Un ufficio modello Un modello di ufficio giudiziario

1. Un ufficio modelloUn modello di ufficio giudiziario Aspirazione-sogno-solitudine Valorizzazione delle concrete potenzialità esistenti-cambiamento continuo-socializzazione-SMART Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

2. La questione organizzativa è trasversale sia alla giurisdizione sia all’apparato amministrativo di supporto….perché è questione che interessa tutti? Vertici degli Uffici, magistrati, avvocati, amministrativi? buona pratica è quella che produce un certo vantaggio, misurabile, fattibile, programmato nel tempo, traendo una qualche opportunità latente, per creare valore, con poco”). Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

3. la mia idea di organizzazione: dall’organizzazione caotica al caos organizzativo • La cd. “sovrapposizione di incompetenze” determina nel tempo un assetto organizzativo stabile • Per indurre al cambiamento occorre sviluppare una serie calibrata e mirata di occasioni di tensione organizzativa Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

4. Il metodoChe fare?come fare?quando fare? • Un piano concordato con il Vertice dell’ufficio (avvalendosi dello strumento tabellare e del piano annuale ex art. 4 D.lvo 240/2006) con una tempistica di realizzazione • Rendere pubblico il piano concordato (dalla cultura dell’”emergenza” alla cultura della progettualità. L’assunzione di responsabilità) Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

5. Il metodo.Che fare?come fare?quando fare? 3. Creazione di una rete di comunicazione.Gli hub di riferimento (hub è una o più persone che diventano essenziali per non perdere la rotta nel cambiamento già in corso). La carta dei servizi;la bacheca elettronica; gli stabili incontri di lavoro interni e con le categorie professionali interessate (avvocati, commercialisti…..) Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

6. esempi di strategia con obiettivi smart • si chiude l’ufficio battitura sentenze, si crea un nuovo ufficio “pubblicazione sentenze” (al 21.5. 08 n.1353 sent. Pubblicate e al 21.5.09 n. 2898; • Si creano due sportelli (provvisori) rallentando il servizio all’utenza per il metodo tradizionale di iscrizione rispetto a quello con codice a barre Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

7. esempi di strategia con obiettivi smart • Si istituisce un ufficio copie prenotate mediante posta elettronica cercando di ridurre il numero di utenti allo sportello fisico ed incentivandone l’utilizzo “promettendo” un’evasione delle richieste più rapida; • Si sperimenta l’idea di un giudice civile: i decreti ingiuntivi in tempo reale per addivenire ad una pratica routinaria di tutti i giudici con l’utilizzazione di stagisti Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

8. STAGE-TIROCINI-CONVENZIONI CON ENTI LOCALI.a cosa servono? Il Tribunale di Bologna ha stipulato diverse convenzioni con Università per tirocini nel settore civile e di lavoro, con la Provincia, con il Comune e AUSER, con il Consiglio dell’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Avvocati. Prossimamente con la Regione per l’assegnazione di 10 borse di studio. Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

9. STAGE-TIROCINI-CONVENZIONI CON ENTI LOCALI.Patto territoriale sui problemi della giustizia A cosa servono gli stages? Perché si stipulano convenzioni? Cosa si aspetta l’ufficio dall’utilizzazione dello stagista e cosa si aspetta lo stagista dall’esperienza in Tribunale? Ha senso implementare un prontuario dello stagista? Può utilizzarsi lo stagista per sviluppare pratiche organizzative del lavoro del giudice in modalità ufficio del processo? Può lo stagista utilmente lavorare fianco a fianco del cancelliere? Può lo stagista diventare elemento di sviluppo dell’organizzazione del lavoro delle cancellerie? Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

10. Incontri periodici con i cancellieri. Incontri periodici con gli stagisti. La professione del cancelliere è in via di estinzione. La mancanza di ricambio generazionale ha di fatto impedito di lasciare in eredità a qualcuno un vero e proprio patrimonio conoscitivo ed esperienziale. E’ sbagliato parlare in termini di numeri di risorse. Va seriamente affrontato il problema della qualità delle risorse, la nostra organizzazione non può adottare strumenti aziendalistici e continuare a subire controlli di tipo burocratico normativo ispettivo. In tutte le nuove pratiche sperimentate sono stati utilizzati stagisti insieme (ma non sovrapposti) ai cancellieri. Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

11. STAGE: occasione di creazione di una nuova comunità di pratica.Il cambiamento organizzativo 12 stagisti distribuiti nelle varie sezioni civili e delle esecuzioni costituiscono una comunità di pratica che si innesta nel contesto organizzativo mantenendo una sua specificità che (citando Verzelloni pag. 57 Dietro la cattedra del Giudice) l’identità di provenienza culturale l’identità di approccio di interesse all’esperienza formativa di lavoro può, se seguita con competenza dall’organizzazione, creare una nuova competenza (sapere, saper fare, saper essere). Lo stage come percorso formativo preparatorio di un percorso lavorativo di sperimentazione di soluzioni (modelli, routine) semplificative ed acceleratorie dei processi di lavoro. Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

12. Conclusioni……proposta di un modello di ufficio frutto di contaminazione culturale Il Tribunale di Bologna non è un ufficio modello (non lo era, non lo è e forse non lo sarà mai)……ma il Tribunale di Bologna sta costruendo alcuni modelli di ufficio che siano sostenibili, ad invarianza di condizioni del contesto lavorativo. Il pensiero come esposto nella presente relazione è condiviso con il Presidente dr. Francesco Scutellari, che mi incarica di un caloroso saluto a questa Assemblea Generale Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna

13. ARRIVERDI ALLA PROSSIMA ASSEMBLEA NAZIONALE DEGLI OSSERVATORI CIVILI Assemblea nazionale degli Osservatori sulla Giustizia Civile Reggio Calabria 30-31 maggio 2009 Elena Barca dirigente amministrativo Tribunale di Bologna