Pré-étude Projet de refonte du SIG Présentation des résultats (SI)

1. Pré-étude Projet de refonte du SIGPrésentation des résultats (SI)

2. Sommaire Introduction La couverture fonctionnelle Le plan de mise en œuvre Les enjeux

3. Enjeux: Améliorer le pilotage financier de la société, la gestion et la planification des affaires Pertinence de l'information Efficacité du processus de gestion SIMPLIFICATION DES PROCESSUS, REACTIVITE Bâtir une solution pour l'avenir Objectifs Proposer des améliorations en termes de principes de gestion et d'organisation Argumenter le choix d'une solution pour le nouveau système d'information de gestion Contexte Pré-étude de la refonte du SIG

4. Solutions pré-sélectionnées SAP Concerto ISIS from scratch ORACLE A.USA from scratch Best Of Breed ? Solutions

5. Démarche de l'étude préalable 15 mars-15 mai 15 mai-10 juin 10 juin-5 juillet 5 juillet-15 juillet Synthèse des principes de gestion Interviews du groupe client Réflexions groupe projet Cahier des charges fonctionnel (macro) Approfondissement des processus critiques Benchmark externe Activités Revue Appel d'offre d'assistance Analyse des facteurs discriminants des solutions Chiffrage des solutions (scénarios SI) Synthèses des retours du groupe client Principes généraux de gestion cibles Schéma directeur fonctionnel Propositions de principes de gestion Livrables CR des visites Dossier d'évaluation par solution Stratégie de mise en œuvre des solutions Appel d'offre

6. Sommaire Introduction La couverture fonctionnelle Le plan de mise en œuvre Les enjeux

7. La couverture fonctionnelle • Les quatre grands domaines concernés par l'étude sont : • Gestion comptable et financière • Gestion à l'affaire • Achats (hors MRP) • Gestion du planning (réseau code 1)

8. Le périmètre de l'étude MNA WM / SITI GESPRO GTA TOLAS ACHATS CASH FLOW PRIMMO GPS GESCOM CIRCE TEMPTATION HYPERVISION BSI PRISME GESCOM PECT GP2000 BESACE BASEFOURLRE Gestion de la trésorerie Gestion de la présence Consultations Indicateurs Gestion commerciale Gestion des données techniques Gestion du risque de change Paye Ressources humaines ReportingSimulation Gestion prévisionnelle Référentiel Affaires Investissements Immobilisations Cash Pooling Suivi Affaires Gestion plannings Gestion charges Budget PMT Masse salariale Suivi de l'activité Comptabilité Règlement CO Gestion de production Valorisation Gestion achats (prod) Valorisation Gestion des achats (hors prod)

9. La démarche et les livrables • Un travail bibliographique • Des entretiens pour répertorier les besoins • Des interventions d'experts progiciels pour répondre sur l'adéquation des solutions Cahier des Charges Fonctionnel Annexes du cahier des Charges Fonctionnel

10. Adéquation Oracle : Couverture fonctionnelle Outil de Planification (MS Project par ex.) Interface outil planning graphiqueAMG / Connect Gestion d'affaire Accounting Resource Management Contracts Factures fournisseurs Engagements Note de frais Immobilisation Factures Workflow WF Suivi / indicateurs PACP / BIS Achats PO Compta fournisseurs AP Immobilisations FA Compta client AR Dépenses (achats, frais) FacturesRèglements Coûts Immobilisation CA Comptabilité GL

11. Adéquation SAP : Couverture fonctionnelle SD WF • Offre • Ordre • Facture • Échéancier • Workflow MM CO • Ordre interne • Coûts additionnels • Répartition détaillée • Répartition globale • Imputation d'activités • Demande d'achats • Commande d'achats • Entrée de marchandises • Entrée de factures • Sortie de marchandises PS AA IM BW FI • Immobilisation • Investissement • Analyses • Reporting • Facture • Provisions • OD

