UPJ - perusteet esimiehille

1. UPJ - perusteet esimiehille 22.10.2009 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto Emmi Tammiluoma

2. UPJ- palkkausjärjestelmä • Sovelletaan vakinaisessa palvelussuhteessa olevaan henkilöstöön sekä yli 6 kk kestävässä määräaikaisessa palvelussuhteessa olevaan henkilöstöön • 6 kk tulee täyttyä joko yhdessä tai toisiinsa keskeytyksettä liittyvissä osissa • Rahan lähde ei vaikuta • Keskeytys palvelussuhteessa • Yli 1 kk (kalenterikuukausi tai 30 pvää) • Yli 180 pvää tai yli 6 kk apurahan takia Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

3. Esimerkkejä • Määräaikaisuuksien laskenta • Palvelussuhde 9 kk (yksi sopimus) • UPJ:n piiriin sopimuksen alusta • Palvelussuhteet 3 kk + 3 kk + 3kk • UPJ:n piiriin viimeisen 3 kk jakson alusta • Palvelussuhde 5 kk, apurahakausi 4kk, palvelussuhde 5 kk • UPJ:n piiriin viimeisen 5kk jakson alusta • Keskeytys • Palvelussuhteet 1.1. - 15.10 ja 15.11. - 31.12 • Katko 30 pvää, ei keskeytystä • Palvelussuhteet 1.1. - 15.10 ja 16.11. - 31.12 • Katko 31 pvää, keskeytys • Palvelussuhteet 1.1. – 30.9. ja 1.11. – 31.12 • Katko kalenterikuukausi, ei keskeytystä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

4. UPJ:n ulkopuolella • Työnantajavirkamiehet • Harjoittelijat • Tukityöllistetyiksi palkattava henkilöstö • Alle 6 kk palvelussuhteessa olevat uudet työntekijät • Määritellään työsopimukseen euromääräinen palkka • Ei kuitenkaan henkilö, joka vaihtaa suoraan yksiköstä toiseen alle 6 kk palvelussuhteeseen, jos jo UPJ:n piirissä. • Tuntipalkkaiset työntekijät Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

5. Palkkausperusteet • Palkka perustuu tehtäväkohtaiseen palkanosaan (vaati) • Opetus- ja tutkimushenkilöstö vaativuustasot 1-11 • Muu henkilöstö vaativuustasot 2-15 • sekä henkilökohtaiseen suoriutumiseen (henki) • Suoritustasot 1-9 • Enintään 46 % tehtäväkohtaisesta palkanosasta • Ei euromääräisiä palkkoja • Paitsi UPJ:n ulkopuolelle kuuluville henkilöille • Marie Curie, FiDiPro Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

6. Uuden työntekijän rekrytointi • Kaikki hakuilmoitukset: hakuilmoitus@helsinki.fi • Muun henkilöstön puolella uuden tehtävän vaativuustaso vahvistettava ennen avoimeksi julistamista (sitomaton tehtävänkuvaus) • Määritellään alustava suoritustaso • Opetus- ja tutkimustehtävät voi julistaa haettavaksi vaativuustasovälillä • Määritellään alustavat vaativuus- ja suoritustasot • Tehtävänkuvaus tuodaan arviointiryhmän arvioitavaksi henkilöön sidottuna Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

7. Tehtävän vaativuuden arviointiprosessi Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

8. Henkilökohtaisen suoriutumisen arviointiprosessi ESIMIES JA TYÖNTEKIJÄ ESIMIES YKSIKÖN JOHTAJA TYÖNANTAJA Arviointi-lomakkeen tarkistus ja lomakkeen allekirjoitus Arviointilomakkeen avaaminen ja työsuorituksen arviointi Suoriutumisen arviointi PALKANMAKSU PERUSTE Suoritus-arvioinnin vahvistus Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

9. Uuden työntekijän arviointi • Uusi työntekijä yliopistossa • Ei aiempaa palvelussuhdetta tai välissä keskeytykseksi luettava katko palvelussuhteessa (yli 1kk , 30 pv / 6kk, 180 pv) • Määritellään realistinen alustava vaativuustaso ja suoritustaso • Tieto työsopimuksella henkilöstöasioiden palvelukeskukseen • Huom. Muu henkilöstö mielellään vahvistettu vaativuustaso • Tehtävän vaativuustaso arvioitava • 3 kk sisällä ps alkamisesta (budjettirahoitus) • 6 kk sisällä ps alkamisesta (täydentävä rahoitus) • Henkilökohtainen suoritustaso arvioitava • 6 kk sisällä ps alkamisesta (muu henkilöstö, opt vaati 1-4) • 12 kk sisällä ps alkamisesta (opt vaati 5-11) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

