โครงการ GFMIS

1. Excel Loader การใช้งาน Excel Loader Overview โครงการ GFMIS โครงการเปลี่ยนระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐ สู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

2. EXCEL Form ระบบ GFMIS ระบบเครือข่ายความปลอดภัยสูง ระบบงาน GFMIS PCที่ได้รับจัดสรรจากโครงการ ศูนย์คอมพิวเตอร์ และศูนย์สำรอง PC ส่วนราชการ วัตถุประสงค์ของระบบ Excel Loader เพื่อให้ส่วนราชการสามารถนำเข้าข้อมูลประเภทที่เกิดขึ้นประจำจากจุดที่ไม่ได้รับการจัดสรร Terminal GFMIS เข้าสู่ระบบ GFMIS ได้สะดวกรวดเร็ว จาก File Excel Format มาตรฐานที่โครงการสร้างขึ้นในแต่ละระบบงาน

3. Excel Loader จะต้องมีความรู้เรื่องโครงสร้างของหน่วยงานส่วนราชการ และข้อมูลหลักของระบบ GFMIS และการใช้ Window และการจัดการ File ข้อมูล รวมถึง Excel พื้นฐาน Excel Loader จะไม่ครอบคลุมทุกกระบวนงานเท่ากับการใช้งานในระบบ GFMIS โดยครอบคลุมเฉพาะกระบวนงานที่เกิดขึ้นประจำของส่วนราชการ กระบวนงานบางกรณีของ Excel Loader จะแตกต่างกับกระบวนงานในระบบ GFMIS หน่วยงานที่ใช้ Excel Loader จะต้องประสานงานกับหน่วยงานที่ได้รับจัดสรร Terminal GFMIS เพื่อนำเข้าข้อมูลที่ระบบ Excel Loader กรณีที่กระบวนงานนั้น ไม่รองรับ ข้อควรระวัง รหัสที่ใช้กรอกใน Form Excel จะต้องมีอยู่แล้วในระบบ GFMIS เช่น รหัส GPSC รหัสผู้ขาย รหัสศูนย์ต้นทุน รหัสหน่วยเบิกจ่าย รหัสงบประมาณ เป็นต้น

4. ขั้นตอนการทำงานโดยรวม กรณี Excel Loader กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง กระบวนการเบิกจ่าย กระบวนการรับและนำส่ง กระบวนการบัญชีแยกประเภท

5. ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตามวิธีการปรกติ เลขที่ใบสั่งซื้อ กรอกข้อมูลรายการจัดซื้อจัดจ้างลงในแบบฟอร์ม GFMIS.บส01 ระบบเบิกจ่าย บันทึกแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วเข้าสู่ระบบ เรียกดูรายงานผลการนำเข้าข้อมูล กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง - การบันทึกรายการ ดาวน์โหลดแบบฟอร์มสำหรับบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (GFMIS.บส01)

6. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มสำหรับยกเลิกใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (GFMIS.บส02) กรอกข้อมูลยกเลิกใบจัดซื้อจัดจ้างลงในแบบฟอร์ม GFMIS.บส02 บันทึกแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วเข้าสู่ระบบ เรียกดูรายงานผลการนำเข้าข้อมูล กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง - การยกเลิกรายการ ตรวจสอบพบใบสั่งซื้อสั่งจ้างที่มีข้อผิดพลาด

7. การบันทึกรายการในเครื่อง GFMIS Terminal จะครอบคลุมรายการการจัดซื้อจัดจ้างทุกกรณี แต่ Excel Loader จะครอบคลุมเฉพาะบางกรณี และจะต้องมีการส่งมอบทั้งจำนวนในงวดเดียวกัน ขั้นตอนการบันทึกของ Excel loader จะง่ายกว่า และมีขั้นตอนที่น้อยกว่า สรุปการเปรียบเทียบระหว่างGFMIS Terminalและ Excel Loader ระบบจัดซื้อจัดจ้าง

8. การบันทึกรายการใบสั่งซื้อสั่งจ้างผ่าน Excel Loader จะไม่มีขั้นตอนในการบันทึกรับสินค้า สามารถตั้งเบิกได้ทันที การบันทึกรายการใบสั่งซื้อสั่งจ้างผ่านเครื่อง GFMIS Terminal จะบันทึก “ข้อมูลการกำหนดบัญชี” (เช่น ศูนย์ต้นทุน รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป รหัสงบประมาณ) ไว้ที่รายละเอียดรายการ ในขณะที่การบันทึกรายการผ่าน Excel Loader จะบันทึกข้อมูลการกำหนดเลขที่บัญชีไว้ที่ส่วนหัว สรุปการเปรียบเทียบระหว่าง GFMIS Terminalและ Excel Loader ระบบจัดซื้อจัดจ้าง (ต่อ)

