Schéma Directeur du Système d’Information CHIC Castres-Mazamet

1. Schéma Directeur du Système d’Information CHIC Castres-Mazamet Comité de pilotage du jeudi 7 février 2008 2008- 2010 Derniers comités de pilotage : 7 juillet 2004 18 novembre 2004 12 octobre 2005 19 juin 2006 12 avril 2007 W:\projets\SDI\suivi\2008\commission SDSI 7 février 2008.ppt

2. Comité de pilotage du SDSI Sommaire Bilan projets 2007 ----------------------- page 3 Volet Patient 2008 à 2010 ---------------- page 4 Volets Gestion et Logistique -------------- page 5 Sécurité ----------------------------------- page 6 Préparation déménagement et sécurité -- pages 7 et 8 Certification ------------------------------ page 9 SDSI et Projet d’Établissement, / Médical – SROS SI ------- page 10 Budget ------------------------------------ page 11 Formation 2007, 2008 ------------------- page 12 Plan Hôpital 2012 ------------------------ page 13 Analyse par processus --------------------- pages 14 à 15 Conclusions à terminer en séance ---------- pages 16 et 17

3. Bilan sur les Projets 2007 Projets détails : GESTION EPRD T2A Suppression du taux de conversion Déconcentration de gestion (Pôles) Plan Global de Financement Prévisionnel Infocentres GTT et CORTEXTE Décisionnel : infocentres à agréger Infocentre et Décisionnel (évolut° Médifin + PMSI Pilot) PATIENT Dossier Patient numérisation radio(Relancé) Circuit médicament, CBUM+ CHIMIOS Labo Serveur résultat intranet (+ bioserveur) Serveur de prescription(2007 2008) migration productionen septembre 2006 Bloc :Actes et organisation activité Équipements en cours d’installation en Salles de Bloc LOGISTIQUE renouvellemt parc en exploit° raccordement sites annexes Restauration ( production à planifier) GMAO (matériel + Formation) Accréditation (logiciel APTA)

4. Projets 2008 – 2010 à valider par le CoPil du SDSI Projets liés au Patient: Questions Remarques Dossier patient:Unique Num. Partagé Pb : stockage, numérisation, accès 70 E/an/m3, 36 E/1000p, 110 KE Nouveau scénario à l’étude qui présente l’avantage d’être réaliste G° RV Investisst ou Exploitation Atelier "Hôpital Neuf". + expérimentation 24h sans Dossier + travail sur F. Anesthésie difficile à structurer sur format papier 150 KE investt puis 30 KE/an ou 60 KE/an Avant HN ? Chefdeprojet Atelier "Hôpital Neuf". PACS 200 KE/an + SIR : 170 KE Système d’Information Radiologie + PACS : étude externalisation Circuit du médicament • De la Prescription à l’administration (lien avec Cortexte ) • Logiciel spécifique dédié aux chimios Organisation du déploiement Atelier de travail « Hôpital neuf ». Rappel CBUM : (2007 : choix logiciel+ 16 lits)+Oncologie,2008 : 60 lits cardio et pneumo) Difficulté saisie mobile, paramétrage et pas de haute disponibilité Laboratoire : évolution du SIL • Nlle Version Gestion de la production 2009 SIL : 91 KE SPI décalé de 2007 à 2008 Pour médecins de ville : Accès sécurisé : lettres de sortie, résultat labo : juin 2007, …) Mipih puis DMP Lettres de sortie : décalé à 2008 Mais aussi PH de garde Bloc : Traçabilité + prothèses implants Actes et organisation activité Demande de logiciel dédié ? 2008 DIANE ? 150 KE à étudier Système compatible avec Sté centrale Répartition coûts de formation ? Expérimentat° avec Cortexte dès que le matériel sera installé (CLIN) Cardiologie : • demande de logiciel dédié à étudier Quelle intégration dans le SIH ? L’éditeur de Cortexte doit intervenir

