PRIMER TALLER DE FORMACIÓN A RECTORES “GERENCIAR EL APRENDIZAJE INSTITUCIONAL”

1. PRIMER TALLER DE FORMACIÓN A RECTORES “GERENCIAR EL APRENDIZAJE INSTITUCIONAL” MAYO 09 DE 2013

2. OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

3. LA OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO COMPROMETIDA CON SU SATISFACCIÓN

4. Oficina de Atención al Ciudadano La Secretaría de Educación Departamental del Chocó ha tenido como uno de sus objetivos fundamentales la atención que brinda a sus ciudadanos; la atención que les brinda a Ustedes nuestros rectores y directores. Es por ello que durante estos años la Oficina de Atención al Ciudadano ha iniciado una serie de cambios que han estado enmarcados en el mejoramiento de los procesos y de la atención. LaOficina de Atención al Ciudadano el medio de comunicación de la Secretaría de Educación Departamental del Chocó con Usted. Empezamos un proceso de mejoramiento enmarcado en : Mejores Instalaciones: Instalaciones más amplias Organización en la atención: Atención más oportuna SAC virtual: Descentralización de la Oficina de Atención al Ciudadano Nuevos Procesos: Atención personalizada, Descentralización de procesos

5. Oficina de Atención al Ciudadano El crecimiento en la atención significó el mejoramiento de las instalaciones, se hizo necesario mejores y más amplias instalaciones que permitieran una atención con calidad, oportunidad y comodidad. Tres puestos de radicación, atención con digiturno, personal orientando la atención, espacio para 25 personas cómodamente sentadas y puestos de radicación para atención individual son parte del mejoramiento de la Oficina. MEJORES INSTALACIONES

6. Oficina de Atención al Ciudadano Garantizar la respuesta oportuna y con calidad a los requerimientos de nuestros ciudadanos se ha visto reflejado en los mecanismos implementados para el envío de nuestra correspondencia, la comunicación que fluye ingresando como un requerimiento y sale como una respuesta cumpliendo con los tiempos de respuestas exigidos por la Ley. Estamos creando confianza entre el ciudadano y la Secretaría de Educación. ORGANIZACIÓN EN LA ATENCIÓN Correo certificado Correo electrónico Llamada telefónica para entrega personal.

7. Oficina de Atención al Ciudadano ORGANIZACIÓN EN LA ATENCIÓN La organización en la atención ha representado mejorar los tiempos de respuesta a los requerimientos de los ciudadanos, respuestas con calidad. Ese es nuestro compromiso evidenciado en el puesto otorgado por el Ministerio de Educación Nacional a través de su medición mensual. Puesto a nivel nacional por oportunidad en la respuesta a los requerimientos de los ciudadanos, entre 82 Secretarías del país.

8. Oficina de Atención al Ciudadano SAC VIRTUAL La descentralización de la Oficina de Atención al Ciudadano, a través del SAC virtual, sus requerimientos desde su municipio, comunicación permanente con la Secretaría de Educación.

9. SAC VIRTUAL A través de un programa de visitas a las Entidades Educativas del Departamento del Chocó, que inició en el año 2012 y continúa en el año 2013, se ha enseñado a la comunidad docente y administrativa el uso del aplicativo SAC, recalcando sus múltiples beneficios, tales como: comodidad, agilidad, control y seguimiento a la respuesta por parte del ciudadano.

10. Oficina de Atención al Ciudadano NUEVOS PROCESOS Todos estos procesos evidencian un mejoramiento que, enmarcado en el proyecto de modernización del Ministerio y en el Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría debe ser continuo, por lo que seguimos mejorando implementando nuevos procesos encaminados a buscar la total satisfacción del ciudadano.

11. Oficina de Atención al Ciudadano La Secretaría de Educación Departamental del Chocó se plantea el reto de mejorar la atención que brinda al ciudadano: Propiciar un tiempo de atención exclusivo con los funcionarios encargados de los procesos, una atención más directa a través de una atención coordinada, son éstos los aspectos que se quieren mejorar con la implementación del sistema de citas personalizadas solicitadas por internet. NUEVOS PROCESOS 1. ATENCIÓN PERSONALIZADA POR CITAS

12. Oficina de Atención al Ciudadano Es así entonces como se implementa la atención personalizada a través de citas para el Fondo Prestacional, buscando justamente que la información y trámite de este proceso sea más accesible y efectivo para el ciudadano. A través de la página web de la SED CHOCÓ, en el link de citas Fondo Prestacional. Paso 1 Paso 2 NUEVOS PROCESOS 1. ATENCIÓN PERSONALIZADA POR CITAS PARA EL FONDO PRESTACIONAL

13. Oficina de Atención al Ciudadano Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 NUEVOS PROCESOS 1. ATENCIÓN PERSONALIZADA POR CITAS FONDO PRESTACIONAL