12. Synthèse • Sur le domaine de gestion à l'affaire, SAP offre une meilleure couverture et une plus grande souplesse d'utilisation par rapport à Oracle : • Oracle nécessite d'être interfacé à un outil du type Ms Project pour la gestion du planning du WBS alors que SAP intègre l'outil en standard • SAP est plus avancé que Oracle pour la gestion de l'adéquation charges capacité (module plus mature) • Sur le domaine Finance, les deux outils Oracle et SAP ont des couvertures sensiblement équivalentes. La couverture des fonctionnalités suivantes nécessite d'être confirmée par les éditeurs : • Utilisation de la nouvelle norme comptable européenne (IAS) • Utilisation de la norme US GAAP • Enregistrement d'un taux de change des devises par affaire, calcul du taux moyen pondéré par mois et amortissement des écarts au fur et à mesure de l'avancement du chiffre d'affaires • Gestion du risque de change • Gestion du calcul du risque de pénalité pour la comptabilité client

13. Les références CSC FINANCE COMPTABILITE IMMOBILISATION AFFAIRE A CHATS CONTRAT SAP Module : FI Module : CO Module : AM Module : PS Module : MM Module : SD THALES ELECTRONIC DEVICES FSD CEA THALES AVIONICS THALES ELECTRONIC DEVICES FSD CEA THALES AVIONICS THALES ELECTRONIC DEVICES FSD CEA THALES AVIONICS THALES ELECTRONIC DEVICES FSD CEA THALES AVIONICS THALES ELECTRONIC DEVICES FSD CEA THALES AVIONICS THALES ELECTRONIC DEVICES FSD CEA THALES AVIONICS ORACLE Modules : GL, AP, AR Module : FA Module : PA Module : PO Module : PC BRANDT JC DECAUX AUBERT& DUVAL BRANDT JC DECAUX AUBERT& DUVAL JC DECAUX THALES COMMUNICATION THALES AIR DEFENSE THALES COMMUNICATION BRANDT TDF Aucune

14. Sommaire Introduction La couverture fonctionnelle Le plan de mise en œuvre • Les rôles et les missions Les enjeux

15. 1- Le contexte général Réaliser une application spécifique La démarche de mise en œuvre Démarche progiciel (ERP) Démarche ‘ spécifique ’ Conception Conception —> Réalisation Modélisation système “Je définis mon application par rapport à mes besoins” “J'ajuste mes besoins au progiciel” Bénéficier des apports du progiciel afin de minimiser les développements spécifiques

16. Conception/ Maquettage Développement/Prototypage Intégration/ Recette Les grandes phases d'un projet de mise en œuvre d'un ERP Étude préalable Cahier des charges fonctionnel GO LIVE Déploiement Optimisation 3 mois 6 mois 3 mois >3 mois 4 mois

17. Organisation de projet Instances Comité Stratégique Comité de Pilotage Équipe Métiers Équipe Fonctionnelle Équipe Technique Responsable de Domaine Finance- Gestion Chef de Projet Fonctionnel Chef de Projet Technique Comptabilité et Trésorerie Responsable Sous- Domaine Utilisateurs clés Expert fonctionnel Responsable Développement Gestion Budgétaire Responsable Sous- Domaine Analystes Développeurs Utilisateurs clés Expert fonctionnel Planification économique Responsable Sous- Domaine Expert Technique ERP Utilisateurs clés Expert fonctionnel Gestion Affaire Responsable Sous- Domaine Administrateur Applicatif Utilisateurs clés Expert fonctionnel Administrateur infra. technique Responsable de Domaine Achats Gestion Achats Responsable Sous- Domaine Administrateur Base de Données Expert fonctionnel Utilisateurs clés Responsable Reprise Données

18. Responsable de Domaine Coordonne l'organisation des travaux de son domaine; Veille à la cohérence des solutions fonctionnelles entre les domaines en adéquation avec le standard de l'application; Pilote la mise en œuvre et la recette des solutions; Présente les processus et règles de gestion pour validation au comité de pilotage; A autorité sur les responsables de Sous-Domaine; Responsable de Sous-Domaine Coordonne l’organisation des travaux de son domaine; Exprime les besoins, conçoit les processus et les règles de gestion en adéquation avec les fonctionnalités standard de l'ERP; Veille à la cohérence des analyses et des spécifications fonctionnelles; Valide les spécifications fonctionnelles; Utilisateur clé Maquettage et Prototypage Conçoit les modèles et les données relatifs aux chantiers métiers, pour l’application système; Documente le travail de maquettage et de prototypage sur les processus à traiter dans son sous-domaine; Responsable des spécifications fonctionnelles (écarts, interfaces); Intégration : Recette la solution intégrée Déploiement Réalise la formation des utilisateurs Définit et valide la reprise de données; Optimisation est un support de 1er niveau aux utilisateurs finaux; est l'interlocuteur pour les demandes d'évolution; Les rôles et les missions des acteurs du projet EQUIPE METIERS

