Menangani Surat Masuk & Surat Keluar (Mail Handling)

1. Menangani Surat Masuk & Surat Keluar (Mail Handling) SMK PRUDENT SCHOOL TANGERANG Jl. K.H. Hasyim Asari 78, Cipondoh Kota Tangerang

2. PengertianSuratMasukdansuratkeluar • Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi • Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan maupun kelompok

3. Pola Kegiatan Administrasi Dalampenyelenggaraankegiatanadministrasi, adaduapola yang digunakan, yaitu : • PolaSentralisasi • PolaDesentralisasi

4. Pengertian pola Sentralisasi dan Desentralisasi • PolaSentralisasimerupakanpolapenangananberkas yang dilakukansecaraterpusat, yaituada unit tatausahaatausekretariatdalamkantor yang bertugasmenanganisuratkeluar/masuk. • Polainibanyakdipakaipadalembagapemerintahanatau BUMN

5. Pengertian Pola Desentralisasi • PolaDesentralisasimerupakanpolapenangananberkas yang dilakukandisetiapbagiandari unit yang adapadakantor. Artinyatidakada unit tatausahaatausekretarisdilingkungankantorini. Semuakegiatanadministrasidilakukanolehseorangsekretarispada unit masing-masing. • Polainibanyakdianutolehperusahaanswasta

6. Perlengkapan dalam Penanganan Surat • Baki Surat (Tray) • Buku Agenda surat masuk dan keluar • Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk dan rahasia • Secretaries Desk File (Odner) • Alat tulis • Kertas dan amplop • Alat pembuka surat • Stempel • Formulir tanda terima/buku ekspedisi • Lembar disposisi

7. Kegunaan Perlengkapan Penanganan Surat • Baki Surat (Tray) berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. • Buku Agenda surat masuk dan keluar digunakan untuk pengurusan surat jika memakai sistem buku agenda yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar • Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk dan rahasia digunakan untuk pengurusan surat jika memakai sistem kartu kendali yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar • Secretaries Desk File (Odner) berguna untuk pengumpulan map dengan kode dan kalsifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani

8. Alat tulis seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas • Kertas dan amplop untuk membuat surat dan sebagai tempat surat sebelum di kirim • Alat pembuka surat seperti pisau atau gunting • Stempel gunanya untuk mensahkan sebuah surat dan dokumen • Formulir tanda terima/buku ekspedisi digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi • Lembar disposisi digunakan untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya

9. SistemPengurusanSurat • Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional) • Sistem Kartu Kendali (Sistem pola Modern) • Sistem Takah (Tata Naskah) digunakan di lingkungan TNI

10. PengertianSistem Buku Agenda Sistembuku agenda yaitusistem yang pertama kali munculyaitu sezakpemerintahanHindiaBelanda dimanapencatatanhanyabisadilakukan olehsatuorangsaja. • Hal ini merupakan kekurangan dari sistem tsb, karena apabila dalam satu hari harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan

11. PengertianSistemKartuKendali (Sistempolabaru modern) • Sistem kartu kendali merupakan sistem yang diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda sistem pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja. • Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak hingga mencapai ratusan bahkan ribuan. • Jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.

12. Proses PengurusanSuratMasukSistemBuku Agenda: • Penerimaan Surat • Penyortiran Surat • Pencatatan Surat • Pengarahan Surat • Penyampaian Surat • Penyimpanan Surat

13. Penerimaan Surat: • Mengumpulkan dan menghitung surat masuk • Meneliti ketepatan alamat • Menandatangani bukti penerimaan bahwa surat telah diterima

14. Penyortiran Surat • Memisahkan surat kedalam surat dinas (biasa, penting, rahasia) maupun surat pribadi

15. Pencatatan Surat • Membaca surat (dinas, biasa, penting) • Memeriksa lampiran-lampiran • Membubuhkan stempel Agenda • Mencatat surat dalam Buku Agenda Masuk

16. Contoh Stempel Agenda TanggalDiterima : 5 Januari 2009 No. Agenda : 2 TanggalDiteruskan: 5 Januari 2009 TandaTangan : (diisidengantandatanganagendaris)

17. Jenis-jenis Buku Agenda • Buku Agenda Surat Masuk • Buku Agenda Verbal (Surat keluar) • Buku Agenda Berpasangan

18. Buku Agenda Surat Masuk • Bukuinidigunakanuntukmencatatsemuasuratmasuk yang diterima. Contoh :

19. Buku Agenda Verbal (Surat Keluar) • Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain. • Contoh :

20. Buku Agenda Berpasangan • Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu • Contoh :

21. Pengarahan Surat • Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. • Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena dia yang bertanggung jawab thd penanganan surat • Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

22. Definisi Lembar Disposisi • Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.

23. Contoh Lembar Disposisi

24. Penyampaian Surat • Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawan berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam buku Ekspedisi Intern • Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu : 1. Buku Ekspedisi intern 2. Buku Ekspedisi Ekstern

25. Definisi Buku Ekspedisi Intern • Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

26. DefinisiBukuEkspedisiEkstern • Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain dari luar organisasi/perusahaan.

