ARS A ktivitets- og R essource S tyring En udvidelse af Navision Stat

1. ARSAktivitets- og RessourceStyringEn udvidelse af Navision Stat Hvad er det ARS kan? Erfaringer fra DMU ARS-inspirationsseminar Afholdt i DMU-Silkeborg 2008-08-19 Lars Villemoes Danmarks Miljøundersøgelser 4630 1333 lvi@dmu.dk I:\dmu-adm\ARS\\Konference\ARS-demo_forAU\ARS_inspi-seminar.ppt

2. ARS - hvad er det? • ARS er en sømløs overbygning på Navision Stat, så man kan- budgettere på PROJEKTER- regnskabsføre på PROJEKTERUdviklet af NaviComCa 10 offentlige virksomhederMere end 100 private virksomheder

3. DMU’s projektfilosofi i ARS • Hvad er et projekt?Traditionelt: en i tid afgrænset opgaveDMU’s alternative forståelse af projekter i ARS:- dels traditionelle projekter som forskningsprojekter, udredningsprojekter,…- dels driftsopgaver som tlf-omstilling, bogholderi, løn, intern vejledning,… • => Σ projekter = DMU’s totale økonomi • => Samme krav til alle projekter

4. ”ARS-pakken” NaviWEPTidsreg. ARS Navision Alle medarbejdere Regnskabsfolk Budgetbisser Afdelingsøk.ansvarlige ARS-arkitektur I

5. ”ARS-pakken” Fra Økonomi-styrelsen Lavetselv NaviWEPTidsreg. ARS Navision OliviaARSØS LDV Dataware- hus Web rapporter (Crystal Reports) Ledelses-information OG Medarbejder-information Alle medarbejdere Regnskabsfolk Alle medarbejdere Budgetbisser men specielt Afdelingsøk.ansvarlige Afdelingsøk.ansvarlige Projektledere ARS-arkitektur II

6. DMU er lidt speciel… (endnu) • Et forbehold- her er DMU meget anderledes -DMU er (en kort tid endnu?) af bevillingstypen: ”Statsvirksomhed” (ligesom DSB)=> ingen opdeling i virksomhedtyper=> kun én regnskabskreds…hvor er det dog en stor lettelse – det skulle alle prøve…når en krone er en kroneog der er ikke er forskellige slags penge og man skal flytte arbitrære beløb rundt mellem arbitrære opdelinger

7. Hvad vil vi med ARS? Styringsbehov • Styring på kroner OG TID OG INDHOLD • Sammenhængende styring- Regnskab OG budget- Økonomi OG faglighed • På én gang:- Formålsbaseret rammebudgettering (top down)- Aktivitetsbaserede budgetter (bottom up) Andre formål: • Nem projektafregning • Nemme ad hoc opgørelser (etiketter)

8. Jamen, hvordan ser et projekt ud i ARS?Jamen, hvordan ser et projekt ud i Navision?Nu demonstration direkte koblet op på DMU’s Navision/ARS

9. ARS – Projektstart(vises live i Navision/ARS) • Opbyg projektrammen (vhja wizard)Projektnr, projektstart, projektslut, ansøgt/bevilget, projektleder, projekttitel, projekttype (fast eller løbende)projektskabelon (= aktivitetsplan), dimensioner, etiketter • Budgettér timer – og dermed lønomk. • Budgettér driftsudgifter • Budgettér kontraktsindtægter • Budgetteringsniveau: pr finansår (eller …)

10. Et stort fagligt projekt, mange personer, mange år (vises live i Navision/ARS)

11. Et stort EU-projekt med work packages mv (vises live i Navision/ARS) *** afregning fra netop dette projekt vises på senere planche ***

12. Et administrativt projekt I: Sekretariatets økonomiadministration(vises live i Navision/ARS)

13. Et administrativt projekt II: Refusion under barsel(vises live i Navision/ARS)

14. Tidsregistrering – blot et par ord

15. Hvordan hænger projektet sammen med finansen? Budget:Post budgetteres på 1) projektet på en 2) aktivitetslinie. Endv. specificeres 3) artskontoTime: budgetteres på 1) projektet på en 2) aktivitetslinie.Endv. er 3) ressourcen forsynet med en kostpris Regnskab: Bilag konteres med 1) projektnr, 2) aktivitetslinie og 3) artskontoTime: registreres i tidsreg på 1) projektnr og 2) akt.linie.Endv. time ganges med 3) ressourcens kostpris

16. ARS-features: Dimensioner • Fastlægges og påsættes ved projektets fødsel • >> nedarves automatisk på alle efterfølgende transaktioner (køb,salg,tidsregistreringer,…)>>> man skal ikke tænke på kontostrenge>>>> minimerer fejlkonteringMan kan dog bruge afvigende dimensioner på samme projekt

17. ARS-features: Etiketter • Hvad er det?- supplement til dimensioner- virker både på budget- og regnskabsposter- kan sættes på og tages af, dvs rent ad hoc - virker også på fortidige transaktioner- forplumrer ikke “finansen” (ej ompost v/ ændr.) • Kan bruges til- besvare ad hoc forespørgsler på tværs af registreringsramme- analyser af enhver art

18. ARS – nem projektafregning I • Problem:Stort, komplekst EU-projekt, på 12 måneder forskudt ift. finansår, skal afregnes til EU (Form C) + fuld dokumentation til revisor • Arbejdstid: 1 minut • Hvordan?EU-projektet oprettes med aktivitetslinier afspejlende afregningskrav. Registrering af tid og omk registreres på disse aktivitetslinier. En rapport sørger for resten.

19. Vælg rapport Indtast parametre Se resultat (næste side) ARS – nem projektafregning II

20. ARS – nem projektafregning III

21. ARS’ store fleksibilitet ARS håndterer: • fri specifikation af projektopbygning • fastpriskontrakter og efter-regning-kontrakter • alle varianter af kostpriser og salgspriser • både traditionel indtægtsføring og stade-vurderet indtægtsføring • forskellige dimensioner på forskellige aktivitets-linier på samme projekt=> alt kan la sig gøre – derfor: begræns dig

22. ARS - inspirationsseminar Spørgsmål_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Lars Villemoes lvi@dmu.dk 4630 1333