5. Projets 2008 – 2010 à valider par le CoPil du SDSI Projets Gestion Remarques : Questions En Cours : évolution Médifin Infocentres à agréger Comptabilité Analytique Décisionnel / Tableau de bord CHIC-Pôles Gestion de Badgeuses Logiciel GTT conservé 2009 ? Chefdeprojet? 80KE+dutemps Lien GTT, annuaire centralisé, contrôles d’accès aux locaux (personnels, fournisseurs et prestations (foyer, …) Projets Logistiques Remarques : Questions Préparer infrastructure et raccordement de l’Hôpital Neuf au réseau inter sites Mise en place de la Haute Disponibilité (prépare également le déménagement) En Cours Surcoût de 90 KE intégré dans Plan Hôpital 2012 Restauration ( production à planifier) prestations / hôpital neuf à préciser : services aux hospitaliers et aux patients (téléphonie, TV, internet) sur réseau VDI 2006 – 2009 AssistanceMOA rédaction CCTP Atelier « Hôpital Neuf » Aide ponctuelle Renouvellement Parc + mise en phase avec les besoins sur HN Procédures Marchés Recensement par pôles à conduire

6. Projets 2007 – 2009 Politique Sécurité Domaines Echéances Existant, Actions à réaliser: Politique de Sécurité 2005 - 2006 Intégrée dans SDSI périmètre 2006 – 2007 défini Management de la Sécurité Rôles, responsabilités à compléter Inventaire et classification des ressources À jour sur les principaux SI 2005 Sécurité et Ressources Humaines Charte : utilisation du SI Intégrée dans livret accueil personnel Sécurité physique et sécurité de l’environnt Secours électrique et réseaux Procédures, consignes, sv recours, réseaux redondants, note internet internet via black lists Exploitat° informatique et G° des réseaux Contrôle d’accès logique Sur les principaux SI Charte "gestion identité patient" Rôles MOA-MOE pas tjs définis Développement et maintenance des applications et systèmes Gestion de la continuité (S.I. et Voix) 2006 2008 Stockage SV, Réseaux, ARF plan « reprise d’activité" en cours Respect de la réglementation externe et interne 2010 sur les principaux SI Mise en œuvre décret confidentialité 15 mai 2007

7. Point sur les réseaux et communications du CHIC Site principal Court séjour Castres Tous les Serveurs de production + intégrale des données Site principal Court séjour Castres Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Téléport/Causse IMS Castres haut débit Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Site principal Court séjour Mazamet Résidence du Midi Mazamet Relais IMS SMUR Unité de Soins de Longue Durée Aussillon haut débit Les Monges Castres Hôpital Neuf Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Villégiale St Jacques Castres Hôpital Neuf Site des Lices Castres haut débit Liens voix et informatique Liens informatique téléphonie avec extérieur Blanchisserie Labruguière

8. Point sur les réseaux et communications du CHIC Site principal Court séjour Castres Tous les Serveurs de production + intégrale des données Site principal Court séjour Castres Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Téléport/Causse IMS Castres haut débit Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Site principal Court séjour Mazamet Résidence du Midi Mazamet Moyen séjour Mazamet Relais IMS SMUR Unité de Soins de Longue Durée Aussillon haut débit Les Monges Castres Hôpital Neuf Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Villégiale St Jacques Castres Hôpital Neuf Site des Lices Castres SMUR haut débit Liens voix et informatique Liens informatique téléphonie avec extérieur Blanchisserie Labruguière Site principal Court séjour