19. Chef de projet fonctionnel coordonne les travaux des experts fonctionnels; est responsable des solutions applicatives proposées par son équipe; Expert Fonctionnel A acquis la maîtrise opérationnelle de 1 ou plusieurs modules de l'ERP En collaboration avec l’utilisateur clé, il : Réalise le travail de maquettage et de prototypage des processus Participe à la rédaction des spécifications fonctionnelles Traduit l'expression des besoins des utilisateurs en une mise en œuvre dans la solution; Est responsable du paramétrage de l'ERP; Est responsable de la réalisation des développements liés aux écarts et interfaces; Les rôles et les missions des acteurs du projet EQUIPE FONCTIONNELLE

20. Chef de Projet Technique Pilote et coordonne les ressources du projet (développement, administration) Anime l'analyse et la mise en œuvre des actions visant à assurer le niveau de performance du système Responsable des Développements Pilote et coordonne les ressources de développement (Analystes développeurs, Experts techniques ERP et autres applications) Réalise l’évaluation des charges et des délais de réalisation Valide les spécifications techniques ainsi que les réalisations Responsable de l’intégration technique des différents composants logiciels du système Analyste-Développeur Participe à la réalisation des spécifications fonctionnelles en relation avec les utilisateurs clés Réalise les spécifications techniques de développement Réalise les développements Expert Technique ERP Grâce à sa connaissance des modèles de données de l'ERP, il intervient pour : Aider à la définition des spécifications techniques Chiffrer les temps de développement Administrateur Applicatif Gère les montées de version de l'applicatif Responsable de la mise en œuvre des correctifs en relation avec l'éditeur Administrateur de l'infrastructure technique Définit et met en œuvre l’infrastructure technique (serveurs, PC, réseau, imprimantes, …) Définit et met en œuvre les procédures d’exploitation Administrateur Base de Données Intervient pour le dimensionnement de la base Aide au paramétrage de la base de données en vue d’optimiser ses performances Les rôles et les missions des acteurs du projet EQUIPE INFORMATIQUE TECHNIQUE (IT)

21. D (le cas échéant) • Etudier des solutions de contournement techniques • Proposer d'éventuels spécifiques ou évolutions Présentation d'un cycle de maquettage et prototypage Cycle Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 C • Valider fonctionnellement les solutions présentées • Identifier et qualifier les écarts • Etudier des procédures de contournement métier E • Documenter le processus et sa mise en œuvre dans la solution apllicative • S'approprier les solutions en rejouant les scénarios sur des jeux de données différents A • Détailler les processus • Rédiger les cas de gestion à dérouler Equipe Métiers Validation Présentation des écarts subsistants Validation Présentation des solutions B • Elaborer les solutions de paramétrage C (le cas échéant) • Participer à l'étude de procédures de contournement métier Equipe Fonctionnelle Document de support de maquettage et prototypage

22. Niveau d'engagement des ressources selon les phases du projet 100% Développeur Expert fonctionnel ERP 80% Utilisateur clé 60% Responsable de Domaine 40% GO LIVE Utilisateur final 20% Prototypage Développement Maquettage Intégration Déploiement

23. Les enjeux de la reprise de données • Il s'agit de fiabiliser le NSIG par le nettoyage des données d'origine; • Un rôle important est joué par les métiers nécessitant une forte implication très en amont dans le projet (dès la phase de Prototypage/Développement); • Une possibilité de profiter de la reprise des données pour appliquer les nouvelles méthodes comptables (Full Costing vs Direct Costing) • La reprise nécessite des ressources diverses dont les travaux doivent être coordonnés par une équipe de reprise des données au niveau de chacune des BU/IU avec la participation de la DSI • Le planning implique une forte disponibilité et une forte implication de ces ressources (contrôle de gestion notamment) avant la mise en production ( GO LIVE);

