HİBE SÖZLEŞMELERİ YÖNETİMİ MANAGEMENT OF GRANT CONTRACTS

1. HİBE SÖZLEŞMELERİ YÖNETİMİMANAGEMENT OF GRANT CONTRACTS Figen Gültekin Hibe Yöneticisi - Grant Manager CFCU Ocak-2009

2. The ContractSözleşme • Tarafların raporlama, harcamaların uygunluğu, muhasebe, ödemeler gibi sorumluluklarını tanımlayan temel doküman • Bütün bölümler zorunludur • Hiç bir bölümdeki metin, MFİB ile yazılı bir anlaşma/zeyilname olmadan değiştirilemez • Main document- defines responsibilities of parties, reporting, eligibility of costs, accounting, payments, etc. • All sectionsare compulsory • Text in any of the sections may not be changed without a written agreement/addendum with CFCU

3. The ContractSözleşme • Sözleşmenin uygulaması 1 Aralık 2008’de başlamaktadır • Uygulama dönemi 30 Kasım 2009’den daha sonraki bir tarihe uzatılamaz • Implementation of the Contract starts on 1 December 2008. • Implementation period may not be extended longer than November 30, 2009

4. Contract SectionsSözleşmenin Bölümleri • Special Conditions • Annex I: Description of the Action • Annex II:General Conditions • Annex III: Budget for the Action • Annex IV:Contract-award procedures • Annex V: Request for payment, LES, and FIF • Annex VI:Model narrative and financialreport • Annex VII:Model expenditureverification report • Annex VIII: Grant of Facilities • Özel Koşullar • Ek I: Faaliyet tanımı (proje) • Ek II: Genel koşullar • Ek III: Proje bütçesi • EK IV: Satınalma usulleri • EK V: Ödeme talepleri, Tüzel Kişilik Formu ve Mali Kimlik Formu • Ek VI: Teknik ve Mali Rapor Şablonu • EK VII: Harcama doğrulama raporu şablonu • EK VIII: Hibeye tanınan muafiyetler

5. Sections / Bölümler • Special Conditions specify project duration, total project cost and the grant, reporting and payment schedule. In case of conflict between the annexes, it takes precedence • Özel Koşullar proje süresini, toplam proje maliyetini ve hibe miktarını, raporlamayı ve ödeme takvimini belirtmektedir. Sözleşme ekleri arasında itilaf olması durumunda, Özel Koşullar önceliği alır.

6. Sections / Bölümler • Description of the Actionis the description of the project. This is your commitment to implement all activities described and to deliver the outputs and results stated • Faaliyetin Tanımı projenin tanımıdır. Bu, sizin bütün faaliyetleri ve çıktıları projenizde tanımlandığı gibi uygulama ve bunlara ulaşma taahhüdünüzdür

7. Sections / Bölümler • General Conditions specify the general obligations and financial provisions under the Contract • Genel Koşullar sözleşme altındaki genel sorumlulukları ve finansal yükümlülükleri belirlemektedir.

8. Sections / Bölümler... • Bütçe proje harcamalarının açıklamasını • Maliyet tahminidir. • Ara ve Nihai raporların değerlendirmesi • Uygun olmayan harcamalar daha düşük bir ödeme ile sonuçlanacaktır –hatta: avans ödemesinin geri alınması!!! • Budget includes the breakdown of project costs • Cost estimate. • Assessment of reports • Ineligible costs will result in a lower payment-even worse: recovery of the pre-financing payment

9. Sections / Bölümler... • Contract Award Procedures describes the procedures that you have to follow in case of awarding contracts for services, supplies and works to external organisations (PRAG) • Satınalma usulleri sizin hizmet, mal alımı ve yapım işleri için dışardan kurumlarla imzalayacağınız sözleşmelerde izlenmesi gereken kuralları tanımlamaktadır (PRAG)

10. Sections / Bölümler... • Teknik ve mali rapor harcamaların uygunluğunu kanıtlar nitelikte olmalıdır • Harcama doğrulama raporu eğer; Hibe≥ 50.000€ • Model narrative and financial report – should be respected in order to verify the eligibility of costs • Model expenditure verification report is obligatory if Grant ≥EUR50.000

11. Contract should be managed also in line with all the legal provisions of Labour Code, Occupational Safety and Health legislation, Tax and Accountancy laws and any other relevant legislation in the Republic of Turkey! • Attempts for evasion is considered a fraud and will lead to Contract cancellation! • Sözleşmeler bütün yasal iş kanunları, iş güvenliği ve sağlık kuralları, vergi ve muhasebe kanunları ile Türkiye Cumhuriyeti’nin diğer ilgili yasalarına uygun olarak ta yürütülmelidir! • Kurallara aykırı davranmaya teşebbüs, ciddi usulsüzlük olarak kabul edilir ve sözleşmenin iptaline yol açar!

12. Above 600 EUR, no payments in cash – only bank transfers! • 600 AVRO üzerindeki ödemelerde, peşin ödeme yapılmayıp, ödemeler sadece banka transferi ile olacaktır!

