Externaliser la formation : 5 leviers pour optimiser vos budgets

1. Externaliser la formation :5 leviers pour optimiser vos budgets Extraits Les petits déjeuners de l’Externalisation

2. Sommaire • Les 5 leviers Optimiser les budgets pédagogiques • Optimiser les coûts pédagogiques • Trouver des financements • Manager les fournisseurs • Réduire les coûts de gestion Demos Outsourcing – 01 44 94 20 58L’externalisation à forte valeur ajoutée

3. Externalisation de la Formation  & Optimisation des budgets • Externaliser la formation ou TPO (Training Process Outsourcing): • confier dans le cadre de contrats à long terme les processus de gestion de la formation à un prestataire expert du domaine • Les objectifs visés • Se centrer sur son cœur de métier • S’appuyer sur un expert pour • Augmenter la qualité, gagner en fiabilité • Optimiser les budgets • Bénéficier des conseils d’un expert

4. Organismes de formation Formateurs internes OPCA Financeurs Salles, hôtels, restaurants Reprographie Levier 1 : la centralisation Prestataires Client DRH Réduire le nombres de fournisseurs Choisir les meilleurs programmes Favoriser l’intra Direction formation Managers Stagiaires Interface unique SI supporté par un SI partagé Souplesse du dispositif Liaison sécurisée

5. Plan DIF Pro VAE CIF Analyse amont Analyse amont Optimisation des dispositifs Gestion des dossiers Financements Levier 2 : les financements

6. Levier 3 : l’optimisation des processus PCU Point de Contact Unique Pôle Gestion inscriptions Pôle Informatique Gestionnaire niveau 1 Pôle Achats Superviseur Equipe SI niveau 2 Gestionnaires Pôle Logistique Pôle Financement Pôle Reporting Pôle administratif Superviseur Superviseur Superviseur Superviseur Gestionnaires Gestionnaires Gestionnaires Gestionnaires Fiabilité Productivité Baisse des coûts

7. Capacité à adapter les ressources aux besoins Accords globaux avec les fournisseurs Partage des ressources Levier 4 : la mutualisation

8. Levier 5 : la transformation de coûts fixes en coûts variables

9. Optimiser les coûts pédagogiques Demos Outsourcing – 01 44 94 20 58L’externalisation à forte valeur ajoutée

10. De la formation interentreprises à la formation intra Centralisation des demandes Développement de l’intra Analyse Regroupement Résultats chiffrés

11. De la formation intra à la formation interne Déploiement de la formation en interne(300 stagiaires) Formation intra Pilote (groupe projet + formateurs internes) Besoin de formation collectif Résultats chiffrés

12. P O L Programmation Lancement Formation Ordonnancement Début du plan de formation J -3 mois J -3 semaines Jour J Analyse du taux de remplissage des sessions: Planification des dates de formation Envoi des convocations Annulation Ajout Dédoublement Surbooking L’optimisation des remplissages : processus POL Résultats chiffrés

13. Condition de réussite: Mettre en place un système de relance des stagiaires pour qu’ils se connectent et réalisent leurs modules Mettre en place des parcours blended • Parcours Blended = 2 Exemples mis en place chez nos clients • Stages en face àface : • - stage en présentiel • Cours en groupe ou individuel • E-Learning : • Parcours individualisé Travailler à son rythme • Efficacité Pédagogique Résultat : Formation en Langue = 20% d’économie Formation aux Techniques de Ventes = 30% d’économie

14. Trouver des financements Demos Outsourcing – 01 44 94 20 58L’externalisation à forte valeur ajoutée

15. Retour sur expérience : optimisation du DIF Financements obtenus grâce à tous les dispositifs Des coûts inter en intra Décrémentation des compteurs DIF

16. Les 7 « piliers » de la réussite du DIF • Politique • Dialogue social • Offre • Gestion administrative • Optimisation financière • Formation des managers • Information des salariés

17. Manager les fournisseurs Demos Outsourcing – 01 44 94 20 58L’externalisation à forte valeur ajoutée

18. Manager les fournisseurs • Externalisation du management des fournisseurs de formation : un aspect de l’externalisation particulièrement développé au UK • 3 aspects clés • Réduire le nombre de fournisseurs • Piloter les appels d’offre • Suivre les fournisseurs et la qualité des prestations

19. Réduire le nombre de fournisseurs Division Division Division Division Division Division A B C D E F Division Division Division Division Division J G H I K Professeurs et Experts en la matière Ancien Employés Experts Entreprises Fournisseurs/ Techniques de formation Clients Ressources Établissements d’Enseignement Supérieur & Universités Associations Consultants Internes

20. Réduire le nombre de fournisseurs Division Division Division Division Division Division A B C D E F Division Division Division Division Division J G H I K Partenaire externalisé Formateurs et Experts en la matière Experts Techniques Entreprises Fournisseurs Anciens Employés de Formation / Clients Ressources Établissements d’Enseignement Supérieur & Universités Associations Consultants Internes

21. Suivre les fournisseurs et la qualité des prestations • Un processus d’évaluation standardisé • Une mesure objective à travers des engagements (SLA) et des indicateurs clés de performance (KPI) • Plan d’amélioration continue • Analyse qualité/prix : des outils pour prendre les bonnes décisions contribuant à augmenter la VA

22. Notre positionnement et notre valeur ajoutée Directions opérationnelles Formation Service Achat Expertise Formation Expertise Achat

23. Les bénéfices Baisse des coûts Augmentation de la qualité Simplification des processus Efficience

24. Réduire les coûts de gestion Demos Outsourcing – 01 44 94 20 58L’externalisation à forte valeur ajoutée

25. Des modèles économiques performants