Modalités de mise en œuvre de la 1 ère campagne de pilotage des gains achat septembre 2012

1. Modalités de mise en œuvre de la 1ère campagne de pilotage des gains achat septembre 2012 Direction Générale de l’offre de soins - DGOS

2. Objectifs Le contexte La première campagne de pilotage des gains vise à valoriser les acteurs et les premiers succès d’une part, à préparer l’année 2013 d’autre part • Valoriser et donner de la visibilité à la performance achat des établissements et des groupements de commande / crédibiliser la démarche de transformation. • Initier un dialogue avec les principaux établissements pour accompagner la mise en place de plans d’actions achats. • Suivre la constitution / le renforcement de groupements de commande territoriaux. • Valider la réalisation des objectifs de gains achat régionaux 2012. • Produire un premier état prévisionnel des gains régionaux 2013, afin de déterminer les éventuelles actions de renforcement à mettre en place. • Poursuivre la diffusion de la méthode de calcul des gains achat. • Les achats hospitaliers représentent 18 Md€, second poste de dépenses des établissements de santé après la masse salariale. • Les bonnes pratiques et les succès sont nombreux mais ils sont encore isolés et doivent être partagés entre tous les établissements. • Le programme PHARE, lancé en octobre 2011, a identifié un potentiel de gains au plan national de 910 M€ sur la période 2012-2014 autour de trois axes : • Favoriser la mise en place d’un responsable achat unique en établissement qui anime un dialogue avec les prescripteurs sur toutes les catégories de dépenses et produit un Plan d’Action Achat annuel quantifié • Développer et/ou consolider les groupements de commande au niveau national et/ou territorial • Accélérer les échanges de pratiques entre les établissements (projet ARMEN) • Le programme PHARE est piloté par la DGOS. Les ARS jouent un rôle de facilitateur et d’animateur régional, au service des établissements. 2

3. Que mesurent les gains achats ? Voir doc. méthode de calcul des gains achat • Impact de ce que l’on a fait de mieux / de différent que la fois précédente • Economies sur achats récurrents • Économies sur achats ponctuels • Actions de progrès • et ce pour l’ensemble des dépenses d’investissement et de fonctionnement d’un établissement. • Gains ramenés à une base annuelle ou « 12 mois » • Ou autre suivi : pro-ratatemporis sur les années N et N+1(permet d’approcher l’impact sur les dépenses N et N+1) • La pratique de parler des gains totaux pendant toute la durée d’un marché pluriannuel est à proscrire car elle ne permet pas de calculer des % de gains • Les projets sont inscrits dans le plan d’action achat l’année de leur notification Recherche de progrès continu => nouveaux projets comparés sur une base homogène (12 mois)

4. La maquette de plan d’action achat annuel, un outil Excel unique pour quantifier les actions de gains dans un établissement, quel que soit son niveau de maturité Voir Kit établissement La maquette de plan d’action achat recense l’ensemble des actions de progrès dans les établissements, par année. Important : afin de tenir compte de la maturité des groupements de commande, pour cette première campagne de pilotage des gains, il est demandé aux établissements d’inscrire dans les PAA tous les gains achat à l’exception des gains générés directement par leur participation à des groupements de commande (territoriaux ou nationaux). Pour les groupements de commande nationaux et territoriaux, la remontée des gains sera assurée par la DGOS et les ARS.

5. Pour les groupements de commande, un tableau de bord dédié de suivi des gains a été élaboré. Il concerne à ce stade uniquement les opérateurs nationaux • Le tableau de bord est aujourd’hui utilisé par les groupements nationaux : UNIHA, ResahIdF, Unicancer, UGAP, et suivi par la DGOS. • Il a vocation à être utilisé progressivement par les groupements de commande régionaux, notamment quand seront disponibles des outils d’automatisation du calcul des gains (chantier animé par le ResahIdF).

6. La DGOS assurera la consolidation et l’analyse des données régionales et nationales Groupements nationaux (UNIHA, Resah IdF, Unicancer, UGAP) ARS • Objectif : • Suivre la mise en place de plans d’actions achats dans les principaux établissements et la constitution / le renforcement de groupements de commande territoriaux • Modalités : • Remontée des gains 2 fois par an ( mai / juin et novembre - décembre) • Objectif : • Suivre la réalisation des gains par les groupements nationaux • Modalités : • Suivi régulier Consolidation et analyse des gains (DGOS)

7. Première campagne de pilotage des gains : mode opératoire type

8. Synthèse : le pilotage des gains doit avant tout permettre de dialoguer avec les établissements sur la transformation de leur fonction achat • Ne pas viserl’exhaustivité des données : le processusestémergent, ils’agitd’encourager, de maintenir la dynamique de progrès et de privilégier les établissements et groupements à plus fort enjeu. • Utiliser le dialogue avec l’établissement pour l’accompagnerdans la construction de son PAA 2013 : quemanque-t-ilpour avancer ? quelsoutienl’ARSpeut-elleapporter?...Mettre en avant le dispositifd’accompagnement : kit établissement, documents ARMEN, formation ANFH, référentiel de calcul des gains, GT dédié à la construction de son PAA… • Ne pas demander aux établissements de déclarerdansleur PAA les gains portées par des groupements de commandenationaux et territoriaux. La DGOS et les ARS assurerontune consolidation de ces gains et un contrôle de cohérencesur un échantillond’établissements. • Tenircomptedans le dialogue avec les groupementsterritoriauxquepeud’entreeuxontl’habitude et les moyens de déclarerleurs gains. Organiser en octobreuneréunion avec le ResahIdF pour définir les modalitésd’appui aux groupements pour le calcul des gains.

9. Rappel : objectifs de gains du programme PHARE Nord Pas De Calais 57 M Picardie 30 M Haute Normandie 25M Basse Normandie 25 M Lorraine 35 M Ile de France 178 M Champagne Ardennes 21 M Alsace 29 M Bretagne 47 M Pays De La Loire 46 M Centre 36 M Franche Comté 18 M Bourgogne 27 M Auvergne 20 M Poitou-Charentes 27 M Limousin 15 M Rhône-Alpes 86 M Aquitaine 42 M Midi-Pyrénées 38 M Provence-Alpes Cote d’Azur 61 M Languedoc-Roussillon 32 M Corse 4 M

10. Rappel : tableau de bord régional de suivi des gains et du déploiement (kit ARS) Attention : utiliser la dernière version du tableau de bord (sept. 2012) • Le tableau de synthèse reprend les thèmes développés ensuite: • Suivi de la mise en place • Suivi des gains

11. Rappel : tableau de bord régional de suivi des gains et du déploiement (kit ARS) Attention : utiliser la dernière version du tableau de bord (sept. 2012) • Le tableau permet de suivre le déploiement des PAA dans les établissements • Le tableau permet de suivre les gains des établissements et des groupements régionaux