9. 4. ได้รับข้อมูล 4.Up Load เข้าGFMIS Terminal กระบวนการเบิกจ่าย กองคลังส่วนกลาง หรือจุดที่มี Terminal Terminal ที่ คลังจังหวัด (นำเข้าโดยส่วนราชการ) หน่วยเบิกจ่าย 2. ได้รับแบบฟอร์ม • Download • แบบฟอร์ม ขอเบิกเงิน 3.บันทึกข้อมูล การเบิกจ่าย ลงแบบฟอร์ม 5.รวบรวมข้อมูล 5.รายงานการนำเข้าข้อมูล 6.Up Load เข้าGFMIS Terminal 6 .เรียกดูรายงานสถานะ ของรายการตั้งเบิก 7.รายงานการนำเข้าข้อมูล

10. กระบวนการรับและนำส่ง ส่วนราชการ กรมบัญชีกลาง/คลังจังหวัด รวบรวมรายการจัดเก็บรายได้ (ยอดสรุป) กรอกแบบฟอร์ม ใบจัดเก็บรายได้/(แทนกัน) นำเข้าสู่ระบบเพื่อบันทึกรับรู้รายได้ Bank Statement จากธนาคารกรุงไทย นำฝากเงินเข้าคลังที่ธนาคารกรุงไทย บันทึกรายการนำส่งในแบบฟอร์มใบนำส่งเงิน นำเข้าสู่ระบบเพื่อบันทึกรายการนำส่ง และปรับปรุงเงินฝากคลัง (เงินนอก) ยืนยันและกระทบยอด รายการนำส่งและ บัญชีเงินฝากคลัง (เงินนอก) Park  Post Document เรียกดูรายงานผลการนำเข้าข้อมูล

11. กระบวนการบัญชีแยกประเภทกระบวนการบัญชีแยกประเภท ส่วนราชการ รวบรวมรายการบัญชีที่ต้องการบันทึก/ปรับปรุง 3. ปรับปรุงบัญชี เงินฝากคลัง 2. ปรับปรุงบัญชี ตามเกณฑ์คงค้าง 1.ปรับปรุงบัญชี แยกประเภททั่วไป กรอกแบบฟอร์ม ใบบันทึกรายการ บัญชีทั่วไป (บช.01,04) กรอกแบบฟอร์ม ใบบันทึกรายการ ค้างรับค้างจ่าย(บช.02) กรอกแบบฟอร์ม ใบบันทึกรายการปรับ บัญชีเงินฝากคลัง (บช.03) ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกับเอกสารจริงที่เกี่ยวข้องและผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ เรียกดูรายงานผลการนำเข้าข้อมูล

12. ชื่อแบบฟอร์ม Excel Loader แบบฟอร์มกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง แบบฟอร์มกระบวนการเบิกจ่าย แบบฟอร์มกระบวนการรับและนำส่ง แบบฟอร์มกระบวนการบัญชีแยกประเภท

13. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง • * หมายเหตุ : สำหรับ GFMIS.บส.01 และ GFMIS.บส.02 รายการที่ไม่ครอบคลุม คือ • การบันทึกรายการจัดซื้อจัดจ้างกรณีต่างประเทศ • การบันทึกรายการจัดซื้อจัดจ้างกรณีมีการจ่ายเงินล่วงหน้า (Down Payment)

14. แบบฟอร์มกระบวนการเบิกจ่ายแบบฟอร์มกระบวนการเบิกจ่าย

15. แบบฟอร์มกระบวนการเบิกจ่ายแบบฟอร์มกระบวนการเบิกจ่าย

16. แบบฟอร์มกระบวนการเบิกจ่ายแบบฟอร์มกระบวนการเบิกจ่าย • ** หมายเหตุ : สำหรับ GFMIS.ขบ.01 GFMIS.ขบ.02 GFMIS.ขบ.03และ GFMIS.ขจ.01 ไม่ครอบคลุมรายการดังต่อไปนี้ • การเบิกเพื่อจ่ายผู้ขายต่างประเทศ –อ้างอิงใบสั่งซื้อ (กรมบัญชีกลางจ่ายผ่านส่วนราชการ) • การขอเบิกโดยใช้เงินจากแหล่งเงินกู้ ทุกกรณี • การบันทึกรายการใบลดหนี้ • การยกเลิกรายการตั้งเบิก (ทั้งที่กรมบัญชีกลางยังไม่ได้จ่ายเงินและจ่ายเงินแล้ว) • การบันทึกหักเงินประกันผลงานและการเบิกคืน • การบันทึกรับเงินประกันสัญญาและการเบิกคืน แต่ Excel Loader สามารถปรับใช้เป็น เงินประกันอื่น ได้ • การบันทึกเงินจ่ายล่วงหน้าให้กับเจ้าหนี้/คู่สัญญา (Down Payment) • การบันทึกรายการ คืนเงินทดรองราชการ

