Administrative utfordringer EFV

1. Administrative utfordringer EFV Kjell Bernstrøm Personal- og økonomidirektør

2. Komplekse forutsetninger • Flere juridiske enheter • Flere selskapsformer • Flere eierkonstellasjoner • Store organisasjoner • Uklare hierarki • Relativt høy endringstakt • Regelverk i utvikling - > gir administrative utfordringer!

4. Administrative utfordringer • Rapportering • Budsjettering • Regelverket

5. Rapportering - problemstillinger • Problemstilling • Ulike rapporter til ulike oppdragsgivere ? • Rapportering som konsern eller selvstendige enheter UiB Felles Unifob

6. UiB og Unifob AS • Unifob AS omsetning 2004 ca 450 mill • Ca 200 mill av omsetningen kommer via UiB: • SFF-er ca 20 mill • SARS ca 15 mill (fra UiBs grunnbudsjett) • Prosjekter flyttet tilbake til UiB 89 mill • Eldre prosjekter som ville hatt UiB som kontraktspart etter harmoniseringsrundskrivet men som vi ikke har flyttet ca 70 mill • Annen internhandel kommer i tillegg

7. Rapportering - utfordringer • Departementets finansieringsmodell • Regnskap • Resultat, vitenskapelige publikasjoner • Universitetsrangeringer, f.eks. ”Topp 200”

8. Rapportering - regnskap • UFDs finansieringsmodell. Resultatbasert forskning

9. Rapportering - regnskap Regnskap 2004 • 89 mill. er ført ved Unifob via UiB. Herav 57 mill fra forskningsrådet og 18 mill. fra EU. • 57 mill kroner fra forskningsrådet utgjør 2,5 mill. i UFDs finansieringsmodell (7,5 over 3 år). • 18 mill fra EU utgjør 1,35 mill. i UFDs finansieringsmodell (4 mill. over 3 år).

10. Rapportering – regnskap • Endring i resultatutbetaling som følge av endring i parametre

11. Rapportering - stillinger • Eksternt finansierte stillinger UiB 2002- 2004 (årsverk)

12. Rapportering - stillinger • Eksternt finansierte stillinger UiB 2002- 2004 (årsverk)

13. Rapportering - løsninger - Regnskap • UiB kontraktspart når UiB tilsatte er involvert. • Prosjektinntektene føres via UiB når UiB er kontraktspart. • Omfang 2004: 89 mill. kroner. • Ansatte • Midlertidige prosjektstillinger som ikke er undervisnings- eller utdanningsstillinger tilsettes som hovedregel i Unifob. • Publikasjoner • Skal i hovedsak knyttes til fagmiljø ved UiB.

14. Rapportering - resultater Oppdragsgiver mv. I II III Unifob UiB Kun Unifob Kun UiB Samarbeid Underlev. Samarbeid Leverandør

15. Rapportering - utfordringer • Videre utfordringer • Konsistens mellom de ulike rapportene innen økonomi, resultater og personal • EFV stillinger ansatt ved Unifob, mens resultater/ publikasjoner registreres ved UiB • Regnskap føres hos prosjektleder. Publikasjoner føres hos den enkelte prosjektmedarbeider.

16. Budsjettering – positiv fremgang • Budsjettering av EFV • Ingen tradisjon for å synliggjøre planer • Utfordring • Sikre prosjektbudsjettering • Sikre totalbudsjettering av EFV • Løsning • Gradvis innføring via BFV • Systematisk opplæring • Innføring av nye verktøy

17. Budsjettering – prosjektstyringsverktøy • Pilotprosjekt i Unifob • Fra web-grensesnitt: • Budsjett/regnskap/avvik • Rest ubrukte midler • Fakturert • Oversikt over tid/timer • Personlig tilpassede online rapporter • Gir mulighet for bedre prosjektstyring

18. Godkjenning av prosjektstatus

19. Budsjettering – fortsatt lav presisjon - Estimat for EFV i 2004 • Resultatavvik på 108 mill • Utfordring • Instituttenes eksterne virksomhet • Unifobprosjekter som føres i UiB • Løsning • Fakultetene må sørge for at all EFV budsjetteres. • Avklare når UiB er kontraktspart (Harmoniseringsrundskrivet)

20. Budsjettering – den tredje modellen - Den tredje modellen • Aktivitet som ikke regnskapsføres ved UiB • Utfordring • Ressursinnsats holdes utenfor budsjettene • Kostnader synliggjøres ikke • Løsning • Forhandlinger med Kreftforeningen og andre organisasjoner

21. Budsjettering - budsjettansvar • Budsjettansvar: • Instituttene og Unifob har dels overlappende fagområder • Utfordring: • Ca 89 mill i Unifob- prosjekter føres via UiB-institutter • Er det instituttleder ved UiB eller Avdelingsleder i Unifob som setter mål og fastsetter budsjett for dette? • Hvordan få mål for totalvirksomheten? • Løsning: • Etablere hierarki: den som har hovedkontrakt bestemmer • SFF- arbeidsgruppe (samarbeid med MN- fak)

22. Regelverket - a) Full kostnadsdekning • EFV-generelt • Alle direkte og indirekte kostnader skal føres på prosjektene • Utfordring: • Unngå skjult intern subsidiering ved oppdragsprosjekter • Unngå ”usynlig” utarming av grunnbudsjettet ved bidragsprosjekter • Løsning: • Sikre at instituttene fører alle kostnader på prosjektene. • Lage interne priser for innsatsfaktorer. Synliggjøre egeninnsats • Lage incentivmodeller

23. Regelverket - b) Samarbeid med andre • Andre rettssubjekter spesielt • Statstilskudd kan ikke gis videre som tilskudd • Markedspris ved kjøp/salg av tjenester • Merverdiavgift/skatt • Utfordring: • Smidige avtaler vanskeliggjøres. Risiko for underskudd og konkurs i de andre rettssubjektene. • Løsning: • Må planlegges før samarbeid starter og reguleres skriftlige • Mulige avklaringer i kjølvann av Riksrevisjonens rapporter

24. Regelverket - c) Eget eierskap • Eget eierskap • Kapitalinnskudd kun fra overskudd/utbytte fra EFV • Utfordring: • UiB har nesten ingen prosjekter som kan gi overskudd da disse ligger i Unifob AS. Vanskelig å opprette flere selskaper. • Løsning: • Unifob AS opptrer som kjøper for UiB. • Utrede evt. muligheter for senere kjøp i regi av UiB

25. Regelverket - d) Habilitet ved samarbeid • Habilitet • Rektor kan ikke sitte i styret (hvis staten eier < 100%) • UFD henleder i regelmerknadene spesielt til FVL §6e • Utfordring: • Styreoppnevnelser kan gi problemer ved senere beslutninger pga inhabilitet • Løsning: • 100 % eierskap • Påvirkning gjennom generalforsamling

26. Regelverket - FVL § 6 • § 6.(habilitetskrav). •        En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a)når han selv er part i saken; b)når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c)når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d)når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e)når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. • Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. •        Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. •        Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. •        Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen.

27. Administrative utfordringer - oppsummering • Rapportering • Budsjettering • Regelverket