LES TECHNIQUES DE REUNIONS

1. LES TECHNIQUES DE REUNIONS

2. TECHNIQUE DE RÉUNION Les méthodes de communication peuvent et doivent participer à l'évangélisation. Les techniques de réunion sont des façons de se faire comprendre. Elles participent à l'organisation des gens et à créer chez eux un engouement pour les choses qui les touchent de près. Ainsi, on note trois (3) principes fondamentaux qui correspondent à trois (3) étapes importantes d'une réunion ce sont : -  La préparation de la réunion     -  Le déroulement de la réunion     -  Le suivi des résolutions (décisions)

4. 1- PREPARATION DE LA REUNION: Elle suppose la mise en place d'un ensemble de dispositions c'est-à-dire connaître l'ordre du jour de la réunion, la date, le lieu et la qualité des participants (il s'agit du type de personnes qui participent à la réunion: est-ce que ce sont des sympathisants? des cadres? des enfants? des jeunes déscolarisés?

5. 1-1  Objectif de la réunion C'est un maillon du programme d'activités. A cet effet Hélène Sorez dans son ouvrage Pour conduire une réunion  distingue six (6) types d'objectifs : 1)Réunion pour se distraire et se détendre 2)Réunion pour donner des informations ou Réunion d'information : est une réunion descendante 3)Réunion pour recueillir des informations ou Réunion d'information ascendante : est une réunion de sondage d'opinion. 4)Réunion pour réfléchir sur un problème : est une réunion centrée sur le groupe. 5)Réunion pour trouver la solution d'un problème : est une réunion centrée sur le problème. 6)Réunion pour prendre des décisions : il s'agit d'aboutir à des décisions. C'est une réunion de stratégies. On peut prendre l'exemple du Conseil des Ministres.

6. Cependant, ne dehors de ces six types, une Association, un service autonome etc. Peut prendre des décisions prendre et réfléchir sur des perspectives d'avenir.

7. 1-2 La date Elle se décide par les initiateurs. Mais il est important de savoir si la date est appropriée afin d'avoir le plus de personnes à la réunion. Cela signifie une étude du contexte.

8. 1-3 Le lieu de la réunion Il faut trouver ou penser un lieu approprié au type de réunion. Il doit être bien connu.

9. 1-4 La qualité des participants Il est question des personnes qui peuvent ou doivent participer à la réunion. En fonction d'eux, on trouve les éléments essentiels à la réunion.

10. En résumé, il faut dire que l'objectif de la réunion détermine le type de communication. C'est pourquoi, en vue d'avoir le maximum de participants, il faut envoyer des lettres d'invitation ou des communiqués pour les prévenir.

11. 2 - DEROULEMENT DE LA REUNION Il s'agit de la tenue de la réunion qui doit correspondre à l'objectif (type) de la réunion.

12. 2-1 La disposition spéciale Il faut que l'espace soit convenable pour les participants. Tout  en ayant présent à l'esprit que l'objectif de la réunion détermine le type de communication. On a : • Réunion d'information descendante  c'est-à-dire une réunion verticale : Ex : Messe, cours en amphi...  * réunion d'information ascendante c'est-à-dire une réunion à communication horizontale : Ex Échanges, sondage.

13. 2-2 La disponibilité du matériel de communication Il faut s'assurer des dispositions intéressantes et du bon fonctionnement de la sono et des microphones etc.

14. 2-3  La ponctualité Il faut que chacun prenne de bonnes habitudes de la ponctualité. On doit être rigoureux sur ce point. Car, plus on commence à l'heure mieux la réunion se déroule et plus on avance et plus on avance dans les idées et propositions. Le nouvel esprit «l'heure africaine» n'existe pas. Il faut bien comprendre le sens et tout le contexte du retard des réunions dans l'Afrique Traditionnelle. 

15. 2-4 Le quorum Il s'agit de la proportion de participants qualifiés pour délibérer ou participer à la réunion. Aune réunion de syndicat par exemple, on ne va pas permettre à un observant de voter ou de prendre des décisions. On dit souvent «respecter le quorum». 

16. 2-5 L'ordre du jour C'est pour une prochaine réunion. Il faut l'adopter de sorte que chacun puisse se préparer mieux avec les arguments appropriés.

