Kérelmezők AEO auditra való felkészítésének folyamata

1. Kérelmezők AEO auditra való felkészítésének folyamata „A kölcsönös bizalom – a legális kereskedelem elősegítésének záloga” Engedélyezett Gazdálkodói (AEO) Szeminárium Joó Gáboné és Gombás Otília 2013.04.04.

2. AEO tanúsítvány kérelmezése, felkészülés, lebonyolítás Két lehetőség: • Gazdálkodó saját maga elkészíti el a kérelmet és az Önértékelési Kérdőívet • Külső, szaktanácsadó cég irányítja a kérelmezést és felkészülést

3. Döntési kritériumok • Időtényező • Saját munkavállalók felkészültsége, motiváltsága • Projektszervezési tapasztalatok • Gyorsaság, pontosság • Precizitás, jó szervezőkészség • Erőforrás igény • Jó kapcsolat a vámhatósággal

4. Milyen érvek szólnak a külső tanácsadó igénybevétele mellett? • Szakértelem • Jó felkészültség • Projektmenedzseri tapasztalatok • „Külső szereplő” objektív véleménye • Lényeglátás • Professzionális módszertan • Optimális időráfordítás • Optimális erőforrás igénybevétel

5. Mi a tanácsadó cég szerepe a projekt munkában? • Projekt vezetése • Feladatok koordinálása • Határidők kézbentartása • Aktív közreműködés

6. Tanácsadó cég szerepe a Belső Auditok során • Hatósági auditot megelőző auditálás • Hiányosságok feltárása, javító intézkedésekre javaslattétel • Megfelelő munkamegosztás megbízó – megbízott között • A projektvezető és a tanácsadó konstruktív együttműködése • Az átadott dokumentumok és válaszok esetében az szükséges-elégséges helyes arányának megtalálása • Bizalom/Titoktartási megállapodás

7. AEO projekt működésének főbb mérföldkövei (saját gazdálkodói vagy külső közreműködő esetén) ELŐZETES AUDIT • Projektnyitó megbeszélés • Gazdálkodó vám és biztonsági- védelmi célú átvilágítása • AEO tanúsítvány iránti kérelem benyújtása • Önértékelési kérdőív elkészítése

8. ELŐZETES AUDITA. Projektnyitó megbeszélés • projektterv átadása • projekttulajdonos, projektvezető kijelölése • szolgáltató cég részéről tanácsadó bemutatása • időgrafikon felállítása • ÖK pontjainak felosztása témakörökre • témafelelősök meghatározása: - HR ( Munkaügy ) - Pénzügy - Logisztika/Vámcsoport - IT ( Informatika ) - Ellenőrzés ( Security ) biztonsági szolgálat - Production ( Gyártás, Irányítás) - Quality (Minőségbiztosítás) .

9. ELŐZETES AUDITB. Gazdálkodó vám és biztonsági- védelmi célú átvilágítása • a témakörök felelőseinek interjúztatása • vámügyi és egyéb kockázatok feltérképezése, meghatározása, • a témafelelősöktől kapott válaszok és dokumentumok feldolgozása • interjúk során az ÖK kérdéseinek megválaszolása

10. ELŐZETES AUDITC. AEO tanúsítvány iránti kérelem benyújtása • 1C formanyomtatvány kitöltése • a 10 db melléklet- elkészítése, csatolmányokkal ellátása • előzetes konzultáció a vámhatóság kijelölt szakemberével • kérelem benyújtása a vámhatóság részére

11. ELŐZETES AUDITD. Önértékelési kérdőív elkészítése • az Önértékelési Kérdőív pontjainak megválaszolása,azaz • információk értékelése, szerkesztése • kész iratok korrekciója, módosítási javaslata • felmerülő új kérdések megfogalmazása, összegzés, magyarázat, ajánlás • válaszok újbóli értékelése • a cég tevékenységének bemutatása • mellékletek, iratjegyzék összeállítása • az Önértékelési Kérdőív benyújtása

12. AEO projekt működésének főbb mérföldkövei (saját gazdálkodói vagy külső közreműködő esetén) HATÓSÁGI AUDIT • Konzultációk, felkészülés a hatósági ellenőrzésre, a helyszíni szemlék lebonyolítása • Esetleges javító intézkedések megtétele (hiánypótlások, kiegészítések benyújtása) • Tanúsítvány átvétele

13. Kritikus pontok a vámhatósági audit során • Ellenőrzési nyomvonal bemutatása egy adott export-import ügylet esetében • Vám- és pénzügyi rendszer kapcsolatának, visszacsatolás ellenőrzése ( pl. pro-forma számlás szállítások „utóélete”) • Biztonságtechnikai auditok a kérdőívre adott válaszok alapján • Áruáramlás helyszíni bejárása • Informatikai rendszerek zártságának vizsgálata

14. Az audit közvetlen eredményei • megállapítások javítása • lehetőség a fejlődésre a gazdálkodónak és a vámhatóságnak • lehetőség a legjobb gyakorlatok megbeszélésére, kialakítására • partnerség elmélyítése

15. AEO projektfolyamatok időtartama és ütemezése • A - D feladatok feldolgozására: ca.2-3 hónap • E – G feladatok feldolgozására: ca. 2-3 hónap • Teljes időigény: ca.6 hónap

16. MONITORINGÚj felügyeleti rendszer Kockázatkezelési és ellenőrzési terv elemei: • Monitoringterv • Egyéb információk • Változáskövetés

17. MONITORINGTERV Intézkedési, cselekvési terv valamennyi ellenőrzésben részt vevő vámszerv részére • Árunyilatkozat szúrópróbaszerű ellenőrzése • Fizikai áruvizsgálat • Dokumentumok, bizonylatok ellenőrzése • 78. cikk szerinti utólagos ellenőrzés

18. EGYÉB INFORMÁCIÓK • Belső NAV • Bármilyen külső erőforrás

19. VÁLTOZÁSKÖVETÉS Aktuális információk a gazdálkodóktól minden AEO-tanúsítványt érintő releváns változásról, új körülményekről

20. Kiértékelés A folyamatos és rendszeres monitoringeredmények kiértékelése

21. Kézbentartja-e a gazdálkodó kockázatait? Kiigazítások, javító intézkedések megtétele Megerősítés Nem Igen Kielégítő Milyen eredményt hozott az intézkedés? Javításra szorul Nem megfelelő Visszavonás Felfüggesztés

22. Köszönjük a figyelmet!