BIX-Bibliotheksindex příklad měření výkonu a činnosti vysokoškolských knihoven

1. BIX-Bibliotheksindexpříklad měření výkonu a činnosti vysokoškolských knihoven Možnosti měření efektivnosti a výkonnosti pro vysokoškolské knihovny Brno 15.9.2009 Vít Richter vit.richter@nkp.cz

2. Hlavní témata • Proč měřit kvalitu a výkon knihovny? • Co je benchmarking? • BIX – Bibliotheksindex • Cílové dimenze • Indikátory pro vzájemné srovnávání • Srovnávání • Závěr – jak začít měřit kvalitu a výkon?

3. Proč měřit kvalitu a výkon knihovny • Poskytovat kvalitní služby – proces trvalého zlepšování • Prokázat svou ekonomickou efektivnost • Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí • Získat kladné hodnocení od svých uživatelů  • Jak měřit kvalitu svých služeb? • Jak prokázat svou efektivnost? • Jak a s čím se srovnávat?

4. Často kladené otázky • Chce zřizovatel snížit rozpočet knihovny? • Chcete požádat o zvýšení dotace na knihovnu? • Máte hodně nebo málo pracovníků? • Vydáváte na nákup knihovního fondu hodně nebo málo peněz? • Jsou služby a zdroje knihovny efektivně využívány? • Ve které oblasti dosahuje knihovna dobrých výsledků? • Ve kterých zaostává? Máte připravené odpovědi?

5. Problémy měření výkonu v knihovnách • Ziskovost  hospodárnost • Problém vstupů a výstupů • Vstup = finanční prostředky • Výstup = služby = nepeněžní plnění • Různorodost výstupů a služeb bez jednotného měřítka • Výpůjčky • vzdělávání, akce • návštěvy fyzické • návštěvy internetové stránky • …

6. Různé metody měření výkonu a kvality • Metody a techniky strategického managementu • Finanční analýza • Analýza SWOT • ISO 9000 • CAF – společný hodnotící rámec • BSC - Balanced scorecart (systém vyvážených ukazatelů výkonnosti podniku) • Benchmarking

7. Co je BENCHMARKING? • Benchmarking = • Standard • Značka zeměměřiče pro měření výšky • Komparativní bod • Porovnávací ukazatel • Srovnávání vlastní výkonnosti s nejlepší praxí • Je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř knihovny a jejím smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní knihovně • Poprvé použit v r. 1979 – Xerox Corporation • Benchmarking – externí, interní, odvětvový, generický

8. Co je BENCHMARKING? CO MY DĚLÁME?JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ?JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? SROVNEJTEA UČTESE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

9. Postup benchmarkingu Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

11. Bertelsmann Stiftung • Bibliotheksportal - Kompetenznetzwerk für Bibliotheken • Deutscher Bibliotheksverband • Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen • B.I.T. online • infas - Institut für angewandte Sozialwissenschaft • Hochschule der Medien Stuttgart

12. BIX – Bibliotheksindex • Podporováno Berstelmannovou nadací • Zahájení 1999 veřejné knihovny • vědecké (vysokoškolské) knihovny od roku 2004 • BIX – Bibliotheksindex • Veřejné knihovny – 5 velikostních kategorií knihoven - (cca 177 knihoven) • Vědecké (vysokoškolské) knihovny - (cca 81 knihoven) • Provádí se vzájemné srovnání kvantitativních a kvalitativních parametrů, které dosahují konkrétní knihovny • Určuje se pořadí knihoven – zjištěná data jsou převáděna na indexy • Vstup knihovny do projektu je dobrovolný ale placený 170,- EUR • Každá knihovna vyplní dotazník: statistická data + slovní popis • Poskytnutá data jsou veřejná - databáze

13. Kategorie knihoven – vědecké knihovny • Univerzitní knihovny – dvě kategorie: • Jednoúrovňový systém - centrální knihovna = 35 • Dvouúrovňový systém – centrální knihovna + knihovny fakult apod. = 16 • Vysokoškolské knihovny = 29 • Účast knihoven z různých zemí: • SRN, Rakousko, Švýcarsko, Slovinsko, Itálie

14. Vstupní údaje • Počet knihoven • Počet základních uživatelů • Počet studentů • Počet učitelů • Aktivní uživatelé (vypůjčovatelé) • Počet aktivních uživatelů (vypůjčovatelé), pouze členové univerzity • Počet aktivních uživatelů (vypůjčovatelé) mimo vysokou školu • Počet studijních míst • Počet studijních míst s počítačem • Počet studijních míst s připojením k internetu • Plocha knihovny pro uživatele m² • Týdenní provozní doba pro veřejnost • Fyzické návštěvy knihovny • Virtuální návštěvy knihovny • Výpůjčky celkem • Výpůjčky bez rezervací a MVS • Přírůstek médií • Počet hodin informační výchovy uživatelů • Celkový výdaje školy • Celkové výdaje knihovny • Výdaje školy na knihovnu • Příjmy z vlastní činnosti, granty • Mzdové výdaje knihovny • Výdaje na nákup médii (s vazbou) • Výdaje na nákup médii (bez vazby) • Výdaje na nákup EIZ (elektronické informační zdroje) • Počet pracovních úvazků • Plánovaný počet úvazků • Počet pracovníků zpracovatelských útvarů • Počet pracovníků v oblasti el. služeb • Počet dnů věnovaných vzdělávání pracovníků Většina vstupních údajů jsou standardně sbíraná statistická data

15. 4 cílové oblasti = 16 indikátorůVyužití principu BSC= systém vyvážených ukazatelů výkonnosti •  Nabídka - 5 Využívání - 4 Efektivnost - 3 Rozvoj - 4

