Teoria organizacji i zarządzania

1. Teoria organizacji i zarządzania Wykład I, Temat 1Barbara Marczyńska

2. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Już starożytni Grecy i Rzymianie, a jeszcze wcześniej Egipt i inne cywilizacje rozwijające się przed naszą erą, miały swoje organizacje i zasady oraz prawa i przepisy, które regulowały ich funkcjonowanie. • Ludzie, którzy tymi organizacjami kierowali, najczęściej dziedziczyli władzę, zdobywali ją siłą, albo otrzymywali ją przez nadanie czy protekcję kogoś, kto który stał wyżej w hierarchii społecznej. • W tamtych czasach konkretne umiejętności miały stosunkowo niewielkie znaczenie dla wyboru na stanowisko.

3. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Władcy mogli oczywiście wzorować się na opisach działań swoich wielkich poprzedników, królów czy wodzów. Jedną z pierwszych książek, które zawierały rady napisane specjalnie dla władców, było dzieło Niccolo Machiavellego „Książę”, dedykowane przedstawicielom książęcego rodu Medyceuszy. • Dużą część tego dzieła stanowi wykład o tym, na czym polega siła i stałość władzy książęcej. Autor rozpatruje szczegółowo, jakie zalety powinny cechować księcia, a jakich wad nie powinien mieć, by móc skutecznie kierować państwem.

4. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Rządzenie oparte było bardziej na intuicji czy przekonaniach niż na fachowości i profesjonalnym doradztwie. • Społeczności ludzkie rozrastały się i stawały coraz bardziej złożone; obok rodzinnych warsztatów, zatrudniających kilku czy kilkunastu pracowników, którymi właściciel zarządzał na wzór „ojca rodziny” czyli w sposób paternalistyczny, powstawały już w XVIII wieku fabryki, które zatrudniały setki, a potem tysiące ludzi. • Pracę tych ludzi trzeba umiejętnie koordynować – już nie wystarczał nadzorca z kijem (jak zapewne było w czasie budowy piramid).

5. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Koordynacji wymagało zarządzanie wszystkimi elementami, składającymi się na efektywność firmy: • ·Dostawy surowców • ·Praca robotników • ·Sprzedaż produktów. • Zaczęto zwracać uwagę na takie problemy zarządzania, jak dobór odpowiednich pracowników – ich siłę fizyczną, ale także ich umiejętności, pracowitość, zdolności.

6. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Pierwszy w taki sposób spojrzał na kierowanie ludźmi szef kilku przędzalni w Szkocji – Robert Owen. Zadbał o swoich pracowników i skrócił im dzień pracy z 13 godzin do 10 i ½ godziny. Zakazał zatrudniania dzieci poniżej 10 roku życia. • Dbał o wydajność: wprowadził codzienną jawną ocenę pracy, uważając, że w ten sposób pobudzi się robotników do poprawy wyników, będzie mógł zidentyfikować braki i trudneobszary środowiska pracy. Ten pomysł Owena wciąż się praktykuje – w niektórych firmach regularnie wywiesza się na tablicy wyniki, uzyskane przez poszczególnych pracowników lub przez grupy robocze.

7. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Na początku XIX wieku Charles Babbage, konstruktor mechanicznego kalkulatora, wprowadził taśmę produkcyjną, prototyp dzisiejszej linii montażowej. • Uważał, że robotników trzeba szkolić w konkretnej specjalności, uczyć wybranych operacji, a nie całych zadań. Powtarzając często te same czynności mogli oni nabierać dużej wprawy.

8. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Naukowa organizacja pracy pojawiła się na początku XX wieku. Jej prekursorem był Frederick Taylor, wcześniej kierownik w kilku stalowniach amerykańskich. Obserwował on pracę robotników, analizował poszczególne czynności, mierzył czas ich wykonywania, a nawet czas poszczególnych ruchów pracownika, ustalał szczegółowy, oszczędny sposób wykonywania działań. • Określał normy czasowe. Na tej podstawie ustalał stawki płac i wynagradzał wyżej pracowników, którzy potrafili przekroczyć normy. Badał szczególnie osoby najlepiej pracujące, a ich sposobu pracy uczył pozostałych robotników

9. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Wydajność pracy rosła, więc Taylor mógł zwolnić najmniej wydajnych pracowników. Robotnicy zaczęli się obawiać utraty pracy. • Wybuchały strajki, Taylor musiał nawet zeznawać przed Kongresem Amerykańskim i tłumaczyć swoją filozofię i zasady jej działania.

10. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Podkreślał, że: • ·Praca powinna być oparta na naukowych przesłankach • ·Pracownicy powinni być dobierani według zdolności, a następnie powinno się im przydzielać zadania zgodnie z tymi zdolnościami • ·Pracowników należy szkolić • ·Powinna istnieć przyjazna współpraca między kierownictwem i pracownikami.

11. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Innym wielkim twórcą, mającym wkład do naukowej organizacji, był Henry Gantt, współpracownik Taylora. Zamiast pracy na akord zaproponował on wypłacanie robotnikom i ich bezpośrednim szefom premii za wykonanie zadań. • Gantt zaproponował także system wykresów programowania produkcji (stosowany do dziś jako tzw. wykres Gantta). • Diagram Gantta to graf, stosowany głównie w zarządzaniu projektami. Uwzględnia się w nim podział projektu na poszczególne zadania, oraz rozplanowanie ich w czasie.

12. Wykres Gantta

13. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Frank i Lilian Gilbrehtowie badali – nagrywali filmy dokumentalne, przedstawiające czynności robotników, analizowali nagrany materiał pod kątem ruchów, jakie wykonują robotnicy, próbując identyfikować te ruchy, które należy wyeliminować jako zbędne. • Interesowali się także tym, jak obniża się efektywność pracy pod wpływem zmęczenia. • Mieli także pomysł na doskonalenie pracowników: każdy miał przygotowywać się do awansu i szkolić swego następcę.

14. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Klasyczna teoria organizacjirozwijała się równolegle z naukowym zarządzaniem. Zajmowała się głównie poszukiwaniem wskazówek dla kadry kierowniczej, a nie tylko poprawą pracyrobotników. • Pierwszy był Henri Fayol, inżynier, praktyk zarządzania.

15. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Fayol uważał, że sukcesy kierowników zależą od ich umiejętności i metod zarządzania, a nie od cech osobowości. • Uważał, że kierowania można się nauczyć, tak jak innych umiejętności. • To był „kamień węgielny” pod dzisiejszą teorię zarządzania! • Fayol podzielił czynności gospodarcze na 6 grup.

16. Grupy czynności gospodarczych wg Fayola • Techniczne (wytwarzanie wyrobów) • Handlowe (kupowanie-sprzedawanie) • Finansowe (pozyskiwanie i użytkowanie kapitału) • Ochronne (strzeżenie pracowników i własności) • Rachunkowe (obliczanie kosztów i zysków) • Kierownicze

17. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Fayol zaproponował, by przygotowywać kadry kierownicze do wszystkich dziedzin życia (zamiast „rzucać na głęboką wodę” osoby, które nie są odpowiednio przygotowane): gospodarki, wojska, polityki, kościoła, gospodarstwa domowego. • Niektóre zasady teorii klasycznej już się zestarzały; jej zasługą pozostaje to, że dowartościowana została wiedza na temat zarządzania, zidentyfikowane i omówione zostały liczne problemy kierowania. • Fayol zaproponował kierownikom 14 zasad działania, którymi sam się chętnie posługiwał.

18. Podział pracy Dbanie o osobisty autorytet (np. dzięki wiedzy) Dyscyplina (kary i nagrody, odpowiednio do przestrzegania przepisów) Jedność rozkazodawstwa Jedność kierownictwa (dział nie może mieć dwu szefów) Podporządkowanie interesu osobistego pracowników interesom organizacji jako całości Sprawiedliwe wynagradzanie Władza hierarchiczna Odpowiedni stopień centralizacji - odpowiedzialność szefów i pewne uprawnienia szeregowych pracowników) Pilnowanie ładu (każdy człowiek i każda rzecz na swoim miejscu) Przychylne traktowanie personelu Stabilizowanie personelu (zamiast fluktuacji) Prawo do inicjatywy dla pracowników Integracja, tworzenie ducha zespołu. 14 zasad Fayola

19. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Teorie przejściowe, zakorzenione w klasycznym podejściu,reprezentuje Mary Parker Follet, która podkreślała znaczenie grupy i postulowała oparcie kierowania na wiedzy i na specjalizacji. • Inny przedstawiciel tego nurtu to Oliver Sheldon, cukiernik, który podjął zagadnienia etyczne, dotyczące odpowiedzialności przedsiębiorstwa wobec społeczeństwa, takie jak uczciwe traktowanie pracowników, przestrzeganie zasady sprawiedliwości społecznej nie tylko z powodów pragmatycznych (czyli dla korzyści), ale także dlatego, że jest to cenna wartość społeczna.

20. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Chester Barnard (kompania telefoniczna), podobnie jak Follet, docenił znaczenie grupy dla efektywności. • Jest dość oczywiste, że ludzie działający w grupie osiągnąć mogą więcej niż w pojedynkę; • Barnard zwrócił jednak uwagęna znaczenie grup nieformalnych – tego, co do dziś nazywamy „kliką” – i uznał, że również takimi grupami nieformalnymi można i trzeba zarządzać dla dobra firmy.

21. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Hugo Münsterberg zajmował się tym, jak podnieść wydajność przez: • wyszukanie odpowiedniej osoby do pracy • stworzenie idealnego środowiska • wywieranie wpływu na motywację pracowników.

22. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Następny wielki nurt badań to tzw. szkoła behavioralna, którazajmowała się poszukiwaniem odpowiedzi na pytanie, czemu ludzie (pracownicy) nie zachowują się racjonalnie i zgodnie z oczekiwaniami. • Odpowiedzi na to pytanie szukano m.in. w wiedzy psychologicznej i socjologicznej

23. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Elton Mayo wskazał na znaczenie stosunków międzyludzkich („stosunków współdziałania”) dla efektywności. W latach dwudziestych i trzydziestych ubiegłego wieku przeprowadził badania w firmie Western Electric w Hawthorne koło Chicago. • Badania te polegały na tym, że w jednej z dwu grup pracowniczych zmieniał warunki pracy, np. poprawiał oświetlenie, system przerw; w drugiej grupie takie zmiany nie miały miejsca – były tylko staranne pomiary wydajności, podobnie jak w grupie „eksperymentalnej”

24. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Obie grupy znacząco poprawiły swoją wydajność – Mayo uważał, że był to rezultat zainteresowania badaczy tym, co robi pracownik. • Inny eksperyment Mayo polegał na tym, że niektórym pracownikom z grupy depeszowców proponował nagrody finansowe za pracę w szybszym tempie – nie zgodzili się, ponieważ ważniejsza dla nich była norma wypracowana wspólnie w grupie, niż dodatkowy zarobek.

25. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Dalszy rozwój badań w dziedzinie zarządzania „zawdzięczamy” II wojnie światowej – powstała wtedy tzw. szkoła ilościowa, zajmująca się warunkami podejmowania decyzji. • To właśnie w czasie II wojny tworzono zespoły – grupy operacyjne - złożone ze specjalistów rozmaitych dziedzin (np. matematyków, fizyków, inżynierów), którzy rozwiązywali zadania niekonwencjonalne, np. mieli opracować taktykę walki przeciwko okrętom podwodnym.

26. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Brytyjczycy i Amerykanie przenieśli potem tę ideę grup operacyjnych do rozwiązywania problemów gospodarczych: wdrażania nowych technologii albo pomysłów organizacyjnych w transporcie czy komunikacji. • Mieszany zespół specjalistów mógł przeanalizować znaczenie wszystkich czynników, zbudować dobry model symulacyjny sytuacji i na tej podstawie przedstawić kierownictwu pewne propozycje (ich koszty i korzyści) np. zwiększenia bezpieczeństwa przez wzrost liczebności członków patrolu, podniesienia ich sprawności, unowocześnienia uzbrojenia itd.

27. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Takie podejście sprawdziło się też np. w planowaniu finansowym, programowaniu zapasów, tworzeniu rozkładu lotów. • W obecnych czasach takie symulacje wciąż się przeprowadza i to na masową skalę – stały się one łatwiejsze i szybsze dzięki komputerom. • Dziś coraz częściej stosuje się w zarządzaniu podejście systemowe i sytuacyjne:

28. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Podejście systemowe oznacza, że traktuje się firmę jako system złożony z wzajemnie powiązanych części. • Każdy kierownik musi choć częściowo rozumieć to, co dzieje się w innych obszarach firmy, umieć porozumiewać się z zespołami pracującymi w innych oddziałach, a nie traktować swego oddziału jak „silos”, niepodatny na przenikanie czegokolwiek zewnątrz.

29. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Dzięki współpracy między oddziałami firmy powstaje„efekt synergii”, czyli taki rezultat wspólnej pracy, który jest większy od sumy rezultatów poszczególnych działów, wypracowanych bez współdziałania. • Granice między działami powinny być otwarte i elastyczne; powinny ułatwiać przekazywanie informacji i dawania „sprzężenia zwrotnego”.

30. Ewolucja teorii organizacji i zarządzania • Podejście sytuacyjne zakłada, że skuteczność rozmaitych decyzji i wyborów zależy od kontekstu sytuacyjnego: w pewnych sytuacjach te same czynniki wpływają na sukces kierownictwa, a w innych nie (np. twardy styl zarządzania). • To kierownik musi ustalić czy dana metoda działania albo czynnik, jest korzystny bądź nie (np. czy bardzo uprzejmy język jest dobry do porozumiewania się na budowie?). • Takie podejście może sugerować, że może nie warto szukać uniwersalnych zasad zarządzania i że nie da się rozstrzygnąć raz na zawsze takich kwestii, jak specjalizacja czy uniwersalizm umiejętności pracownika. Wybór podejścia zależy trochę od umysłu samego szefa i przyjętej przez niego teorii.