Asunto ja kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös

1. Asunto ja kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös Pekka Jäntti

2. Yleiset säännökset • Kirjanpitovelvollisuus • Kahdenkertainen kirjanpito • Debet eli veloitus puoli tai per • Kredit eli hyvitys puoli tai an • Hyvä kirjanpitotapa • Kirjanpitoa tehdään rehellisesti ja huolellisesti • Kirjanpitolautakunnan ohjeet

3. Yleiset säädökset • Tilikausi • 12 kuukautta • Aloitettaessa/lopetettaessa/muutettaessa tilikautta max 18 kk • Ilmenee yhtiöjärjestyksestä • Tilikauden muutos

4. Liiketapahtumien kirjaus • Liiketapahtumat • Menot • Tulot • Rahoitustapahtumat • Menojen ja tulojen oikaisuerät

5. Kirjanpitotilit • Tilit pidettävä aina samansisältöisenä • Tilipuitteet • Tililuettelo • Kirjausohjeet • Tilien sisältö • Tilien välinen yhteys • Kirjaussuunnitelma • Luettelon peruskirjoista • Päiväkirja • Pääkirjakortisto • Palkkakortisto • Vuokrankantokirja • Tasekirja • Tililuettelo

6. Kirjaaminen • Maksuperuste • Vuokrankantokirja • Tilivelkaluettelo/kirja • Suoriteperuste • Jaksottaminen • Tuotot • Kulut • Aktivoiminen • Poistot

7. Kirjausjärjestys • Aikajärjestyksessä • Kassatilin kirjaukset • Asiajärjestyksessä

8. Tosite • Numeroitava juoksevasti • Pystyttävä selvittämään mihin ja mitä • Kirjausketju • Selväkielisyys

9. Säilytysaika • Säilytysaika 10 vuotta • Päiväkirja tililuetteloineen • Päiväkirja • Pääkirja • Tasekirja • Tase-erittelyt • Vuokrankantokirja • Tililuettelo • Kirjaussuunnitelma • Menetelmäkuvaus koneellisesta kirjanpidosta

10. Säilytysaika 6 vuotta • Tositteet kirjausjärjestyksessä • Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto • Sopimukset • Tilausvahvistukset • Viranomaisten päätökset • Tarkastuspöytäkirjat • Oikeusasiakirjat • Kiinnitysasiakirjat

11. Kirjanpitomuodon valinta • Käsin kirjaus • Tiliöinti > tilitoimisto • Oma hoito kokonaan

12. Tilinavaus • Edellisen vuoden tilinpäätöksestä • Siirtovelat • Siirtosaamiset

13. Viennit • Osakkeen omistajan suoritus • Palkanmaksu • Lainan nosto

14. Poistot • Meno voidaan kirjata kokonaan, kun alle 850 € tai käyttöikä alle 3 vuotta (max 2.500 €) • Menojäännöspoisto • Tasapoisto • Rakennukset • 4-7 % menojäännöspoisto rakennuksista • 25 % menojäännöspoisto koneet ja kalusto • 25 % tasapoisto väestösuojat • Kirjanpitolain 5:122 antaa mahdollisuuden vapaasti valita poistonmäärän eikä tarvitse ennakkoon tehdä poistosuunnitelmaa (yhtiön pääasiallinen toimi on kiinteistönhallinta)

15. Rahastoinnit • Rahastoinnista on oltava yhtiökokouksen päätös • Rahastointi pienentää yhtiön verotettavaa tuloa • Rakennusrahastointi • Ennakkorahastointi • Korjausrahastointi • Lainojenlyhennysrahastointi

16. Asuintalovaraus • Ainoastaan asunto-osakeyhtiössä • Vähimmäismäärä 3.500 € • Käytettävä 10 vuoden kuluessa

17. Arvonlisävero • Arvonlisäverovelvollisuus • Kirjaus • Arvonlisäveron maksu

18. Vuokrankantokirja • Jaetaan tulot • Hoitovastikkeeseen • Rahoitusvastikkeeseen • Pääomavastikkeeseen • Käyttökorvauksiin • Muihin vuokriin

19. Palkkakirjanpito • Palkkatili • Ennakonpidätysten velkatili • Sosiaaliturvamaksujen velkatili (voi olla myös edellisen yhdistelmä) • Sosiaaliturvamaksut (menotili) • Palkkalista • Palkkakortti • Palkkakirjanpitoon kirjataan mm: • Talonmiehen palkka • Siivoojan palkka • Isännöitsijän palkka/palkkio • Tilintarkastuspalkkiot • Kokouspalkkiot

20. Lain edellyttämät • Palkkakortti • Palkkalista

21. Tilien päättäminen • Suoriteperusteinen • Täsmäykset ja korjaukset • Tilinpäätös

22. Tilinpäätös • Asunto-/kiinteistö osakeyhtiö mikäli: • Esittämistapa erilainen kun kaikki alle olevat kohdat täyttyvät (lyhennetty tase) • Liikevaihto alle 7.300.000 € • Taseen loppusumma alle 3.650.000 € • Palveluksessa alle 50 henkilöä • Toimitettava PRH:lle 6 kuukauden kuluessa päätöksestä • Kiinteistö Oy:n toimitettava aina