9. SDSI 2007 – 2009 : Certification Références HAS ex ANAES Evaluations et dynamiques d’amélioration Réf 21Le recueil et la mise à disposition de l’information sont organisées au CHIC Evaluations et Dynamiques d ’amélioration • Dysfonctionnements du SI recensés, analysés et traités (OUI) • La satisfaction des utilisateurs est évaluée et prise en compte (fréquence 2 à 3 ans 2002, 2005) et enquête 2008 (satisfaction et besoins) • En 2005 : enquête de satisfaction (via Union) • attentes utilisateurs (via commission + enquête) • La gestion du Dossier Patient est évaluée • accessibilité du dossier pour les hospitaliers • accessibilité de l ’information + exhaustivité • tenue du dossier et ergonomie • confidentialité et intégrité • transmission des infos pertinentes (en intra et vers l ’extérieur) • accessibilité et lisibilité des infos pour le patient • traçabilité des prises de décisions, des PEC et éléments de gestion des risques liés à chaque patient • Archivage du dossier Réf 22 Une identification fiable et uniquedu patient est assurée (charte) Réf 23 La sécurité du SI est assurée Une politique de sécurité est mise en œuvre • Disponibilité (améliorat°orga+technique) • Intégrité (Charte Identité, contrôle) • Confidentialité (gestion des droits) • Auditabilité (à améliorer) La sécurité du SI est évaluée (à améliorer) Démarches et formalités CNIL (simplifiées) Réf 24 Le dossier du patient obéit à des règles de gestion définies pour l ’ensemble des secteurs d ’activité

10. SDSI et Projet d’Établissement / Médical et SROS SI • Le volet SDSI du projet d’Établissement doit être formalisé • Il existe aujourd’hui un certain nombre de projets dans le SDSI qui couvrent la période du projet d’Établissement / Médical en cours • Question : • Y a-t-il d’autres projets qu’il faudrait voir figurer dans ce SDSI ? • Le SROS SI doit être finalisé fin mars 2008. Le respect de ce calendrier conditionne celui du Plan Hôpital 2012. Le SDSI du CHIC intégrera au mieux les composantes du SROS SI.

11. Budget en KE du SI 2007-2009 2008 2009 Projets 2007 EXPLOITATION • Crédit Bail ou Location avec option d’achat • Réseau inter sites et autocoms • Maintenances (équipements – logiciels) • Total exploitation (sans coût personnel) 91 68 435 594 164 71 465 700 168 73 475 716 100 (labo SRI, CBUM, infocentres et GMAO) 562 (DPI et SIR Labo SPI) + équiptCBUM PCS / PRA 278 EquiptCBUM Labo prod (sans B.O. Ni Cardio) badgeuses Volet PATIENT Dont Dossier Patient numérisé --------150 KE numérisation radio (Relancé) ----200 KE Circuit médicament, CBUM + CHIMIOS Labo SRI (30 KE), SPI (31 KE) et production -------------------90 KE Bloc Opératoire (?) ---------------150 KE Logiciels de spécialité (Cardio ?) 50 KE Volets GESTION et INFRASTRUCTURE Dont Infocentres -----------------------25 KE GMAO ----------------------------40 KE Gestion des badgeuses -----------77 KE Plan de Continuité de Service ----90 KE

12. Projets planifiés sur 2007 et 2008 … et leur formation Formation 2007 Remarques Gestion Pastel V3 – Noyau – T2A 4 K€ Factu par GHS (BE, acteurs, … ) Infocentre – GDC + Medifin 6 K€ Finances Assistant et contrôleur de Gest° + … PGFP (commandé en juin 2006) Finances (Plan Global Financt Prévisionnel) Agirh + BO Magh2 + BO BRH + Eco : Rappel infocentre 2 K€ GTT Médical GED (reportée) Prépa dématérialisation dossiers administratifs Patient SIM - PMSI – T2A 3 K€ DIM (factu par GHS) DPI (GED …) + numérisation radio date ? Numérisation Dossier Patient 15 KE Hémovigilance Cursus 1 K€ DIM Non utilisé en 2004 mais  2005 Pharmacie :CBUM, circuit médic : prescription, 8 K€ Pharmacie + prescripteurs… prescripteurs (Prescription …) 8 K€ Prescripteurs à administrateurs ? Pharmacie Laboratoire . SRI (2006) et SRI + SPI (2007) 11 K€ Laboratoire confirmer 2007 : SPI ou production SIIPS 2 K€ DS (Cortexte ?) OPTIM (Sté) + Bloc (2008) Bloc: expérimentation 2007, gestion Bloc 2008 ? Logistique DAO CAO (Alain Gourc) 1 K€ AG GMAO 2 K€ AG, EC, MOJ et SD DATAMEAL (Repas)[10 KE prévus par Sce éco] Restauration (attention g° prod reportée 2007 ?) 4 K€ Unix, W2003 Sr, active directory, sécurité scio 2 K€ Développement internet scio Helpdesk bureautique : à valider pour plan 2007 6 K€ Prise en main à distance: assistance utilisateurs Audit sécurité : préparation plan reprise activité 5 K€ Cellule qualité et GdR + SCIO + acteurs Qualité : Total 80 K€ Pour 2008 : 60 KE ont été budgétisés