24. Sommaire Introduction La couverture fonctionnelle Le plan de mise en œuvre • Les solutions envisagées Les enjeux

25. L'architecture applicative cible TEMPTATION WM / SITI HYPERVISION ACHATS CASH FLOW Gestion des données techniques Paye Ressources humaines BESACE BASEFOURLRE Gestion de la trésorerie Gestion de la présence ERP  Applications existantes FINANCE Comptabilité générale et de tiers Gestion de la trésorerie Interfaces Gestion budgétaire CO Gestion de production Valorisation Gestion achats (prod) Gestion des immobilisations Gestion à l'affaire Planification économique Achats  Le descriptif des fonctions par module ERP est spécifié dans le cahier des charges fonctionnel

26. Les scénarios de mise en œuvre • Scénario 1 : mise en œuvre de la solution ISIS • la solution ISIS est une application déjà paramétrée de la solution SAP sur une couverture fonctionnelle qui ne comprend pas aujourd'hui la gestion d'affaire. La méthode consiste à déployer ce 'Core Model' et à procéder à des ajustements mineurs. Il est envisagée d'étendre la couverture à la gestion d'affaire. • Scénario 2 : mise en œuvre de la solution CONCERTO • la solution Concerto est une application déjà paramétrée de la solution SAP sur une couverture fonctionnelle ne comprenant pas aujourd'hui la gestion d'Affaire et les achats. La méthode consiste à déployer ce 'Core Model'. Cependant ce dernier est extrêmement rigide et ne permet aucun ajustement. Par conséquent, il ne convient pas aux besoins de ASPI. • Scénario 3 : mise en œuvre de la solution SAP • cette solution ne propose pas de pré-paramétrage, et nécessite donc une mise en œuvre complète. • Scénario 4 : mise en œuvre de la solution ORACLE • cette solution ne propose pas de pré-paramétrage. Elle implique la mise en œuvre d'un outil de gestion de planning (réseau code 1) de type MS Project compte tenu de la non-couverture de cette fonction (pris en compte dans l'estimation des charges du scénario). • Scénario 5 : mise en œuvre de la solution 'Best Of Breed' • il s'agit d'une solution composées d'applications de 'niches' c'est à dire pour chacune des fonctions étudiées (Gestion Affaire, Comptabilité …)

27. Le choix de la solution Progiciel • La solution SAP : cette solution offre une couverture fonctionnelle satisfaisante vis à vis des besoins de ASPI • La solution Oracle : cette solution n'offre pas toute la couverture fonctionnelle nécessaire aux besoins de ASPI et nécessiterait une intégration avec une autre application présentant des risques supplémentaires sur la mise en œuvre. Cette solution n'est pas retenue par le groupe projet • La solution Best of Breed : pour la fonction Comptabilité - Finance, il n'existe pas d'offre de 'niche' pour une société équivalente à ASPI. De plus elle ne correspond pas aux enjeux d'intégration que souhaite mettre en œuvre la DSI. Cette solution n'est pas recommandée par le groupe projet COUTS DE MISE EN ŒUVRE DELAIS FLEXIBILITE COUVERTUREFONCTIONNELLE REFERENCES (à contexte similaire) SAP • Charge interne • utilisateurs clés : 2900 jours • DSI :2300 jours • formation :10000 jours • Charge externe : 2700 jours • Coût total : 10.3 M€ 16 mois Moyennement rigide Bonne couverture fonctionnelle par rapport aux besoins de ASPI Thalès Electronic Devices, FSD, CEA, Thalès Avionics ORACLE • Charge interne • utilisateurs clés : 2900 jours • DSI :2300 jours • formation :10000 jours • Charge externe : 2400 jours • Coût total : 10.0 M€ 16 mois Moyennement rigide Couverture fonctionnelle plus faible par rapport aux besoins ASPI Nécessite d'être interfacé avec un outil du type Ms Project Thalès Communication, Thalès Air Défense Hypothèses de chiffrages : Journée externe : 1000 euros Journée interne : 500 euros