23. Tilinpäätöksen sisältö • Tuloslaskelma • Tase • Liitetiedot • Tilinpäätöksen laatimista koskevat liitetiedot • Tuloslaskelman liitetiedot • Taseen vastaavien liitetiedot • Taseen vastattavien liitetiedot • Tuloveroja koskevat liitetiedot • Vakuudet ja vastuusitoumukset • Henkilöstön ja toimielinten liitetiedot • Omistukset muissa yrityksissä • Konserniin kuuluvaa kirjanpitovelvollista koskevat liitetiedot

24. Toimintakertomus • Kiinteistön perustiedot • Yhtiökokousten päivämäärät ja yhtiön toiminnan kannalta merkittävät päätökset • Hallitusten jäsenet ja kokousten lukumäärä, jäsenten vaihtuminen • Tietoja isännöitsijäntoimesta • Tilintarkastajat • Tietoja taloudesta • Vastikkeen perimisestä, jos se peritään eri tarkoituksiin ja eri perustein • Talousarvion toteutuminen • Rahoitustilanne, maksuvalmius • Lainojen hoito • Lämpöenergian, veden ja sähkön kulutus sekä kulutuksien kehitys edellisiin vuosiin verrattuna • Rahoituslaskelma • Tärkeimmät omaisuusvakuutukset • Tärkeimmät yhtiötä koskevat tuomioistuinten ja viranomaisten päätökset • Osakesiirrot

25. Muut ehdot • Tilintarkastaja • Mikäli yhtiössä yli 100 asuntoa • 1/10 osa vaatii • HTM tai KHT tilintarkastajat • Ei saa olla hallituksen jäsen/varajäsen • Isännöitsijä • Kirjanpitäjä • Varojen hoitaja • Varojen valvoja • Yhtiön palveluksessa • Edellä olevien lähisukulainen • Osallistumisoikeus yhtiökokouksiin tai oltava saapuvilla yhtiökokouksen aikana, mikäli käsitellään tilinpäätöstä tai tilinpäätökseen liittyvää asiaa. • Tilintarkastuskertomus

26. Laatimisaika • Laadittava 4 kuukauden kuluessa • Päiväys ja allekirjoitus • Toimitettava osakkeenomistajille viimeistään 1 viikkoa ennen kokousta / tai pidettävä osakkeenomistajien nähtävillä toimistolla. • Toimitettava pyydettäessä kopio sitä pyytävälle (voidaan periä maksu kopioinnista)

27. Vastikejälkilaskelmat • Asunto-osakeyhtiölain 72 § • Toimintakertomuksessa on annettava tiedot yhtiövastikkeen käytöstä, jos vastike voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein • Toisin sanoen on laadittava erillinen vastikejälkilaskelma

28. Vastikejälkilaskelma • Laskelman tarkoituksena on osoittaa • Onko kerätyt vastikkeet käytetty niihin kuluihin/menoihin, joita varten se on kerätty • Osoittaa onko vastiketta peritty riittävästi • Kertoa yhtiön rahoitusasemasta • Turvata osakkaiden yhdenvertainen kohtelu vastikeperinnässä • Tuottojen ja kulujen oikea suhde

29. Vastikejälkilaskelma • Kustakin yhtiöstä perittävästä erillisestä vastikkeesta on laadittava oma jälkilaskelma • Esimerkiksi erilaisia rahoitusvastikkeita • Vesimaksut • Laskelman lopputuloksena muodostuvasta yli- tai alijäämästä on huomioitava seuraavan tilikauden talousarviota laadittaessa

30. Vastikejälkilaskelma • Laadittaessa tulee tarkistaa seuraavien erien vaikutus laskelmaan • Aktivoinnit • Taseeseen aktivoidut hankinnat ovat aiheuttaneet rahanmenoa, joten tilikauden aikana suoritetut hankinnat tulee sisällyttää jälkilaskentaan rahan käyttönä • Jos omaisuutta myydään tulee se huomioida vastiketuoton tapaisena rahantulona • Saadut vakuutuskorvaukset • Käsitellään tulona jälkilaskennassa

31. Lainan nostot • Nostot tilikauden aikana käsitellään rahoituksen lähteenä • Lainojen lyhennykset • Käsitellään tilikauden aikana rahan käyttönä eli menona • Huomaa onko kyseessä hoitolaina vai erillisenä vastikkeella kerättävä laina • Korkotuotot/-menot • Huomaa ero hoitopuolen ja rahoituspuolen korkotuottoihin • Poistot • Poistot eivät koske rahanliikuttelua niin näitä eriä ei oteta huomioon jälkilaskelmassa