16. Cílová oblast: Nabídka • Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 základních uživatelů • Počet pracovních úvazků na 1000 základních uživatelů • Výdaje na literaturu a informační zdroje na 1000 základních uživatelů • Podíl výdajů na elektronické informační zdroje na celkových nákladech na nákup médií • Týdenní provozní doba pro veřejnost Základní uživatelé = studenti + pedagogové a vědečtí pracovníci, ale nikoliv ostatní pracovníci instituce • Co nabízí dobrá knihovna? • Dostatečné prostory • Rozsáhlou provozní dobu • Dobrou obsluhu • Bohatý knihovní fond • Kvalitní nabídku EIZ

17. Cílová oblast: Využívání • Počet návštěv na základního uživatele • Počet virtuálních návštěv na základního uživatele • Počet hodin informační výchovy uživatelů na 1000 základních uživatelů • Podíl okamžitých výpůjček z celkového počtu výpůjček (po odečtení rezervací a žádanek MVS) % • Co charakterizuje dobře využívanou knihovnu při jejím využití? • Knihovna je hodně navštěvována • Má vysokou návštěvnost webu a OPAC • Vzdělává a podporuje své uživatele • Má pohotové výpůjční služby

18. Cílová oblast: Efektivnost • Celkové výdaje knihovny na základního uživatele • Podíl výdajů na nákup médií a mzdových výdajů v % • Pracovní produktivita (přírůstek/počet pracovníků zpracovatelských útvarů) • Co charakterizuje efektivní knihovnu? • Přiměřené výdaje na uživatele • Více financí na nákup informačních zdrojů • Vysoká produktivita při zpracování fondů

19. Cílová oblast: Rozvoj • Počet dnů věnovaných vzdělávání na jednoho pracovníka • Podíl výdajů knihovny na celkových výdajích školy % • Podíl příjmů z vlastní činnosti a grantů na celkových příjmech knihovny % • Podíl pracovníků v oblasti el. služeb a rozvoje na celkovém počtu pracovníků % • Jaký má knihovna potenciál pro svůj rozvoj? • Podporuje vzdělávání svých pracovníků • Má větší počet pracovníků v oblasti IT a el. služeb • Získává přiměřené prostředky od školy • Získává finanční prostředky prodejem některých svých služeb a je schopna získat finance z grantů

21. Srovnání - Nabídka   

22. Srovnání - Využívání 

23. Srovnání - Efektivnost 

24. Srovnání - Rozvoj 

25. Hodnocení jednotlivé knihovny

26. Vstupní data

27. Výsledky dosažené v rámci kategorie • 

28. Nabídka • 

29. Srovnání podle roků - Nabídka • 

30. Výdaje na nákup médií/1000 uživatelů

31. Porovnávání mezi knihovnami  • Možnosti porovnávání • Vstupní údaje • BIX indikátory • BIX indexy v cílových skupinách  

32. Výsledky srovnání Aachen Heidelberg Gratz Provozní doba Návštěvnost Plocha knihovny

33. Výsledky srovnání jednotlivých indexů Aachen Heidelberg Gratz Index nabídky Index využívání Index efektivnosti

34. Zveřejnění výsledků Zvláštní sešit časopisu B.I.T online

36. K čemu je BIX užitečný? • Definuje nejlepší výkony • Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky • Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává • Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech • Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů • Efektivní využití statistických dat (2004 – 2009) • Mezinárodní srovnání

37. Základní výhrady proti BIX • Zvolené indikátory nepokrývají celou činnost a služby knihovny • Každá knihovna pracuje v jiném kontextu, plní různé funkce – kategorizace knihoven • Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost • Problém spolehlivosti a korektnosti statistických dat • Problematické údaje: EIZ, fyzické a virtuální návštěvy, kategorizace knihoven, výdaje školy/knihovny • Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery • Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch

38. Jak začít měřit a srovnávat činnost knihoven? • Mít odvahu a chuť být lepší knihovnou • Mít kvalitní statistická data o činnosti • Definovat cílové oblasti činnosti knihoven • Stanovit optimální mix indikátorů • Vstoupit přímo do BIX?????

39. Jaké indikátory charakterizují výkon a kvalitu? • Validita – vypovídací schopnost - být „zrcadlem“ kvality čí výkonu • Indikátor musí být měřitelný • Indikátor musí být jednoznačně vymezen, ověřitelnost • Nízká míra subjektivity – spolehlivost • Praktičnost, přiměřenost • Kolik indikátorů? – méně může být více • Zaměření na cíle knihovny • Vytvořit vztah mezi finančními zdroji a službami • Vztah ke zřizovateli – obdobné indikátory, které jsou používány v jiných aktivitách školy – srovnatelnost s jinými oblastmi • Skupiny indikátorů – hospodaření, služby, zaměstnanci, všeobecné podmínky pro činnost knihovny • Vyloučení duplicit

40. Proč měřit výkon: • Když se neměří výsledky, potom není možné rozeznat úspěch od neúspěchu • Když nelze rozeznat úspěch, potom není možné za něj odměnit • Když se neodměňuje úspěch, potom se pravděpodobně odměňuje neúspěch • Když se nerozpozná úspěch, potom se z něj není možné poučit • Když se nerozpozná neúspěch, potom není možné ho napravit • Když není možné seznámit veřejnost s výsledky, potom není možné získat podporu veřejnosti oproti tomu - co se dá měřit dá se i realizovat Osborn and Gabler: Reinventing Government

41. Důležité adresy • BIX – Bibliotheksindex http://www.bix-bibliotheksindex.de/ • Statistika německých knihoven http://www.hbz-nrw.de/angebote/dbs/

42. Děkuji za pozornost