Un esempio di applicazione delle Linee Guida

1. Un esempio di applicazione delle Linee Guida Antonio Lorenzo RassuPartecipante al Gruppo di lavoro Convegno Confindustria - CNIPA La qualità negli acquisti di beni e servizi ICT Parma, 28 novembre 2005

2. Il contesto Amministrazione capacità di governo Esigenze processi /attori Capitolato FORNITURE trasparenza efficienza sicurezza interoperabilità competitività privacy cooperazione finanziamenti innovazione vincoli opportunità parole chiave

3. Come si compone una fornitura ICT? Una fornitura ICT è spesso costituita da un insieme articolato di parti da realizzare con modalità convergenti E’ perciò utile pensare la fornitura scomponibile in “mattoni” = Classi di fornitura Le Linee Guida permettono di: • scegliere correttamente le Classi di fornitura • applicare le Classi di fornitura in modo adeguato al contesto, ritagliando e tarando gli elementi di dettaglio • mantenere le Classi di fornitura coerenti tra di loro in una visione unitaria • dotare le Classi di fornitura delle corrette strutture di gestione e controllo

4. Una fornitura ICT UN ESEMPIO DI APPLICAZIONE che prevede • Riuso di software esistente • Sviluppo di software • Predisposizione piattaforma tecnologica

5. Le esigenze e la situazione iniziale LE ESIGENZE E’ stato istituito un tributo “A”, in sostituzione di altri, la cui gestione dovrà essere operativa entro 10 mesi solari La PA Appaltante ha anche intenzione di soddisfare l’esigenza, da tempo emersa, di un sistema di reporting automatizzato sull’insieme dei Tributi LA SITUAZIONE L’attuale Gestione Tributi è una applicazione legacy funzionante da numerosi anni

6. I risultati dello studio di fattibilità (1) Il costo da sostenere per l’introduzione della gestione del nuovo tributo “A” nell’ambito dell’attuale applicazione legacy di Gestione Tributi è considerato eccessivo Sono state valutate le applicazioni Gestione Tributi già utilizzate da altre PA e basate su architettura Unix. E’ candidata al riuso una applicazione custom utilizzata da altra PA (che chiameremo Cedente), perché copre circa l’80% delle funzionalità richieste Il restante 20% delle funzionalità necessarie per la gestione del nuovo tributo “A” dovrà essere implementata

7. I risultati dello studio di fattibilità (2) I dati presenti sull’applicazione legacy attuale dovranno essere migrati sulla nuova applicazione Sono state concordate con la PA Cedente le modalità di cessione dell’applicazione Gestione Tributi di cui si farà carico il fornitore aggiudicatario che si occuperà della predisposizione all’utilizzo e della personalizzazione dell’applicazione da parte della PA Appaltante Per le funzionalità di reporting si richiede la realizzazione di una apposita applicazione custom1 (1)Esistono strumenti orientati al reporting (Business Intelligence tools), classificati nelle Linee Guida come soluzioni commerciali (classe 1.1.3), che possono essere in molti casi vantaggiosamente adottati, ma che, per ragioni di esposizione, non sono stati considerati

8. I risultati dello studio di fattibilità (3) La nuova applicazione di Gestione Tributi e l’applicazione di Reporting dovranno risiedere su una nuova infrastruttura tecnologica comune in ambiente Unix La nuova applicazione Gestione Tributi, essendo come la precedente un’applicazione di front end verso il cittadino, che impegna mediamente 150 utenti concorrenti con punte di 2.000, ha un alto grado di criticità. L’applicazione di reporting, utile per effettuare analisi, storiche e non, dei dati relativi ai tributi regionali, essendo un’applicazione di back end utilizzata da circa 20 utenti, ha un basso livello di criticità. Per entrambe le applicazioni rilasciate si richiede che venga fornita adeguata formazione agli utenti.

9. Strategie di Acquisizione E’ necessario strutturare la fornitura suddividendo l’oggetto contrattuale su uno o più appalti da assegnare a uno o più fornitori nel tempo. Requisiti Policy Attenzione alle implicazioni gestionali dovute al coordinamento!!! Fornitura Tempo? N. Fornitori? N. Appalti?

10. Configurazione della Fornitura • La PA Appaltante opta per due differenti appalti da assegnare a fornitori distinti, puntando su una maggiore efficienza legata alla specializzazione • I due appalti identificati sono: - Realizzazione Applicativa; - Realizzazione Infrastrutturale. • Per la natura e le dipendenze tra i due appalti questi saranno lanciati contemporaneamente. • La PA Appaltante ha a disposizione risorse sufficienti per il controllo e il coordinamento dell’intera fornitura che effettuerà internamente.