14. Oficina de Atención al Ciudadano • Resolución Número 932 del 05 de marzo de 2013 • Tutorial explicativo del proceso • Afiche NUEVOS PROCESOS 1. ATENCIÓN PERSONALIZADA POR CITAS FONDO PRESTACIONAL Promoción

15. Oficina de Atención al Ciudadano La Secretaría de Educación Departamental del Chocó es consciente de la importancia que tienen sus Rectores y Directivos Rurales en el desarrollo de los diferentes programas y en el cumplimiento de las directrices de educación que dicta el Ministerio, por esto y buscando espacios de interacción y comunicación efectiva, implementa la atención personalizada a través de citas para Rectores y Directores Rurales. La SED atiende en promedio mensual140 docentes y Directivos docentes. 1. Cada Rector y/o Director solicitará su cita a través de internet 2. Se agendará y tendrá respuesta de la fecha y hora de la cita a través del correo electrónico 3. Cada solicitud de cita tendrá un tiempo de respuesta de cinco días 4. La atención será a través de mesas de trabajo previa revisión de los temas relacionados por los rectores en su solicitud NUEVOS PROCESOS 2. ATENCIÓN PERSONALIZADA POR CITAS PARA RECTORES Y/O DIRECTORES RURALES

16. Oficina de Atención al Ciudadano NUEVOS PROCESOS2. ATENCIÓN PERSONALIZADA POR CITAS PARA RECTORES Y/O DIRECTORES RURALES Paso 1 Paso 2 Paso 3

17. Oficina de Atención al Ciudadano NUEVOS PROCESOS2. ATENCIÓN PERSONALIZADA POR CITAS PARA RECTORES Y/O DIRECTORES RURALES Paso 5 Paso 4 El proceso finaliza con el levantamiento del acta de resultados de la reunión y la calificación de la satisfacción de la atención por parte del Rector y Director Rural.

18. Oficina de Atención al Ciudadano • Resolución Número 1800 del 12 de Abril de 2013 • Tutorial explicativo del proceso NUEVOS PROCESOS 2. ATENCIÓN PERSONALIZADA PARA CITAS CON RECTORES Y DIRECTORES RURALES Promoción

19. Oficina de Atención al Ciudadano NUEVOS PROCESOS2. Descentralización de procesos: NOTIFICACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS POR PARTE DE LOS RECTORES Y/O DIRECTORES RURALES Consideraciones

20. Oficina de Atención al Ciudadano Paso 1 Paso 2 • En el caso de actos administrativos, diligenciará el Acta de Notificación para que el funcionario la firme debidamente como notificado y le entregará copia del mismo. En el caso de las comunicaciones, circulares e instructivos, entregará una copia de éstas al funcionario, haciendo firmar la otra copia en señal de recibido con la respectiva fecha de la diligencia. NUEVOS PROCESOS 2. Descentralización de procesos: NOTIFICACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS POR PARTE DE LOS RECTORES Y/O DIRECTORES RURALES

21. Oficina de Atención al Ciudadano • Una vez efectuado el proceso de notificación, entrega, comunicación y/o socialización del acta completamente diligenciada y firmada por el servidor público, la misma se enviará a través del SAC, en medio físico o virtual, en un tiempo no mayor de cinco (5) días hábiles contados desde el día siguiente de la notificación, entrega, comunicación y/o socialización por parte del Rector o Director Rural. Paso 4 NUEVOS PROCESOS 2. Descentralización de procesos: NOTIFICACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS POR PARTE DE LOS RECTORES Y/O DIRECTORES RURALES Paso 3

22. Oficina de Atención al Ciudadano Formatos del Proceso Eficiencia en la notificación de actos administrativos por rectores AA notificados por rectores= AA entregados en el mes a rectores Formato Acta de notificación (hipervínculo) Formato Acto Administrativo (hipervínculo) NUEVOS PROCESOS 2. Descentralización de procesos: NOTIFICACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS POR PARTE DE LOS RECTORES Y/O DIRECTORES RURALES

23. Oficina de Atención al Ciudadano NUEVOS PROCESOS2. Descentralización de procesos: NOTIFICACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS POR PARTE DE LOS RECTORES Y/O DIRECTORES RURAL Promoción Resolución Número Tutorial

24. Oficina de Atención al Ciudadano TAREAS Realizar todo tipo de trámites y/o presentación de informes a través del SAC virtual. Realizar el proceso de notificaciones de actos administrativos y de comunicaciones oportunamente teniendo para esto cinco días contados a partir del momento del envío del acto administrativo. Documentar al personal a cargo sobre el funcionamiento del SAC virtual y enviar evidencia de dicho proceso a la Oficina de Atención al Ciudadano. Tramitar sus citas de atención por parte de la Secretaría de Educación del Chocó a través del SAC.