32. Vastikejälkilaskelma • Täsmäytys kirjanpitoon • Jälkilaskelman yhteistulos kertoo yhtiön lyhytaikaisen rahoitusaseman • Täsmäytys tulee aina tehdä taseeseen • Täsmäytyslaskelma taseeseen • Rahoitusomaisuus, josta vähennetään lyhytaikainen vieraspääoma (ilman lyhtyaikaisiin vieraaseen pääomaan siirrettyä pitkäaikaisen lainanlyhennysosuutta) saadaan lopputulokseksi taseen rahoitusasema = vastikelaskelman yli/alijäämä

33. Vastikejälkilaskelma • Ylijäämä • Lähtökohtaisesti tulisi hoitovastikkeen ylijäämä palauttaa osakkaille esimerkiksi seuraavasti: • Seuraavan vuoden vastiketta pienennetään • Jätetään jonkun kuukauden vastikkeet perimättä • Kertynyt ylijäämä siirtää ”vararahastoon” mahdollisia yllättäviä korjauskuluja / investointeja varten (asuintalovaraus)

34. Alijäämä • Merkitsee, että tilikauden aikana ei ole riittänyt menoihin saatu vastiketulo • Lisättävä seuraavan vuoden talousarvioon edellä mainittu summa • Voidaan myös periä tilikauden aikana lisävastike, jolla katetaan alijäämä • Vaatii yhtiökokouksen päätöksen

35. Lainaosuuslaskenta • Lainaosuuslaskenta lainsäädännössä • Asunto-osakeyhtiölaki 4 luku 55 §: • Isännöitsijäntodistuksessa tulee olla mm. selvitys lainavastuusta, jos vastuu yhtiön lainoista kohdistuu eri tavoin eri osakkeenomistajille • Asunto-osakeyhtiöasetus 3 § • Sama kuin edellä + maininta siitä, onko osakkeenomistajalla oikeus erikseen maksaa lainaosuutensa pois

36. Lainaosuuslaskenta • Yhtiöjärjestys • Onko lainaosuuden poismaksu mahdollista • Miten lainaosuuden poismaksu on määrättävä • Lainaosuuden poismaksun ajankohta • Lainaosuuden suorituserän suuruus • Vaikutus pääomavastikkeen perintään

37. Lainaosuuslaskenta • Käsitteitä • Hankeosuus • Vastikkeenmääräytymisperusteella (m2, osake) laskettu osuus esim. suuren peruskorjaustyön kustannuksista • Hankeosuus maksetaan pois ennen korjauslainannostoa • Lainaosuus • Vastikkeenmääräytymisperusteella (m2, osake) mukaan laskettu osuus yhtiön pitkäaikaisista lainoista velalliselle neliölle/osakkeelle • Velkaosuus • Velkaosuus on summa, jonka osakas maksaa suorittaessaan osuutta yhtiön pitkäaikaisista lainoista • Velkaosuus sisältää lainaosuuden lisäksi ko. osakkaalle kuuluvan, lainaosuuden poismaksupäivän mukaisen, erillisvastikejälkilaskelman yli- tai alijäämän

38. Lainaosuuslaskenta • Laskennassa huomioitavia asioita • Suoriteperiaatteen muistaminen eli vastiketuotot ja korkokulut laskelmiin suoriteperusteisina • Laskentakauden osakassuoritusten ja yhtiökokouspäätösten vaikutus vastiketuottokertymään • Lainasta vastaavien neliöiden/osakkeiden muutos • Vastikkeiden muutokset

39. Lainaosuuslaskenta • Laskennassa huomioitavia asioita: • Laskelman viimeinen korkopäivä • Korkopäivien määrä – vaihtoehtoja • Todelliset päivät / jakajana 365 pv • 30 päivää kuukaudessa / jakajana 360 pv • Todelliset päivät / jakajana 360 pv • Todelliset päivät / jakajana 366 pv karkausvuonna • Lainan lyhennyksen huomioiminen • Korko lasketaan siihen päivään saakka, kun osakkaan lainaosuussuorituksella lyhennetään lainaa/lainoja

40. Lainaosuuslaskenta • Lainaosuuden poismaksu: • Kokonaan – erillisvastikkeen perintä ko. osakkaan osalta päättyy • Osissa – erillisvastikkeen perintä jatkuu ko. osakkaan osalta jäljelle jäävien velallisten neliöiden/osakkeiden osalta • Hoitovastikkeella katettavista lainoista ei osakas voi maksaa pois osuuttaan • Hoitolainan voi muuttaa erillisvastikkeella katettavaksi lainaksi vain tietyin edellytyksin

41. Lainaosuuslaskenta • Millä summalla asuntoyhtiön tulee laina/velkaosuussuorituksen vastaanotettuaan lyhentää lainaa? • Lainaa tulee lyhentää lainaosuudella eli kyseisen osakkaan maksamalla osuudella ao. pitkäaikaisesta lainasta. • Muu osa velkaosuussuorituksesta on lainaosuuden poismaksupäivään saakka toteutuneen ja jälkilaskelmalla osoitetun pääomavastikeperinnän oikaisemista.