Treinamento de metodologia – PGP

1. Treinamento de metodologia – PGP

2. Metodologia PGP: Identificação da oportunidade Avaliação dos resultados alcançados e novas oportunidades de melhoria Medições utilizando ferramentas estatísticas e qualitativas Implementação da alternativa mais viável às condições do negócio Análise da situação atual e situação desejada e levantamento das possíveis alternativas

3. Etapa 1 – Identifica

4. Identifica 1 • Etapa de definições do projeto: • Definir o objetivo; • Definir o escopo; • Definir a equipe ou o FTE; • Definir as métricas de processos e financeiras.

5. Etapa 2 – Mede

6. Mede 2 • Etapa de medição da situação atual (período anterior a implementação): • Identificar e coletar dados; • Apresentar medições utilizando ferramentas estatísticas e qualitativas. Ferramentas propostas: • Mapeamento do processo “as is” (fluxograma, workflow, neurometria, etc.); • AVA “as is”– Análise de Valor Agregado; • 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe); • Gráfico de Pareto e outros gráficos (tendência, baseline, histograma, pizza, barra, linha, etc.).

7. Mede 2 Fluxogramas “as is”:

8. Mede 2 Prospecção Montagem da Solução Aprovação API Investimento superior a R$ 10 mil Registro da Opp Workflow: Tempo de processamento atual 3’ AC-4 AC-2 45min 45min 45min 45min AC-1 AC-3 AC-5

9. Mede 2 Neurometria:

10. Mede 2 Análise de Valor Agregado (AVA): Definição: Metodologia capaz de identificar o percentual de ações que agregam valor ao ciclo do processo. Tem como objetivo eliminar as atividades que não agregam valor e conseqüentemente alavancar os resultados operacionais. TCP – Tempo de Ciclo do Processo: Soma dos tempos gastos em cada etapa, do começo ao fim, inclui qualquer tempo devido a atrasos, erros, falhas de sistema, etc. TVA – Tempo de Valor Agregado: Soma dos tempos gastos nas etapas que agregam valor, ou seja, etapas que influem na eficácia do processo ou na satisfação do cliente. IVA – Índice de Valor Agregado: É o que realmente agrega valor durante todo o processo. Vale salientar que devemos medir diferentes IVA´s, sendo os principais: IVA Cliente (cliente final, ex. usuário de celular) ou VRA (Valor Real Agregado) IVA ACS ou VEA (Valor Empresarial Agregado) IVA CTBC ou VEA (Valor Empresarial Agregado)

11. TVA A meta é que o resultado seja mais próximo de 100% e assim aumentar a eficácia do processo. IVA = X 100 TCP Mede 2 Análise de Valor Agregado (AVA): • Como Identificar os processos que agregam valor? • Ele deve ser notado pelo cliente; • Ele deve sofrer alterações (especificações ou forma física) durante o processo; • Ele deve ser realizado correto pela primeira vez. Fórmula:

12. Mede 2 Análise de Valor Agregado (AVA): Forma de demonstrar o AVA “as is”: AVA Antes

13. Mede 2 5 Porquês: Definição: Identifica a causa raiz de determinado efeito ou conseqüência. Porquê? Porquê? Porquê? Porquê? Porquê?

14. Mede 2 Diagrama de Ishikawa:

15. Mede 2 Gráfico de Pareto: Definição: Conhecido por 80 x 20. Com sua aplicação é possível verificar que na maioria das vezes 80% dos efeitos são provocados por 20% das causas. Exemplo: 80% das riquezas se concentram em 20% da população. Jan/10

16. Mede 2 Gráfico de Tendência: Receita Ticket médio por consultor de vendas (receita total/quantidade de consultores de venda/dias úteis mês) Receita x meta segmento empresarial regional URA Meta Tendência Ticket médio por consultor de vendas Tendência

17. Mede 2 Baseline: Período de implementação do PGP

18. Etapa 3 – Analisa

19. Analisa 3 • Etapa de análise e conclusões dos dados levantados • Analisar e tirar conclusões dos dados levantados na etapa Mede; • Apresentar a situação atual e a situação desejada; • Listar cenários e alternativas que podem ser implementadas; • Escolher a alternativa mais viável às condições do negócio. Ferramentas propostas: • Matriz de decisão; • Matriz preventiva de riscos (FEMEA – Failure Model and Effect Analysis).

20. Analisa 3 Matriz de decisão: Definição: Utilizada para escolher a melhor alternativa a ser implementada em um projeto, considerando critérios, pesos e notas para obter o sucesso desejado.

21. Analisa 3 Matriz preventiva de riscos (FEMEA – Failure Model and Effect Analysis): Definição: matriz que possibilita elaborar um plano de ação para evitar as falhas mais graves que podem ocorrer na implementação/execução do processo.

22. Etapa 4 – Implementa

23. Implementa 4 • Etapa de implementação da alternativa mais viável às condições do negócio • Levantar os custos/investimentos/recursos e resultados previstos; • Apresentar os processos propostos e o cenário escolhido para implementação; • Realizar o planejamento da implementação e testes. Ferramentas propostas: • EAP – Estrutura Analítica de Projetos; • 5W1H – What, Why, When, Where, Who, How; • Matriz RACI; • GUT – Gravidade, Urgência e Tendência; • Mapeamento do processo “to be” (fluxograma, workflow, neurometria, etc.); • AVA “to be”– Análise de Valor Agregado.

24. Implementa 4 EAP – Estrutura Analítica de Projetos: Definição: é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes manejáveis. É estrutura em árvore exaustiva, hierárquica de entregas e tarefas que precisam ser feitas para completar um projeto.

25. Implementa 4 Cronograma:

26. Implementa 4 5w1h: Definição: Diagrama utilizado para organizar e responsabilizar pessoas para implementar ações nos prazos estabelecidos.

27. Implementa 4 Matriz RACI: Definição: A matriz RACI é uma ferramenta que ajuda a identificar quem é responsável pelas atividades desenvolvidas, quem as executa, quem é consultado e quem é informado, seja no âmbito limitado de uma equipe de trabalho, seja em relação a um processo ou entidade. • RACI • Responsible – aqueles que são responsáveis pela tarefa (execução); • Accountable – uma única pessoa (garante que as atividades aconteçam); • Consulted – aqueles que são consultados; • Informed – aqueles que são informados durante o progresso;

28. Implementa 4 GUT: Definição:GUT, sigla para Gravidade, Urgência e Tendência, é uma ferramenta utilizada na priorização das estratégias, tomadas de decisão e solução de problemas de organizações/ projetos.

29. Implementa 4 Fluxogramas “to be”:

30. Implementa 4 Análise de Valor Agregado (AVA): Forma de demonstrar o AVA “as is” e “to be”: AVA Depois AVA Antes

31. Avalia 5 • Etapa de avaliação dos resultados alcançados • Acompanhar e monitorar os resultados alcançados após a implementação; • Exercer controle para que os processos alcancem os resultados projetados; • Preparar apresentação final para avaliação do projeto e Mostra Algar de Inovação. Ferramentas propostas: • Gráfico de controle com comparativos antes e depois (baseline, histograma, pizza, barra, linha, etc.); • Demonstração financeira.

32. Avalia 5 Planilha de validação financeira: Definição: planilha para preenchimento dos ganhos do projeto e validação junto à equipe de planejamento financeiro da Algar Telecom.

33. Obrigado!