28. Les alternatives de mise en œuvre de SAP • Concerto ne correspond pas aux besoins d'ASPI : • les modules mis en œuvre n'intègrent pas la gestion d'affaire • le pré-paramétrage proposé ne permet pas d'intégrer les besoins de gestion d'affaire • Cette solution n'est pas recommandée par le groupe projet COUTS DE MISE EN OEUVRE DELAIS FLEXIBILITE COUVERTUREFONCTIONNELLE REFERENCES (à contexte similaire) ISIS A compléter A compléter Rigide Couverture de SAP sauf gestion à l'affaire (PS° Grande facilité de mise en oeuvre Aucune CONCERTO A compléter A compléter Rigide Ne couvre pas le domaine de gestion à l'affaire (PS) et les achats (MM) Aucune SAP • Charge interne • utilisateurs clés : 2900 jours • DSI :2300 jours • formation :10000 jours • Charge externe : 2700 jours • Coût total : 10.3 M€ 16 mois Moyennement rigide Bonne couverture fonctionnelle par rapport aux besoins de ASPI Thalès Electronic Devices, FSD, CEA, Thalès Avionics Hypothèses de chiffrages : Journée externe : 1000 euros Journée interne : 500 euros

29. Le lotissement envisagé TOLAS WM / SITI GESPRO GTA ACHATS CASH FLOW PRIMMO GPS GESPRO GESCOM GP2000 GESCOM PECT PRISME HYPERVISION MNA TEMPTATION CIRCE HYPERVISION BESACE BASEFOURLRE Gestion commerciale Consultations Indicateurs Gestion du risque de change Gestion des coûts Gestion prévisionnelle Référentiel Affaires Gestion de la présence Investissements Immobilisations Gestion réseau de planification Comptabilité Règlement Paye Ressources humaines Gestion de la trésorerie Paye Ressources humaines Budget PMT Masse salariale ReportingSimulation Suivi de l'activité Gestion des données techniques PERIMETRE DU PROJET CO Gestion de production Valorisation Gestion achats (prod) Valorisation Gestion des achats (hors prod) Légende LOT 1 LOT 2 LOT 3

30. La stratégie de mise en œuvre • Le lotissement permet de lisser les coûts de mise en œuvre sur plusieurs exercices mais génère un coût global plus important • A priori, ISIS devrait permettre un déploiement par lots, et apporter une économie globale résultant de la mutualisation sur les travaux déjà réalisés (hypothèse à approfondir et confirmer) COUTS DE MISE EN OEUVRE DELAIS FLEXIBILITE COUVERTUREFONCTIONNELLE REFERENCES (à contexte similaire) ISIS A compléter A compléter Rigide Couverture de SAP sauf gestion à l'affaire (PS° Grande facilité de mise en oeuvre Aucune SAP • Charge interne • utilisateurs clés : 2900 jours • DSI :2300 jours • formation :10000 jours • Charge externe : 2700 jours • Coût total : 10.3 M€ 16 mois Moyennement rigide Bonne couverture fonctionnelle par rapport aux besoins de ASPI Thalès Electronic Devices, FSD, CEA, Thalès Avionics Lotissement SAP • Charge interne • utilisateurs clés : 2900 jours • DSI :2900 jours • formation :10000 jours • Charge externe : 3100 jours • Coût total : 11.0 M€ 27 mois Moyennement rigide Couverture de SAP Thalès Electronic Devices, FSD, CEA, Thalès Avionics Hypothèses de chiffrages : Journée externe : 1000 euros Journée interne : 500 euros

31. Sommaire Introduction La couverture fonctionnelle Le plan de mise en œuvre • Les solutions envisagées Les enjeux

32. Les enjeux Points d'amélioration (dysfonctionnements) AXE SI AXE ORGANISATION Responsabilités DSI Environnements technologiques hétérogènes (DB2; Artemis …) Applications obsolescentes (Tolas) Plusieurs applications (multiplicité des interfaces) Ergonomie des applications Évolutivité du SIG (coût élevé d'évolution car remise en cause multi-domaines) Compétences multi systèmes Gestion du référentiel centralisé DFG Cohérence assurée manuellement Pas de fonctionnalité SI qui permet de piloter le recouvrement client Comptabilité client morcelée Pas de fonction d'engagement des PECT Au niveau de l'affaire, dérive des dépenses et consommations d'unités d'œuvre Mise en œuvre du Full Costing vers le Direct Costing Résultats attendus Qualité Délai Flexibilité Pérennité des applications Cycle d'évolution du SI plus rapide; Information en temps réel Flexibilité des compétences SI Navigation au sein des applications Coûts Coût de possession un peu plus élevé Coût des compétences SI plus faibles (internes et externes) • Gain en productivité : • moins de contrôles des données • accessibilité plus rapide aux informations (ergonomie)