17. 1. GFMIS.นส.01 ใบจัดเก็บรายได้ (ตนเอง) เพื่อบันทึกรับรู้รายได้แผ่นดินและรายได้เงินนอกงบประมาณของส่วนราชการตน (แยกตามประเภทรายได้) 2. GFMIS.นส.02 ใบนำส่งเงิน (แทนกัน) เพื่อบันทึกรายการเกี่ยวกับการนำส่งเงินรายได้แผ่นดินเข้าคลัง การนำส่งเงินนอกงบประมาณฝากคลัง ทั้งในส่วนของการนำส่งเงินของส่วนราชการตนเอง และรายการนำส่งเงินแทนกัน รวมถึงรายการการนำส่งเงินเบิกเกินส่งคืนเงินในงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ 3. GFMIS.นส.03 ใบจัดเก็บรายได้ (แทนกัน) เพื่อบันทึกรับรู้รายได้แผ่นดิน และรายได้เงินนอกงบประมาณของส่วนราชการอื่นที่ส่วนราชการตนจัดเก็บแทน (แยกตามประเภทรายได้) แบบฟอร์มกระบวนการรับและนำส่ง

18. แบบฟอร์มกระบวนการรับและนำส่งแบบฟอร์มกระบวนการรับและนำส่ง • * หมายเหตุ : สำหรับ GFMIS.นส.01 GFMIS.นส.02 และ GFMIS.นส.03รายการที่ไม่ครอบคลุม คือ • รายการเกี่ยวกับเงินนอกงบประมาณที่ไม่ฝากคลัง ( รายการเงินนอกงบประมาณที่ส่วนราชการนำฝากที่ธนาคารพาณิชย์ ) • รายการรับรู้รายได้ที่ยังไม่ได้รับเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสด ( เช่นการรับรู้รายได้คู่กับลูกหนี้ ) • รายการรายได้รอการรับรู้ และ รายการปรับปรุงบัญชีเพื่อทยอยรับรู้รายได้จากรายได้รอการรับรู้ที่บันทึกไว้ • รายการโอนขายบิล • รายการเกี่ยวกับบัตรภาษี • การรับเงินสดแทนเช็คขัดข้องและการนำส่งเงินสดแทนเช็คขัดข้องเดิม • รายการกลับรายการเอกสารที่บันทึกไว้ และ รายการเปลี่ยนแปลงหรือลบเอกสารที่ได้พักไว้

19. แบบฟอร์มกระบวนการบัญชีแยกประเภทแบบฟอร์มกระบวนการบัญชีแยกประเภท

20. แบบฟอร์มกระบวนการบัญชีแยกประเภทแบบฟอร์มกระบวนการบัญชีแยกประเภท

21. แบบฟอร์มกระบวนการบัญชีแยกประเภทแบบฟอร์มกระบวนการบัญชีแยกประเภท • ** หมายเหตุ : สำหรับ GFMIS.บช.01 GFMIS.บช.02 และ GFMIS.บช.03ไม่ครอบคลุมรายการดังต่อไปนี้ • การบันทึกรายการเงินจ่ายล่วงหน้า (Down Payment) หรือเงินมัดจำล่วงหน้า • การบันทึกรายการรับเงินสดแทนเช็คขัดข้อง และการนำส่งเงินสดแทนเช็คขัดข้องเดิม • การบันทึกรายการเกี่ยวกับลูกหนี้เงินยืม ยกเว้น • การบันทึกหักล้างบัญชีลูกหนี้เงินยืมเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ ในขั้นตอนของการเคลียร์ ค่าใช้จ่ายลูกหนี้เงินยืม • การบันทึกรายการกลับรายการเอกสารที่บันทึกไว้ผิด ( Reverse Document) • การบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงหรือลบเอกสารที่ได้พักไว้ ( Park Document )

