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INFORME DE DIRECTORIO A LA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS SOBRE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA EXTERNA CONTRATADA. ANTECEDENTES:.
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INFORME DE DIRECTORIO A LA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS SOBRE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA EXTERNA CONTRATADA
Ante observaciones y cuestionamientos realizados por un Propietario, a los informes económicos, a los procedimientos administrativos y legales, el Directorio del Condominio resolvió contratar a una empresa de Auditoría Externa, para que en base de un análisis puntual de los temas objetados, se pueda verificar la procedencia o no de las objeciones y de esta manera presentar a la Asamblea General de Propietarios un documento de trabajo que le permita adoptar las acciones que correspondan.
El procedimiento de contratación fue realizado mediante un concurso de ofertas, en donde la selección tuvo como factores determinantes: la experiencia de los oferentes, el nivel de las empresas a las que prestan asesoramiento y su vinculación a un grupo internacional de prestigio. La empresa contratada fue Beker Tilly Ecuador Cía. Ltda, a un costo de US$ 3.620.
Este trabajo fue contratado en el mes de Septiembre y tuvo una duración en su ejecución de 2 meses. El primer informe a Directorio fue presentado en Diciembre de 2007 y se ha procedido a pedir explicaciones, aclaraciones y ampliaciones, tanto por instancias administrativas como por el Directorio en 4 reuniones de trabajo.
Estas conclusiones ha sido adoptadas luego de del análisis realizado en las reuniones de Directorio efectuadas en los meses de Diciembre, Enero y Mayo, en las que se ha estudiado el informe ampliado de 66 páginas, el informe ejecutivo presentado por la empresa de Auditoría Externa a los miembros del directorio y por completas explicaciones personales dadas por las principales autoridades de la Empresa Auditora en la segunda reunión de Directorio que trato este tema.
RESUMEN DE LAS CONCLUSIONES DEL INFORME DE AUDITORÍAY OBSERVACIONES DEL DIRECTORIO
Conclusiones obtenidas por los Auditores Externos, respecto del trabajo contratado, denominado:“PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS”
Conclusión No. 1 • En los pagos generados en el Condominio por las cuotas de mantenimiento, se incluye la correspondiente al servicio de televisión por cable, que es cobrada por la administración y luego, en algunos casos, compensada con las obligaciones del Grupo Promotor. Nota del Directorio: Este procedimiento es correcto. El Condominio realiza una gestión de cobro de un servicio opcional prestado por un Propietario que, con autorización de la Asamblea General y del Directorio, ha asumido el costo de equipamiento y construcción de redes internas. Este procedimiento es aplicado también en el caso del servicio de Agua Potable, en donde la Administración realiza una gestión de cobro y distribución de valores en función de la lectura de los medidores de cada departamento.
Conclusión No. 2 • En la cuota de condominio pagada por los Propietarios de los edificios No. 7, 8 y 9, se realiza una compensación, que es asumida por los Promotores, del valor correspondiente a las obras comunales adicionales que no fueron ofertadas en la primera etapa y que están siendo amortizadas con las cuotas de mantenimiento de los terrenos no construidos. Nota del Directorio: Los Promotores ejecutaron obras comunales adicionales, que no estaban comprendidos en el compromiso de la Primera Etapa y son amortizadas con la cuota del presupuesto denominado Fondo para Amortización de Activos. En el caso de los edificios de la segunda etapa, fueron vendidos con el compromiso de entregar estas obras y por consiguiente, el valor correspondiente a este fondo es asumido por los Promotores.
Conclusión No. 3 • No existe diferencia entre el cuadro de distribución de la cuota de mantenimiento y los documentos legales que contienen la alícuota que les corresponde a cada Propietario. El informe de Auditoría ha determinado que su distribución es correcta. Nota del Directorio: Auditoría ha podido comprobar que los cuadros de alícuotas que son utilizados para la distribución de los costos de mantenimiento, están correctamente elaborados y aplicados, lo que constituye para los Propietarios una seguridad más de la correcta utilización de los recursos económicos, mediante una apropiada aplicación de las alícuotas, superando las dudas generadas por afirmaciones equivocadas realizadas por un Propietario sobre este tema. Especialmente, el informe de Auditoría confirma el pago correcto y total de los Promotores por los valores que les corresponde sobre todos los bienes de su propiedad.
Conclusión No. 4 • Las alícuotas han sido calculadas en base de los documentos legales y de las resoluciones adoptadas por la Asamblea de Propietario y no se ha encontrado diferencias o errores. Nota del Directorio: Igual comentario del numeral anterior.
Conclusión No. 5 • El Informe de Auditoría considera que no ha existido una política uniforme al momento de aplicar y contabilizar el registro contable de las cuotas extraordinarias, en donde el Directorio y la Asamblea de Propietarios han utilizado criterios y procedimientos diferentes en casos como las inversiones realizadas en el generador eléctrico y en la cisterna comunal de agua potable. Nota del Directorio: El cambio de política en la aplicación de procedimientos contables, no significa que no exista una política de registro de activos. Las condiciones puntuales o circunstancias del momento, ameritaron la modificación del sistema de registro, que no afecta a los resultados financieros.