13. Projets du SDSI à présenter au Plan Hôpital 2012 détails : Projets Echéances Éligibilité : production de soins • Mutualisation • Externalisation • Haute disponibilité • Cycles courts (3 ans) • Investissement et avant Ordre de Service • Financement à 50% des projets retenus Février : Intentions à l’ARH Mars à mai : Navette avec l’ARH pour l’élaboration des dossiers. Juin : analyse de l’ARH Septembre : éligibles ou pas 2008 : 1ère phase 2009 : 2ème phase PATIENT Dossier Patient numérisé numérisation radio(Relancé) Circuit médicament, CBUM+ CHIMIOS Bloc Opératoire (Équipements / logiciels ?) à l’étude 2008 2008 ou 2009 ? 2009 Externalisation Mutualisation Equipements et CBUM à respecter INFRASTRUCTURE et SECURITE Plan de Continuité de service Annuaire centralisé Authentification (CPS) à l’étude 2008 Étude à conduire en totalité Décret du 15 mai 2007 : Impose qu’avant 2010 tout accès à l’information médicale se fasse via CPS

14. Projets 2007 – 2009 : macro processus métiers … "complets" Processus associés Piloter et superviser l’activité Gestion du Dossier Résumé des Venues Reporting PMSI Facturation Gestion des recettes Prendre en charge le patient en unité clinique Coder les actes, les diagnostics et les produits de santé Piloter et superviser l’activité Accueil Examiner consulter le patient et construire un diagnostic Prescrire demander Administrer Gérer la sortie Des actes Des soins Des actes Des soins patient programmé De l’unité clinique De l’entité Des produits de santé Des produits de santé patient non programmé Analyser les résultats et comptes-rendus Coordonner et planifier Produire les actes médico-techniques Coder lesactes, les diagnostics et les produits de santé Les demandes et les soins Réaliser les Actes chirurgicaux Produire les Analyses biomédicales Produire les Actes d’imagerie Demander un bien ou un service Dispenser les PSL Dispenser les produits de santé Analyser les résultats et comptes-rendus, diffuser les comptes-rendus Processus support Gérer et mettre à disposition les ressources Gérer les informations patients Gérer la connaissance Vigilance : Gérer les risques Gérer la traçabilité

15. Projets 2007 – 2009 : processus fonctionnels … "complets" Authentification, éditique, archivage, échange de données, administration et exploitation du SIH, sécurité, Disponibilité, Intégrité, Confidentialité Pilotage et supervision Analyse de l’activité Gestion du DRV Reporting PMSI Facturation et contrepartie Gestion de la venue Gestion partagée des informations Patient Production clinique et Médico-technique Codage actes,diagnostics,prdts de santé Gestion du Plan de soins Identification patient Gestion du dossier patient Prescription des produits de santé Gestion des demandes d’actes Partage de la connaissance Gestion des consentements Protocoles Nomenclatures et référentiels (CCAM,CIM10, structures, annuaires, etc.) Bases de connaissance Prescription chimiothérapie Gestion des dépôts de valeur Disponibilité Production des CR cliniques et médico-techn. Production des résultats d’imagerie Localisation / Gestion des mouvements des patients Gestion et partage des informations de vigilance Production des résultats de bio analyses Suivi des vigilances Gestion des ressources Coordinat°organisat° planificat° transports Cde repas RH Équipements Dispensation prdts de santé Gest° plannings des ressources Gest° des RDV et planification des demandes Gestion hôtelière g° production Administration de l’information patient Administration de l’identité patient Relation partenaires de santé (DMP, réseaux, etc.) Gestion des profils d’accès Gestion des mandats Organisation et annuaire Gestion des personnes Gestion de l’organisation Annuaire Gestion des structures Gestion des équipements

