Ansvarlige innkjøp i OPPLAND Omdømmehensyn, miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

1. Ansvarlige innkjøp i OPPLAND Omdømmehensyn, miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

2. Knutepunkt Oppland er et prosjekt som er forankret i regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Knutepunktet skal hjelpe de statlige og kommunale innkjøperne i fylket med å inkludere miljø- og etiske krav i deres konkurransegrunnlag Formålet med regjeringens handlingsplan er: • at miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal være så liten som mulig • å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk • en effektiv bruk av ressurser • å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv Regjeringen ønsker at offentlig sektor skal gå foran og vise vei når de selv handler på markedet, og mener at økt vekt på miljø, livsløpskostnader og positivt omdømme kan bidra til en mer økonomisk effektiv offentlig sektor Dette heftet omhandler omdømmebegrepet og hvordan gode, ansvarlige innkjøp blant offentlige virksomheter i Oppland kan bidra til et bedre omdømme for virksomhetene, og videre til bedre, mer effektive og kostnadsbesparende innkjøp

3. Hva er omdømme? Det finnes flere definisjoner av et hva et omdømme er. En god generell definisjon er at omdømme er: ”summen av de oppfatningene ulike interessentgrupper har om en Virksomhet” For offentlige virksomheter kan disse interessentgruppene være ansatte, leverandører, samarbeidspartnere, bevilgende myndigheter, media, forskjellige interesseorganisasjoner og befolkningen generelt.

4. Hva påvirker omdømme? En virksomhets omdømme er hele tiden i endring, og påvirkes av faktorer som er både innenfor og utenfor virksomhetens kontroll: 1. Egne erfaringer Egne erfaringer med en virksomhet vil prege vår oppfatning av den. 2. Hva andre sier I tillegg til egne erfaringer, lytter vi også til andres erfaringer. Det være seg fra familie og venner, eller hva media sier om virksomheten. 3. Hva virksomheten selv sier Alt en virksomhet gjør eller sier, f. eks. gjennom brev, brosjyrer, nettsider, annonser, skilting, plakater, e-poster, telefonsamtaler, direkte møter m.m. påvirker hvordan vi oppfatter virksomheten.

5. Hva du gjør Hva andre sier OMDØMME Hva du sier

6. Hvorfor er det viktig med et godt omdømme? Menneskers holdninger styrer handlingene deres. Derfor vil en virksomhet med et godt omdømme lettere få støtte fra sine omgivelser, og møte på færre hindringer: • Det er lettere å rekruttere nye medarbeidere • Ansatte vil være mer stolte og motiverte til å gjøre en god jobb • Journalister vil gi mer positiv dekning og ha en mer lyttende holdning • Politikere, organisasjoner og andre interessegrupper vil være mer imøtekommende og mindre skeptiske • Et godt omdømme kan fungere som buffer i krisetider • Bedre samarbeid med leverandører og andre samarbeidspartnere

7. For offentlige innkjøpere kan et godt omdømme helt konkret bidra til at flere kvalifiserte leverandører ønsker å levere inn anbud. Dette kan gi bedre priser , leveranser og tjenester, som igjen kan føre til en mer effektiv bruk av samfunnets ressurser.

8. Hva er oppskriften på et godt omdømme? Et godt omdømme bygger på en god virkelighet. En virksomhet som ønsker å utvikle omdømmet sitt bør derfor både kjenne og forbedre virkeligheten, og kjenne og forbedre omverdenens oppfatninger av virksomheten. Det er viktig å sørge for at virkeligheten er god, før man begynner å kommunisere at den er det. I motsatt tilfelle, altså at oppfatningen av virksomheten er bedre enn virkeligheten, står virksomheten ovenfor en omdømmerisiko. Derfor må man bygge omdømme fra innsiden og ut.

9. OP P F A TN I NG God oppfatning og god virkelighet God oppfatning og dårlig virkelighet Dårlig oppfatning og dårlig virkelighet Dårlig oppfatning og god virkelighet V I R K E L I G H E T • Kommunikasjon er nødvendig for • å endre den dårlige oppfatningen Virkeligheten må forbedres for å redusere risiko for omdømmetap

10. For offentlige innkjøpere bør et godt omdømme bygges på gode rutiner gjennom hele innkjøpsprosessen – fra behovsavklaring til kontrakts- oppfølging. Dette betyr: • god planlegging og behovsdefinering • innkjøp som følger regelverket for offentlige anskaffelser • presise kontrakter, som gjør det enkelt å følge opp kontraktene for både innkjøper og leverandør Først når de gode rutinene er på plass kan man eventuelt gå ut og kommunisere med omverdenen for å endre dens oppfatninger.

11. Hvilke konsekvenser kan dårlige anskaffelser ha for omdømmet? Det aller viktigste for offentlige innkjøpere er at de følger regelverket for offentlige anskaffelser. Brudd på regelverket kan føre til sanksjoner i form av erstatningskrav, overtredelsesgebyr, mislykkede anskaffelser og redusert tillit(svekket omdømme) hos både befolkning, myndigheter, leverandører og Samarbeidspartnere.

12. Leverandøroppfølging er også av stor betydning for virksomhetens omdømme. Selv om det er inngått en god avtale med en leverandør, kan den offentlige virksomhetens omdømme svekkes dersom leverandørene bryter vilkårene i avtalen, og særlig hvis dette avdekkes av andre enn den offentlige virksomheten selv. Dårlig leverandøroppfølging gir inntrykk av en offentlig virksomhet som enten ikke bryr seg eller ikke har kontroll. Begge deler kan oppfattes som at virksomheten ikke tar oppdraget med å forvalte samfunnets ressurser på alvor.

13. PLANLEGGING GJENNOMFØRING OPPFØLGING Ønsket adferd - Innkjøper som følger regelverket for offentlige anskaffelser. - Presise og styringsdyktige avtaledokumenter Grundig behovsdefinering og planlegging av anskaffelsen Tett oppfølging av leveran-dørenfor å sikre at avtalt pris og kvalitet leveres gjennom hele avtaleperioden Uønsket adferd Mangelfull behovsdefinering og planlegging av anskaffelsen - Ulovlige direkteanskaffelser - Upresise og lite styrings- dyktige avtaledokumenter Mangelfull oppfølging av leverandøren etter avtale-inngåelse