11. Strategia di gestione La PA Appaltante, per l’intera fornitura, definirà: - Metodologia e periodicità nella pianificazione e verifica dell’avanzamento - Modalità e canali di comunicazione tra tutti gli attori/organizzazioni coinvolti, comprese le modalità di escalation - Modalità di monitoraggio e auditing - Valutazione e controllo dei rischi

12. Classi di Fornitura • Per ciascuno dei due appalti individuati (Realizzazione Applicativa e Realizzazione Infrastrutturale) è necessario identificare le Classi di Fornitura utilizzabili, come base per la definizione delle attività/deliverable/indicatori all’interno dei capitolati. • Una stessa Classe di Fornitura può avere più ISTANZE, cioè sottoprogetti con specifiche caratteristiche, per es.: Dimensionali / Qualitative che quindi comporteranno differenti: Attività / Costi / Livelli di servizio

13. Classi di Fornitura Appalto “Realizzazione Applicativa” Classi di Fornitura - Istanze

14. Classi dei Processi trasversali Appalto “Realizzazione Applicativa” Classi dei processi trasversali applicabili all’intero appalto (orientate alla gestione e al controllo)

15. Classi di Fornitura Appalto “Realizzazione Infrastrutturale” Classi di Fornitura - Istanze

16. Classi dei Processi trasversali Appalto “Realizzazione Infrastrutturale” Classi dei processi trasversali applicabili all’intero appalto (orientate alla gestione e al controllo)

17. Classi di Fornitura Un esempio di impostazione della Classe 1.1.2? Appalto “Realizzazione Applicativa”

18. PSW – Riuso Gestione Tributi Valutazione dell’impegno Dipendente da: • dimensione dell’applicazione (FP, n. programmi, LOC, ecc.) • grado di completezza della documentazione a disposizione Punti di attenzione • puntuale definizione delle interfacce organizzative per la fornitura del software originale oggetto del riuso • in relazione al grado di disponibilità della documentazione funzionale e di collaudo, nonché della manualistica utente e della configurazione aggiornata, vanno incluse le attività funzionali mirate a completare le parti mancanti (integrazione/riscrittura)

19. PSW – Riuso Gestione Tributi Le attività applicabili a questa Istanza sono: - Analisi dei requisiti; - Acquisizione del software da riusare; - Progettazione del Collaudo; - Predisposizione del sistema*; - Qualificazione Finale; - Installazione*; - Realizzazione del Collaudo; - Avviamento**. * Attività svolta nell’appalto Realizzazione Infrastrutturale ** Attività da eseguire contemporaneamente alle stesse previste su altre Istanze dell’appalto.

20. PSW – Riuso Gestione Tributi Analisi dei requisiti Si richiede al fornitore, sulla base del capitolato della fornitura, di dettagliare e se necessario completare tutti i requisiti, funzionali e non, applicabili alla specifica Istanza, verificandone: - completezza; - coerenza. Output dell’attività: documento “Specifica dei requisiti”.

21. PSW – Riuso Gestione Tributi Acquisizione del Software da riusare Si richiede al fornitore di acquisire dalla PA Cedente: - Specifica funzionale - Documentazione utente - Codice sorgente - Manuali di installazione e gestione operativa Il materiale acquisito sarà utile per lo sviluppo delle diverse istanze della fornitura e, in particolare, sarà analizzato allo scopo di progettare il collaudo

22. PSW – Riuso Gestione Tributi Progettazione del Collaudo Si richiede al fornitore di definire la Specifica di Collaudo che verrà utilizzata come guida dalla Commissione di collaudo in fase di collaudo della fornitura. Trattandosi di riuso di un’applicazione attualmente operativa presso la PA Cedente si richiede che il collaudo funzionale copra almeno il 70% delle funzionalità riusate, concordate con la PA Appaltante. La Specifica di Collaudo dovrà contenere i casi e le specifiche di test individuati e dovrà essere approvata dalla PA Appaltante.

23. PSW – Riuso Gestione Tributi Predisposizione del sistema Questa attività è oggetto dell’Appalto “Realizzazione Infrastrutturale”, ma al fornitore viene richiesto con questa attività di verificare che quanto realizzato nell’ambito dell’altro appalto sia coerente con i requisiti di questo. Qualificazione finale Si richiede al fornitore di effettuare internamente una validazione tecnica e funzionale dell’applicazione oggetto del riuso nell’ambiente definito per ospitarla, prima di consegnare il sistema alla Commissione di collaudo.

24. PSW – Riuso Gestione Tributi Installazione Questa attività è oggetto dell’Appalto Realizzazione Infrastrutturale, ma al fornitore si richiede di dare supporto nell’effettuazione dell’attività e di svolgere le seguenti attività: • configurare l’applicazione nell’ambiente di collaudo; • attivare i profili utente previsti per l’utilizzo dell’applicazione. Realizzazione Collaudo Si richiede al fornitore di dare supporto tecnico per il collaudo limitatamente al software oggetto di riuso.

25. PSW – Riuso Gestione Tributi Avviamento Si richiede di effettuare un unico avviamento per l’applicazione Gestione Tributi, comprensiva delle personalizzazioni, per cui l’attività comprenderà anche la migrazione definitiva dei dati dal sistema Legacy e l’installazione del software personalizzato.

