Administraci ó n del Tiempo Tensión, Tiempo, Familia y Ministerio

1. Administración del Tiempo Tensión, Tiempo, Familia y Ministerio Iglesias Bautistas de Puerto Rico

2. Administración del Tiempo Tensión, Tiempo, Familia y Ministerio

3. Separa tiempo diariamente para revisar y asignar prioridades frente a las demandas La forma en que usamos el tiempo se convierte en hábito. Haz una inversión inicial de tu tiempo para evaluar y mejorar hábitos de trabajo. La recompensa será tu habilidad de controlar tu tarea y gozar más tiempo para concentrarte en aquello que es importante.

4. Lidia con las tareas difíciles lo antes posible • Tú no ganas nada con realizar una tarea difícil para ti, por el mero hecho de que tiene que hacerse. • Si puedes delegar la tarea, hazlo. • Si es algo que no puedes evitar hacer, entonces trata de hacerlo cuando estés de buen humor y relajado.

5. Organiza tu día de trabajo • Es muy fácil emplear mucho tiempo en cosas rutinarias, a expensas de otras cosas de mayor importancia. • ¿Cómo divides tu día de trabajo? • ¿Cómo asignas prioridades a tu trabajo? • ¿Te concentras en hacer aquellas tareas que disfrutas? • ¿Tienes un sistema para lidiar con las tareas rutinarias?

6. Delega las tareas que impiden utilizar tu tiempo eficazmente • Es impresionante calcular cuánto exactamente te pagan por tu trabajo. • Multiplica 1.5 por tu salario anual y divídelo en horas de trabajo. El total será el costo por hora trabajada. • Por eso es tan importante aprender a delegar aquellas tareas que pueden ser realizadas por otros/as.

7. Divide tu agenda de trabajo en segmentos de 30 minutos • Es fundamental que mantengas una agenda diaria de trabajo y que anotes con exactitud el tiempo que tomaste en hacer determinada tarea. • La información que obtengas te va a ayudar a evaluar y mejorar la administración de tu tiempo. • Como recurso puedes utilizar calendarios, programas electrónicos, “palm pilots”, etc.

8. Revisa tu agenda para evaluar su efectividad • Asigna categorías a cada uno de esos segmentos de 30 minutos. • Las categorías deben ser asignadas de acuerdo con la naturaleza de tu trabajo: • Reuniones, lectura, estudio, preparación de sermones, visitación, tareas administrativas, proyectos en desarrollo, etc. • Este ejercicio te dará un cuadro más exacto de tu día de trabajo y te ayudará a dividir tu tiempo más efectivamente.

9. Separa tiempo en tu agenda para pensar, meditar y refexionar. • Tú necesitas tiempo para sosegarte, reposar y reponer energías. • Este tiempo especial no sucederá a menos que lo separes en tu agenda. • En cuanto a tu vida espiritual se refiere, recuerda que una cosa es tomar tiempo para reflexionar y meditar y cosa muy distinta es estudiar para el sermón.

10. Estima cuánto tiempo te consumirá el realizar una tarea en particular y luego evalúa cuán acertado fue el cálculo. • Para mayor efectividad necesitas utilizar alrededor de un 60% en planificación y desarrollo (grupo 3). • 25% en proyectos en desarrollo (grupo 2). • 15% en tareas rutinarias (grupo 1).

11. Revisa tu agenda cuantas veces sea necesario • ¿Estás utilizando mucho tiempo en las tareas del grupo 1 en vez de concentrarte en tareas del grupo 3? • ¿Tienes segmentos donde estás sumamente ocupado/a y otros donde el tiempo te sobra? • ¿Estás realizando una tarea que la puede hacer otra persona? • ¿Tienes suficiente tiempo para ser creativo/a e inovador/a? • ¿Cuánto me aproximo al ideal 60:25:15?

12. Analiza tus Metas • Escribe una lista identificando tus metas y luego divídelas en 4 categorías: • Metas a largo plazo • Metas a corto plazo • Metas profesionales • Metas personales

13. Identifica las destrezas que vas a necesitar para lograr tus metas • Comienza haciendo una lista de tus destrezas, experiencias y calificaciones. • Identifica las destrezas que vas a necesitar y si precisas entrenamiento adicional. • Asigna una fecha límite a cada meta.

14. Recuerda…. • Tu vida personal es parte de tu responsabilidad. • El tiempo empleado en hacer un plan de trabajo nunca será tiempo perdido. • Evitarás la quemazón (“burnout”), si con diligencia planificas para una vida de trabajo y no para un día de trabajo. • Administración del tiempo es hacer las cosas de una forma más efectiva, no de forma más rápida…

15. Se Realista… • Con relación a lo que puedes lograr en determinado momento. • Aprende a reconocer el límite de tus capacidades. • Sé realista con relación a lo que esperas de los/as demás. • Establece metas retadoras, pero que se puedan alcanzar.

16. Conoce tu cuerpo… • Identifica cuál es el tiempo en que estás más alerta. • Programa recesos durante el día de trabajo. • Realiza las tareas menos demandantes durante los ciclos de menor productividad.

17. Cuida de tu Salud • Comienza el día con un buen desayuno. • Al terminar el día, sal de la oficina en un estado de ánimo positivo. • No te sientas culpable por tomar tiempo libre. • Toma vacaciones. • Haz algún ejercicio físico. • Hazte un examen físico anual. • No trates de atacar todos tus problemas de una vez.

18. Cuida de tu salud • Aprende a aceptar que hay cosas que no puedes cambiar. • Deja tiempo libre para acomodar asuntos inesperados. • Escribe una lista de las cosas que te molestan o te causan ira.

19. Agendas de Trabajo • Es de suma importancia mantener un registro detallado de tus compromisos. • Existen varios modelos de agenda. • Evalúa y selecciona aquella que está más de acuerdo con tus necesidades y personalidad. • Utilizar cualquiera de estos modelos requiere disciplina. • Si alguna otra persona es responsable de mantener tu agenda, considera utilizar un sistema de internet.

20. Organiza mejor tu oficina • Opta por un arreglo de oficina que te facilite la tarea. • Remueve todo aquello que no utilizas. • Resiste a la inclinación de anotar los mensajes telefónicos en cualquier pedacito de papel. • Archiva los documentos y archivadores de forma vertical. • Mueve cada documento que llega a tu escritorio.

21. Organiza tu oficina • Mantén el número de archivos al mínimo. • Escoje un lugar específico para almacenar. • Al terminar el día, archiva los papeles sueltos. • Los documentos que están esperando por una decisión, debes colocarlos en una bandeja identificada como: “Asuntos Pendientes”. • Coloca un reloj en un lugar visible, donde pueda ser visto tanto por ti como por el visitante.

22. Usa la tecnología a tu disposición • Utiliza el correo electrónico. • “Navega” en el internet por información. • Archiva (“backup”), por lo menos una vez por semana. • Elimina toda información que no sea útil, por lo menos una vez al mes. • Utiliza una lista de: “Cosas para hacer”.

23. Un Pensamiento Final… • ¿Quién de ustedes, por mucho que se preocupe, puede añadir una sola hora al curso de su vida? (Lucas 12:25) • Enséñanos a contar bien nuestros días, para que nuestro corazón adquiera sabiduría. (Salmo 90:12)