17. 2-6 La tenue des dirigeants de la réunion * Être bien vêtu; les maquillages pas trop choquants; les chaussures propres et bien cirées. * A la gestuelle, il faut maîtriser ses gestes; pas de colère; ni d'emportement; pas d'injures à l'endroit des participants. * Le style de conduite de la réunion (cf. photocopie sur les caractéristiques des styles de leadership à la fin du doc.) * Le sens de la parole : il ne faut pas utiliser un langage argotique c'est-à-dire un jargon de rue (cela dépend de l'auditoire); pas de grossièreté; se montrer courtois ; (je voudrais, j'aurais voulu que...) pas attaquer nommément les participants. Réagir de manière générale afin de ne frustrer personne, ne pas monopoliser la parole pendant longtemps.

18. 2-7 La tenue des participants * On peut avoir «des manipulateurs» dans la salle de réunion. Ce sont des «calculateurs». Ace à eux, il faut demeurer serein; il faut également les mettre en garde de manière indirecte, tout en étant courtois. Toutefois, il faut donner des consignes strictes. * On peut avoir des participants pleins de suffisance ou encore des appels de leaders sauvages. Face à eux, il faut relativiser leurs points de vue de manière indirecte également, tout en affichant une neutralité concrète. * On peut être confronté à des bornés, des personnes qui font de longues interventions pour dire peu de choses. Face à eux, il faut donner des consignes - après eux, après leur intervention s'entend ou les prévenir ou savoir  les arrêter sans les frustrer. * On peut avoir des participants agressifs ou émotifs ou nerveux. Ils ont une tendance de dominateurs. Face à eux, il faut donner une réplique conséquente. Pour eux aussi, il faut donner des consignes strictes.

19. On peut avoir des participants agressifs ou émotifs ou nerveux. Ils ont une tendance de dominateurs. Face à eux, il faut donner une réplique conséquente. Pour eux aussi, il faut donner des consignes strictes. * On peut avoir des participants généralistes c'est-à-dire qui généralisent les choses, ou des gens paternalistes qui minimisent les sujets ou prennent les participants comme des enfants etc. Fac à eux, il faut être très diplomatique. * On peut avoir des particularistes ............ * On peut avoir des indifférents ...............

20. En somme, les attitudes à avoir sont fonction des situations précises. Il faut donc pouvoir doser la direction d'une réunion. Pour les caractéristiques des styles de leadership, il est conseillé d'être démocrate.

21. 3- REUNION EFFICACES … QUOI ? I- INTRODUCTION DE LA REUNION: 1- OBJECTIFS : Vous les définissez clairement. 2- AGENDA : Le facilitateur *valide l’agenda – le contrat « temps » 3- ATTENTE DES PARTICIPANTS : Le facilitateur *fait un tour de table et note les attentes.

22. II- DEROULEMENT DE LA REUNION: 4- LE CORPS DU MEETING: Le facilitateur *suit l’agenda, recentre sur les objectifs et assure le respect des règles du jeu, vous prenez les décisions.

23. III – CONCLUSION DE LA REUNION 5- BENEFICES : Le facilitateur *évaluer avec les participants les apports résultant de la réunion et les notes. 6- PREOCCUPATIONS : Le facilitateur *identifie avec les participants les préoccupations de la réunion et les notes . 7- PLAN D’ACTION : Le client établit les prochaines étapes relatives aux objectifs et aux préoccupations : QUOI, QUI, QUAND ? 8- CONCLUSION : Vous résumez les points clés.

24. 5- REUNION EFFICACE …COMMENT ? AVANT LA REUNION : les Rôles Vous : Identifiez votre but et définissez les objectifs et l’agenda de la réunion avec la Facilitateur . Le Facilitateur : - Gérer la logistique de la réunion - « Cadrer » la réunion avec chacun des participants - Assurer la diffusion de l’agenda : lieu, heures de début et de fin de séquences.

25. PENDANT LA REUNION : Les règles - Soyez positif. - Soyez synthétique. - Considérez toutes les idées comme valables à priori. - Écoutez attentivement …reformulez de façon constructive. - Stimulez :  « comment faire pour… » « j’aimerais savoir …etc » - Focalisez-vous sur le problème, pas sur les personnes. - N’oubliez pas vos objectifs. Précisez qui fait quoi, quand…et surtout respectez votre « contrat temps ».

26. APRES LA REUNION : Le suivi Vous : • Évaluez l’efficacité de la réunion avec le facilitateur. • Diffusez le compte rendu immédiatement.