22. หมายเหตุ ทั้งนี้แบบฟอร์ม Excel Loader ที่นำมากรอกข้อมูลควรเป็นแบบฟอร์ม Version ล่าสุด ซึ่งผู้ใช้สามารถตรวจสอบว่าแบบฟอร์มที่ใช้อยู่เป็น Version ใด โดยสังเกตที่มุมขวาด้านล่างของแต่ละแบบฟอร์ม และเมื่อมีการปรับปรุงแบบฟอร์ม Version ใหม่ ทางโครงการฯ จะประกาศให้ผู้ใช้ทราบผ่านทาง http://mygfmisหรือ http://gfmisreport.mygfmis.com เพื่อให้ผู้ใช้ไปขอรับแบบฟอร์ม Version ใหม่มาใช้ในการปฏิบัติงาน โดยในกรณีที่ผู้ใช้ไม่แน่ใจใน Version สำหรับการใช้งาน ควรจะทำการขอรับแบบฟอร์มใหม่

23. ใช้สำหรับแจ้งข่าวสารของโครงการ GFMIS กับผู้ใช้งานระบบ โดยสามารถใช้เป็น Presentation onlineหรือ E-Learning ได้ http://mygfmis ใช้งานผ่าน GFMIS Terminal http://gfmisloader ใช้สำหรับนำส่งแบบฟอร์ม Excel Loader ใช้งานผ่าน GFMIS Terminal ใช้สำหรับเรียกดูรายงานต่าง ๆ และแจ้งข่าวสาร ของโครงการ GFMIS กับผู้ใช้งานระบบ http://gfmisreport.mygfmis.com ใช้งานผ่าน Internet GFMIS Website รายละเอียด GFMIS Website http://www.gfmis.go.th ใช้สำหรับแจ้งข่าวสารของโครงการ GFMIS กับบุคคลภายนอก ใช้งานผ่าน Internet

24. Authorization Excel Loader’s Concept ประเภทของ Authorization Excel Loader

25. ขั้นตอนการทำงาน Excel Loader User ID: Lxxxxxxxxxx / Rxxxxxxxxxx • การขอรับแบบฟอร์ม EXCEL LOADER • (ผ่าน Excel Loader หรือ Web Report) 2. การกรอกแบบฟอร์ม EXCEL LOADER (ตามประเภทการใช้งาน) 3. การ Encrypt แบบฟอร์ม EXCEL LOADER (ป้องกันการแก้ไขแบบฟอร์ม Excel) User ID: Exxxxxxxxxx 4. การนำส่งแบบฟอร์ม EXCEL LOADER (ทำการ Encrypt File เรียบร้อยแล้ว) User ID: Lxxxxxxxxxx User ID: Lxxxxxxxxxx / Rxxxxxxxxxx 5. การแสดงรายงานการนำเข้าข้อมูล

26. การขอรับ แบบฟอร์ม Excel Downloads

27. การขอรับแบบฟอร์ม GFMIS Terminal PC ที่เชื่อมต่อInternet Intranet ภายในส่วนราชการ แบบฟอร์ม XXXX.ZIP แบบฟอร์ม XXXX.XLS ขอรับแบบฟอร์มครั้งเดียวจนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์ม

28. การขอรับแบบฟอร์ม Excel เข้าสู่ website: http://gfmisloaderผ่าน GFMIS Terminal 1 User ID สำหรับใช้งาน บน Excel Loader ดังนี้ LXXXXXXXXXX รหัสหน่วยเบิกจ่าย 2 3

29. วิธีการขอรับแบบฟอร์ม Excel 1. เลือกการขอรับแบบฟอร์ม 1

30. วิธีการขอรับแบบฟอร์ม Excel 2. เลือกหมวดแบบฟอร์มที่ต้องการขอรับ โดยสามารถกดปุ่ม 3. เลือกแบบฟอร์มที่ต้องการขอรับ โดยกดปุ่มชื่อย่อของแบบฟอร์ม เช่น บส01 2 3

31. วิธีการขอรับแบบฟอร์ม Excel 4. กดปุ่ม เพื่อบันทึกแบบฟอร์มที่ขอรับ 4

32. วิธีการขอรับแบบฟอร์ม Excel 5. เลือกแฟ้มเอกสาร (Folder) สำหรับเก็บแบบฟอร์มที่ขอรับ โดยกดปุ่ม 6. กดปุ่ม เพื่อบันทึกแบบฟอร์มที่ขอรับ 5 6

33. XXXX.ZIP XXXX.XLS การแตกไฟล์

34. วิธีการแตกไฟล์ • กดเมาส์ด้านขวาที่ไฟล์ที่ต้องการแตก แล้วเลือก Extract All • กด Next 1 2