16. Conclusions du CoPil du SDSI du 7 février 2008 Le plan d’informatisation est globalement respecté mais … Les difficultés rencontrées pour les projets majeurs Dossier Patient Unique et Circuit du Médicament (encadré par le CBUM) nous ont conduits à scinder ces gros projets et à mieux définir leur périmètre et leurs contraintes… tout en avançant. La démarche consiste à permettre au Dossier Patient Informatisé de s’améliorer sur la prise en charge à l’entrée du patient et à transformer en preuve du Dossier Patient "papier". La fiche "anesthésie, comme d’autres documents semble rencontrer des difficultés à être intégrée dans Cortexte. Attention ces pratiques nécessiteront toujours le Dossier Patient Papier pour être complété. Quel que soit le scénario retenu, la gestion des rendez-vous est primordiale pour anticiper les demandes de dossiers. Il faut également souligner le risque de généralisation des demandes de logiciels de spécialité : l’éditeur de Cortexte doit impérativement intervenir (le temps nécessaire) pour adapter CORTEXTE. Le Circuit du Médicament fait l’objet d’une expérimentation axée sur l’appel de Disporao par Cortexte. Ici aussi une évaluation sera effectuée sur la base du cahier des charges rédigé par le groupe de travail courant 2006. L’organisation du déploiement du circuit du médicament informatisé est lourde. Ce point a été abordé lors du CoPil du CBUM mais reste à régler. A noter : Le circuit des chimiothérapies sera traité par le logiciel dédié Asclépios. L’harmonisation/informatisation de gestion des blocs et des services de radiologie demeure indispensable pour préparer l’Hôpital Neuf. Les technologies de numérisation pourraient être abordables. Le choix "externaliser ou pas" présente des similitudes avec celui de la diffusion des résultats du laboratoire ou des lettres de sortie, notamment vers les médecins de ville. La chefferie de Projet est à définir. Après la suppression du taux de conversion et un taux T2A à 50 %, la T2A passe à 100 % en 2008. Cela nécessite une forte coordination entre le DIM et le Bureau des Entrées, entre la Pharmacie et les Services de Soins. Cette phase prépare la facturation au GHS. Organisation par pôles et GDC : Le S.I. a été capable de fournir les indicateurs et les tableaux de bord à l ’équipe coordonatrice du pôle. Il faut cependant améliorer et automatiser les extractions de données, leurs traitements et la diffusion de l’information.

17. Conclusions du CoPil du SDSI du 7 février 2008 L’installation de badgeuses constituera un projet délicat par ses impacts : Annuaire centralisé à constituer et faire vivre Contrôles d’accès aux locaux (personnels, fournisseurs, etc.) Lien avec la Gestion du temps de Travail Le calendrier et la chefferie de Projet restent à définir Le réseau "informatique"  relie l’ensemble des sites du CHIC Le parc informatique devra se mettre en phase avec les besoins sur l’Hôpital Neuf La préparation de l’Hôpital Neuf associée la nécessité d’une disponibilité accrue de l’information permettra d’augmenter considérablement la sécurité tout en réduisant l’impact du déménagement. Les nouvelles fonctionnalités à mettre en œuvre avant et pour l’Hôpital Neuf demandent à l’outil informatique d’évoluer vers la mobilité. La Gestion des Risques est intégrée dans la thématique « Sécurité » : le Système d’Information peut être indisponible … Chaque acteur doit en prendre conscience. Un Plan de Reprise d’Activité du Système d’Information est en cours de préparation. Les conditions financières marquées par une augmentation de la charge de la maintenance et du besoin en investissement se traduiront par des arbitrages sur les projets prévus au SDSI (en fonction de valorisations plus précises à venir des gros projets). Le CHIC compte sur le plan Hôpital 2012 pour accompagner le financement de ces lourds projets.