27. Contoh Format dan cara pengisian Buku Ekspedisi

28. Penyimpanan Surat • Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu seperti Sistem Abjad, sistem Subjek, Sistem Wilayah, Sistem Tanggal, Sistem Nomor.

29. PengurusanSuratMasukSistemKartuKendali • DefinisiKartukendaliadalahlembarisianuntukpencatatan, penyampaian, danpenyimpanansurat, sehinggabiladiperlukandapatditemukankembalidenganmudah.

30. FungsiKartuKendali • Sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar • Sebagai alat pelacak surat • Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses • Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi

31. KeuntunganmenggunakanKartuKendali • LebihEfisien • Dapatmembedakansifatsurat (penting, biasa, danrahasia) karenalembarannyaberbeda • Menghilangkanpencatatan yang berulang • Mudahmelacaklokasisurat yang sedangdiproses • Memudahkanpenyusunanarsip • Memudahkaninventarisasidanpenilaianarsip

32. KategoriSuratPenting • JikaSurattersebuthilangatauterlambatakanmengakibatkankesulitanbagiinstansi yang bersangkutan • Surattersebutmempunyaiproseslanjutan yang segeraharusdilaksanakan • Informasi yang terkandungdalamsurattersebuttidakterdapatpadasurat lain, sehinggakalauinformasitidaksampaikepadapimpinanatau unit pengolahakanmenimbulkankesulitan

33. KategoriSuratBiasa : • Kalausurattersebuthilangatauterlambattidakakanmenimbulkankesulitanbagiinstansi yang bersangkutan • Surattersebuttidakakandiprosesselanjutnya • Informasi yang terkandungdalamsurattersebutterdapat pula dalamsurat lain.

34. KategoriSuratRahasia: • Suratbersampullebihdarisampulsurat • Padasampulsuratterdapatkode RHS atau SRHS

35. Prosedur Pengiriman Surat Masuk Penting • PenerimaanSurat • PencatatanSurat • Pengarahanataupengendalisurat • Penyampaiansuratke unit pengolah • Penyimpananataupenataanarsip

36. Tugas Penerimaan Surat • Menerima Surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat • Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, surat rahasia • Menyerahkan surat tersebut kepada pencatat surat • Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir

37. Pencatatan Surat • Surat yang diterima oleh pencatat surat dinilai dengan 3 kategori yaitu : surat penting, biasa dan rahasia • Untuk surat penting maka dicatat dengan menggunakan kartu kendali • Untuk surat biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa • Untuk surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia

38. Tugas Pencatatan Surat • Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengatar surat biasa, surat rahasia dengan menggunakan surat rahasia • Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat

39. Contoh :Format KartuKendalidancarapengisiannya

40. KeteranganTabel • Kolom Indeks Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali adalah kantor yang volume suratnya banyak. Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok menggunakan sistem subjek yaitu diisi dengan masalah surat • Kolom Tgl, No. Urut, M/K Di isi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat. M = untuk surat masuk, K = Keluar • Kolom Kode Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan

41. Kolom Isi Ringkas Diisi uraian ringkas tentang isi surat • Kolom Lampiran Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat tersebut • Kolom Dari Diisi dari instansi mana surat itu berasal • Kolom Kepada Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan • Kolom Tanggal surat Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut

42. Kolom Nomor Surat Diisi dengan nomor surat masuk /keluar tersebut • Kolom Pengolah Diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan menangani surat tersebut

43. Kolom Paraf Yang menerima surat harus memberikan parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi menggunakan buku ekspedisi karena kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai buku ekspedisi • Kolom Catatan diisi apakah ada lampiran atau tidak.

44. Tugas Pengarahan atau pengendalian surat (pimpinan pada unit kearsipan contoh Kepala Tata Usaha) • Menerimasurat yang telahdilampiritigalembarkartukendali • Menentukanarahsurat, kepadasiapaatauke unit manasuratditeruskan

45. Mengisikolomindeks, kode, danpengolahpdakartukendali • Mengambilkartukendali 1 (putih) dandisimpandikotakkartukendali yang berfungsisebagaialatpengendalisuratdansetelah 1 tahundijilid • Meneruskankartukendali 2 dan 3 kepada unit pengolah

46. Penyampaian surat ke unit pengolah • Unit Pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut : 1. Tata Usaha Unit Pengolah 2. Pimpinan Unit Pengolah 3. Pelaksana

47. Tugas dari Tata Usaha Unit Pengolah • Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat telah diterima • Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat

48. Membuat 2 lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah • Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang telah di isi oleh pimpinan unit pengolah • Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada didisposisi

49. Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut telah selesai diproses, untuk kemudian disimpan berapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip

50. Tugas Pimpinan Unit Pengolah • Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari TU Unit Pengolah • Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk • Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada TU Unit pengolah