SISTEM PROCEDURA I ODGOVORNOSTI

1. SISTEM PROCEDURA I ODGOVORNOSTI Daliborka Srećkov Uprava za javne nabavke

2. Učesnici javne nabavke • Učesnici javne nabavke – uloge • Postupak javne nabavke spona između planiranja nabavke i realizacije ugovora • Procedure i odgovornosti • neusklađenost između službi naručioca • Organizacija rukovođenja nabavkama • da korisnicima obezbedi šta im je potrebno, kada im je potrebno i po najboljoj vrednosti za novac; da obezbedi pravilnost u nabavkama; da doprinese upravljanju u vezi sa nabavkama

3. Sistem procedura i odgovornosti • Odgovornost za trošenje javnih sredstava • pitanja nadležnih organa, javnosti • Radnje, odluke i primenjeni postupci naručioca moraju da budu otvoreni tako da se lako razume zašto su donete takve odluke • primeri loše prakse • pregovarački postupak • Vođenje uredne evidencije, dokazi o odlukama i obavljenim transakcijama • dostupnost za kontrolu, reviziju

4. Koncept “razdvajanja dužnosti” • Više različitih lica kod naručioca sa različitim ulogama u celom postupku javne nabavke • odluka da li je kupovina potrebna i da će se budžet koristiti za datu kupovinu (interesne strane) • sprovođenje postupka u ime interesne strane (uloga nabavke, vodi ka potpisivanju ugovora) • prijem robe/prihvat usluga (treće lice u skladištu ili magacinu / četvrto lice ili neko iz domena interesnih strana) • prijem i obrada fakture (neko ko radi na dospelim obavezama) • ovlašćenje za isplatu (u zavisnosti od politike i procedure naručioca–neko ko radi na dospelim računima ili prvobitni nosilac budžeta)

5. Uloge strana u sprovođenju javne nabavke • Da li je nabavka potrebna? • Kakav je predmet nabavke potreban? • Pitanja sredstava • Donošenje odluke o pokretanju postupka • Kojom opcijom i tehničkom specifikacijom? • Ko su članovi komisije za javne nabavke? • Ko i kako određuje ponuđače u postupcima u kojima nema javnog poziva? • Realizacija zaključenog ugovora i izveštavanje

6. Odgovorno lice - komisija za javne nabavke i službenik • Obrazovanje komisije za javnu nabavku • Zadaci komisije za javnu nabavku • određivanje uslova i kriterijuma • izveštaj o stručnoj oceni ponuda • Službenik za javne nabavke kao član komisije • Dvosmerna relacija • Poslovi koje obavlja službenik • veći broj službenika • usavršavanje kadrova

7. Procedure nabavke • U oblasti javnih nabavki neophodno je imati jasno definisane procedure • jasno definisani zadaci – ko, kada i na koji način postupa(primeri iz prakse) • Moguće su procedure za: • planiranje nabavke • javne nabavke • nabavke na koje se zakon ne primenjuje • prijem, rukovanje, skladištenje i izdavanje nabavljenih dobara...

8. Sadržina procedure • 1)naslovna strana procedure– naziv procedure, naznaka kome je sve dostavljena, uz podatke ko je proceduru izradio, ko je proverio i odobrio, podatak o izdanju procedure (broju izmene), broju strane sa ukupnim brojem strana; 2) predmet procedure – koje se aktivnosti uređuju procedurom; 3) područje primene– ko sve u svom radu primenjuje datu proceduru, ko je odgovoran za doslednu primenu procedure;

9. Sadržina procedure 4) veza sa drugim dokumentima– da li je data procedura u vezi sa drugim dokumentima, procedurama (npr. sa finansijskom procedurom ili dr. procedurama iz oblasti nabavki); 5) definicije– definisati izraze koji se koriste (npr. definicije za pojam: nabavke, javne nabavke, ponuđača, postupke javnih nabavki, ugovor o javnoj nabavci, godišnji plan nabavke...);

10. Sadržina procedure 6) procedura– sadržina, suština procedure sa tačno opisanim koracima (ko učestvuje, čiji je koji zadatak, na koji način se sprovodi i realizuje svaka radnja); 7) dokumentacija– standardizovani obrasci procedure (npr. obrazac za odluku o pokretanju postupka, za rešenje o obrazovanju komisije za javnu nabavku, za poziv za podnošenje ponuda, za odluku o izboru najpovoljnije ponude, za odluku o obustavi postupka...).

11. Smernice za pisanje procedure • Smernice se bave aspektima pristupa procedurama, a ne detaljima u pogledu njihove sadržine: • jezik upotrebljen za opis upravljanja ne sme da bude dvosmislen, kontradiktoran niti podložan pogrešnim tumačenjima - definisati izraze koji se koriste – to će pomoći da ih razume ko ih čita - u sklopu postupka izrade i pisanja, pitati nekog ko poznaje nabavku da pročita dokumente koji su izrađeni – to će pokazati da li se dokumentacija može pravilno razumeti

12. Smernice za pisanje procedure - u sklopu postupka izrade i pisanja, pitati nekog ko ništa ne zna o nabavci da pročita dokumente koji su izrađeni – to će pokazati da li neko ko je nov u nabavci može da razume dokumentaciju; • jasnoća svrhe je najbitinija kod pripreme dokumentacije o upravljanju koju onaj ko čita treba i da razume – zašto su procesi neophodni (umanjili rizici, sproveli prenos ovlašćenja i nadležnosti..);

13. Smernice za pisanje procedure • odgovornost za politiku i proces mora da bude na najvišem nivou naručioca, što će pomoći da se obezbedi poštovanje propisa i razjasne uloge, unutar i izvan nabavke • preporuke: - neka bude jasno ko je vlasnik politika i procedura nabavke – možda je za njih zadužen šef nabavke ali onaj ko čita treba da zna kome da se obrati za savet i podršku; - ko sve treba da detaljno poznaje i razume politike i procedure koje važe kod naručioca – te osobe da o njima upoznaju širi krug;

14. Smernice za pisanje procedure • održavanje dokumentacije o upravljanju - bitno je da se promene šalju svima onima koji koriste dokumentaciju i da svaka promena poslata čitaocima ima različit i rastući broj verzije; - ažuriranje dokumentacije: promene u strukturi naručioca, izmene propisa, novi računarski sistem, interesne strane iz neke nove oblasti, službenici koji dolaze, odlaze ili menjaju zaduženja, poslovno spajanje ili razdvajanje naručioca • godišnja revizija dokumentacije

15. Hvala na pažnji