Conclusión No. 6 • Ha existido un cobro excesivo de la cuota de mantenimiento correspondiente a los terrenos no edificados en los tres primeros meses de 2005, por un valor de $ 7.531. Nota del Directorio: Este es un error contable que se ha generado por un cobro en exceso a Promotores de las cuotas de mantenimiento, provocando un incremento en el resultado de ese ejercicio y una aceleración en la amortización de los activos adicionales. La Asamblea deberá conocerlo y pronunciarse sobre acciones correctivas sobre este cobro indebido.
Conclusión No. 7 • En el procedimiento que utiliza Contabilidad para compensar las obligaciones que tiene el Grupo Promotor con las cuentas por pagar, se ha dejado de compensar un valor de $ 3.471, que representa para el Condominio haber recibido este valor de manera directa, en lugar de que haya sido compensado contablemente con las deudas. Nota del Directorio: De igual forma, este valor que pudo ser compensado con las cuentas pendientes con los Promotores ha sido recibido por Condominio en cobros directo, beneficiando su estado de liquidez.
Conclusión No. 8 • Se contabiliza en la cuota de Promotores los valores cobrados por el servicio de TV, compensado este ingreso con sus obligaciones. Esta acción administrativa es establecida por Auditoria como resultado de la decisión de la Asamblea General de Propietarios de no afrontar los gastos de un sistema interno de televisión por cable.
Conclusión No. 9 • Existió un desfase entre el presupuesto y el registro contable del edificio No. 9 en el año 2005, en razón de que los departamentos fueron entregados y aportaron sus cuotas de mantenimiento en forma progresiva durante el año. Nota del Directorio: Existió un error de la Asamblea General de Propietarios al haber considerado al edificio No. 9 en el presupuesto anual, cuando se encontraba en proceso de construcción. Este desfase presupuestario provocó una redireccionamiento de algunos rubros de gastos en ese período contable.
Conclusión No. 10 • Se ha compensado en exceso $ 507, en la cuenta de Promotores. Nota del Directorio: Este error contable, que compensa en algo el valor anteriormente registrado en defecto. El registro compensado en exceso no afecta a los resultados financieros.
Conclusión No. 11 • En dos cuentas de Promotores se observa un valor de $29.229 que de manera errónea ha sido registrado en el Balance, que constituye una equivocación en el registro contable de cada cuenta. Nota del Directorio: Se considera un error que no afecta a los resultados financieros. Se trata de una aplicación errónea de la cuenta contable.
Conclusión No. 12 • No existe diferencias entre los ingresos presupuestados y los ingresos expresados en los informes de resultados (Balances). Nota del Directorio: Confirma la correcta aplicación de las decisiones del Directorio y de la Asamblea.
Conclusión No. 13 • Los valores correspondientes a las obligaciones de los Promotores contraídas por los terrenos no construidos, ha sido canceladas mediante la compensación con las obras adicionales, como lo establece el Reglamento Interno de Copropiedad.
Conclusión No. 14 • En las cuentas de Condominio se realizan exclusivamente los depósitos que corresponden a los movimientos contables del Condominio. Nota del Directorio: Queda de esta manera desvirtuada una falsa afirmación realizada por un Propietario, de que las cuentas del Condominio son utilizadas por el Promotor para actividades personales o empresariales.
Conclusión No. 15 • El Condominio registra un valor de cuotas de condominio no pagadas por clientes, calificada como cartera antigua, que en corte al 30 de junio de 2007 es de $ 13.492. Los Auditores sugieren realizar las gestiones de cobro. Nota del Directorio: Este tema es permanentemente analizado por el Directorio y la Administración realiza gestiones intensas, en algunos casos inclusive, a través de acciones legales de cobro. Lamentablemente el nivel de morosidad histórico se mantiene de manera casi permanente, en donde los Propietarios que tiene deudas altas son relativamente pocos. El monto de las cuotas por pagar se eleva por una rotación de deudas en función de problemas personales de ciertos Propietarios. Se deberá intensificar las acciones de cobro y en algunos casos se deberá iniciar acciones legales.
Conclusión No. 16 • En algunos gastos se ha detectado que el respaldo se remite únicamente al cheque y al comprobante de egreso. Los Auditores consideran que todos los egresos debería estar adicionalmente respaldados por facturas, como lo establecen las normas para empresas con fines de lucro. Nota del Directorio: Se recomienda a la Administración procurar que todos los gastos que efectúa el Condominio, tengan las correspondientes facturas, de manera adicional al comprobante de pago y el cheque respectivo.
