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www.pwc.com/mx. Viajes Corporativos PwC México Octubre 30, 2013. Planeación - Viajes Corporativos. Lo primero que debemos tener claro es, que es lo que quieren mis jefes de este evento. Obtenemos la lista de los participantes.
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www.pwc.com/mx • Viajes Corporativos • PwC México • Octubre 30, 2013
Planeación - Viajes Corporativos • Lo primero que debemos tener claro es, que es lo que quieren mis jefes de este evento. • Obtenemos la lista de los participantes. • Solicitud de cotizaciones, checar disponibilidad, menús y facilidades. • Al obtener la autorización procedemos con toda la logística del evento. • Por lo general nos ofrecen habitaciones gratis, según el número solicitado, por ejemplo la 20 es gratis .
Planeación - Viajes Corporativos • La renta del salón es gratis por el consumo del coffee break, ya sea continuo o a horas determinadas. • Boletos de avión – aquí es importante checar cuantos boletos podemos obtener sin costo, esto es debido al volumen de reservaciones de la empresa. • Nos aseguramos que el hotel seleccionado tenga la infraestructura para poder llevar a cabo nuestro evento (aunque ya lo habíamos preguntado). • Personal de seguridad disponible para los días de nuestro evento.
Logística - Viajes Corporativos • Si tienes oportunidad de conocer el salón físicamente antes del evento es un plus, pues puedes prevenir situaciones como contratar pantalla, equipo de sonido, cableado, etc. • Transportación del hotel al lugar del evento (si es que este no se lleva a cabo en el mismo lugar). • Conocer los Restaurantes, lugar de los baños, si el estacionamiento tiene costo, así como otra información relevante del lugar en el que estas llevando a cabo el evento, pues como organizadora en caso de dudas se van a dirigir a ti.
Registro de Participantes - Viajes Corporativos • La mayoría de las empresas tienen un Departamento de Educación Continua, y este tiene una política de puntos con los que debes de cumplir cada año, cuando realizas un evento este tiene validez y muchas veces entregas una constancia al final, por ejemplo, si el evento es de 300 personas debes tener varias listas para que se registren los participantes y evitar largas y desesperantes filas, y si tienes la facilidad enviar la constancia posteriormente, con esto evitarás filas tediosas al final del evento.
Registro de Participantes - Viajes Corporativos • Esto solo aplica cuando el evento es interno o cuando tienes la información completa de los participantes previamente registrados. • Debes agilizar la entrada al evento, pero contar con la información de los participantes, esto hará que la espera sea menos tediosa y créeme te lo van a agradecer los invitados a tu evento.
Puntos importantes a considerar - Viajes Corporativos • Si conoces los generales de los comensales puedes planear que tipo de platillo queda mejor, es decir pescado en una cena en vez de carne, ya que son personas maduras la mayoría. • Regalos debes buscar algo adecuado, útil y no caro para que las personas lo usen y se sientan halagadas. Muchas veces los detalles son más importantes. • ¿Tu evento cierra con una comida o cena?, busca una opción dentro del mismo hotel para que sea cómodo para todos los participantes.
Puntos importantes a considerar - Viajes Corporativos • Aquí es importante que desde el principio tengas confirmado esta comida o cena de cierre del evento, porque si te dicen que no y ya el día del evento te dicen busca la opción siempre si, seguramente no podrás cumplir con este requerimiento. • Personas que te confirman su asistencia el día anterior al evento o cancelan su asistencia, debes tener un margen considerando estas posibilidades.
Información a compartir con los participantes • Si tienes oportunidad de saber como estará el clima los próximos 3 días en el lugar a celebrar el evento esto sería de gran utilidad, pues si habrá temporal u onda de calor, esto puede significar una gran diferencia en la ropa que tendrán que llevar. • Así como el código de vestimenta para el evento, si será formal casual o informal.
Información a compartir con los participantes • Así como si habrá evento de clausura formal, pues sabrán los caballeros que tienen que llevar camisa con cuello y manga larga y damas vestido adecuado para el evento de clausura. • Y así finalmente te garantizó el éxito de tu evento si sigues estos puntos, pues créeme a mi me han funcionado. • ¡Buena suerte!