10. Jo palvelussuhteessa olevan henkilön arviointi • Palvelussuhteessa jo olevat henkilöt – uusi sopimus, samat tehtävät • Käytetään samoja, vahvistettuja tai alustavasti arvioituja vaativuus- ja suoritustasoja • Esim. nimikemuutos ei aiheuta uutta UPJ-arviointia jos tehtävät pysyvät samoina • Palvelussuhteessa jo olevat henkilöt – uusi sopimus, uudet tehtävät • Alustavat vaativuustason ja suoritustason arvioinnit • Tasojen vahvistus kuten uudelle työntekijälle (aikarajat) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

11. Vahvistettujen tasojen siirtyminen palkkaan • Työnantajan vahvistamat vaativuus- ja suoriutumistasot normaalisti maksuun vahvistamista seuraavan kuukauden alusta • Jos sopimuksen aikarajoista myöhästytään, tulee vaativuustaso takautuvasti voimaan • 4. kk alusta UPJ:n piiriin kuulumisesta lähtien (budjetti) • 7. kk alusta UPJ:n piiriin kuulumisesta lähtien (täydentävä rahoitus) • Myöhästynyt henkilökohtainen suoritustaso takautuvasti voimaan • 7. kk alusta UPJ:n piiriin kuulumisesta lähtien (muu henkilöstö ja opt vaati 1-4) • 13. kk alusta UPJ:n piiriin kuulumisesta lähtien (opt vaati 5-11) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

12. Tehtävien muuttuminen merkittävästi saman palvelussuhteen aikana tiettynä ajankohtana • Uusi tehtävänkuvaus laaditaan pikaisesti tehtävien muututtua • Miten ja milloin tehtävät ovat muuttuneet • Vaativuustason mahdollinen muutos maksuun työnantajan vahvistamiskuukautta seuraavan kuun alusta • Jos vaativuustaso nousee yhdellä • Suoritustaso arvioitava mahdollisimman pian, kuitenkin väh. 6 kk sisällä siihen asti maksussa vanha suoritustaso • Jos vaativuustaso nousee vähintään kahdella • Alustava suoritustaso ilmoitettava palvelukeskukseen heti • Suoritustaso arvioitava 6/12 kk sisällä Henkilöstö- jalakiasiainosasto

13. Tehtävän vaativuustason laskeminen saman palvelussuhteen sisällä • Työnantaja päättää työtehtävistä ja niiden muutoksista • Jos työntekijän oma toivomus laskea vaativuustasoa • Laaditaan ja arvioitutetaan uusi tehtävänkuvaus jonka jälkeen • Laaditaan henkilökohtaisen suoriutumisen arvio • Jos työnantaja katsoo, että vaativuustasoa pitäisi laskea eikä työntekijä suostu muutokseen • Vaikeutettu menettely Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

14. Tehtäväalan ja rahoituslähteen muuttuessa • Jos työntekijä vaihtaa tehtäväalasta (opetus ja tutkimus / muu henkilöstö) toiseen • Uudet tehtävät tulee arvioida UPJ aikarajojen puitteissa • Mahdollinen takuupalkkaoikeus häviää • Jos tehtävät pysyvät samoina, mutta rahoituslähde muuttuu (esim. budjetti – täydentävä rahoitus) • Ei laadita uusia arviointeja Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

15. Vuotuinen arviointikierros • Arvioidaan keväällä (helmi-toukokuu) • Muu henkilöstö + opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 1-4) vuosittain • Opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 5-11) vähintään kolmen vuoden välein • Käydään läpi työtehtävät • Merkittävä muutos tehtävissä – uusi tehtävänkuvaus arvioitavaksi • Vaatitaso muuttuu – ”muu ajankohta” suoritusarviointi • Vaatitaso ei muutu – ”vuotuinen” suoritusarviointi • Ei merkittävää muutosta tehtävissä – suoritusarviointi riittää Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

16. Vuotuinen arviointikierros Työntekijän ja esimiehen välinen arviointikeskustelu Ei merkittäviä muutoksia tehtävässä Vuotuinen suoriutumisarviointi Merkittäviä muutoksia tehtävissä: esimies laatii uuden tehtävän-kuvauksen UPJWebiin Vaativuustaso muuttuu “muuna ajankohtana” laadittava suoriutumisarviointi Vaativuustaso ei muutu “vuotuinen” suoriutumisarviointi