13. Beneficiary must take all necessary steps to publicise the fact that the European Union has financed the Action. • Publicising must comply with the relevant rules on the visibility of external actions laid down and published by the Commission • Faydalanıcı, projenin AB tarafından desteklendiğini gösteren, gerekli bütün tanıtım ve ilanları yapmalıdır • Bütün ilanlar, Komisyon tarafından dış faaliyetlerin görünürlüğü için yayımlanmış ve belirtilmiş kurallara uygun olmalıdır

14. You should be aware thatDikkat etmeniz gereken durumlar • Any expenditure/ activities not specificied in the Contract are ineligible • Any expenditure that does not clearly relate to the project activities are ineligible • Sözleşmede yer almayan harcama ve faaliyetler uygun değildir • Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan harcamalar uygun değildir

15. You should be aware thatDikkat etmeniz gereken durumlar • Costs must be based on the principlesof “value for money” and “cost-effectiveness” • Costs must be real costs – have to be made and accounted - contract implementation may not give rise to profit • Harcamalar “paranın karşılığı” ve “maliyet etkinliği” prensiplerine dayanmalıdır • Harcamalar gerçekleştirilmiş olmalı ve muhasebeleştirilmelidir – proje süresince hibeye bağlı gelir elde edilemez.

16. You should be aware that (2)Dikkat etmeniz gereken durumlar (2) • Harcamalar faydalanıcı veya ortaklarının hesaplarına ve vergi dokümanlarına kaydedilmelidir • Harcamalar tanımlanabilir, doğrulanabilir ve kanıt belgelerinin asılları ile desteklenebilir nitelikte olmalıdır • Costs must be recorded in the accounts, tax documents of the Beneficiary or his partners • Costs must be identifiable, verifiable and backed by originals of supporting evidences

17. You should be aware that (2)Dikkat etmeniz gereken durumlar (2) • Harcamalar proje uygulama dönemine ait olmalıdır • Proje başlamadan önce ya da tamamlandıktan sonra yapılan faaliyet harcamaları uygun değildir • Costs must be incurred during the project implementation period • Expenditures for activities implemented before the project start or after the project end are ineligible

18. Contract ModificationsSözleşme Değişiklikleri • Değişiklikler proje amaçlarını değiştirecek nitelikte olmamalıdır • Hiçbir değişiklik Değerlendirme Komitesi’nin kararını sorgular nitelikte olmamalıdır • Changes may not lead to change of project objectives • No change may question the decision of Evaluation Committee

19. Contract ModificationsSözleşme Değişiklikleri • No change may question equal treatment of Applicants • Every change must be communicated in writing • Hiçbir değişiklik “başvuru sahiplerine eşit davranma” ilkesini bozar nitelikte olamaz • Bütün değişiklikler yazılı olarak bildirilmelidir.

20. Contract Modifications (2)Sözleşme Değişiklikleri (2) • Do not undertake any Contract change without prior consultations to your Support Unit experts • Contract change should be firstly communicated to the relevant SU expert • CFCU takes a decision after receiving the consent from the SU • Destek Birimi’ne danışmadan hiçbir sözleşme değişikliğine girişmeyiniz • Sözleşme değişikliği ilk önce ilgili Destek Birimi uzmanına yazılı olarak bildirilmelidir • Destek Birminin onayını aldıktan sonra MFİB nihai kararı verir

21. Contract Modifications (2)Sözleşme Değişiklikleri (2) Type of the changes: • Minor Changes - needs notification • Major Changes - needs prior approval • Extension of the duration • Budgetary implications >15% • New activities/items Değişiklikler: • Küçük değişiklikler – bildirim • Büyük değişiklikler – ön onay • Süre uzatımı • %15’i aşan bütçe aktarımı • Yeni faaliyetler ve satın alımlar

22. Contract Modifications (3)Sözleşme Değişiklikleri (3) Be mind: • Apply for a timely manner • Well detailed justification • Language Değişikliklerde: • Zamanında bildirim • Detaylandırılmış gerekçe • Yazışma dili

23. VAT / KDV • Expenditures are VAT Exempted • No taxes, duties or levies payable shall be charged • Harcamalar KDV’den muaftır • Hiçbir vergi, gümrük vergisi ve diğer yükümlülükler ödenmeyecektir

24. VAT / KDV • VAT exemption is applicable on all eligible costs associated with your Contract • KDV muafiyeti sözleşmenizle ilişkili bütün uygun harcamalar için geçerlidir.

25. Exchange RatesDöviz Kurları Yapılan ve YTL/TL olarak ödenen harcamalar Avrupa Komisyonu tarafından aylık olarak yayımlanan kur bazında Avro’ya çevrilmelidir Costs incurred and paid in YTL/TLshould be converted into Euro on the basis of the rate published monthly by the European Commission http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

26. Audit / Hesapların Kontrolü • Subject to an audit at any stage, whether during implementation of the Project or once it has been completed • Respect all Contract Provisions! • Uygulama dönemindeki herhangi bir safhada ya da tamamlandığında denetime tabidir. • Bütün sözleşme kurallarına uyulmalıdır.

27. You / Siz • Will avail with Implementation Manual – respect it! • Will avail with Procurement Guidelines – respect it! • Uygulama Rehberi’nden yararlanacaksınız –lütfen bu rehberi takip ediniz! • Satınalma Rehberi’nden yararlanacaksınız – lütfen bu rehberi takip ediniz!

28. You / Siz • Sözleşme uygulamasının kontrolü ve yönlendirilmesi için Destek Birimi sizlere yardımcı olacaktır • Support Unit will be here to guide and control the Contract implementation

29. GOOD LUCK!İYİ ŞANSLAR!