35. วิธีการแตกไฟล์ • กด Next • กด Finish 3 4

36. การนำส่ง Excel Loader กองคลัง สามารถนำส่งได้เฉพาะแบบฟอร์ม Excel ของส่วนกลางเท่านั้น ในกรณีของหน่วยงานภูมิภาคจะต้องไปที่คลังจังหวัดเพื่อ นำส่งแบบฟอร์ม Excel

37. การนำส่งแบบฟอร์ม GFMIS Terminal กองคลัง / จุดLoader Intranet ภายในส่วนราชการ แบบฟอร์ม แบบฟอร์ม XXXX.ZIP XXXX.XLS XXXX.ZIP เป็นงานประจำวันในการนำส่งข้อมูล

38. XXXXBBBBBBBBBBYYMMDDZZXX โครงสร้างของชื่อไฟล์แบบฟอร์ม Excelที่นำส่ง Runing No. รหัสย่อยภายใต้หน่วยเบิกจ่ายที่กรอกข้อมูล Excel (กรณีมีหน่วยเดียวกำหนดเป็น 00) วันที่นำเข้าข้อมูลโดยกำหนดเป็น ปี เดือน วัน เช่น 480310 ( 10 มี.ค. 48) รหัสหน่วยเบิกจ่าย 10 หลัก 4 หลัก ชื่อแบบฟอร์ม เช่น บส01, ขบ01 เป็นต้น

39. การ Encrypt แบบฟอร์ม Excel เพื่ออนุมัติแบบฟอร์ม Excel Loader โดยใช้ User ID และ Password ของผู้มีอำนาจอนุมัติ เมื่อทำการ Encrypt แล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ แบบฟอร์ม Excel Loader จะต้องทำการ Encrypt จึงจะ สามารถนำส่งได้

40. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel • เข้าสู่โปรแกรมโดยเลือก Start  Programs  PackExcel 1

41. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel 3. เลือกแฟ้มเอกสาร (Folder) ที่เก็บแบบฟอร์ม โดย 2. เลือกแบบฟอร์ม Excel Loader กดปุ่ม ที่ต้องการ Encrypt โดยกดปุ่ม 4. เลือกแบบฟอร์ม Excel Loader ที่ต้องการ Encrypt จะปรากฏจอภาพ 5. กดปุ่ม เพื่อบันทึกแบบฟอร์มเข้า PackExcel สำหรับเลือกแบบฟอร์ม 3 2 4 5

42. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel 7. เลือกแฟ้มเอกสาร (Folder) สำหรับเก็บแบบฟอร์ม 6. เลือกปลายทางผลลัพธ์สำหรับการ ที่ถูกEncrypt แล้ว โดยกดปุ่ม แบบฟอร์มที่ถูก Encrypt แล้วโดย 8. ระบุชื่อ Encrypt file กดปุ่ม 9. กดปุ่ม เพื่อกลับไปที่โปรแกรม PackExcel 7 6 8 9

43. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel 10. กดปุ่ม เพื่อเข้าสู่จอภาพ 11. ระบุรหัสผู้ใช้ และรหัสผ่านของผู้ อำนาจอนุมัติ Excel Loader โดยจะ อนุมัติแบบฟอร์ม Excel Loader ต้องยืนยันรหัสผ่านทุกครั้ง 12. กดปุ่ม เพื่อดำเนินการต่อไป 11 12 รหัสผู้ใช้สำหรับการอนุมัติ เป็นดังนี้Exxxxxxxxxx 10 รหัสหน่วยเบิกจ่าย

44. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel 13. ระบบจะให้ยืนยันเพื่อเริ่มทำการ Encrypt แบบฟอร์ม ให้กดปุ่ม 13 การ Encrypt แบบฟอร์มสำเร็จเรียบร้อย แสดงสถานะ การ Encrypt แบบฟอร์ม

45. วิธีการออกจาก PackExcel วิธีการออกจาก Encrypt 14. หลังจากทำการ Encrypt แบบฟอร์มแล้ว ให้กดปุ่ม หรือกด เพื่อปิดหน้าจอ และ ออกจากโปรแกรม PackExcel 14

46. แบบฟอร์ม Excel ที่ผ่านการ Encrypt วิธีการออกจาก PackExcel

47. วิธีการนำส่งแบบฟอร์ม Excel 1. เลือกการนำส่งแบบฟอร์ม 1

48. วิธีการนำส่งแบบฟอร์ม Excel 2. เลือกแบบฟอร์มที่ต้องการนำส่ง 2

49. วิธีการนำส่งแบบฟอร์ม Excel 3. กดปุ่ม 3

50. วิธีการนำส่งแบบฟอร์ม Excel 4. กดเลือกไฟล์ที่ต้องการนำส่ง 5. กดปุ่ม Open 4 5