TATA SURAT MENYURAT OLEH: SRI SULASTRI, M.Pd

1. TATA SURAT MENYURAT OLEH: SRI SULASTRI, M.Pd

2. SURAT Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa : - pemberitahuan - pernyataan - perintah - permintaan / permohonan - laporan

3. FUNGSI SURAT • Sebagai sarana komunikasi. • Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan. 3. Sebagai alat bukti tertulis. 4. Sebagai alat untuk mengingat. 5. Sebagai bukti historis. 6. Sebagai pedoman kerja.

4. Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu : 1. Surat pribadi 2. Surat dinas 3. Surat niaga

5. 2. Surat Dinas Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

6. Bagian-bagiansuratdinas 1. Kepalasurat 2. No,Lampiran ,Perihal 3. Tanggal,bulan,tahunpenulisansurat 4. Alamatsurat 5. Salam pembuka 6. Kalimatpembuka 7. Isisurat 8. Kalimatpenutup 9. Salam penutup 10. Tandatangan 11. Namapengirim

7. Kerangka isi surat : • Paragraf pembuka • Paragraf isi • Paragraf penutup

8. Penulisan bagian-bagian surat • Kepala surat Kepala surat yang lengkap terdiri atas : a. nama instansi b. alamat lengkap c. nomor telepon d. nomor kotak pos e. lambang atau logo

9. Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Nama instansi jangan disingkat, misal- nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan Bimas, tetapi Biro pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan Masyarakat. 2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl. tetapi Jalan.

10. 3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp. 4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box. • Logo atau lambang disertakan apabila ada.

11. Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. Contoh : SEKOLAH MENENGAH ATAS SMA BOPKRI 2 YOGYAKARTA Jalan Jenderal Sudirman 87 Telepon 513433, 540789 Yogyakarta 55223 Website: www.smabopkri2yogya.com

12. 2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital. Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secaraestetik ke bawah sesuai denganpanjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan No. dan Lamp. Harus taat asas.

13. Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. Contoh : Nomor: 110/U/DS/2014 atau No.: 110/U/DS/2014 Nomor : 210/i.13.I/U/SMA/2014

14. Bila penulisan kode surat dengan angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau Nomor: 10-10-3-03-90 Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp. Contoh : Lampiran: Satu berkas atau Lamp.: Satu berkas

15. Penulisan Hal hendaklah menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat. Contoh : - Hal: Permohonan tenaga pengajar

16. 3. Tanggal surat Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota.

17. Untuk surat dinas tidak dicantumkan nama kota karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Contoh : 20 Mei 2014 21 Mei 2014

18. 4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu : 1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas (terletak di bawah tanggal bulan, dan tahun surat ). 2. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal).

19. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat : Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama).

20. Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya. Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif.

21. Penulisan kata kepadasebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

22. Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau pangkat tidak boleh mengikuti kata sapaan. Drs. Bapak Bejo Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

23. Contoh : Yth. Drs. Handoyo Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Pattimura Raya 17 Jakarta

24. 5. Penulisansalampembuka Penulisansalampembukaditulisdenganhurufawalkapital (Dengan). Hurufpertama kata hormathurufkecil, bukanhurufkapital (hormat). Padaakhirsalampembuka, dibubuhkantandakoma (,) bukantandatitik, titikdua (Denganhormat,).

25. Contoh ungkapan salam pembuka : - Salam sejahtera, - Saudara…. - Saudara… yang terhormat, - Ibu… yang terhormat, - Bapak… yang terhormat, - Salam perjuangan, - Merdeka,

26. Penulisan salam penutup : 1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital. 2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain. Contoh : - Hormat saya, - Salam takzim, - Hormat kami,

27. 6. Isi Surat Secaragarisbesar, isisuratterbagiatastigabagian, yaitu : a. Paragrafpembuka Paragrafpembukamengantarkanisi surat yang akandiberitahukan, misalnya : pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan,ataupermintaan.

28. Contoh : 1) Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa…. 2) Salah satu proyek Penelitian adalah meneliti sastra Jawa. Sehubungan dengan itu,….

29. b. Paragraf Isi Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas. Contoh : Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

30. c. Paragraf Penutup Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

31. Contoh : 1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih. 3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

32. 7. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.

33. Penulisan nama pengirim : • Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama. • Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik. • Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

34. Contoh : Hormat kami, Drs. Doni Damari Kepala atau Hormat kami, Kepala, Drs. Doni Damari NIP. 130678991

35. Contoh surat • SURAT KE instansi.docx

36. PROPOSAL REVISI FINAL.ppt