17. Vuotuinen arviointikierros • Vaikutukset palkkaan • Toukokuussa (muu henkilöstö) • Elokuussa (opetus- ja tutkimushenkilöstö) • Suoritustason aleneminen • Ryhdyttävä työsuorituksen parantamista tukeviin toimenpiteisiin • Uusi arviointi 6 kk kuluttua, opt tasot 5 -11 12 kk kuluttua. • Mikäli suoriutuminen ei ole parantunut ennalleen, tarkistetaan suoritustaso uutta arviointia vastaavaksi. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

18. Kehityskeskustelu vs. suoriutumisarviointi Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

19. Suoriutumisarviointi muuna ajankohtana • Uuden henkilön ensimmäinen henkilökohtaisen suoriutumisen arvio • Työntekijän tehtävien vaativuustason muuttuessa laadittava suoriutumisarviointi • Henkilökohtaista suoriutumista ei voi laatia muulloin kuin vuotuisen arviointikierroksen yhteydessä tai yllä mainituissa tilanteissa Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

20. OPT –henkilöstön suoriutumisarviointi • Arviointikriteerit • Opetukselliset ansiot • Tutkimukselliset ansiot • Yhteiskunnalliset ja yliopistoyhteisölliset ansiot • Arvioidaan kriteereitä, jonka mukaisia tehtäviä henkilöllä on • Arviointiasteikko 1-9 • 1 hyvin vähäiset ansiot • 3 odotuksia vastaavat ansiot • 5 hyvät ansiot • 9 erinomaiset, hyvin merkittävät ansiot • Verrataan vastaavan tyyppisissä tehtävissä vastaavilla aloilla ja samoissa vaativuusryhmissä työskenteleviin Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

21. Muun henkilöstön suoriutumisarviointi • Arviointitekijät • Ammatinhallinta • Osaaminen • Kehittyminen • Moniosaaminen/erityisosaaminen • Vastuullisuus työssä ja toiminta työyhteisössä • Oma-aloitteisuus • Yhteistyötaidot • Sitoutuminen työhön ja työyhteisöön • Laatu ja tuloksellisuus • Aikaansaavuus • Työn laatu • Taloudellisuus Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

22. Muun henkilöstön suoriutumisarviointi • Arviointiasteikko • 1 kehittymistä edellyttävä suoriutuminen • 2 tyydyttävä suoriutuminen • 3 odotuksia vastaava, hyvä suoriutuminen • 4 odotukset ylittävä suoriutuminen • 5 erinomainen suoriutuminen • Myös puolet pisteet käytössä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

23. Erimielisyyskäsittely • Työntekijän ja esimiehen ollessa eri mieltä tehtävän vaativuustasosta tai suoriutumistasosta • Lomakkeelle merkitään ja perustellaan eriävät mielipiteet. • Työntekijän ollessa eri mieltä työnantajan kanssa lopullisesta tehtävän vaativuustasosta tai suoriutumistasosta • Työntekijä voi halutessaan käynnistää erimielisyysprosessin (mahdollisimman pikaisesti vaativuustason vahvistamisen jälkeen). • Ohje Almassa https://alma.helsinki.fi/doclink/100253 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

24. Esimiestyö UPJ-prosessissa • Vastuu arviointikeskustelujen käymisestä aikarajojen puitteissa • Vastuu arviointilomakkeiden avaamisesta UPJWebiin • Vastuu tehtävänkuvauksen tarkistamisesta • Tosiasialliset tehtävät ja vastuut riittävässä laajuudessa • Arviointiryhmällä ei käytettävissä muuta informaatiota • Vastuu työntekijän ansioiden tarkistamisesta (opt suoriutumisarviointi) • Tasapuolisuus arvioinneissa Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

25. Almassa • Vaativuustasokehikot ja –kartat • Henkilökohtaisen suoriutumisen arviointikriteerit • Neliportainen virkarakenne ja käytettävät nimikkeet • Muun henkilöstön nimikkeet • Opetus- ja tutkimushenkilöstön tehtävien kuvaaminen -ohje • Lomakkeet Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

26. Apua ja yhteystiedot • upj@helsinki.fi • Alman Palkkausjärjestelmä UPJ – sivut • UPJWeb käyttöohjeet, vaativuuskehikot ja -kartat, suoriutumiskriteerit, palkkataulukot jne. • Tiedekunnan/erillislaitoksen hallintopäällikkö ja henkilöstöasioiden hoitajat • Henkilöstö- ja lakiasiain osaston asiantuntijat • Palvelupäälliköt Eija Mallenius, Heidi Lassila • UPJWeb pääkäyttäjä Emmi Tammiluoma • Henkilötietojärjestelmän pääkäyttäjät Eeva Mustonen, Leena Liimatainen, Tuija Felt Henkilöstö- ja lakiasiain osasto