26. Avviamento Segmentazione della Fornitura Appalto “Realizzazione Applicativa”

27. Indicatore Difettosità (1) Malfunzioni Bloccanti MBTOT FP = = NDIFB (%) numero totale di Malfunzioni Bloccanti rilevate nel periodo di riferimento dimensioni in Function Point delle applicazioni a inizio del periodo di osservazione =

28. Indicatore Difettosità (2) Malfunzioni non Bloccanti MNBTOT FP = = numero totale di Malfunzioni non Bloccanti rilevate nel periodo di riferimento dimensioni in Function Point delle applicazioni a inizio del periodo di osservazione ·  NDIFNB (%) =

29. Indicatore Efficienza rimoz. errori (1) Errori Bloccanti MBrimosse MBrilevate = = RERRB numero Malfunzioni bloccanti per tipo rimosse nel tempo limite numero Malfunzioni bloccanti per tipo rilevate =

30. Indicatore Efficienza rimoz. errori (2) Errori non Bloccanti MNBrimosse MNBrilevate = = RERRNB numero Malfunzioni non bloccanti per tipo rimosse nel tempo limite numero Malfunzioni non bloccanti per tipo rilevate =

31. Applicazione indicatori Perimetro di applicazione fase di collaudo Appalto “Realizzazione Applicativa”

32. Applicazione indicatori Perimetro di applicazione fase di avviamento Appalto “Realizzazione Applicativa”

33. Applicazione penali NDIF – Indicatori DIFETTOSITA’ Sono state definite 2 classi di criticità della difettosità, alle quali sono associati i seguenti valori soglia:

34. Applicazione penali RERR – Indicatori Efficienza Rimoz. Errori Sono state definite 2 classi di criticità, alle quali sono associati i seguenti valori soglia:

35. Criteri di applicazione penali ATTENZIONE! Le penali devono essere progettate in modo da : • essere ragionevoli e commisurate al danno indotto dal non raggiungimento degli indicatori (livelli di servizio) previsti; • essere non vessatorie nei confronti dei fornitori • evitare contestazioni di responsabilità (è necessario che per la definizione degli indicatori e delle penali si valutino in termini di processo tutte le dipendenze tra gli attori coinvolti nella fornitura)

36. Classi dei Processi trasversali Un esempio di impostazione della Classe 6.2.1? Appalto “Realizzazione Applicativa”

37. PGE – Gestione e processi organizzativi Valutazione dell’impegno Dipendente da: • durata stimata della fornitura • livello di criticità e di rischio della fornitura Punti di attenzione • enfasi sulla gestione dei rischi di progetto • enfasi sulla gestione della comunicazione • requisiti stringenti di pianificazione e controllo

38. PGE – Gestione e processi organizzativi Le attività individuate per questa Istanza sono: - Pianificazione del Progetto - Analisi dei rischi - Pianificazione delle comunicazioni - Pianificazione della qualità - Controllo del progetto

39. PGE – Gestione e processi organizzativi Pianificazione del Progetto Coerentemente con quanto previsto per l’intera fornitura, si richiede che il fornitore predisponga e mantenga aggiornato un Piano di Progetto e un Piano delle attività comprendente tutte le attività previste dalle Istanze che compongono l’appalto. Analisi dei rischi Si richiede al fornitore di applicare la metodologia di gestione dei rischi prevista per l’intera fornitura. Pianificazione della Comunicazione Coerentemente con quanto previsto per l’intera fornitura, si richiede che il fornitore predisponga le modalità di Comunicazione e mantenga aggiornato un Piano per la loro gestione

40. PGE – Gestione e processi organizzativi Pianificazione della Qualità Si richiede al fornitore un piano che definisca gli obiettivi di qualità dell’intero appalto e le modalità per garantirne e verificarne il raggiungimento. Controllo del progetto Si richiede che il fornitore esegua le attività di gestione e di controllo sull’intero processo produttivo come previsto nei piani della Qualità di Progetto e della Comunicazione per verificarne l’efficacia e l’efficienza ed individuare eventuali azioni correttive / preventive.

41. Indicatore Rispetto Scadenze Rispetto Scadenze Contrattuali RSC (gg lavorativi) = Dc - Dp dove Dc = Data consegna effettiva Dp = Data prevista consegna

42. Esempio di penale RSC Indicatore Rispetto Scadenze Contrattuali Sono stati definiti valori soglia differenti per i due rilasci previsti nel contratto di appalto. A questi vengono applicate penali contrattuali anche differenti.

43. Conclusioni Qualitàdi processo negli acquisti di beni e servizi ICT = Modo di produrre che minimizza sprechi e perdite di tempo cioè modo di lavorare “a regola d’arte” avvantaggiando fornitori, clienti e personale implicato

44. Conclusioni La qualità di processo richiede bassi investimenti (formativo-culturali) e produce grandi ritorni Qualità del processo di approvvigionamento Qualità del prodotto/servizio

45. Conclusioni Per ottenere la qualità di processo È necessario che il Cliente (la P.A. appaltante) abbia la capacità di governo e controllo dell’acquisizione Questo è reso possibile dall’utilizzo delle Linee Guida

46. Grazie per l’attenzione Antonio Lorenzo Rassu a.rassu@c-m.it partecipante al Gruppo di lavoro Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT Un esempio di applicazione delle Linee Guida Convegno Confindustria - CNIPA Parma, 28 novembre 2005