségek alakulnak ki. Kisebb létszám esetén magasabb beosztásúak is az asztal végéhez kényszerülhetnek. • m7 v5 m2 V1 m3 v4 m6 • v7 m5 v3 M1 v2 m4 v6

14. Angol rendszer: • Ilyenkor a házigazda és a felesége, illetve a vendéglátó és a fővendég az asztal két végénél foglal helyet. Mellettük jobbról-balra az asztal közepe felé haladva csökkenő rangsorban, váltakozva ülnek a férfiak és a nők (külföldiek, belföldiek) • B 4 c 1 Hg Ha • A 3 d 2

15. Ültetési rend gépkocsiban: • Ilyen esetekben is vannak általános szabályok: • beszálláskor a gépkocsi eleje a beszállóknak bal kéz felé legyen, vagyis a kocsi bal oldala legyen előttük a járdával párhuzamosan • A beszállási sorrend a rangsort követi • amennyiben a gépkocsi forgalmi okok miatt jobb oldalával kényszerül a járda mellé állni, azok a személyek, akik a bal oldalon szállnak be, nem a fővendég előtt, hanem mögötte kerülik meg a gépkocsit • kiszálláskor a gépkocsi jobb oldalának kell a járda mellé kerülnie, a kiszállási rend is a rangsort követi • a gépkocsivezetőnek (vagy a belföldi kísérőnek) illik segédkezni az ajtó kinyitásánál és bezárásánál (vagyis ő száll be utoljára és száll ki elsőként, ez nem bontja meg a rangsort, mert a gépkocsivezető nincs rangsorolva)

16. A gépkocsiban a jobb hátsó ülés a főhely, a többiek sorrendben a következők: • Három utasnál • Négy utasnál • Nagyobb személygépkocsiban (pótüléseknél) • Saját gépkocsiban (amennyiben a vendéglátó maga vezet), a főhely a jobb első ülés

17. Színházban (esetleg díszpáholyban) a résztvevőktől függően több variáció lehetséges: • Egy vendég esetén a vendég a vendéglátó jobbján ül • Házaspárok esetén • Két vendéglátó esetén • Több vendég és kísérő esetén a további sorokban ugyanez a rend alkalmazandó, a sorok értéke a színpadtól távolodva csökken.

18. Elnökségben: (Például díszünnepségek, nagygyűlések……stb. esetében) • A tagok külön asztalnál (általában emelt szinten, pódiumon, színpadon) ülnek. A rangsor középen kezdődik és jobbról-balra felváltva csökken: • Az ünnepséget megnyitó személy rangjától függetlenül ülhet a középső helyen, vagy a díszvendég elhelyezését is figyelembe véve a 2. vagy 3. helyen. A szónokot gyakorlatiasan a mikrofonhoz közel szokás ültetni.

20. Köszönöm a figyelmet! Készítette: Gallits Gabriella Judit