Conclusión No. 17 • El resultado de superávit generado en los periodos 2005 y 2006 no es líquido, ósea no está expresado en fondos disponible sino en activos fijos no realizables, por consiguiente no es de libre disposición de los Condóminos. El informe de Auditoría establece los flujos de efectivo. Nota del Directorio: Los Auditores ha confirmado en su informe un tema de carácter contable que ha sido entendido claramente por el Directorio y por la Asamblea en diferentes reuniones. El superávit que presentan los estados financieros son ocasionados por la incorporación de Activos Fijos, que de ninguna manera pueden ser utilizados por los Propietarios para otro fin que no sea el que generó su inversión, puesto que el superávit no es líquido.
Conclusión No. 18 • Los Auditores consideran que no existe una política contable para el registro de activos, interpretado como tal el cambio en la política de registros de activos que ha sido adoptada por el Directorio o la Asamblea General de Propietarios. Nota del Directorio: Analizado en el numeral 5.
Conclusión No. 19 • No existe un anexo contable de los activos fijos. Se recomienda implementarlo. Nota del Directorio: el Directorio recomienda implementar un registro contable pormenorizado de Activos Fijos, atendiendo de manera expresa las recomendaciones de los Auditores, especialmente en el anexo al informe general sobre procedimientos contables.
Conclusión No. 20 • Ha faltado una aprobación de Directorio para el cambio de porcentaje de depreciación de los activos en el 2007. Nota del Directorio: La Administración deberá tomar muy en cuenta la necesidad de contar con una autorización escrita del Directorio o de la Asamblea, en los temas que así lo requiera el Reglamento Interno de Copropiedad y la Ley de Propiedad Horizontal.
Conclusión No. 21 • Contabilidad ha cometido errores de registro de ciertos pagos a trabajadores o registros de beneficios sociales, al utilizar una partida contable que no corresponden al origen del pago. Se recomienda adicionar en la contabilidad del 2008 cuentas especiales para los diferentes egresos laborales. Nota del Directorio: Se recomienda a la Administración, acoger las sugerencias de la empresa Auditora para una correcta expresión de los registros contables de gastos laborales y de todos aquellos que ameriten una corrección.
Conclusión No. 22 • Los Auditores recomiendas que se aporte al IESS sobre valores completos de los ingresos de los trabajadores, sin deducir los gastos de movilización u otros reconocimientos laborales. Nota del Directorio: Administración deberá realizar los aportes al IESS, de conformidad con lo que establece la ley correspondiente. Esta acción producirá un incremento en el gasto por apostes al IESS tanto el correspondiente al empleador como el que les corresponde realizar a los trabajadores.
CONCLUSION DE DIRECTORIO No. 1 • Los informes de Auditoría Externa no han determinado faltantes o uso indebido de recursos económicos, de activos o de los instrumentos administrativos con los que cuenta el Condominio Playa Almendro.
CONCLUSION DE DIRECTORIO No. 2 • Los cuestionamientos que motivaron que Directorio deba contratar este extenso estudio, no han sido confirmados o establecidos como ciertos en el informe de Auditoría Externa.
CONCLUSION DE DIRECTORIO No. 3 • Los Auditores ha detectado errores en procedimientos contables y en políticas generales de registros y depreciación de activos, que deberán ser analizadas detalladamente en reuniones posteriores, a fin de que sean implementadas o desechadas en función del criterio y las políticas contables y administrativas que convengan a los Propietarios.
CONCLUCION DE DIRECTORIO No. 4 • De los errores contables y de las observaciones realizadas a los procedimientos y políticas del Condominio, no se establecen acciones realizadas por la Administración o por el Grupo Promotor, que pudieran haber afectado a los resultados de los informes contables y por consiguiente a los intereses de los Propietarios.
Ratificar la confianza y respaldo expresados en diferentes reuniones de Asamblea General de Propietarios y de Directorio, al grupo de Propietarios y Funcionarios que conforman las diferentes áreas de gestión administrativa del Condominio.
Desechar de forma definitiva las afirmaciones vertidas por un Propietario por no tener fundamentos válidos y dar por concluido el tema relacionado por esos cuestionamientos.
Solicitar a la Asamblea el rechazo y la censura pública de las falsas expresiones efectuadas por el Sr. Marcelo Peña, a través de varias documentos y especialmente mediante carta del 18 de Junio de 2008 dirigida al Directorio, porque afectan el honor y el buen nombre de los miembros del Directorio y de su Presidente
Solicitar a la Asamblea General de Propietarios disponga la contratación de un análisis jurídico a fin de iniciar las acciones legales que correspondan.
Acoger las recomendaciones de Auditoría Externa como procedimientos apropiados para un mejor registro contable, optimización de recursos y depuración de acciones administrativas, en los casos que convengan a las políticas administrativas y a los intereses del Condominio.
Disponer que Directorio establezca las políticas contables que considere apropiadas a los intereses del Condominio, tomando en consideración la posibilidad de implementar un sistema simplificado de contabilidad, que considere un mecanismo de ingresos y egresos, con anexos que contengan un registro de activos, inventarios, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Autorizar a la Administración la entrega de un copia del informe Auditoría Externa, a los Propietarios que lo soliciten y que se encuentren al día en los pagos de las cuotas de mantenimiento, con el cobro del costo correspondiente a la emisión de ese informe.
